Fonctionnalités du logiciel pour spa médical

AI Scribe écoute la conversation entre le praticien et le patient et génère instantanément des notes de dossier structurées et modifiables, permettant ainsi aux praticiens de rester concentrés sur le patient, et non sur le clavier. Après chaque séance, il produit un résumé clair comprenant des conclusions vérifiées, des notes de dossier préremplies au format approprié et des instructions de suivi rédigées, prêtes à être relues et validées en quelques secondes. La transcription et l'enregistrement sont toujours disponibles à titre de référence, offrant ainsi aux praticiens une transparence totale avant de valider toute donnée générée par l'IA. La valeur s'accumule tout au long d'une journée complète de rendez-vous. Pour une séance de Botox, environ 8 minutes de temps de documentation sont gagnées par rendez-vous. Avec trois praticiens recevant des clients cinq jours par semaine, cela se traduit par une valeur annuelle estimée à 429 000 $ pour un cabinet — grâce à une combinaison de capacité de traitement supplémentaire, d'attention libérée pour des consultations à plus forte valeur ajoutée et de taux d'acceptation des plans améliorés. Lorsque les praticiens cessent de prendre des notes, ils commencent à écouter. Découvrez ce qui s'est passé au Spa 35 Medical Spa lorsque tous les praticiens sont passés à AI Scribe.

Les modèles de dossier sont structurés en fonction de la procédure, et non comme un champ de texte générique. Une note relative à une injection permet de saisir le produit, le nombre d'unités par site, le numéro de lot, la date de péremption et le nom du prestataire sous forme de champs structurés ; les notes relatives au laser permettent de saisir le modèle de l'appareil, ses réglages et le nombre de passes. Les prestataires copient les informations d'une séance précédente et les adaptent : la saisie d'un suivi ne prend que quelques secondes.

Les photos sont prises directement dans Zenoti, associées à la visite et à la note de dossier correspondantes, puis stockées dans un environnement conforme à la norme HIPAA. Une bibliothèque guidée comprenant plus de 200 schémas du visage et du corps garantit des angles de prise de vue uniformes ; la fonction de superposition des photos permet d'aligner les clichés post-traitement avec ceux pris avant le traitement ; enfin, une galerie centralisée dotée de balises intelligentes met en avant les images destinées aux consultations et au marketing. Chaque accès est consigné à des fins d'audit.

Les formulaires sont envoyés par SMS ou par e-mail avant le rendez-vous et doivent être remplis sur l'appareil du client ; les informations sont directement enregistrées dans le dossier du patient — pas de papier, pas de saisie manuelle. Le test d'éligibilité aux allergies est intégré au système de prise de rendez-vous, et les modèles de formulaires peuvent être configurés par établissement pour les enseignes disposant de plusieurs sites.

Les prescripteurs agréés transmettent les ordonnances par voie électronique depuis le dossier Zenoti du client à n'importe quelle pharmacie connectée à Surescripts. L'ordonnance est enregistrée dans l'historique clinique et peut être consultée par le directeur médical — ce qui est particulièrement pertinent pour les centres de médecine esthétique proposant des traitements médicaux de perte de poids, des traitements hormonaux ou des soins cutanés sur ordonnance.

Chaque traitement injectable permet d'enregistrer le produit, la posologie par zone, le numéro de lot et la date de péremption, ce qui met à jour les stocks en temps réel au fur et à mesure que la fiche est complétée. Les lots dont la date de péremption approche s'affichent automatiquement avec des suggestions de produits de substitution, et la traçabilité complète facilite les audits réglementaires et la gestion des rappels de produits.

Les directeurs médicaux peuvent consulter les dossiers des patients, les notes cliniques et les antécédents thérapeutiques de tous les sites à partir d'une seule connexion. Un tableau de bord de contrôle leur permet d'attribuer, d'examiner et d'approuver les traitements, tandis que des critères minimaux de soumission des formulaires signalent les documents incomplets avant même que l'examen ne commence.

