Fonctionnalités du logiciel pour spa médical

AI Scribe écoute la conversation entre le praticien et le patient et génère instantanément des notes de dossier structurées et modifiables, ce qui permet aux praticiens de rester concentrés sur le patient plutôt que sur leur clavier. À l’issue de chaque séance, l’outil produit un résumé clair comprenant des conclusions vérifiées, des notes de dossier préremplies au format approprié et un projet d’instructions post-soins, le tout prêt à être relu et validé en quelques secondes. La transcription et l’enregistrement sont toujours disponibles à titre de référence, offrant ainsi aux praticiens une transparence totale avant de valider toute donnée générée par l’IA.

Cette valeur s’accumule au fil d’une journée entière de consultations. Pour une séance de Botox, environ 8 minutes de temps consacré à la documentation sont gagnées par consultation. Avec trois praticiens recevant des patients cinq jours par semaine, le gain de temps se traduit par une valeur annuelle estimée à 429 000 dollars pour un cabinet — grâce à une combinaison de plusieurs facteurs : une capacité de traitement accrue, du temps libéré pour les praticiens qui peuvent ainsi se consacrer à des consultations à plus forte valeur ajoutée, et de meilleurs taux d’acceptation des plans de soins.

Lorsque les professionnels de santé cessent de prendre des notes, ils se mettent à écouter. Découvrez ce qui s'est passé au Spa 35 Medical Spa lorsque tous les professionnels de santé sont passés à AI Scribe.

Les modèles de dossier médical sont structurés en fonction de la procédure, et non comme un simple champ de texte générique. Une note « injectable » permet de saisir le produit, le nombre d'unités par site, le numéro de lot, la date de péremption et le nom du prestataire sous forme de champs structurés ; les notes « laser » permettent de saisir le modèle de l'appareil, ses réglages et le nombre de passages. Les prestataires copient les informations d'une séance précédente et les adaptent : la saisie d'un suivi ne prend que quelques secondes.

Les photos sont prises directement dans Zenoti, associées à la visite et à la note de dossier correspondantes, puis stockées dans un environnement conforme à la norme HIPAA. Une bibliothèque guidée comprenant plus de 200 schémas du visage et du corps garantit des angles de prise de vue cohérents ; la fonction de « ghosting » permet d’aligner les clichés post-traitement avec ceux pris avant le traitement ; enfin, une galerie centralisée dotée de balises intelligentes met en avant les images destinées aux consultations et au marketing. Chaque accès est consigné à des fins d’audit.

Envoyés par SMS ou par e-mail avant le rendez-vous et remplis sur l'appareil personnel du patient, ces formulaires sont directement intégrés au dossier médical : pas de papier, pas de saisie manuelle. Le test d'éligibilité aux allergies est intégré au système de prise de rendez-vous, et les modèles de formulaires peuvent être configurés par établissement pour les enseignes disposant de plusieurs sites.

Les prescripteurs agréés transmettent les ordonnances par voie électronique depuis le dossier Zenoti du client à n'importe quelle pharmacie connectée à Surescripts. L'ordonnance est enregistrée dans l'historique clinique et peut être consultée par le directeur médical — ce qui est particulièrement pertinent pour les centres de médecine esthétique proposant des traitements médicaux de perte de poids, des traitements hormonaux ou des soins cutanés sur ordonnance.

Chaque traitement injectable permet d'enregistrer le produit, la posologie par zone, le numéro de lot et la date de péremption, ce qui met à jour les stocks en temps réel au fur et à mesure que la fiche de soins est complétée. Les lots dont la date de péremption approche s'affichent automatiquement, accompagnés de suggestions de produits de remplacement, et la traçabilité complète facilite les audits réglementaires et la gestion des rappels de produits.

Les directeurs médicaux peuvent accéder aux dossiers des patients, aux notes cliniques et à l'historique des traitements de tous les sites à partir d'une seule connexion. Un tableau de bord de suivi leur permet d'attribuer, de vérifier et d'approuver les traitements. De plus, des critères minimaux de soumission des formulaires signalent les dossiers incomplets avant même que l'examen ne commence.

