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Cómo elegir el mejor software para salones de belleza y spas: 6 pasos fundamentales
El software que te ayuda a gestionar tu salón de belleza o spa es, al igual que otras herramientas de tu sector, un factor clave para el éxito de tu negocio. Con el software adecuado, puedes aumentar los ingresos, fidelizar a los clientes, reducir los costes y gestionar tus operaciones con mayor facilidad. La tarea de encontrar el software adecuado puede ser […]
Emily Martin
El software que te ayuda a gestionar tu salón de belleza o spa es, al igual que otras herramientas de tu sector, un factor clave para el éxito de tu negocio. Con el software adecuado, puedes aumentar los ingresos, fidelizar a los clientes, reducir los costes y gestionar tus operaciones con mayor facilidad. La tarea de encontrar el software adecuado puede resultar abrumadora, pero no tiene por qué serlo.
En este artículo, he resumido el proceso en seis pasos que te permitirán saber cómo evaluar cuál es el mejor software de gestión de salones de belleza o de spas para tu negocio.
PASO 1: Decide si el software de tu salón de belleza o spa debe ser una solución en la nube
La tecnología disponible para gestionar un salón de belleza o un spa ha evolucionado enormemente en la última década. El cambio más significativo ha sido el paso del software de escritorio (el que se instala en el propio ordenador) al uso de software en la nube.
Por si aún no te has dado cuenta, las soluciones en la nube están por todas partes. Si utilizas Gmail o Yahoo, estás usando un software en la nube.
Las soluciones en la nube son similares al software que ofrecen las soluciones de escritorio, pero se alojan en Internet en lugar de en tu ordenador local. Esta única diferencia tiene un impacto significativo en tu negocio.
Con un software en la nube, disfrutarás de numerosas ventajas, como la posibilidad de:
- Accede a tu cuenta desde cualquier lugar y en cualquier momento. Cuando el software está alojado en Internet, disfrutas de la flexibilidad de conectarte a tu cuenta cuando estás fuera del salón o del spa. Esto significa que puedes estar de viaje y consultar los informes financieros, supervisar la agenda de citas de la próxima semana (o del próximo mes), reservar citas directamente desde tu teléfono móvil o saber cuándo un cliente sale de tu centro insatisfecho para que puedas hacer un seguimiento inmediato.
En pocas palabras: puedes controlar tu negocio sin necesidad de estar físicamente en la sede. Por si aún no ha quedado claro, el software en la nube ofrece amplias funcionalidades a través de dispositivos móviles.
- Ahorra dinero. El mantenimiento del software y del hardware necesario resulta costoso. Con un software en la nube, no tienes que comprar hardware caro y se encargan por ti de tareas como las copias de seguridad, los análisis antivirus y la instalación de actualizaciones. Además, ya no necesitas contratar personal informático ni proveedores externos. Lo único que necesitas es una conexión a Internet y un ordenador básico.
- Mantente al día con actualizaciones automáticas y gratuitas. De este modo, el software de tu salón de belleza y spa se mantendrá actualizado y competitivo.
- Realiza una inversión inicial mínima. Las cuotas mensuales reducidas y los contratos sin compromiso garantizan que solo pagues mientras el software te resulte útil.
- Adapta tu negocio a múltiples establecimientos. Si cuentas con varios establecimientos, el software en la nube te permite satisfacer necesidades que van más allá de las operaciones a nivel central. Por ejemplo, tus clientes pueden acudir fácilmente a cualquier establecimiento y disfrutar de las ventajas de su tarjeta de socio, utilizar tarjetas regalo y esperar la misma experiencia altamente personalizada.
Todas tus sucursales (deberían) tener acceso a un único perfil de cliente, de modo que cualquier sucursal pueda aplicar las ventajas de la suscripción del cliente, las tarjetas regalo, los saldos de los paquetes, etc. (En realidad, muy pocos programas para salones de belleza y spas, ya sean en la nube o de escritorio, admiten estas funciones. Por lo tanto, es algo que debes tener en cuenta en el paso 3 de tu proceso de evaluación).