Un questionnaire numérique préalable à la consultation, un aperçu complet du profil pendant la consultation (contre-indications, alertes, antécédents, traitements médicamenteux, allergies, signes vitaux) accompagné d'un plan personnalisé et d'un devis sur mesure, ainsi que des instructions de soins pré-consultation automatisées après la consultation. Lorsque le client accepte le devis, la réservation est créée à partir de celui-ci, avec reprise de tous les détails et tarifs.

Les patients choisissent d'abord le professionnel de santé de leur choix, en consultant son profil, ses certifications, ses photos et ses spécialités. Des liens directs — partageables sur les réseaux sociaux ou par le professionnel lui-même — redirigent les patients vers les disponibilités d'un professionnel spécifique, ce qui favorise une augmentation du taux de conversion chez les patients fidèles.

Les clients peuvent réserver depuis votre site web, votre application mobile personnalisée, vos réseaux sociaux et directement via Google. Les crédits d'abonnement, les soldes des forfaits et les offres s'affichent automatiquement ; la liste d'attente permet de capter l'intérêt des clients lorsqu'aucun créneau n'est disponible ; et la fonctionnalité de récupération des paniers abandonnés permet de reconquérir les clients qui interrompent leur réservation en cours de route.

Grâce à un système intelligent de codes couleur, aux détails des prestations, aux noms des prestataires, à l'attribution des salles et à l'affichage en temps réel du statut, le personnel de la réception peut repérer les mises à jour et consulter les profils en un clin d'œil. Les résultats des tests d'allergie s'affichent directement dans le carnet de rendez-vous : pas d'écrans supplémentaires, aucune alerte manquée.

Définissez la disponibilité des prestataires par service, heure et jour ; limitez l'affichage en ligne des prestataires proposés pour certains services spécifiques. La modulation de la durée des rendez-vous tient compte de la charge de travail clinique et de la disponibilité des salles ; les services préalables et les services de fin de consultation sont proposés automatiquement lors de la prise de rendez-vous.

Lorsqu'un créneau horaire souhaité n'est pas disponible, la liste d'attente enregistre les informations et prévient le client dès qu'un créneau se libère. Les services soumis à des conditions préalables d'ordre médical — une consultation préalable ou un test cutané — imposent automatiquement cette procédure lors de la réservation.

La réceptionniste IA répond aux appels entrants 24 h/24, 7 j/7 : prise de rendez-vous, report de rendez-vous, réponse aux questions sur les services et gestion des demandes courantes avec des réponses naturelles qui reflètent le ton de votre centre de médecine esthétique. Aucun appel n'est redirigé vers la messagerie vocale, et la réception fonctionne sans personnel supplémentaire, même en dehors des heures d'ouverture.

Lorsqu'un appel reste sans réponse, SmartBot envoie immédiatement un SMS personnalisé, permettant ainsi au client de réserver, de reporter son rendez-vous ou de poser des questions sans avoir à patienter en ligne. L'ensemble de l'échange se déroule dans votre style, de manière entièrement automatique.

Une plateforme unique pour toutes les communications avec les clients — SMS, WhatsApp et messagerie intégrée à l'application — avec l'historique complet des conversations pour chaque client. Les modèles de réponses prédéfinies permettent au personnel de répondre en quelques secondes, tandis que les réponses automatisées permettent de rester en contact avec les clients en dehors des heures d'ouverture. Chaque message est visible par tous les membres autorisés de l'équipe.

Une fois la réservation effectuée, les clients reçoivent automatiquement des confirmations, des consignes préalables à la visite et des liens vers des formulaires par SMS et par e-mail. Des rappels téléphoniques générés par IA, avec une voix naturelle, incitent les clients à confirmer leur réservation et à remplir les formulaires. Des consignes post-visite, des invitations à réserver à nouveau et des demandes d'avis sont envoyées automatiquement.

