Mythe ou réalité ? 5 choses à savoir sur la prise de rendez-vous en ligne chez le coiffeur

En tant que propriétaire d'un salon de coiffure, l'idée que vos clients prennent rendez-vous en ligne peut sembler aller à l'encontre de ce que vous avez appris en matière de service à la clientèle. Vous craignez peut-être que le fait de confier cette tâche à un logiciel ou à une application mobile ne fasse perdre cette touche personnelle que vos clients apprécient tant. Vous pensez peut-être que la prise de rendez-vous en ligne dans un salon de coiffure ne sert pas les intérêts du client, mais c'est tout le contraire.

La réservation en ligne est le mode de prise de rendez-vous le plus populaire et le plus prisé chez les 18-29 ans. Cette préférence pour la réservation en ligne ne cesse de croître, avec une hausse de 13 % par rapport à 2023.

La prise de rendez-vous en ligne dans les salons de coiffure permet de répondre aux préférences des clients entre deux visites, mais elle contribue également à améliorer leur expérience au sein même du salon. En donnant aux clients la possibilité de réserver, d'annuler et de reporter eux-mêmes leurs rendez-vous, vous allégez la charge de travail de votre réception, ce qui lui laisse plus de temps pour se concentrer sur les interactions en personne qui comptent vraiment.

Si vous hésitez encore à mettre en place un système de prise de rendez-vous en ligne dans votre salon de coiffure, poursuivez votre lecture. Dans cette édition de « Mythe ou réalité », nous examinons et démystifions certaines idées reçues concernant la prise de rendez-vous en ligne dans les salons de coiffure.

La prise de rendez-vous en ligne vous laisse moins de contrôle sur votre emploi du temps : mythe

Certains propriétaires de salons craignent que le fait d'offrir à leurs clients la possibilité de réserver en ligne ne leur fasse perdre le contrôle de leur agenda. En réalité, la prise de rendez-vous en ligne pour les salons de coiffure vous permet justement de mieux gérer votre emploi du temps.

Voici comment procéder : vous pouvez facilement planifier les horaires des coiffeurs à temps plein et à temps partiel sur différents postes, ou ouvrir et fermer des créneaux en fonction de la disponibilité des coiffeurs. Le système de réservation en ligne n'affichera que les créneaux disponibles à vos clients, ce qui évitera à votre réception de devoir rechercher une place libre lorsqu'elle est au téléphone avec un client ou qu'elle communique par e-mail.

Un système de réservation en ligne permet également d'éviter les doubles réservations. Dès qu'un créneau est réservé, il est verrouillé et n'est plus disponible.

Certains logiciels de gestion de salon vous permettent de définir des règles concernant l'ordre des prestations afin de garantir que les rendez-vous soient pris dans le bon ordre. Cette technologie intelligente permet ainsi d'éviter les erreurs qui pourraient causer des maux de tête par la suite. Vous ne voudriez pas, en consultant votre agenda, constater qu'un brushing a été réservé avant une coloration. Un bon système garantit que les prestations apparaissent dans le bon ordre lorsque les clients prennent rendez-vous en ligne, avec le temps nécessaire alloué à chacune d'entre elles.

La prise de rendez-vous en ligne chez le coiffeur offre plus de flexibilité aux clients : C'est un fait

Aujourd'hui, les clients recherchent la simplicité et la commodité. Votre logiciel de prise de rendez-vous doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux emplois du temps de vos clients. Si un client régulier a une « urgence beauté » – il arrive parfois que les cheveux ne se coiffent pas comme on le souhaite –, il appréciera de pouvoir réserver un rendez-vous de dernière minute via votre système de prise de rendez-vous en ligne.

D'après les données de Zenoti, 38 % des réservations dans les spas et les salons concernent des rendez-vous le jour même.

La réservation en ligne élargit également les possibilités offertes à vos clients pour prendre rendez-vous : plus précisément, ils peuvent le faire quand ils le souhaitent, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, depuis n'importe quel smartphone, tablette ou ordinateur. Pour les personnes qui travaillent pendant vos heures d'ouverture habituelles, la réservation en ligne est une option très appréciée ; si vous ne la proposez pas, vous risquez de passer à côté de clients potentiels.

Le dimanche, entre 16 h et 20 h, est le moment le plus prisé pour prendre rendez-vous, car c'est généralement à ce moment-là que les clients planifient leur semaine à venir. Si vous parvenez à capter ces réservations pendant cette période, même si votre salon est fermé, vous ne passerez pas à côté de ce chiffre d'affaires.

