Funcionalidades del software para spas médicos

AI Scribe escucha la conversación entre el profesional y el cliente y genera al instante notas clínicas estructuradas y editables, de modo que los profesionales pueden centrarse en el cliente, no en el teclado. Tras cada sesión, elabora un resumen claro con los hallazgos verificados, notas clínicas prellenadas en el formato correcto e instrucciones de cuidados posteriores redactadas, listas para su revisión y firma en cuestión de segundos. La transcripción y la grabación están siempre disponibles para su consulta, lo que ofrece a los profesionales total transparencia antes de aprobar cualquier dato generado por la IA. El valor se multiplica a lo largo de una jornada completa de citas. En el caso de una sesión de Botox, se recuperan aproximadamente 8 minutos de tiempo de documentación por cita. Con tres profesionales atendiendo a clientes cinco días a la semana, eso se traduce en un valor anual estimado de 429 000 dólares para la consulta, gracias a una combinación de mayor capacidad de tratamiento, atención de los profesionales liberada para consultas de mayor valor y mejores tasas de aceptación de los planes. Cuando los profesionales dejan de tomar notas, empiezan a escuchar. Descubra lo que ocurrió en Spa 35 Medical Spa cuando todos los profesionales pasaron a utilizar AI Scribe.

Las plantillas de registro están estructuradas según el procedimiento, no como un campo de texto genérico. Una nota de inyección recoge el producto, las unidades por sitio, el número de lote, la fecha de caducidad y el profesional sanitario como campos estructurados; las notas de láser recogen el modelo del dispositivo, los ajustes y el número de pasadas. Los profesionales sanitarios copian los datos de una sesión anterior y los ajustan: registrar una visita de seguimiento es cuestión de segundos.

Las fotos se capturan directamente en Zenoti, se vinculan a la visita y a la nota clínica correspondientes, y se almacenan en un entorno que cumple con la normativa HIPAA. Una biblioteca guiada con más de 200 plantillas faciales y corporales garantiza la uniformidad de los ángulos; la función de superposición de imágenes alinea las fotos tomadas después del tratamiento con las tomadas antes del mismo; y una galería centralizada con etiquetas inteligentes permite recuperar imágenes para consultas y fines de marketing. Cada acceso queda registrado para fines de auditoría.

Los formularios se envían por SMS o correo electrónico antes de la cita y se rellenan en el propio dispositivo del cliente, pasando directamente al historial del paciente: sin papel y sin introducción manual de datos. La prueba de alergias está integrada en el sistema de gestión de citas, y las plantillas de los formularios se pueden configurar por centro para las marcas con múltiples centros.

Los profesionales sanitarios autorizados envían las recetas de forma electrónica desde el expediente de Zenoti del cliente a cualquier farmacia conectada a Surescripts. La receta queda registrada en el historial clínico y está disponible para que la revise el director médico, lo cual resulta especialmente relevante para los centros de medicina estética que ofrecen tratamientos médicos para la pérdida de peso, terapia hormonal o productos tópicos para el cuidado de la piel con receta médica.

Cada tratamiento inyectable registra el producto, la dosis por zona, el número de lote y la fecha de caducidad, actualizando el inventario en tiempo real a medida que se completa la ficha. Los lotes a punto de caducar se muestran automáticamente junto con sugerencias de sustitutos, y la trazabilidad completa facilita las auditorías reglamentarias y la gestión de retiradas de productos.

Los directores médicos pueden acceder a los historiales de los pacientes, las notas clínicas y los historiales de tratamiento de todos los centros con un único inicio de sesión. Un panel de control de revisión permite a los directores asignar, revisar y aprobar tratamientos, y los requisitos mínimos de envío de formularios señalan la documentación incompleta antes de que comience la revisión.

Registro digital previo a la consulta, acceso durante la consulta al perfil completo (contraindicaciones, alertas, historial, medicación, alergias, constantes vitales) con un plan personalizado y un presupuesto a medida, e instrucciones automáticas de cuidados previos tras la consulta. Cuando el cliente acepta el presupuesto, se genera la reserva a partir de él, incorporando todos los detalles y el precio.

Los pacientes eligen primero a su profesional de confianza, y durante el proceso pueden consultar sus biografías, titulaciones, fotos y especialidades. Los enlaces directos —que pueden compartir tanto los pacientes como los profesionales— llevan a los pacientes directamente a la disponibilidad de un profesional concreto, lo que genera un mayor número de reservas por parte de los pacientes habituales.