Les campagnes basées sur l'IA permettent de réengager les clients perdus, de convertir les prospects et de stimuler les ventes incitatives, sans aucune configuration manuelle. La plateforme analyse l'historique des clients et propose des flux fonctionnant en continu : réengager les prospects, récupérer les clients inactifs et générer des revenus grâce aux ventes croisées. Chaque campagne se déroule automatiquement, tous les jours, dans tous les établissements.

Créez des segments en fonction de l'historique des soins, du statut d'adhésion, du solde du forfait, de la date de la dernière visite et des dépenses. Ciblez les clients qui n'ont jamais acheté de forfait, relancez ceux qui ne sont pas revenus depuis 90 jours, ou contactez les clients ayant déjà eu recours au Botox mais qui n'ont jamais essayé les produits de comblement. L'IA se charge de créer le segment et le contenu ; votre équipe les valide avant leur envoi.

Des suggestions automatisées de compléments sont envoyées aux clients avant leur rendez-vous, ce qui permet d'augmenter le panier moyen sans intervention de la réception. Au moment du paiement, des recommandations intelligentes de forfaits proposent des formules adaptées en fonction des soins qui viennent d'être prodigués.

Suivez et répondez aux avis publiés sur Google et Facebook depuis un seul tableau de bord, avec l'évolution des sentiments au fil du temps. Grâce aux suggestions de réponses générées par l'IA, votre équipe peut répondre à chaque avis en quelques secondes, et ces réponses apparaissent directement dans le fil d'actualité du client.

Les demandes provenant des formulaires, des visites sur le site web et des appels entrants sont centralisées et transmises au membre de l'équipe compétent. Un système d'engagement basé sur l'IA assure automatiquement le suivi en fonction du comportement des utilisateurs, en donnant la priorité aux prospects à forte valeur ajoutée, tandis que des campagnes de marketing par e-mail et des appels vocaux automatisés permettent de maintenir l'intérêt des prospects.

Les campagnes de relance en cas d'absence se déclenchent immédiatement après un rendez-vous manqué et comprennent un lien permettant de prendre un nouveau rendez-vous en un clic. Un programme de parrainage intégré permet de suivre les parrainages, d'attribuer automatiquement les récompenses et de générer des rapports indiquant précisément le chiffre d'affaires généré par chaque programme.

Créez des formules d'abonnement illimitées : mensuelles, trimestrielles, annuelles, à crédits, à accès illimité ou VIP à plusieurs niveaux. Les membres accèdent à leurs crédits et à leurs avantages depuis votre application personnalisée ; les abonnements sont valables sur l'ensemble du réseau (inscription dans un établissement, utilisation dans un autre) ; et la facturation, les relances, les suspensions et les résiliations s'effectuent automatiquement.

Les forfaits et les séries de soins peuvent être achetés lors de la prise de rendez-vous, au moment du paiement ou sur la boutique en ligne. Le solde restant est visible à chaque point de contact (calendrier des rendez-vous, caisse et application client), et les forfaits sont valables dans tous nos établissements, tout comme les abonnements.

Les cartes-cadeaux numériques et physiques peuvent être vendues via votre site web, vos points de vente et votre application mobile. Les soldes sont consultables dans tous les points de vente et n'expirent jamais, selon la configuration que vous avez choisie, avec un suivi centralisé des engagements pour des données précises en temps réel sur l'ensemble du réseau.

Un programme de fidélité personnalisable récompense chaque visite, chaque achat en magasin et chaque parrainage. Les niveaux de fidélité fixent des objectifs motivants, les points s'échangent facilement dans n'importe quel point de vente et le solde est visible à tout moment dans l'application du client.

D'un simple clic, vous accédez à l'historique complet de chaque client : historique des visites, abonnements, solde des forfaits, rendez-vous, notes, contre-indications, points de fidélité et avis. Le profil, optimisé pour les tablettes, est conçu pour des interactions rapides, et le personnel peut poser n'importe quelle question concernant un client à Zeenie, l'assistant IA intégré, pour obtenir une réponse immédiate.

