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Cierre diario: un paso fundamental para garantizar la exactitud de los datos financieros y reducir el riesgo de robos
Para algunos parece una tarea sencilla, mientras que para otros resulta abrumadora. El proceso de cierre diario es fundamental para mantener la exactitud de los datos financieros y reducir el riesgo de robos por parte de los empleados. El cierre diario consiste en el proceso mediante el cual el personal registra los cobros en efectivo, con cheques y con tarjeta de crédito. Además, garantiza que los cobros se contabilicen correctamente en […]
Emily Martin
Para algunos parece algo obvio, mientras que para otros resulta una tarea abrumadora. El proceso de cierre diario es fundamental para mantener la precisión de los datos financieros y reducir el riesgo de robos por parte de los empleados. El cierre de fin de jornada se refiere al proceso mediante el cual tu personal registra los cobros en efectivo, con cheques y con tarjeta de crédito. Además, garantiza que los cobros se correspondan con los valores esperados según la facturación. Al hacer esto cada noche, puedes identificar y resolver inmediatamente cualquier discrepancia, lo que a su vez garantiza que tus datos financieros sean siempre precisos. Cuando un gerente envía el cierre de fin de jornada, Zenoti te envía a ti, al contable y a cualquier otra parte interesada un SMS o un informe diario.
Te mantienes al día de las cifras de cierre del día de forma inmediata. Además, en lugar de utilizar un sistema en papel en el que un responsable envía los cobros diarios, los SMS y los correos electrónicos sirven como un sistema de archivo electrónico a prueba de manipulaciones para consultarlo más adelante. El proceso integrado de Zenoti para el cierre diario solo tarda unos minutos en completarse. Este mismo proceso también se puede utilizar para el cierre de turno. Además, este sistema se puede integrar con la gestión de inventario, lo que te permite realizar un seguimiento del uso y las ventas de productos junto con tus datos financieros.
Los aspectos técnicos del cierre diario
En primer lugar, el recepcionista o el responsable introduce los cobros en efectivo, con cheque y con tarjeta de crédito en nuestra pantalla «Cierre de pagos». Debe comparar estos importes con los importes de cobro previstos e identificar cualquier discrepancia.
En algunos casos, las discrepancias se deben a robos por parte de los empleados. Con más frecuencia de la que a los propietarios de spas o salones les gustaría creer, el personal puede quedarse con el dinero en efectivo que se cobra por un servicio, y de hecho lo hace. Si realizas el cierre contable semanal o mensualmente, resulta muy difícil atribuir el problema a una sola recepcionista. Sin embargo, con un proceso adecuado de cierre diario, harás que tu recepcionista se responsabilice de los cobros y acabarás rápidamente con este tipo de robos por parte de los empleados.
En otras ocasiones, es posible que la discrepancia se deba a errores manuales, como por ejemplo un recibo de tarjeta de crédito extraviado, el registro de un pago en efectivo en lugar de uno con cheque, etc. También conviene anotar cualquier ajuste en el importe cobrado que haya sido necesario realizar a lo largo del día.
Por ejemplo, si un gerente tuviera que sacar dinero en efectivo de la caja registradora para un pago inesperado, puede registrar el importe y añadir una nota; ambos datos quedan registrados y se pueden consultar en el informe de cobros. Cuando los cobros coinciden con los importes previstos, el gerente envía el importe de cierre, lo que activa el envío de un SMS y un informe diario a las partes interesadas. Además, todos los informes financieros se actualizan en tiempo real. Por último, si un miembro del personal o un tercero se encarga de depositar los cobros, es importante que los depósitos coincidan con los importes de cierre al final del día.
La clave de por qué son importantes los cierres al final del día
Como puede ver, este sencillo proceso garantiza que sus datos financieros sean siempre precisos. Estos datos financieros se utilizan en sus informes diarios, informes de cobros y análisis. Disponer de datos precisos ayuda a reducir los casos de hurto por parte de los empleados y le ahorra tiempo y molestias tanto a usted como a su contable. Consulte nuestro artículo de ayuda —Cierre de pagos al final del día— para obtener más detalles.
Escrito por
Emily Martin, redactora publicitaria de Zenoti
Una devota lectora confesa a la que le apasionan los idiomas y tejer historias con palabras. Se siente más feliz cuando se sumerge en la naturaleza, ya sea a caballo o esquiando, o acurrucada con una buena novela de suspense. Los artículos de Emily se centran en compartir tendencias y perspectivas que influyen en el sector de la belleza y el bienestar.