Un questionnaire numérique préalable à la consultation, un aperçu complet du profil pendant la consultation (contre-indications, alertes, antécédents, traitements médicamenteux, allergies, signes vitaux) accompagné d'un plan personnalisé et d'un devis sur mesure, ainsi que des instructions de soins pré-consultation automatisées après la consultation. Lorsque le client accepte le devis, la réservation est créée à partir de celui-ci, avec reprise de tous les détails et tarifs.

Les patients choisissent d'abord le professionnel de santé de leur choix, en consultant son profil, ses certifications, ses photos et ses spécialités lors de la sélection. Des liens directs — partageables sur les réseaux sociaux ou par le professionnel lui-même — redirigent les patients vers les disponibilités d'un professionnel spécifique, ce qui permet d'augmenter le taux de conversion auprès des patients fidèles.

Les clients effectuent leurs réservations depuis votre site web, votre application mobile personnalisée, vos réseaux sociaux et directement depuis Google. Les crédits d'abonnement, les soldes des forfaits et les offres s'affichent automatiquement ; la liste d'attente permet de capter l'intérêt des clients lorsqu'aucun créneau n'est disponible ; et la fonctionnalité de récupération des paniers abandonnés permet de récupérer les clients qui interrompent leur réservation en cours de route.

Grâce à un code couleur intuitif, aux détails des prestations, aux noms des prestataires, à l'attribution des salles et à l'affichage en temps réel du statut, le personnel de la réception peut repérer les mises à jour et consulter les profils d'un seul coup d'œil. Les résultats des tests d'allergie s'affichent directement dans le carnet de rendez-vous : pas d'écrans supplémentaires, aucune alerte manquée.

Définissez la disponibilité des prestataires par service, heure et jour ; limitez l'affichage en ligne des prestataires proposés pour certains services spécifiques. La modulation de la durée des rendez-vous tient compte de la charge de travail clinique et de la disponibilité des salles ; les services préalables et les services de fin de consultation sont proposés automatiquement lors de la prise de rendez-vous.

Lorsqu'un créneau horaire souhaité n'est pas disponible, la liste d'attente enregistre les informations fournies et prévient le client dès qu'un créneau se libère. Pour les services nécessitant des conditions préalables d'ordre médical, comme une consultation préalable ou un test cutané, la procédure à suivre est automatiquement appliquée lors de la réservation.

La réceptionniste IA répond aux appels entrants 24 h/24 et 7 j/7 : prise de rendez-vous, report de rendez-vous, réponse aux questions sur les services et gestion des demandes courantes avec des réponses naturelles qui reflètent le ton de votre centre de médecine esthétique. Aucun appel n'est redirigé vers la messagerie vocale, et l'accueil fonctionne sans personnel supplémentaire, même en dehors des heures d'ouverture.

Lorsqu'un appel reste sans réponse, SmartBot envoie immédiatement un SMS personnalisé, permettant ainsi au client de réserver, de modifier son rendez-vous ou de poser des questions sans avoir à patienter au téléphone. Cet échange automatique s'effectue dans le style propre à votre marque.

Une plateforme unique pour toutes les communications avec les clients (SMS, WhatsApp et messagerie intégrée à l'application), avec l'historique complet des conversations pour chaque client. Les modèles de réponses enregistrés permettent au personnel de répondre en quelques secondes, tandis que les réponses automatisées permettent de rester en contact avec les clients en dehors des heures d'ouverture. Chaque message est visible par tous les membres autorisés de l'équipe.

Une fois la réservation effectuée, les clients reçoivent automatiquement des confirmations, des consignes préalables à la visite et des liens vers des formulaires par SMS et par e-mail. Des rappels téléphoniques générés par IA, avec une voix naturelle, incitent les clients à confirmer leur réservation et à remplir les formulaires. Des consignes post-visite, des invitations à réserver à nouveau et des demandes d'avis sont envoyées automatiquement.