Los clientes reservan a través de tu sitio web, tu aplicación móvil de marca, tus redes sociales y directamente desde Google. Los créditos de suscripción, los saldos de los paquetes y las ofertas se muestran automáticamente; la lista de espera capta el interés de los clientes cuando no hay plazas disponibles; y la recuperación de carritos abandonados permite recuperar a los clientes que abandonan el proceso de reserva a mitad de camino.

Gracias a un ingenioso sistema de códigos de colores, los detalles del servicio, los nombres de los profesionales, la asignación de salas y el estado en tiempo real, el personal de recepción puede detectar las actualizaciones y consultar los perfiles de un solo vistazo. Los resultados de las pruebas de alergia aparecen directamente en la agenda de citas: sin pantallas adicionales y sin pasar por alto ninguna indicación.

Defina la disponibilidad de los profesionales por servicio, hora y día; restrinja qué profesionales aparecen en línea para servicios específicos. El ajuste de horarios se adapta al esfuerzo clínico y a la disponibilidad de salas, y los requisitos previos y los servicios complementarios se ofrecen automáticamente durante la reserva.

Cuando la franja horaria preferida no está disponible, la lista de espera registra los datos y avisa al cliente en cuanto se libera una plaza. Los servicios con requisitos médicos previos —como una consulta previa o una prueba cutánea— aplican automáticamente ese orden durante la reserva.

La recepcionista virtual atiende las llamadas entrantes las 24 horas del día, los 7 días de la semana: gestiona reservas, cambia citas, responde a preguntas sobre los servicios y resuelve consultas rutinarias con respuestas naturales que reflejan el estilo de tu centro médico-estético. Ninguna llamada se desvía al buzón de voz, y la recepción funciona sin necesidad de personal adicional, incluso fuera del horario comercial.

Cuando no se responde a una llamada, SmartBot envía inmediatamente un SMS personalizado, lo que permite al cliente reservar, cambiar la cita o hacer preguntas sin tener que esperar en línea. Todo el intercambio se lleva a cabo con tu propio estilo, de forma automática.

Una única plataforma para todas las comunicaciones con los clientes —SMS, WhatsApp y mensajes dentro de la aplicación— con un historial completo de conversaciones por cliente. Las plantillas de respuestas guardadas permiten al personal responder en cuestión de segundos, y las respuestas automáticas mantienen el contacto con los clientes fuera del horario comercial. Todos los mensajes son visibles para cualquier miembro autorizado del equipo.

Tras realizar una reserva, los huéspedes reciben automáticamente confirmaciones, instrucciones previas a la visita y enlaces a formularios por SMS y correo electrónico. Las llamadas de recordatorio generadas por IA con una voz natural animan a los huéspedes a confirmar y rellenar los formularios, y las instrucciones posteriores a la visita, las sugerencias para volver a reservar y las solicitudes de valoración se envían automáticamente.

Las campañas basadas en inteligencia artificial vuelven a captar a los clientes perdidos, convierten a los clientes potenciales e impulsan las ventas adicionales, sin necesidad de configuración manual. La plataforma analiza el historial de los clientes y propone flujos que funcionan de forma continua: volver a captar a los clientes potenciales, recuperar a los clientes inactivos e impulsar los ingresos por ventas cruzadas. Todas las campañas se ejecutan automáticamente, todos los días y en todas las ubicaciones.

Crea segmentos en función del historial de tratamientos, el estado de la suscripción, el saldo del paquete, la frecuencia de las visitas y el gasto. Dirígete a los clientes que nunca han comprado un paquete, recupera a aquellos que no han vuelto en los últimos 90 días o llega a los clientes de Botox que nunca han probado los rellenos. La IA crea el segmento y el contenido; tu equipo lo aprueba antes de su envío.

Las sugerencias automáticas de complementos se envían a los clientes antes de su cita, lo que aumenta el ticket medio sin necesidad de que intervenga la recepción. Al finalizar la sesión, las recomendaciones inteligentes de paquetes proponen series relevantes basadas en los servicios que acaban de recibir.

Supervisa y responde a las reseñas de Google y Facebook desde un único panel de control, con tendencias de opinión a lo largo del tiempo. Las sugerencias de respuesta generadas por IA permiten a tu equipo responder a cada reseña en cuestión de segundos, lo que se refleja en la cronología del huésped.

Las consultas procedentes de formularios, visitas al sitio web y llamadas entrantes se recopilan en un único lugar y se derivan al miembro del equipo adecuado. La interacción basada en la inteligencia artificial realiza un seguimiento automático en función del comportamiento, dando prioridad a los clientes potenciales de alto valor, mientras que las campañas de goteo y las llamadas de voz generadas por IA mantienen el interés de los clientes potenciales.