Puedes crear un servicio de reservas centralizado, centralizar el marketing y realizar muchas otras tareas que no son posibles con una solución de escritorio.
- Protege bien tus datos. Tu software de gestión de salones de belleza y de spas es el corazón de tu negocio y almacena datos confidenciales, como la información de contacto de tus clientes, las transacciones financieras y los datos de los empleados. Los sistemas de escritorio simplemente no pueden impedir la manipulación o el robo de información confidencial, ya que los datos deben residir físicamente en un único equipo, lo que facilita su copia. Proteger adecuadamente tus datos requiere conocimientos especializados que van más allá de la configuración predeterminada de tu equipo.
Una buena solución basada en la nube protege tus datos. En primer lugar, no hay acceso físico a los datos. Y, en segundo lugar, aunque los empleados pueden acceder al software para atender a sus clientes, su acceso a los datos se limita únicamente a las áreas necesarias para el desempeño de su trabajo.
Un buen software de gestión de salones de belleza también cuenta con funciones de seguridad adicionales. Entre ellas se incluye la posibilidad de garantizar que un empleado solo pueda acceder a su cuenta desde un ordenador concreto. Por ejemplo, una recepcionista debería poder acceder a su cuenta y a la agenda de citas únicamente desde su ordenador fijo en la recepción. Esto evita que pueda iniciar sesión en su cuenta desde casa y anotar o sustraer manualmente la lista de clientes.
Es evidente que el software en la nube ofrece ventajas muy atractivas. Pero, ¿qué ventajas tiene el software de escritorio frente al software en la nube? No estoy seguro de que haya argumentos de peso a su favor. Si conoces alguna ventaja del software de escritorio, ¡cuéntanosla!
Las tendencias de los últimos 10 años han demostrado que tanto las grandes como las pequeñas empresas se están pasando a la nube. Aunque dijimos que el primer paso para encontrar el mejor software de gestión de salones de belleza y spas era elegir entre la versión de escritorio y la versión en la nube, en realidad no hay elección posible. El software en la nube ofrece demasiadas ventajas con respecto a las soluciones de escritorio.
PASO 2: Identifica qué objetivos esperas alcanzar con tu software para spas y salones de belleza
El software de gestión de salones de belleza y de spas abarca desde funciones básicas, como la gestión de reservasy la facturación, hasta un amplio conjunto de prestaciones que dan soporte a todos los aspectos de tus operaciones y tu negocio.
Para decidir qué software es el más adecuado para ti, tendrás que tener claro cuáles son los retos a los que debes hacer frente y qué objetivos esperas alcanzar con el software. Por ejemplo, tus objetivos podrían ser que el software de gestión te ayude a:
- Consigue que los clientes vuelvan con más frecuencia, sobre todo aquellos que no vuelven por iniciativa propia
- Realizar ventas adicionales a los clientes para aumentar el importe medio de los pedidos
- Accede a los informes al instante y sin necesidad de realizar tareas manuales
- Descubre nuevas oportunidades de ingresos
- Realiza un seguimiento de la satisfacción de los clientes gracias a la posibilidad de recopilar comentarios y realizar un seguimiento de forma más sencilla y sistemática
- Ofrecer una experiencia personalizada a todos los clientes, independientemente de quién esté atendiendo en recepción
- Aprovecha al máximo la disponibilidad del personal y los recursos en los días de mayor actividad reorganizando las citas
- Llena los días tranquilos con citas
- Ponte al día con el estilo de vida actual, con servicios como la reserva online, los recordatorios automáticos de citas y las aplicaciones móviles
- Gestiona fácilmente los productos de venta al público y de la trastienda, y reduce el tiempo que se tarda en realizar pedidos y comprobar los niveles de existencias
- Motivar al personal para lograr una mayor fidelización de los clientes
Lo mejor es revisar todos los aspectos de tu negocio y no limitarte únicamente a la gestión de citas y a las necesidades de facturación. El éxito de tu negocio abarca una serie de áreas operativas, entre las que se incluyen mejorar la experiencia global del cliente, fomentar la fidelidad a través de programas, gestionar adecuadamente el inventario y ser capaz de llevar a cabo campañas de marketing que no resulten costosas ni tediosas de preparar.