Les campagnes basées sur l'IA permettent de réengager les clients perdus, de convertir les prospects et de stimuler les ventes incitatives, sans aucune configuration manuelle. La plateforme analyse l'historique des clients et propose des flux fonctionnant en continu : réengagement des prospects, récupération des clients inactifs et stimulation du chiffre d'affaires issu des ventes croisées. Chaque campagne se déroule automatiquement, tous les jours et dans tous les établissements.

Créez des segments en fonction de l'historique des soins, du statut d'adhésion, du solde du forfait, de la fréquence des visites et des dépenses. Ciblez les clients qui n'ont jamais acheté de forfait, relancez ceux qui ne sont pas revenus depuis 90 jours ou approchez les clients ayant recours au Botox qui n'ont jamais essayé les produits de comblement. L'IA se charge de créer le segment et le contenu ; votre équipe donne son accord avant l'envoi du contenu.

Des suggestions automatisées de compléments sont envoyées aux clients avant leur rendez-vous, ce qui permet d'augmenter le panier moyen sans intervention de la réception. Au moment du paiement, des recommandations intelligentes de forfaits proposent des formules adaptées en fonction des soins qui viennent d'être prodigués.

Suivez et répondez aux avis publiés sur Google et Facebook depuis un seul tableau de bord, avec l'évolution des sentiments au fil du temps. Grâce aux suggestions de réponses générées par l'IA, votre équipe peut répondre à chaque avis en quelques secondes, et ces réponses apparaissent directement dans le fil d'actualité du client.

Les demandes provenant des formulaires, des visites sur le site web et des appels entrants sont centralisées et transmises au membre de l'équipe compétent. Un système d'engagement basé sur l'IA assure automatiquement le suivi en fonction du comportement des prospects, en donnant la priorité aux prospects à forte valeur ajoutée, tandis que des campagnes de marketing par e-mail progressif et des appels vocaux générés par l'IA permettent de maintenir l'intérêt des prospects.

Les campagnes de relance en cas d'absence se déclenchent immédiatement après un rendez-vous manqué et comprennent un lien permettant de prendre un nouveau rendez-vous en un clic. Un programme de parrainage intégré permet de suivre les parrainages, d'attribuer automatiquement les récompenses et de générer des rapports indiquant précisément le chiffre d'affaires généré par chaque programme.

Créez des formules d'abonnement illimitées : mensuelles, trimestrielles, annuelles, à crédits, à accès illimité ou VIP à plusieurs niveaux. Les membres accèdent à leurs crédits et à leurs avantages depuis votre application personnalisée ; les abonnements sont valables sur l'ensemble du réseau (inscription dans un établissement, utilisation dans un autre) ; et la facturation, les relances, les suspensions et les résiliations s'effectuent automatiquement.

Les forfaits et séries de soins peuvent être vendus lors de la prise de rendez-vous, au moment du paiement ou sur la boutique en ligne. Le solde restant est visible à chaque point de contact (agenda des rendez-vous, réception et application client) et les forfaits sont valables dans tous les établissements, tout comme les abonnements.

Les cartes-cadeaux numériques et physiques peuvent être vendues via votre site web, vos points de vente et votre application mobile. Les soldes sont consultables dans tous les points de vente et n'expirent jamais, selon la configuration que vous avez choisie, grâce à un suivi centralisé des engagements qui garantit des données précises en temps réel sur l'ensemble du réseau.

Un programme de fidélité personnalisable récompense chaque visite, chaque achat en magasin et chaque parrainage. Les différents niveaux du programme fixent des objectifs motivants, les points peuvent être utilisés en toute simplicité dans n'importe quel établissement, et le solde est visible à tout moment dans l'application du client.

Il suffit d'un simple clic pour accéder au dossier de chaque client : historique des visites, abonnements, solde des forfaits, rendez-vous, remarques, contre-indications, points de fidélité et avis. Le profil, optimisé pour les tablettes, est conçu pour des interactions rapides, et le personnel peut poser n'importe quelle question concernant un client à Zeenie, l'assistant IA intégré, pour obtenir une réponse immédiate.