Las campañas de recuperación de citas perdidas se activan inmediatamente después de que se haya faltado a una cita, con un enlace para volver a reservar con un solo clic. Un programa de recomendaciones integrado realiza un seguimiento de las recomendaciones, distribuye las recompensas automáticamente e informa con exactitud de los ingresos que genera cada programa.

Crea estructuras de suscripción ilimitadas: mensuales, trimestrales, anuales, basadas en créditos, con visitas ilimitadas o VIP por niveles. Los socios acceden a los créditos y ventajas desde tu aplicación de marca; las suscripciones son válidas en toda la red (se contratan en un centro y se canjean en otro), y la facturación, los recordatorios de pago, la suspensión y la cancelación se gestionan automáticamente.

Los paquetes y series de tratamientos se venden al realizar la reserva, al finalizar la compra o en la tienda online. El saldo restante se puede consultar en todos los puntos de contacto —la agenda de citas, al finalizar la compra y en la aplicación del cliente— y los paquetes son válidos en todos los centros, al igual que las suscripciones.

Las tarjetas regalo digitales y físicas se pueden vender a través de tu sitio web, tu punto de venta y tu aplicación móvil. Se puede consultar el saldo en cualquier punto de venta y nunca caducan, según la configuración que elijas, con un seguimiento centralizado de los saldos para obtener datos precisos en tiempo real en toda la red.

Un programa de fidelización personalizable recompensa cada visita, compra en tienda y recomendación. Las estructuras por niveles establecen objetivos motivadores, los puntos se canjean fácilmente en cualquier establecimiento y el saldo se puede consultar en todo momento en la aplicación del cliente.

Con un solo clic tienes acceso al historial completo de cada cliente: historial de visitas, suscripciones, saldos de paquetes, citas, notas, contraindicaciones, puntos de fidelidad y comentarios. El perfil, optimizado para tabletas, está diseñado para interacciones rápidas, y el personal puede preguntarle a Zeenie, el asistente de IA integrado, cualquier duda sobre un cliente y obtener una respuesta al instante.

Los huéspedes realizan el check-in por sí mismos, rellenan los formularios obligatorios, actualizan sus datos y seleccionan sus preferencias de última hora en un quiosco de autoservicio, lo que permite al personal centrarse en la experiencia del cliente. Rápido, sin contacto y disponible en cualquier tableta que ya tengas.

La apertura, el cierre y el ajuste de la caja registradora se gestionan desde una única interfaz, con precisión por denominaciones, normas de caja chica y registros de auditoría completos en centros con varios turnos. Admite todos los métodos de pago —tarjetas, pago sin contacto, tarjetas regalo, paquetes, créditos de socio y pagos compartidos— en una sola transacción.

La factura se genera automáticamente: incluye los cargos por servicios y complementos, los consumibles, los descuentos por afiliación, las ventajas del paquete, las comisiones y los impuestos. El modo cliente permite a los clientes revisar y pagar desde la sala de tratamientos, con recomendaciones de ventas adicionales basadas en su historial y en el tratamiento que acaban de recibir.

Cada proveedor cuenta con un perfil vinculado a sus redes sociales, una galería de «antes y después» y datos sobre las preferencias de los pacientes, todo ello visible durante el proceso de reserva. ezPulse ofrece información en tiempo real sobre los ingresos, la tasa de repetición de reservas, las valoraciones de los clientes y la ocupación, además de una tabla de clasificación que motiva a mejorar de forma constante.

myZen reúne la gestión de horarios, la confirmación de turnos y un chat integrado en una única interfaz móvil. Los profesionales reciben una notificación inmediata cuando un paciente se registra, con su perfil clínico completo disponible antes de que entre en la consulta, y las encuestas rápidas detectan los primeros signos de agotamiento.

Los cursos en línea, que se pueden realizar a ritmo propio, abarcan las operaciones empresariales, las funciones de la plataforma y las mejores prácticas clínicas. El personal realiza y certifica los cursos desde su propio dispositivo, y los responsables supervisan su finalización para garantizar que todos los miembros del equipo cumplan los mismos estándares, independientemente de su ubicación.

El módulo de nóminas integrado de Zenoti recopila datos de las operaciones diarias —servicios, comisiones, propinas, ventas al por menor— para calcular las nóminas de forma automática. Gestiona los formularios W-2 y 1099 del personal, en los 50 estados, con depósitos al día siguiente, y ofrece nóminas y formularios fiscales en la aplicación myZen.

Los proveedores reciben las propinas que han ganado sin tener que esperar al ciclo de nómina habitual. El pago anticipado de propinas está disponible para los clientes de EE. UU., lo que elimina una de las principales causas de insatisfacción de los proveedores en el sector.