Grâce à la réservation en ligne chez le coiffeur, les clients peuvent également annuler ou reporter leurs rendez-vous à tout moment, ce qui est bien plus pratique que de devoir se rappeler de vous appeler le lendemain matin. Cela facilite la vie de vos clients, mais augmente aussi vos chances d'être prévenu à l'avance. Vous pouvez alors organiser votre planning en conséquence pour éviter toute perte de chiffre d'affaires, et lancer des campagnes marketing ou envoyer des communications pour remplir les créneaux vacants.

Vos clients ne sauront pas comment prendre rendez-vous en ligne chez le coiffeur : un mythe

Réfléchissez aux actions que les consommateurs effectuent via les plateformes en ligne et les appareils mobiles. Choisir des produits d'épicerie et demander leur livraison. Réserver une table au restaurant. Commander un véhicule de covoiturage pour une heure précise. Non seulement il est devenu courant de faire des choix et des demandes en ligne, mais les clients s'attendent désormais à ce que ce soit le cas.

Les systèmes de réservation en ligne modernes sont si bien conçus que même les clients les moins à l'aise avec la technologie peuvent prendre rendez-vous en toute simplicité. À l'instar d'autres technologies courantes, la prise de rendez-vous en ligne chez le coiffeur est devenue plus conviviale ces dernières années. Des concepteurs et des ingénieurs ont consacré leur carrière à rendre la technologie simple et accessible, même pour les utilisateurs les moins familiarisés avec la technologie.

‍70 % des rendez-vous sur la plateforme Zenoti sont pris à partir d'appareils mobiles.

Lorsque vous recherchez le système de prise de rendez-vous en ligne le mieux adapté à votre entreprise, assurez-vous que le fournisseur propose des mises à jour régulières de sa technologie, afin de garantir à chaque client une expérience de réservation en ligne fluide.

La prise de rendez-vous en ligne améliore l'efficacité de votre entreprise : un fait avéré

Aux heures de pointe dans votre salon, l'activité bat son plein. Vous pouvez avoir entre cinq et dix fauteuils occupés simultanément (voire entre dix et vingt, selon la taille de votre établissement), des clients qui appellent pour prendre ou annuler un rendez-vous, des personnes à l'accueil qui s'enregistrent ou attendent pour payer, et des clients sans rendez-vous qui demandent à être pris en charge dès que possible.

Un système de prise de rendez-vous en ligne pour salon de coiffure gère la disponibilité des salles, des coiffeurs et du matériel, ce qui évite à votre personnel d'avoir à s'en occuper. Cela permet à votre équipe de consacrer davantage de temps à chaque client : nouer des relations, offrir une expérience exceptionnelle et générer du chiffre d'affaires et des pourboires.

Vérifiez que votre logiciel de gestion des rendez-vous permet d'envoyer des rappels automatiques aux clients afin de réduire au minimum le risque de non-présentation et d'éviter à la réception d'avoir à relancer les clients absents. Vous risquez de vous retrouver face à un problème de sous-utilisation des ressources – et à un personnel mécontent – si les prestataires se retrouvent à ne rien faire en raison de non-présentations et d'annulations imprévues. Les rappels peuvent vous aider à mieux déterminer quels clients se présenteront à leur rendez-vous (et lesquels ne répondront pas à vos messages).

Voici un secret peu connu concernant les logiciels de prise de rendez-vous: ils devraient pouvoir adapter automatiquement vos règles de tarification afin de facturer davantage les rendez-vous pris aux heures de pointe ou ceux pris auprès de prestataires très sollicités. Par exemple, si votre salon, situé en centre-ville et très fréquenté, accueille beaucoup de clients en fin de journée, c'est le moment idéal pour mettre en place une tarification aux heures de pointe et voir les bénéfices de votre salon augmenter.

Prendre rendez-vous chez le coiffeur en ligne est impersonnel et n'offre pas la même qualité de service client : mythe

Qu'il s'agisse de passer commande depuis votre mobile dans votre café préféré ou d'utiliser les caisses en libre-service à l'épicerie, vous avez peut-être l'impression que les interactions en face à face se font de plus en plus rares. En réalité, la plupart des gens préfèrent les options en libre-service et souhaitent pouvoir accéder aux services rapidement et facilement, même si cela implique moins d'interaction humaine. C'est certainement le cas lorsqu'il s'agit de prendre rendez-vous en ligne. Des données récentes montrent que 46 % des habitués des salons de coiffure et des spas ont réservé en ligne (soit une hausse de 4 % depuis 2023) – dépassant désormais ceux qui ont réservé en personne lors d'une visite précédente.

