Funcionalidades del software para spas médicos

AI Scribe escucha la conversación entre el profesional sanitario y el paciente y genera al instante notas clínicas estructuradas y editables, de modo que los profesionales pueden centrarse en el paciente y no en el teclado. Tras cada sesión, elabora un resumen claro con los hallazgos verificados, notas clínicas prellenadas en el formato correcto e instrucciones de cuidados posteriores redactadas, listas para su revisión y firma en cuestión de segundos. La transcripción y la grabación están siempre disponibles para su consulta, lo que ofrece a los profesionales una transparencia total antes de aprobar cualquier dato generado por la IA.

El valor se acumula a lo largo de una jornada completa de citas. En el caso de una sesión de Botox, se recuperan aproximadamente 8 minutos de tiempo de documentación por cita. Con tres profesionales que atienden a pacientes cinco días a la semana, el tiempo ahorrado se traduce en un valor anual estimado de 429 000 dólares para la consulta, gracias a una combinación de mayor capacidad de tratamiento, mayor disponibilidad de los profesionales para consultas de mayor valor y mejores tasas de aceptación de los planes.

Cuando los profesionales dejan de tomar notas, empiezan a escuchar. Descubre lo que ocurrió en Spa 35 Medical Spa cuando todos los profesionales se pasaron a AI Scribe.

Las plantillas de registro están estructuradas según el procedimiento, no como un campo de texto genérico. Una nota de inyección recoge el producto, las unidades por lugar de administración, el número de lote, la fecha de caducidad y el profesional sanitario como campos estructurados; las notas de láser recogen el modelo del dispositivo, los ajustes y el número de pasadas. Los profesionales sanitarios copian los datos de una sesión anterior y los ajustan: registrar una visita de seguimiento es cuestión de segundos.

Las fotos se capturan directamente en Zenoti, se vinculan a la visita y a la nota clínica correspondientes, y se almacenan en un entorno que cumple con la normativa HIPAA. Una biblioteca guiada con más de 200 plantillas faciales y corporales garantiza la uniformidad de los ángulos; la función de superposición de imágenes alinea las fotos tomadas tras el tratamiento con las tomadas antes del mismo; y una galería centralizada con etiquetas inteligentes permite seleccionar imágenes para consultas y fines de marketing. Cada acceso queda registrado para su auditoría.

Los formularios, que se envían por SMS o correo electrónico antes de la cita y se rellenan en el propio dispositivo del cliente, se incorporan directamente al historial del paciente, sin papel ni introducción manual de datos. La prueba de alergias está integrada en el sistema de gestión de citas, y las plantillas de los formularios se pueden configurar por centro en el caso de las cadenas con varios centros.

Los profesionales sanitarios autorizados envían las recetas de forma electrónica desde el expediente de Zenoti del cliente a cualquier farmacia conectada a Surescripts. La receta queda registrada en el historial clínico y está disponible para que la revise el director médico, lo cual resulta especialmente relevante para los centros de medicina estética que ofrecen tratamientos médicos para la pérdida de peso, terapia hormonal o productos tópicos para el cuidado de la piel con receta médica.

Cada tratamiento inyectable registra el producto, la dosis por zona, el número de lote y la fecha de caducidad, actualizando el inventario en tiempo real a medida que se completa la ficha. Los lotes a punto de caducar aparecen automáticamente junto con sugerencias de sustitutos, y la trazabilidad completa facilita las auditorías reglamentarias y la gestión de retiradas de productos.

Los directores médicos pueden acceder a los historiales de los pacientes, las notas clínicas y los historiales de tratamiento de todos los centros con un único inicio de sesión. Un panel de control de revisión permite a los directores asignar, comprobar y aprobar los tratamientos. Además, los requisitos mínimos de envío de formularios señalan la documentación incompleta antes de que comience la revisión.

Registro digital previo a la consulta, acceso durante la consulta al perfil completo (contraindicaciones, alertas, historial, medicación, alergias, constantes vitales) con un plan personalizado y un presupuesto a medida, e instrucciones automáticas de cuidados previos tras la consulta. Cuando el cliente acepta el presupuesto, se genera la reserva a partir de él, incorporando todos los detalles y el precio.

Los pacientes eligen primero a su profesional preferido; durante el proceso de selección pueden consultar sus biografías, certificaciones, fotos y especialidades. Los enlaces directos —que pueden compartirse en redes sociales o por parte del propio profesional— llevan a los pacientes directamente a la disponibilidad de un profesional concreto, lo que genera un mayor número de conversiones entre los pacientes habituales.