Todos los cargos por servicio, complementos, consumibles, descuentos por afiliación, ventajas de los paquetes, comisiones e impuestos se calculan automáticamente. El personal nunca tiene que aplicar manualmente las ventajas ni ajustar los consumibles: la factura está lista antes de que el cliente llegue al mostrador, y las campañas de marketing se activan con un solo clic.

Los clientes pagan con el móvil o con tarjeta sin necesidad de dispositivos físicos: basta con acercar el dispositivo para pagar, ya sea desde la sala de tratamientos o en recepción. Se realiza un seguimiento completo de cada transacción, y las herramientas de gestión de reclamaciones basadas en inteligencia artificial ayudan a resolver las devoluciones de cargo con mayor rapidez.

Traslade los gastos de procesamiento de tarjetas de crédito a los clientes mediante recargos que cumplan con la normativa en el momento del pago, tanto en el punto de venta como en la tienda web, la aplicación móvil y el quiosco. Los informes detallados ofrecen una visibilidad completa de los ingresos por recargos, con el cumplimiento de la normativa estatal y de las redes de tarjetas integrado.

Cuando varios empleados participan en un servicio, Zenoti divide automáticamente las comisiones a partes iguales y actualiza los datos en tiempo real a medida que se añaden o eliminan miembros. Se puede seguir utilizando la opción de anular el reparto cuando sea conveniente aplicar una distribución diferente.

En el caso de las reservas de grupo, una ventana emergente detecta automáticamente los saldos disponibles de los paquetes de cada uno de los huéspedes del grupo, lo que permite canjearlos de forma rápida y precisa sin necesidad de realizar un seguimiento manual.

Zeenie está integrada en la interfaz y responde a preguntas sobre tu negocio en tiempo real. Pregunta cuál ha sido el tratamiento más demandado este trimestre, qué profesionales tienen la tasa de repetición de citas más alta o cómo se compara tu tasa de ausencias con la del mes pasado: obtendrás una respuesta inmediata, con todo el contexto.

Mide en tiempo real el impacto en los ingresos de cada función de crecimiento de Zenoti: ingresos por recomendaciones, tiempo ahorrado gracias a la programación inteligente, conversión de suscripciones en comparación con el trimestre anterior. Cada función de crecimiento tiene un resultado cuantificable que se atribuye a la herramienta que lo ha impulsado.

Realiza un seguimiento de la salud de tu negocio a lo largo de los trimestres y los años con informes que puedes compartir: reservas, ingresos, crecimiento de la base de socios, rendimiento del personal, índices de ausencias y ticket medio. Diseñado para revisiones internas, informes de franquicias y paneles de control ejecutivos.

Para aquellas organizaciones que necesiten informes personalizados más allá de los paneles de control estándar, Analytics Plus ofrece soluciones de datos a medida —detalles de citas, información sobre nóminas, comparativas entre centros, cualquier indicador clave de rendimiento (KPI)—, y el equipo de Zenoti se encarga de crear y mantener los paneles de control por ti.

Define el periodo de tiempo durante el cual se atribuye a las campañas la generación de ingresos: la atribución se basa en tu lógica empresarial, no en los ajustes predeterminados de la plataforma. Compara el ROI de las campañas en SMS, correo electrónico y canales de referencia con un periodo de tiempo claro y verificable.

Cada cliente tiene un perfil único y exclusivo al que se puede acceder desde cualquier punto de tu red. El historial de servicios, los registros clínicos, las preferencias, los formularios, el saldo de la suscripción y los puntos de fidelidad están visibles en cualquier centro en el momento en que el cliente entra por la puerta. Sin registros duplicados, sin situaciones del tipo «aquí no aparezco en el sistema».

Los servicios, las tarifas, las promociones, los formularios y los protocolos clínicos se gestionan de forma centralizada y se aplican de inmediato en todos los centros. Cualquier cambio a nivel de marca se extiende a todas las sedes: se garantizan unos estándares clínicos, una experiencia del cliente y una identidad de marca uniformes, tanto si se cuenta con dos centros como con doscientos.

Los directivos, los propietarios de franquicias y los responsables de marca comparan el rendimiento de los distintos centros desde un único panel de control: ventas, ocupación, rendimiento del personal, índices de ausencias, penetración de las cuotas de socio y eficacia del marketing, tanto a nivel de marca como de centro, junto con las tendencias históricas.

Los créditos de socio, los saldos de las tarjetas regalo y los paquetes de sesiones se aceptan en todos los centros y se actualizan en tiempo real. Un cliente que realice una compra en el centro A y visite el centro B disfrutará de las mismas ventajas sin necesidad de que el personal intervenga, lo que distingue al software para centros de medicina estética de nivel empresarial de las herramientas destinadas a un solo centro.