Si ahora solo necesitas funciones básicas, pero prevés que tu negocio crecerá, plantéate optar por una solución integral que crezca contigo. A menudo, los programas en la nube ofrecen un plan «lite» que incluye las funciones básicas y, cuando estés listo, te permite ampliarlo a un conjunto más completo de funciones. Se trata de una solución elegante que te garantiza que no tendrás que invertir tiempo ni dinero en cambiar de software más adelante.
PASO 3: Evalúa el software para determinar si cuenta con las funciones necesarias para alcanzar tus objetivos
Una vez que hayas identificado las soluciones de software que tienes a tu disposición, comienza la evaluación propiamente dicha.
A medida que analices las diferentes opciones de proveedores, verás que muchos te ofrecerán las mismas ventajas y las mismas largas listas de funciones. Depende de ti evaluar adecuadamente las verdaderas capacidades de cada software. Muchas de las funciones que se ofrecen pueden resultar irrelevantes; debes centrarte en lo que te importa ahora mismo, así como en aquellas funciones que necesitarás a medida que tu negocio crezca.
En la siguiente sección, he enumerado las funciones clave que suelen ser necesarias en un salón de belleza o un spa.
Gestión de citas y punto de venta
- Un sistema de reservas online que funcione en todos los navegadores y dispositivos móviles. El sistema de reservas online debe estar integrado con el calendario de citas.
- Concertar citas. Esto significa que puede identificar rápidamente al personal disponible y cualificado para un servicio concreto y acceder rápidamente al perfil del cliente.
- Personaliza la experiencia del cliente. Para ello, es necesario que el sistema sea capaz de identificar de forma inteligente a tus clientes más valiosos o habituales, que puedas recuperar rápidamente información sobre ellos —como el historial de servicios— para responder a sus preguntas, y que puedas consultar rápidamente el saldo de sus abonos o paquetes. Las notas deben permitir registrar fácilmente las preferencias o advertencias, y alertar a la recepción en el momento oportuno, ya sea durante la reserva, en el momento del registro de entrada o durante la facturación.
- Arrastra y suelta las citas en la agenda para aprovechar al máximo los días más ajetreados
- Evita las ausencias y las cancelaciones con recordatorios y confirmaciones automáticos
- Mecanismos integrados que facilitan las ventas cruzadas significativas
- Facturación integrada para pagos rápidos y cómodos
- Canje automático y seguimiento de las ventajas de la suscripción, los puntos de recompensa y las ventajas de los paquetes
- Acepta múltiples formas de pago a través del punto de venta
- Seguimiento automatizado de comisiones basadas en servicios, ventas al por menor, ventas de tarjetas regalo, reservas anticipadas, etc.
Marketing
- Una solución de marketing integrada que te permite configurar campañas de correo electrónico y mensajes de texto directamente desde el sistema. Tus funciones de marketing deben estar integradas con tu CRM (gestión de perfiles de clientes) para aprovechar toda la riqueza de los datos. Además, debes poder hacer un seguimiento de la eficacia real de tus campañas de marketing. Es decir, debes saber cuántos ingresos y cuántos clientes se han obtenido como resultado de la campaña. Esto es FUNDAMENTAL para poder desarrollar iniciativas de marketing continuas que sean exitosas y de bajo coste.
- Dirige las promociones a clientes específicos en función de su historial de visitas, sus hábitos de gasto y su información demográfica. La segmentación de las promociones es fundamental para el éxito de estas, simplemente porque te permite presentar a los clientes la oferta ADECUADA. Además, tienes la ventaja añadida de evitar los descuentos masivos, que a la larga pueden perjudicar a tu negocio.
- Facilita la gestión de descuentos promocionales y paquetes
- Automatizar la capacidad de fomentar las ventas cruzadas, las ventas de productos de gama superior y la incorporación de tarjetas de regalo o de compra en función de los servicios contratados
- Automatiza por completo la gestión de suscripciones y paquetes, y combina servicios con productos para crear ofertas como «Compra 2 y llévate 1 gratis». También deberás valorar si una suscripción recurrente (en la que se factura al cliente mensualmente y este recibe los servicios cada mes) te resulta más conveniente que una suscripción anual.