Les clients s'enregistrent eux-mêmes, remplissent les formulaires obligatoires, mettent à jour leurs coordonnées et sélectionnent leurs préférences de dernière minute à partir d'une borne en libre-service, ce qui permet au personnel de se concentrer sur l'expérience client. Rapide, sans contact et compatible avec n'importe quelle tablette dont vous disposez déjà.

La gestion de l'ouverture, de la fermeture et du réconcilier de votre caisse s'effectue à partir d'une seule interface, avec une précision au niveau des coupures, des règles de petite caisse et des pistes d'audit complètes pour les centres fonctionnant en plusieurs équipes. Prend en charge tous les modes de paiement — carte, paiement sans contact, cartes-cadeaux, forfaits, crédits d'adhésion et paiements partagés — en une seule transaction.

La facture est générée automatiquement : frais de service et suppléments, consommables, réductions pour les membres, avantages liés aux forfaits, commissions et taxes. Le mode client permet aux clients de consulter et de régler leur facture directement depuis la salle de soins, avec des suggestions de produits complémentaires basées sur leur historique et le soin qui vient d'être effectué.

Chaque prestataire dispose d'un profil associé à ses comptes sur les réseaux sociaux, d'une galerie « avant/après » et de données sur les préférences des patients — toutes ces informations sont visibles lors de la prise de rendez-vous. ezPulse offre une visibilité en temps réel sur le chiffre d'affaires, le taux de renouvellement des rendez-vous, les notes attribuées par les clients et le taux d'utilisation, avec un classement qui encourage une amélioration constante.

myZen regroupe la planification, la confirmation des horaires et une fonctionnalité de chat intégrée au sein d'une seule interface mobile. Les soignants reçoivent une notification immédiate lorsqu'un patient s'enregistre ; le profil clinique complet du patient leur est transmis avant même qu'il n'entre dans la chambre, et des sondages rapides permettent de détecter les premiers signes d'épuisement professionnel.

Les formations en ligne à suivre à son propre rythme couvrent le fonctionnement de l'entreprise, les fonctionnalités de la plateforme et les meilleures pratiques cliniques. Les collaborateurs suivent ces formations et obtiennent leur certification depuis leur propre appareil, tandis que les responsables en assurent le suivi afin que chaque membre de l'équipe réponde aux mêmes exigences, quel que soit son lieu de travail.

La solution de paie intégrée Zenoti s'appuie sur les données des opérations quotidiennes (services, commissions, pourboires, ventes au détail) pour calculer automatiquement les salaires. Elle prend en charge les formulaires W-2 et 1099 pour l'ensemble du personnel, dans les 50 États, avec des virements le lendemain, ainsi que les bulletins de paie et les formulaires fiscaux disponibles dans l'application myZen.

Les prestataires reçoivent leurs pourboires sans avoir à attendre le cycle de paie habituel. Le versement anticipé des pourboires est disponible pour les clients américains, ce qui élimine l'une des principales sources d'insatisfaction des prestataires dans ce secteur.

Tous les frais de service, suppléments, consommables, réductions pour les membres, avantages des forfaits, commissions et taxes sont calculés automatiquement. Le personnel n'a jamais à appliquer manuellement les avantages ni à faire le point sur les consommables : la facture est prête avant même que le client n'arrive à la réception, et les campagnes marketing s'appliquent en un seul clic.

Les clients paient avec leur téléphone ou leur carte, sans matériel spécifique : il suffit de passer leur carte ou leur téléphone en caisse depuis la salle de soins ou la réception. Chaque transaction est suivie de bout en bout, et des outils de gestion des litiges basés sur l'IA permettent de résoudre plus rapidement les contestations de paiement.

