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Skin Renewal ahorra 6.300 horas al año gracias a la centralización de la gestión de inventario
Skin Renewal es un centro de estética creado con el objetivo de ofrecer alternativas a los procedimientos cosméticos quirúrgicos tradicionales. A medida que se desarrollaban nuevos tratamientos basados en tecnologías de láser, luz, radiofrecuencia y ultrasonidos, la fundadora de Skin Renewal, la Dra. Maureen Allem, vio la oportunidad de llevarlos a un amplio mercado de consumidores. La Dra. Allem abrió la primera clínica Skin Renewal […]
Emily Martin
Skin Renewal es un centro de estética creado con el objetivo de ofrecer alternativas a los procedimientos cosméticos quirúrgicos tradicionales. A medida que se desarrollaban nuevos tratamientos basados en tecnologías de láser, luz, radiofrecuencia y ultrasonidos, la fundadora de Skin Renewal, la Dra. Maureen Allem, vio la oportunidad de llevarlos a un amplio mercado de consumidores. La Dra. Allem abrió la primera clínica Skin Renewal en 2005. A principios de 2018, Skin Renewal contaba con 16 clínicas en cuatro ciudades de Sudáfrica. En la actualidad, la empresa opera bajo el paraguas del Renewal Institute, que incluye las clínicas Skin Renewal, Body Renewal, Health Renewal, Brain Renewal y Sleep Renewal, el Oasis Spa y una tienda online complementaria de cuidado de la piel. Skin Renewal implementó Zenoti por sus funciones de gestión centralizada del inventario, la reducción de las horas dedicadas al procesamiento del inventario y sus sólidas capacidades de procesamiento y generación de informes de inventario.
Retos:
- Centralizar la gestión de inventario
- Mejorar los procesos de gestión de pedidos y de gestión de existencias
- Mejorar la visión global de la empresa sobre los pedidos y los niveles de existencias
- Implementar una solución de nivel empresarial
Ventajas de Zenoti:
- Permite ahorrar casi 525 horas al mes en la gestión del inventario
- Elimina los errores en los pedidos y el inventario provocados por fallos humanos
- Agiliza la transferencia de existencias entre sucursales y la gestión de pedidos online
- Ofrece acceso inmediato a informes sobre costes y niveles de existencias de toda la empresa
- Permite a los directores de sucursal centrarse en sus clientes y en su personal
La rápida expansión aumenta los retos en materia de inventario
A medida que Skin Renewal crecía, también lo hacían sus problemas de gestión de inventario. Las sucursales llevaban un control de los pedidos a los proveedores en hojas de cálculo de Excel independientes, que debían conciliarse manualmente a nivel corporativo para determinar el coste total de dichos pedidos para la empresa.
Pedido manual
El pedido mensual de existencias requería dos procesos distintos: los responsables de las sucursales realizaban el pedido mensual de los consumibles de bajo valor tras un recuento manual de existencias, mientras que los consumibles de alto valor y las existencias para la venta al por menor se calculaban y se pedían a nivel corporativo utilizando los datos de las ventas al por menor y las existencias de los tres meses anteriores.
La gestión de existencias, que requiere mucho tiempo
La gestión del stock resultaba igualmente tediosa. No existía ninguna conexión entre los pedidos y las entregas a nivel de las sucursales, lo que dificultaba que estas pudieran garantizar la exactitud de sus entregas. Una vez que llegaba el stock, se introducía manualmente en el software de gestión de existencias, lo que daba lugar a un elevado número de errores. Los traslados entre sucursales no estaban sincronizados, lo que dificultaba el seguimiento del stock entre ellas, y el proceso de gestión del stock caducado requería mucho tiempo.
Problemas para tramitar los pedidos en línea
Los pedidos en línea también se atendían con existencias de las sucursales, lo que añadía un nivel adicional de complejidad a la gestión de inventario de la empresa. La solución de software de Skin Renewal, Merlin de ikosoft, estaba diseñada para gestionar salones de belleza y spas. No ofrecía la gestión de inventario centralizada que la empresa necesitaba para respaldar su rápido crecimiento y expansión. «Nuestro anterior proveedor de software nos dijo que estábamos en lo más alto de la gama de productos, por lo que nos preocupaba que no hubiera una solución que satisfaciera nuestras necesidades», afirmó Petra Brandt, contable del grupo en Skin Renewal. «Habíamos desarrollado soluciones provisionales, pero no eran muy eficaces y solían requerir mucho tiempo».
Las clínicas con múltiples centros requieren una gestión centralizada
Skin Renewal analizó las características de numerosas soluciones de software de gestión para spas y salones de belleza antes de dar el salto a Zenoti. La empresa eligió Zenoti por su flexibilidad y su disposición a crear una solución personalizada de gestión de inventario centralizada y de nivel empresarial. «Lo sorprendente fue que Zenoti no tenía el grado de centralización que necesitábamos al principio. Les pedimos que lo crearan y lo hicieron», dijo Brandt. «La capacidad de crear el software según nuestros requisitos fue inesperada y sorprendente. La actitud de Zenoti y su capacidad para adaptarse y escuchar nuestras inquietudes fue fenomenal. Esa fue la gran ventaja desde nuestro punto de vista».
«La actitud de Zenoti y su capacidad para adaptarse y escuchar nuestras inquietudes fueron extraordinarias. Eso fue lo que más nos gustó».