Ce n’est pas parce que les clients préfèrent réserver en ligne que le processus doit nécessairement être impersonnel. Les meilleurs logiciels pour salons de coiffure vous offrent de nombreuses options de personnalisation, un élément clé pour entretenir de solides relations avec vos clients. Lorsque vous envoyez des confirmations de rendez-vous, ajoutez un message personnel qui reflète votre ton ou invitez le client à vous faire part de ses demandes particulières. Pendant le processus de réservation, proposez des suggestions personnalisées de produits ou invitez les clients à consulter et à profiter immédiatement des offres disponibles.

Comme un logiciel de prise de rendez-vous vous fait gagner du temps sur la gestion des tâches courantes, vous pouvez vous concentrer sur la personnalisation de l'expérience client dans d'autres aspects de votre salon. Par exemple, en envoyant des offres spéciales à vos clients le jour de leur anniversaire ou en leur recommandant de nouveaux services en fonction de leurs visites précédentes. Pour que vos clients fidèles se sentent vraiment privilégiés, pensez à mettre en place un programme d'adhésion. Des réductions régulières, des soirées shopping exclusives et un accès anticipé à vos derniers services donnent aux membres le sentiment de faire partie intégrante du salon, tandis que vous bénéficiez d'une meilleure fidélisation et de revenus mensuels récurrents.‍

Ce qu'il faut rechercher : les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne pour les salons de coiffure

Maintenant que vous comprenez mieux les avantages qu'un système de réservation en ligne peut apporter à votre salon, comment choisir celui qui vous convient le mieux ?

Recherchez un logiciel de gestion de salon qui vous permette de :

1. Indiquez vos disponibilités:

Indiquez les horaires de travail, les jours de congé et les pauses de vos prestataires afin de n'accepter que les réservations correspondant à leurs disponibilités. Cela vous permettra d'éviter les erreurs courantes lors des réservations et d'optimiser la productivité de votre entreprise.

2. Accepter les paiements en ligne:

Mettez en place un processus de réservation simplifié grâce à un système prenant en charge un large éventail de modes de paiement, notamment le paiement différé (BNPL) et diverses options de carte de crédit.
‍Astuce bonus : recherchez un logiciel dédié à la beauté et au bien-être qui propose à vos clients une application mobile pour le paiement et qui accepte les paiements, afin d'offrir une expérience efficace et entièrement sans contact.

3. Tirer parti des frais supplémentaires liés aux paiements par carte bancaire:

En parlant de paiements, de plus en plus de salons de coiffure optent pour la facturation des frais de carte bancaire. Si cette option est disponible dans votre région, il peut être utile de s'associer à un logiciel qui prend en charge cette fonctionnalité.

4. Envoyer des rappels par SMS ou par e-mail:

Réduisez le nombre de clients qui ne se présentent pas grâce à des rappels, des notifications et des messages de suivi automatisés. Pour apporter une touche personnelle, personnalisez vos communications en y ajoutant des détails, même aussi simples que le nom de votre client.

5. Consulter les horaires sur n'importe quel appareil:

Facilitez la tâche à vos praticiens en leur permettant de consulter et de gérer leur planning sans avoir à se rendre sans cesse à l'accueil. Chaque praticien devrait pouvoir accéder au carnet de rendez-vous en ligne depuis son smartphone ou sa tablette.

6. Encourager et proposer des ventes croisées:

Vérifiez que votre logiciel de salon propose des fonctionnalités permettant d'augmenter votre chiffre d'affaires, telles que des promotions personnalisées ou des offres groupées de produits. Celles-ci peuvent inciter vos clients à commander des options supplémentaires avec leur prestation ou à réserver leur prochain rendez-vous chez vous. Vos clients apprécieront cette attention particulière, et vous en serez récompensé par une fréquentation accrue et un panier moyen plus élevé.

7. Ne manquez jamais une réservation :

Que vos clients préfèrent simplement téléphoner ou que vous ayez besoin d'une assistance en dehors des heures d'ouverture, votre logiciel doit répondre aux besoins de votre entreprise (et de ses clients) là où vous en avez le plus besoin. Des outils tels qu'une réceptionniste IA peuvent proposer des solutions de prise de rendez-vous alternatives aux systèmes en ligne sans imposer de charge supplémentaire à votre personnel. Contrairement aux robots d'appel obsolètes, ces outils offrent toutes les fonctionnalités de votre logiciel en ligne, tout en restant entièrement sous le contrôle de votre entreprise.

Pour la prise de rendez-vous en ligne dans les salons de coiffure, la plateforme Zenoti offre toutes ces fonctionnalités et bien plus encore, dans le cadre de la solution la plus complète du secteur.