- Integra tu negocio con las redes sociales para llegar a los clientes y promocionarlo de forma eficaz.
Fidelización de clientes
- Incluye un programa de recompensas integrado para que esté totalmente automatizado y funcione de forma autónoma, manteniendo a los clientes informados
- Accede rápidamente a las preferencias de los clientes, su historial de visitas, sus gastos, sus saldos, sus reclamaciones y todo lo que necesitas para responder a sus preguntas y personalizar cada experiencia.
- Recopila y da seguimiento a los comentarios de los clientes. Este proceso debe ser sencillo y ayudarte a ponerte en contacto con los clientes insatisfechos antes de que se pasen a la competencia.
Aplicaciones móviles
- Fomenta la fidelidad de los clientes con una aplicación móvil diseñada para que su interacción contigo sea fluida y te ayude a promocionarles los servicios, ofertas especiales, etc., más adecuados para ellos.
- Fomenta la productividad de los empleados proporcionándoles las herramientas que necesitan tanto cuando están fuera de la oficina (por ejemplo, para consultar su horario, sus comisiones, etc.) como cuando atienden a un cliente
- Mejora la productividad de los gerentes gracias al acceso a informes, a la agenda de citas y a la posibilidad de mantenerse al tanto de cualquier incidencia importante en el salón o el spa, independientemente de dónde se encuentren
- Quioscos en las tiendas que se utilizan para mejorar la experiencia del cliente: desde ofrecer un menú de servicios interactivo en un iPad u otra tableta, hasta introducir sus datos de registro de forma digital o enviar sus comentarios por vía digital
Gestión de existencias
- Disponga de información precisa y en tiempo real sobre los niveles de existencias. Esto se consigue gracias a que el sistema calcula los niveles de existencias previstos y facilita la realización de recuentos físicos. La única forma de hacerlo con precisión y con una inversión mínima de tiempo es contar con un sistema de auditoría móvil que permita escanear o introducir los códigos de producto (SKU) en un smartphone o una tableta.
- Realiza tus pedidos de forma más fácil y rápida. Con los controles adecuados de gestión de inventario en tu salón, tu objetivo debería ser realizar pedidos cada dos semanas, lo que te ayudará a mantener unos niveles de stock adecuados (sin exceso ni falta de existencias).
- Controlar las pérdidas y el desperdicio de productos de la barra y de venta al por menor.
- Fomentar las ventas al por menor
- Informes exhaustivos para la gestión de pedidos y la contabilidad
Gestión de empleados
- Realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados, los objetivos de ingresos y ventas, la satisfacción de los clientes, la fidelización de los clientes, la utilización, la asistencia y la puntualidad
- Calcular automáticamente las nóminas en función de los salarios, las comisiones, la asistencia y las vacaciones
- Crea horarios para los empleados (con días libres y festivos) con la agenda de citas
Más información sobre: software de gestión de empleados
Informes
- Fácil acceso a datos precisos y en tiempo real
- Informes contables que incluyen transacciones financieras, nóminas y comisiones, gastos y valor de inventario, etc.
- Realizar un seguimiento de los ingresos y los resultados de ventas diarios y mensuales en comparación con las previsiones
- Evolución de los ingresos y las ventas por categorías de servicio, ingresos medios por cliente y por datos demográficos
- Tendencias de fidelización de clientes que permiten identificar qué empleados son más eficaces a la hora de retener a los clientes, qué categorías de servicios o servicios concretos son más eficaces para la retención, y la capacidad de evaluar en qué medida se consigue convertir a los nuevos clientes en clientes fieles
- Eficacia en marketing que te permite tomar decisiones sobre las campañas de marketing adecuadas que debes crear y llevar a cabo
- Si tu marca de salones de belleza o spas cuenta con varios centros, necesitarás informes y datos agregados que te permitan conocer el rendimiento de toda la organización, así como la posibilidad de desglosar y analizar esos datos
Más información sobre: informes de rendimiento de salones
Si tu marca de salones de belleza o spas cuenta con varios centros, tus necesidades irán más allá de las propias de cada centro. Ten en cuenta aspectos como cómo ofrecer una experiencia fluida al cliente, cómo gestionar el crecimiento, cómo centralizar las funciones administrativas y de marketing, etc.