Répercutez les frais de traitement des paiements par carte bancaire sur vos clients sous forme de suppléments conformes lors du paiement, que ce soit en point de vente, sur votre boutique en ligne, via votre application mobile ou sur vos bornes interactives. Des rapports détaillés vous offrent une visibilité complète sur les revenus générés par ces suppléments, avec une conformité intégrée aux réglementations régionales et aux normes des réseaux de cartes bancaires.

Lorsqu'un service est assuré par plusieurs membres du personnel, Zenoti répartit automatiquement les commissions à parts égales, et met à jour ces informations en temps réel à mesure que des membres sont ajoutés ou supprimés. Il est toujours possible de modifier cette répartition si une autre répartition s'avère plus appropriée.

Pour les réservations de groupe, une fenêtre contextuelle détecte automatiquement les soldes de forfait disponibles pour chaque participant du groupe, ce qui permet des utilisations rapides et précises sans suivi manuel.

Zeenie est intégré à l'interface et répond en temps réel à vos questions concernant votre activité. Demandez quel est le soin le plus populaire ce trimestre, quels praticiens affichent le taux de prise de rendez-vous le plus élevé, ou comment votre taux d'absentéisme se compare à celui du mois dernier : vous obtiendrez une réponse immédiate, accompagnée de contexte.

Mesure en temps réel l'impact sur le chiffre d'affaires de chaque fonctionnalité de croissance de Zenoti : revenus générés par les recommandations, temps gagné grâce à la planification intelligente, taux de conversion des abonnements par rapport au trimestre précédent. Chaque fonctionnalité de croissance produit un résultat mesurable attribué à l'outil qui l'a généré.

Suivez la santé de votre entreprise au fil des trimestres et des années grâce à des rapports partageables : réservations, chiffre d'affaires, croissance du nombre d'adhérents, performances du personnel, taux d'absentéisme et panier moyen. Conçu pour les analyses internes, les rapports de franchise et les tableaux de bord de direction.

Pour les entreprises qui ont besoin de rapports personnalisés allant au-delà des tableaux de bord standard, Analytics Plus propose des solutions de données sur mesure — détails des rendez-vous, analyses de la paie, comparaisons entre différents sites, n'importe quel indicateur clé de performance —, l'équipe Zenoti se chargeant de créer et de mettre à jour les tableaux de bord pour vous.

Définissez la période pendant laquelle les campagnes sont considérées comme génératrices de chiffre d'affaires — une attribution basée sur votre logique métier, et non sur les paramètres par défaut de la plateforme. Comparez le retour sur investissement des campagnes sur les canaux SMS, e-mail et de référence grâce à une fenêtre de mesure claire et vérifiable.

Chaque client dispose d'un profil unique et centralisé, accessible sur l'ensemble de votre réseau. L'historique des services, le dossier médical, les préférences, les formulaires, le solde de l'abonnement et les points de fidélité sont visibles dans tous vos établissements dès l'arrivée du client. Finis les doublons dans les dossiers et les situations où l'on se dit : « Je ne figure pas dans le système ici ».

Les services, les tarifs, les promotions, les formulaires et les protocoles cliniques sont gérés de manière centralisée et mis à jour instantanément dans tous les établissements. Tout changement au niveau de la marque se répercute partout : normes cliniques, expérience client et identité de marque restent cohérentes, que vous disposiez de deux ou de deux cents établissements.

Les dirigeants, les franchisés et les responsables de marque comparent les performances de leurs différents sites à partir d'un tableau de bord unique : chiffres d'affaires, taux d'utilisation, performances du personnel, taux d'absentéisme, taux de pénétration des abonnements et efficacité marketing, tant au niveau de la marque qu'au niveau des sites, avec les tendances historiques.

Les crédits d'adhésion, les soldes des cartes cadeaux et les forfaits de soins sont valables dans tous les établissements et mis à jour en temps réel. Un client qui effectue un achat dans l'établissement A et se rend dans l'établissement B bénéficie des mêmes avantages sans intervention du personnel — c'est ce qui distingue un logiciel de gestion de spa médical destiné aux grandes entreprises des outils conçus pour un seul établissement.