Procesos optimizados de pedidos y presentación de informes
Con Zenoti, los pedidos minoristas de todas las sucursales se centralizan en un único sistema. Los datos se importan en el back-end, lo que elimina la necesidad de introducir los pedidos manualmente y el riesgo de error humano. Dado que la gestión de pedidos se realiza de forma centralizada, la sede central tiene acceso inmediato a los costes y los informes de pedidos de toda la empresa, y las órdenes de compra se pueden enviar a nivel de organización con solo unos clics.
Recuentos automáticos de existencias
Los recuentos de existencias se han optimizado y automatizado en gran medida. Los consumibles de alto valor se controlan ahora en función de su consumo, lo que elimina la necesidad de realizar recuentos diarios en las sucursales. Cuando surgen dudas, la empresa puede consultar las transacciones de cada artículo, lo que facilita la auditoría y la conciliación de las discrepancias.
Traspasos de existencias sencillos
El proceso de Skin Renewal para gestionar los niveles de existencias en todas las sucursales, que antes se realizaba manualmente, también se ha optimizado. Cuando una sucursal necesita existencias, ya no es necesario que los gerentes de sucursal intervengan. Con Zenoti, la empresa puede gestionar las transferencias de existencias desde otras sucursales a nivel de organización, lo que agiliza el proceso. Además, el mayor conocimiento a nivel de organización sobre los niveles de existencias de las sucursales ha facilitado la gestión de los pedidos online, ya que estos se envían desde las existencias de las sucursales.
La gestión centralizada del inventario ahorra tiempo
Desde que implantó Zenoti, Skin Renewal ha ahorrado casi 525 horas al mes solo en la gestión del inventario.
Tiempo ahorrado en pedidos minoristas: 244 horas
Con Zenoti, la gestión centralizada de los pedidos minoristas ha resultado más rápida y precisa que el proceso manual que utilizaba la empresa anteriormente. Esto ha supuesto un ahorro de aproximadamente cuatro horas al mes para la empresa. La sustitución del proceso manual semanal para los consumibles de alto valor por un sistema de seguimiento del consumo, que ha eliminado la necesidad de realizar recuentos diarios de existencias, ha supuesto un ahorro de 30 minutos al día para cada sucursal, al tiempo que ha reducido el número de errores.
Tiempo ahorrado en la elaboración de informes de pedidos: 8 horas
El seguimiento de los costes de los pedidos para la empresa ha pasado de ser un tedioso proceso manual de recopilación de datos de 16 hojas de cálculo de Excel de las sucursales a una vista instantánea que se genera automáticamente en el back-end. Esto ha supuesto un ahorro de aproximadamente cuatro horas de análisis de costes al mes para la empresa. Del mismo modo, el envío de órdenes de compra a más de 50 proveedores ha pasado de ser un largo proceso manual a un simple clic a nivel organizativo, lo que supone un ahorro de aproximadamente medio día más al mes. «Ahora es un proceso mucho más eficiente», afirma Brandt. «Podemos extraer datos centralizados de una sola vez para crear pedidos, cargarlos en el back-end y luego enviarlos. Es una forma mucho más rápida de procesar los pedidos».
Tiempo ahorrado en traslados de existencias: 272 horas
Una vez recibida la mercancía, las sucursales pueden gestionar con precisión las entregas accediendo a la orden de compra en Zenoti. Como las sucursales ya no tienen que registrar manualmente las entregas de mercancía, ahorran al menos 16 horas menos por sucursal al mes en la gestión de estas entregas. Las transferencias de stock entre sucursales también se registran en Zenoti, lo que elimina la necesidad de procesarlas manualmente, una tarea que antes requería unas ocho horas al mes. El stock caducado también se registra en Zenoti, lo que elimina la necesidad de dedicar otras ocho horas al mes a recopilar esa información.
Decisiones basadas en datos
Estas funciones de gestión centralizada del inventario proporcionan a Skin Renewal acceso inmediato a sus niveles de existencias, órdenes de compra y costes de venta al por menor en toda la empresa, lo que le permite tomar decisiones empresariales cruciales con agilidad. «El hecho de poder generar informes centralizados nos proporciona los datos que necesitamos para tomar decisiones empresariales estratégicas», afirmó Brandt.
Mejora de la experiencia del cliente
Gracias a las funciones de gestión centralizada de inventario de Zenoti, los gerentes de las sucursales dedican menos tiempo a registrar los niveles de existencias y a gestionar los pedidos, lo que les permite centrarse mejor en las necesidades de sus clientes y de su personal. «Uno de los puntos fuertes de Skin Renewal es que nos enorgullecemos de crear una experiencia íntima para nuestros clientes», afirmó Brandt. «Los gerentes de sucursal solían estar en la trastienda realizando muchos informes debido a la carga administrativa y de presentación de informes. Ahora están en la sala de atención al público con mucha más frecuencia, lo que les permite garantizar que nuestros clientes tengan una experiencia más personal y individualizada».
Escrito por
Emily Martin, redactora publicitaria de Zenoti
Una devota lectora confesa a la que le apasionan los idiomas y tejer historias con palabras. Se siente más feliz cuando se sumerge en la naturaleza, ya sea a caballo o esquiando, o acurrucada con una buena novela de suspense. Los artículos de Emily se centran en compartir tendencias y perspectivas que influyen en el sector de la belleza y el bienestar.