Los clientes reservan a través de tu página web, tu aplicación móvil con la marca, tus redes sociales y directamente desde Google. Los créditos de suscripción, los saldos de los paquetes y las ofertas se muestran automáticamente; la lista de espera capta el interés de los clientes cuando no hay horarios disponibles; y la función de recuperación de carritos abandonados permite recuperar a los clientes que abandonan el proceso de reserva a mitad de camino.

Un sistema inteligente de codificación por colores, los detalles de las prestaciones, los nombres de los profesionales, la asignación de salas y el estado en tiempo real permiten al personal de recepción detectar las actualizaciones y acceder a los perfiles de un solo vistazo. Los resultados de las pruebas de alergia aparecen directamente en la agenda de citas: sin pantallas adicionales ni avisos que se pasen por alto.

Defina la disponibilidad de los profesionales por servicio, hora y día; restrinja qué profesionales aparecen en línea para servicios específicos. El ajuste de horarios se adapta al esfuerzo clínico y a la disponibilidad de salas, y los requisitos previos y los servicios complementarios se ofrecen automáticamente durante la reserva.

Cuando no hay disponibilidad en la franja horaria preferida, la lista de espera recoge los datos y avisa al cliente en cuanto se libera una plaza. Los servicios con requisitos clínicos previos, como una consulta previa o una prueba cutánea, garantizan automáticamente que se siga esa secuencia durante la reserva.

La recepcionista con IA atiende las llamadas entrantes las 24 horas del día, los 7 días de la semana: gestiona reservas, cambia citas, responde a preguntas sobre los servicios y atiende consultas rutinarias con respuestas naturales que reflejan el tono de tu centro médico-estético. Ninguna llamada se desvía al buzón de voz, y la recepción funciona sin necesidad de personal adicional, incluso fuera del horario comercial.

Cuando una llamada queda sin contestar, SmartBot envía inmediatamente un SMS personalizado, lo que permite al cliente reservar, cambiar la cita o plantear preguntas sin tener que esperar en línea. La comunicación automática se lleva a cabo con el tono propio de tu marca.

Una única plataforma para todas las comunicaciones con los huéspedes —SMS, WhatsApp y mensajes dentro de la aplicación— con un historial completo de las conversaciones de cada huésped. Las plantillas de respuestas guardadas permiten al personal responder en cuestión de segundos, y las respuestas automáticas mantienen la interacción con los huéspedes fuera del horario comercial. Todos los mensajes son visibles para cualquier miembro autorizado del equipo.

Tras realizar una reserva, los huéspedes reciben automáticamente confirmaciones, instrucciones previas a la visita y enlaces a formularios por SMS y correo electrónico. Las llamadas de recordatorio generadas por IA con una voz natural animan a los huéspedes a confirmar y rellenar los formularios, y las instrucciones posteriores a la visita, las sugerencias para volver a reservar y las solicitudes de valoración se envían automáticamente.

Las campañas basadas en inteligencia artificial vuelven a captar a los clientes perdidos, convierten a los clientes potenciales e impulsan las ventas adicionales, sin necesidad de configuración manual. La plataforma analiza el historial de los clientes y propone flujos que funcionan de forma continua: volver a captar a los clientes potenciales, recuperar a los clientes inactivos e impulsar los ingresos por ventas cruzadas. Todas las campañas se ejecutan automáticamente, todos los días y en todos los establecimientos.

Crea segmentos en función del historial de tratamientos, el estado de afiliación, el saldo del paquete, la frecuencia de visitas y el gasto. Dirígete a los clientes que nunca han comprado un paquete, vuelve a captar a aquellos que no han vuelto en los últimos 90 días o llega a los clientes de Botox que nunca han probado los rellenos. La IA crea el segmento y el contenido; tu equipo lo aprueba antes de que se envíe el contenido.

Las sugerencias automáticas de complementos se envían a los clientes antes de su cita, lo que aumenta el ticket medio sin necesidad de que intervenga la recepción. Al finalizar la sesión, las recomendaciones inteligentes de paquetes proponen series relevantes basadas en los servicios que acaban de recibir.

Supervisa y responde a las reseñas de Google y Facebook desde un único panel de control, con tendencias de opinión a lo largo del tiempo. Las sugerencias de respuesta generadas por IA permiten a tu equipo responder a cada reseña en cuestión de segundos, lo que se refleja en la cronología del huésped.

Las consultas procedentes de formularios, visitas al sitio web y llamadas entrantes se recogen en un único lugar y se derivan al miembro del equipo adecuado. La interacción basada en la inteligencia artificial realiza un seguimiento automático en función del comportamiento, dando prioridad a los clientes potenciales de alto valor, mientras que las campañas de goteo y las llamadas de voz generadas por IA mantienen el interés de los clientes potenciales.