Les clients s'enregistrent eux-mêmes, remplissent les formulaires obligatoires, mettent à jour leurs informations et sélectionnent leurs préférences de dernière minute depuis une borne en libre-service, ce qui permet au personnel de se concentrer sur l'expérience client. Rapide, sans contact et compatible avec n'importe quelle tablette dont vous disposez déjà.

L'ouverture, la fermeture et le réglage de votre caisse s'effectuent à partir d'une seule interface, avec une précision au niveau des coupures, des règles de petite caisse et des pistes d'audit complètes pour les établissements fonctionnant en plusieurs équipes. Le système prend en charge tous les modes de paiement (carte, paiement sans contact, cartes cadeaux, forfaits, crédits d'adhésion et paiements partagés) au sein d'une même transaction.

La facture est générée automatiquement : frais de service et suppléments, consommables, réductions pour les membres, avantages liés aux forfaits, commissions et taxes. Le mode « client » permet aux clients de consulter et de régler leur facture depuis la salle de soins, avec des recommandations de vente incitative basées sur leur historique et le soin qui vient d'être effectué.

Chaque prestataire dispose d'un profil associé à ses comptes sur les réseaux sociaux, d'une galerie « avant/après » et des données relatives aux préférences des patients, toutes ces informations étant visibles lors de la prise de rendez-vous. ezPulse offre une visibilité en temps réel sur le chiffre d'affaires, le taux de renouvellement des rendez-vous, les notes attribuées par les clients et le taux d'utilisation, avec un classement qui incite à l'amélioration.

myZen regroupe la gestion des plannings, la confirmation des horaires et une fonctionnalité de chat intégrée au sein d'une seule et même interface mobile. Les soignants sont immédiatement avertis lorsqu'un patient s'enregistre, et le profil clinique complet de ce dernier leur est transmis avant même qu'il n'entre dans la chambre. Afin d'aider les responsables à fidéliser leur personnel, des sondages ponctuels permettent de détecter les premiers signes d'épuisement professionnel.

Les formations en ligne à suivre à son propre rythme couvrent le fonctionnement de l'entreprise, les fonctionnalités de la plateforme et les meilleures pratiques cliniques. Les collaborateurs suivent ces formations et obtiennent leur certification depuis leur propre appareil, tandis que les responsables en assurent le suivi afin que chaque membre de l'équipe réponde aux mêmes exigences, quel que soit son lieu de travail.

La solution de paie intégrée Zenoti s'appuie sur les données des opérations quotidiennes (services, commissions, pourboires, ventes au détail) pour calculer automatiquement les salaires. Elle prend en charge les formulaires W-2 et 1099 pour l'ensemble du personnel, dans les 50 États, avec des virements le lendemain, ainsi que les bulletins de paie et les formulaires fiscaux disponibles dans l'application myZen.

Les prestataires reçoivent les pourboires qu’ils ont gagnés sans avoir à attendre le cycle de paie habituel. Le versement anticipé des pourboires est disponible pour les clients américains, ce qui élimine l’une des sources de mécontentement les plus courantes chez les prestataires dans ce secteur.

Tous les frais de service, suppléments, consommables, réductions pour les membres, avantages des forfaits, commissions et taxes sont calculés automatiquement. Le personnel n'a jamais à appliquer manuellement les avantages ni à faire le point sur les consommables : la facture est prête avant même que le client n'arrive à la réception, et les campagnes marketing s'appliquent en un seul clic.

Les clients paient avec leur téléphone ou leur carte, sans matériel spécifique : il leur suffit de passer leur carte ou leur téléphone en lecture pour payer, depuis la salle de soins ou à la réception. Chaque transaction est suivie de bout en bout, et des outils de gestion des litiges basés sur l'IA permettent de résoudre plus rapidement les rétrofacturations.