La lista anterior solo recoge algunas de las funciones principales. Sin embargo, el objetivo de este paso es garantizar que el software cuente con las funciones que necesitas para alcanzar tus objetivos empresariales.
PASO 4: Evalúa el software de gestión de salones de belleza y spas en cuanto a su facilidad de uso
Tu éxito depende de cómo adopte el software tu personal, de la rapidez con la que los nuevos empleados puedan empezar a utilizarlo y de hasta qué punto seas capaz de aprovecharlo. Aunque esto pueda parecer obvio, es importante evaluar la usabilidad o la facilidad de uso del software.
En esta fase del proceso de evaluación, deberías probar o ver una demostración en directo para valorar la facilidad de uso del software.
Un principio básico de la usabilidad del software mide la facilidad con la que se puede aprender a realizar una función concreta. Es decir, si tuvieras que realizar una función, como reservar una cita, una sola vez, ¿con qué facilidad podrías volver a seguir esos pasos por tu cuenta?
PASO 5: Evalúa el historial del proveedor de software en materia de atención al cliente
Una vez que estés seguro de que el software puede ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales, lo último que debes evaluar es la capacidad del proveedor para ofrecer un servicio de atención al cliente de primera categoría. El soporte técnico y la formación que te ofrezcan pueden determinar tu capacidad para adoptar el software y tu éxito general con él.
Dado que en tu sector se registra una tasa de rotación media del 30 %, debes contar con tener que formar a nuevos empleados con frecuencia.
Busca un software de gestión para spas y salones de belleza que incluya:
- Acceso gratuito a un agente de atención al cliente en directo para cuestiones urgentes
- Base de conocimientos gratuita y de fácil acceso con material de referencia
- Formación gratuita y completa
La mejor forma de saber qué tipo de asistencia vas a recibir es ver cómo han atendido hasta ahora a sus otros clientes. Aunque puedes hablar con personas a las que te hayan recomendado el servicio o consultar los testimonios que aparecen en una página web, estos suelen estar controlados por el proveedor del software y no reflejan necesariamente la opinión general de la clientela.
Todas las empresas de software utilizan tecnología para supervisar su propio rendimiento en materia de atención al cliente y sus índices de satisfacción de los clientes. Pida ver los índices reales de satisfacción de los clientes de los proveedores de software a través de la herramienta que utilizan. Esto ofrece una visión imparcial de su rendimiento.
PASO 6: Asegúrate de que el software sea fiable y accesible
Cuando utilizas un software en la nube, confías en que el proveedor mantenga el software en funcionamiento para que puedas acceder a tu cuenta. Si utilizas Gmail o Yahoo Mail, esperas que tu cuenta esté siempre disponible. Deberías tener la misma expectativa con el software de gestión de tu salón de belleza y spa.
En este último paso de la evaluación, debes asegurarte de que el software en la nube que elijas cuente con:
- Disponibilidad constante y continuada. Esto significa que la disponibilidad del sitio web debe haber sido superior al 99,5 % durante al menos el último año.
- Asegúrese de que, durante el último año, las interrupciones programadas por actualizaciones o mantenimiento nunca se hayan producido durante el horario laboral habitual.
En conclusión
Con el enfoque adecuado, podrás ahorrar tiempo y encontrar el mejor software de gestión de spas y salones de belleza para tu negocio. Si estás buscando un software para tu salón de belleza o spa, ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ofrecerte una demostración en directo del software y analizar cómo podemos satisfacer las necesidades de tu negocio.
Escrito por
Emily Martin, redactora publicitaria de Zenoti
Una devota lectora confesa a la que le apasionan los idiomas y tejer historias con palabras. Se siente más feliz cuando se sumerge en la naturaleza, ya sea a caballo o esquiando, o acurrucada con una buena novela de suspense. Los artículos de Emily se centran en compartir tendencias y perspectivas que influyen en el sector de la belleza y el bienestar.