Las campañas de recuperación de citas perdidas se activan inmediatamente después de que se haya faltado a una cita, con un enlace para volver a reservar con un solo clic. Un programa de recomendaciones integrado realiza un seguimiento de las recomendaciones, distribuye las recompensas automáticamente e informa con exactitud de los ingresos que genera cada programa.

Crea estructuras de suscripción ilimitadas: mensuales, trimestrales, anuales, basadas en créditos, con visitas ilimitadas o VIP por niveles. Los socios acceden a los créditos y ventajas desde tu aplicación con tu marca; las suscripciones son válidas en toda la red (se contratan en un centro y se canjean en otro), y la facturación, los recordatorios de pago, la suspensión y la cancelación se gestionan automáticamente.

Los paquetes y series de tratamientos se venden al realizar la reserva, al finalizar la compra o en la tienda online. Los saldos se pueden consultar en todos los puntos de contacto —agenda de citas, recepción y la aplicación del cliente— y los paquetes son válidos en todos los centros, al igual que las suscripciones.

Las tarjetas regalo digitales y físicas se venden a través de tu página web, tu punto de venta y tu aplicación móvil. Se puede consultar el saldo en cualquier establecimiento y no caducan nunca, según la configuración que elijas, con un seguimiento centralizado de la responsabilidad que garantiza datos precisos en tiempo real en toda la red.

Un programa de fidelización configurable recompensa cada visita, cada compra en tienda y cada recomendación. Las estructuras por niveles establecen objetivos a los que aspirar, los puntos se canjean fácilmente en cualquier establecimiento y el saldo se puede consultar en todo momento en la aplicación del cliente.

El expediente de cada cliente está a solo un clic de distancia: historial de visitas, suscripciones, saldos de paquetes, citas, notas, contraindicaciones, puntos de fidelidad y comentarios. El perfil, optimizado para tabletas, está diseñado para interacciones rápidas, y el personal puede plantearle a Zeenie, el asistente de IA integrado, cualquier pregunta sobre un cliente y obtener una respuesta al instante.

Los huéspedes realizan el registro de entrada por sí mismos, rellenan los formularios obligatorios, actualizan sus datos y seleccionan sus preferencias de última hora en un quiosco de autoservicio, lo que permite al personal centrarse en la experiencia del huésped. Rápido, sin contacto y disponible en cualquier tableta que ya tengas.

La apertura, el cierre y el ajuste de la caja se gestionan desde una única interfaz, con precisión por denominaciones, normas de caja chica y registros de auditoría completos en centros con varios turnos. El sistema admite todos los métodos de pago —tarjeta, pago sin contacto, tarjetas regalo, paquetes, créditos de socio y pagos compartidos— en una sola transacción.

La factura se genera automáticamente: incluye los cargos por servicios y complementos, los consumibles, los descuentos por afiliación, las ventajas del paquete, las comisiones y los impuestos. El modo «Cliente» permite a los clientes revisar y pagar desde la sala de tratamientos, con recomendaciones de ventas adicionales basadas en su historial y en el tratamiento que acaban de recibir.

Cada proveedor de servicios cuenta con un perfil vinculado a sus redes sociales, una galería de «antes y después» y datos sobre las preferencias de los pacientes, todo ello visible durante el proceso de reserva. ezPulse ofrece información en tiempo real sobre los ingresos, la tasa de repetición de reservas, las valoraciones de los clientes y la ocupación, con una tabla de clasificación que motiva la mejora.

myZen reúne la gestión de horarios, la confirmación de turnos y un chat integrado en una única interfaz móvil. Los profesionales reciben una notificación inmediata cuando un paciente se registra, y se les facilita su perfil clínico completo antes de que entre en la habitación. Las encuestas rápidas ayudan a los responsables a retener al personal, ya que detectan los primeros indicios de agotamiento.

Los cursos en línea, que se pueden realizar a ritmo propio, abarcan las operaciones empresariales, las funciones de la plataforma y las mejores prácticas clínicas. El personal realiza y certifica los cursos desde su propio dispositivo, y los responsables supervisan su finalización para garantizar que todos los miembros del equipo cumplan los mismos estándares, independientemente de su ubicación.

El módulo de nóminas integrado de Zenoti recopila datos de las operaciones diarias —servicios, comisiones, propinas, ventas al por menor— para calcular las nóminas de forma automática. Gestiona los formularios W-2 y 1099 del personal, en los 50 estados, con depósitos al día siguiente, y ofrece nóminas y formularios fiscales en la aplicación myZen.

Los proveedores reciben las propinas que han ganado sin tener que esperar al ciclo habitual de nómina. Los pagos anticipados de propinas están disponibles para los clientes de EE. UU., lo que elimina una de las fuentes más habituales de insatisfacción de los proveedores en el sector.