Répercutez les frais de traitement des paiements par carte bancaire sur vos clients sous forme de majorations conformes lors du paiement, que ce soit sur les terminaux de point de vente, la boutique en ligne, l'application mobile ou les bornes interactives. Des rapports détaillés vous offrent une visibilité complète sur les revenus générés par ces majorations, avec une conformité intégrée aux réglementations régionales et aux normes des réseaux de cartes bancaires.

Lorsqu'un service est assuré par plusieurs membres du personnel, Zenoti répartit automatiquement les commissions à parts égales, et met à jour ces informations en temps réel à mesure que des membres sont ajoutés ou supprimés. Il est toujours possible de modifier cette répartition si une autre répartition s'avère plus appropriée.

Pour les réservations de groupe, une fenêtre contextuelle détecte automatiquement les soldes de forfaits disponibles pour chaque participant du groupe, ce qui permet des utilisations rapides et précises sans avoir à effectuer de suivi manuel.

Véritable assistant toujours à votre disposition, Zeenie est intégré à l'interface et répond en temps réel à vos questions concernant votre activité. Demandez-lui quel est le soin le plus populaire ce trimestre, quels praticiens affichent le taux de prise de rendez-vous le plus élevé, ou comment votre taux d'absentéisme se compare à celui du mois dernier : vous obtiendrez une réponse immédiate, accompagnée de toutes les informations nécessaires.

Évalue en temps réel l'impact financier de chaque fonctionnalité de croissance de Zenoti : chiffre d'affaires généré par les recommandations, temps gagné grâce à la planification intelligente, taux de conversion en abonnement pour le trimestre en cours par rapport au précédent, etc. Chaque fonctionnalité de croissance génère un résultat mesurable attribué à l'outil qui l'a rendue possible.

Suivez la santé de votre entreprise au fil des trimestres et des années grâce à des rapports partageables : réservations, chiffre d'affaires, croissance du nombre d'adhérents, performances du personnel, taux d'absentéisme et panier moyen. Conçus pour les analyses internes, les rapports de franchise et les tableaux de bord de direction.

Pour les organisations qui ont besoin de rapports personnalisés allant au-delà des tableaux de bord standard, Analytics Plus propose des solutions de données sur mesure (détails des rendez-vous, analyses de la paie, comparaisons entre différents sites, n'importe quel indicateur clé de performance) ; l'équipe Zenoti se charge de créer et de mettre à jour ces tableaux de bord pour vous.

Définissez la période pendant laquelle les campagnes sont considérées comme génératrices de chiffre d'affaires. Comparez le retour sur investissement (ROI) des campagnes par SMS, e-mail et canaux de parrainage grâce à une période de référence claire et vérifiable.

Chaque client dispose d'un profil unique et individuel, accessible sur l'ensemble de votre réseau. L'historique des prestations, le dossier médical, les préférences, les formulaires, le solde de son abonnement et ses points de fidélité sont visibles dans tous vos établissements dès que le client franchit la porte. Finis les doublons dans les dossiers et les situations du type « Je ne figure pas dans le système ici ».

Les services, les tarifs, les promotions, les formulaires et les protocoles cliniques sont gérés de manière centralisée et mis à jour instantanément dans tous les établissements. Tout changement au niveau de la marque se répercute partout : normes cliniques, expérience client et identité de marque homogènes, que vous disposiez de deux établissements ou de 200.

Les dirigeants, les franchisés et les responsables de marque comparent les performances des différents sites à partir d'un tableau de bord unique : chiffre d'affaires, taux d'occupation, performances du personnel, taux d'absentéisme, taux de pénétration des abonnements et efficacité marketing, tant au niveau de la marque qu'au niveau de chaque site, avec les tendances historiques.

Les crédits d'adhésion, les soldes des cartes cadeaux et les forfaits de soins sont pris en compte dans tous les établissements et mis à jour en temps réel. Un client qui effectue un achat dans l'établissement A et se rend dans l'établissement B bénéficie des mêmes avantages sans aucune intervention du personnel : c'est ce qui distingue un logiciel de spa médical destiné aux grandes entreprises des outils destinés à un seul établissement.