Stimuler la croissance du chiffre d'affaires : comment augmenter vos revenus grâce à une meilleure gestion du carnet de rendez-vous

La gestion du carnet de rendez-vous est la clé de votre réussite, comme c'est le cas pour tous les salons, spas et spas médicaux. Chaque rendez-vous pris correspond à un client qui paie et qui, espérons-le, reviendra et apportera une forte valeur à long terme à votre entreprise.

Mais votre agenda comporte-t-il plus de créneaux libres que vous ne le souhaiteriez ? Votre réception doit-elle appeler les clients pour combler ces créneaux ? Perdez-vous des clients au profit de concurrents qui proposent des fonctionnalités de réservation plus performantes dont vous ne disposez pas ?

Nous allons ici passer en revue cinq fonctionnalités du logiciel Zenoti qui peuvent aider les salons de coiffure, les spas et les spas médicaux à augmenter leur chiffre d'affaires en optimisant la gestion de leur agenda. Ces fonctionnalités permettent en effet d'augmenter le nombre de créneaux disponibles et vous aident à offrir une meilleure expérience à vos clients.‍

Isabel Steward, directrice des services à la clientèle et du soutien opérationnel chez Douglas J Salons, une chaîne de salons de coiffure et de spas Aveda implantée dans le Michigan. La marque Douglas J comprend des écoles de coiffure implantées dans le Michigan et l'Illinois.

Sampath Thodupunuri, vice-président de la gestion des produits chez Zenoti, qui propose la plateforme logicielle la plus complète du secteur de la beauté et du bien-être, conçue pour augmenter le chiffre d'affaires.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment ces cinq fonctionnalités aident les salons de coiffure, les spas et les centres de médecine esthétique à mieux gérer leur agenda.

1. Horaires de service personnalisés

Grâce à cette fonctionnalité de gestion des rendez-vous, vous pouvez définir la durée des prestations pour chaque combinaison client-service. Par exemple, une retouche de frange toutes les trois semaines ne nécessite pas un rendez-vous complet de 60 minutes chez le coiffeur. De même, une cliente aux cheveux mi-longs aura besoin de plus de temps pour un balayage tressé qu’une autre dont les cheveux lui arrivent aux épaules.

En proposant des créneaux horaires personnalisés, vous offrez également une meilleure expérience à vos clients. La cliente venue juste pour une retouche de frange, sachant qu’elle en aura fini en 30 minutes, peut mieux organiser sa journée.

Cette fonctionnalité de Zenoti a remplacé la procédure manuelle utilisée par le salon Douglas J : laisser des notes dans les profils des clients, en espérant que le personnel les voie lors de la prise de rendez-vous.

« C'est très pratique », a déclaré Isabel Steward, directrice des services à la clientèle et du soutien opérationnel chez Douglas J Salons. « C'est infaillible. Nous avons également la possibilité de personnaliser le prix. Souvent, dans nos salons, lorsque nous prenons rendez-vous pour une coupe très longue ou qu'une personne a besoin d'un temps de prestation double, nous facturons en fait un petit supplément pour ce temps supplémentaire. De cette façon, que la réservation soit effectuée en salon ou en ligne, le système en tient simplement compte et s'en charge pour vous, ce qui est vraiment formidable. »

Que les réservations futures soient gérées par la réception ou en ligne par le client, le logiciel « mémorise » l'horaire et le tarif spécifiques du client, ce qui simplifie le processus de réservation tant pour le client que pour le personnel.

2. Regroupement des services connexes

Cette fonctionnalité permet de regrouper des prestations connexes au sein d'un même rendez-vous. Sampath Thodupunuri, vice-président du marketing produit chez Zenoti, souligne que le développement de cette fonctionnalité a été motivé par les besoins des salons d'épilation à la cire en matière de prise de rendez-vous, un type d'entreprise qui propose souvent plusieurs prestations connexes en une seule séance.

Par exemple, lorsqu'un client réserve en ligne une épilation des sourcils et ajoute deux zones supplémentaires – disons, le menton et la lèvre supérieure –, le logiciel ajuste intelligemment la durée totale du rendez-vous. Au lieu de réserver 15 minutes pour chaque rendez-vous pris séparément, soit un total de 45 minutes, il bloque 30 minutes (ou la durée spécifiée par le salon d'épilation pour cette combinaison). Cette modification libère 15 minutes de créneaux disponibles – et génère des revenus supplémentaires. Le temps de préparation nécessaire pour mettre en place la salle de soins et le matériel est le même, qu'il s'agisse d'un seul service ou des trois.

Regrouper ainsi des services connexes permet de créer des créneaux supplémentaires dans votre agenda, mais cela profite également aux clients, car cela leur donne une idée précise de la durée du rendez-vous.

Les salons qui utilisent Zenoti peuvent également automatiser la recommandation de services complémentaires aux clients qui réservent en ligne, ce qui augmente les chances qu'ils réservent des soins supplémentaires. Une cliente d'un salon de manucure peut, par exemple, ajouter des extensions ou un décor sur ses ongles lors d'une manucure au gel, ce qui permet d'augmenter le montant moyen du panier avant même le rendez-vous.