Todos los cargos por servicio, complementos, consumibles, descuentos para socios, ventajas de los paquetes, comisiones e impuestos se calculan automáticamente. El personal nunca tiene que aplicar manualmente las ventajas ni conciliar los consumibles: la factura está lista antes de que el cliente llegue al mostrador, y las campañas de marketing se aplican con un solo clic.

Los clientes pagan con el móvil o con tarjeta sin necesidad de dispositivos físicos: basta con acercar el dispositivo para pagar, ya sea desde la sala de tratamientos o en recepción. Se realiza un seguimiento de cada transacción de principio a fin, y las herramientas de gestión de reclamaciones basadas en inteligencia artificial ayudan a resolver las devoluciones de cargo con mayor rapidez.

Traslada a los clientes las comisiones por el procesamiento de tarjetas de crédito mediante recargos que cumplen con la normativa al finalizar la compra, tanto en el punto de venta (POS), la tienda online, la aplicación móvil como en el quiosco. Los informes detallados ofrecen una visibilidad completa de los ingresos por recargos, con el cumplimiento de la normativa estatal y de las redes de tarjetas integrado de serie.

Cuando varios empleados participan en un servicio, Zenoti divide automáticamente las comisiones a partes iguales y actualiza los datos en tiempo real a medida que se añaden o eliminan miembros. Se puede seguir utilizando la opción de anular el reparto cuando sea conveniente aplicar una distribución diferente.

En el caso de las reservas de grupo, una ventana emergente detecta automáticamente los saldos disponibles de los paquetes de cada huésped del grupo, lo que permite canjearlos de forma rápida y precisa sin necesidad de realizar un seguimiento manual.

Zeenie, una asistente siempre disponible, está integrada en la interfaz y responde en tiempo real a preguntas sobre tu negocio. Pregunta cuál es el tratamiento que mejor ha funcionado este trimestre, qué profesionales tienen la tasa de reservas repetidas más alta o cómo se compara tu tasa de ausencias con la del mes pasado: obtendrás una respuesta inmediata y contextualizada.

Mide el impacto financiero de cada función de crecimiento de Zenoti en tiempo real: ingresos por recomendaciones, tiempo recuperado gracias a la programación inteligente, conversión de suscripciones en el trimestre actual en comparación con el anterior, etc. Cada función de crecimiento tiene un resultado cuantificable que se atribuye a la herramienta que lo ha impulsado.

Realiza un seguimiento de la salud del negocio a lo largo de los trimestres y los años con informes que se pueden compartir: reservas, ingresos, crecimiento de la base de socios, rendimiento del personal, índices de ausencias y ticket medio. Diseñado para revisiones internas, informes de franquicias y paneles de control ejecutivos.

Para aquellas organizaciones que necesiten informes personalizados que vayan más allá de los paneles de control estándar, Analytics Plus ofrece soluciones de datos a medida —detalles de citas, información sobre nóminas, comparativas entre sedes, cualquier indicador clave de rendimiento (KPI)—, y el equipo de Zenoti se encarga de crear y mantener los paneles de control por ti.

Define el periodo de tiempo durante el cual se atribuye a las campañas la generación de ingresos. Compara el ROI de las campañas en los canales de SMS, correo electrónico y referencias con un periodo de tiempo claro y auditable.

Cada cliente tiene un perfil único y exclusivo al que se puede acceder desde cualquier punto de tu red. El historial de servicios, los expedientes clínicos, las preferencias, los formularios, el saldo de la suscripción y los puntos de fidelidad están visibles en cualquier centro en el momento en que el cliente entra por la puerta. Sin registros duplicados, sin situaciones del tipo «aquí no aparezco en el sistema».

Los servicios, las tarifas, las promociones, los formularios y los protocolos clínicos se gestionan de forma centralizada y se aplican de inmediato en todos los centros. Cualquier cambio a nivel de marca se extiende a todas las sedes: normas clínicas, experiencias de los clientes e identidad de marca uniformes, tanto si tienes dos centros como 200.

Los directivos, los propietarios de franquicias y los responsables de marca comparan el rendimiento de los distintos centros desde un único panel de control: ventas, ocupación, rendimiento del personal, índices de ausencias, penetración de las cuotas de socio y eficacia del marketing, tanto a nivel de marca como de centro, junto con las tendencias históricas.

Los créditos de socio, los saldos de las tarjetas regalo y los paquetes de sesiones se aceptan en todos los centros y se actualizan en tiempo real. Un cliente que realice una compra en el centro A y acuda al centro B disfrutará de las mismas ventajas sin necesidad de que el personal intervenga, lo que distingue al software para centros de medicina estética de nivel empresarial de las herramientas destinadas a un único centro.