3. Changement de prestataire privilégié

Avez-vous des clients fidèles qui réservent régulièrement auprès du même coiffeur ou technicien ? Une fonctionnalité de Zenoti spécialement conçue prend en compte leurs préférences lorsque de nouveaux clients prennent rendez-vous avec ce professionnel.

Voici comment cela fonctionne : lorsqu'un client demande un prestataire spécifique et que celui-ci est déjà réservé par une autre personne n'ayant pas exprimé de préférence, le système transfère automatiquement la réservation existante vers un autre prestataire.

Concrètement, cette fonctionnalité du logiciel permet de conserver les deux visites. À plus grande échelle, il s'agit d'une stratégie efficace de fidélisation de la clientèle, qui permet de respecter facilement les préférences des clients.

Comme le souligne Sampath, cette fonctionnalité ne s'applique qu'aux réservations en ligne. Par mesure de prudence, le système ne procède à de tels changements que si les préférences du nouveau client en matière d'horaires et de tarifs sont respectées, et s'il n'a pas encore été informé du nom du prestataire qu'il va consulter.

Le modèle tarifaire du salon Douglas J comportant six niveaux de prix, le système Zenoti tient compte du niveau de prix choisi par le client lorsqu’il le réaffecte à un autre prestataire. « La première semaine où nous avons activé cette fonctionnalité, explique Isabel, nous avons eu 12 [réaffectations automatiques]. Tout cela se passe en arrière-plan, c’est donc vraiment génial. »

Cette fonctionnalité de Zenoti a été conçue pour reproduire la logique et les actions de votre meilleure réceptionniste, mais elle fonctionne en arrière-plan pour rationaliser et accélérer le processus. Votre réception est ainsi libérée des appels téléphoniques chronophages et peut se concentrer sur d'autres tâches en magasin.

« On constate trèssouvent que lorsque les gens ne peuvent pas effectuer leur démarche en ligne et qu’ils ne trouvent pas immédiatement ce qu’ils cherchent, ils vont tout simplement voir ailleurs. Ils ne vont pas forcément décrocher leur téléphone pour nous appeler. Cela nous permet simplement d’être un peu plus près de leur offrir ce qu’ils recherchent. »

— Isabel Steward, Director of Guest Services and Operational Support, Douglas J Salons</strong>

4. Réservations de services simultanés

Une manucure-pédicure simultanée est le meilleur exemple de cette gestion optimisée du carnet de rendez-vous. Un salon de manucure proposant des services simultanés peut offrir à ses clients la possibilité de combiner les deux soins, qui seront alors effectués en même temps. Le plus important est que cela libère du temps dans le carnet de rendez-vous, reflétant ainsi fidèlement ce qui se passe réellement pendant le soin et libérant un autre créneau à pourvoir.

Cette fonctionnalité de Zenoti offre un choix aux clients qui réservent en ligne : ils peuvent réserver plusieurs prestations en même temps pour gagner du temps, ou opter pour des rendez-vous séparés s'ils considèrent la manucure comme un moment de détente.

Lorsque les clients réservent plusieurs prestations en même temps, cela permet non seulement de libérer des créneaux horaires, mais aussi de libérer des postes de soins et des salles, ce qui augmente le chiffre d'affaires horaire et par fauteuil de votre salon.

Sampath souligne la cohérence du système de réservation simultanée de prestations. « Qu'un client appelle la réception ou utilise la réservation en ligne, les techniciens, la réception et les clients savent tous clairement qu'ils vont gagner du temps en réservant deux prestations à effectuer en même temps. »

5. Réduire au minimum les intervalles entre les réservations

Les créneaux libres dans votre agenda représentent une perte de revenus. Les petits intervalles de temps – 15 minutes ici et là – finissent par former des créneaux complets qui pourraient accueillir des clients payants supplémentaires. Cette fonctionnalité vous aide à combler efficacement ces lacunes.

Par exemple, un salon peut limiter les réservations de ses clients au début ou au milieu de l'heure. Les salons et les spas peuvent également prévoir des pauses, ce qui permet aux prestataires de bénéficier d'un emploi du temps plus prévisible.

Isabel estime que cette fonctionnalité aide les salons Douglas J à mieux gérer leurs rendez-vous.

« Nous avions tellement de créneaux vides et nous perdions du temps avec nos carnets de réservations », a-t-elle déclaré. « Nous courions dans tous les sens pour appeler les clients, en essayant de les convaincre de venir 15 minutes plus tôt ou 15 minutes plus tard, afin de réduire ces créneaux vides. Ce système s'en charge tout simplement à notre place. C'est génial... on consulte les carnets et il n'y a plus aucun créneau vide – dans tous nos établissements. »

Conclusion

Gérer efficacement et intelligemment votre agenda est un véritable défi. Si cela n'est pas fait correctement, cela peut avoir un impact négatif sur votre chiffre d'affaires. Les fonctionnalités du logiciel Zenoti (telles que la personnalisation des durées de service, le regroupement des services connexes et la réduction des créneaux libres entre les rendez-vous) contribuent à améliorer la gestion de votre agenda. C'est la première étape vers une véritable croissance de votre chiffre d'affaires, en libérant davantage de créneaux disponibles pour votre personnel – et vos clients.

Découvrez les avantages d'un système de prise de rendez-vous qui offre bien plus encore.