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El dinero que circula correctamente entre la marca y sus propietarios
Regalías, liquidaciones entre distintas ubicaciones y obligaciones de fidelidad: los problemas económicos para los que la mayoría de las plataformas de franquicias no estaban preparadas. Descubre cómo Zenoti los gestiona de forma integrada para redes de salones de belleza y spas.
Sunayana Reddy
Cheryl Cole
Regalías, liquidaciones entre centros y obligaciones de fidelización: cómo el software de gestión de regalías para franquicias de salones de belleza de Zenoti aborda los problemas financieros más complejos del sector de las franquicias de belleza y bienestar
Una clienta compra un paquete de diez sesiones de masaje en un spa cercano a su oficina. Durante el mes siguiente, canjea tres de esas sesiones en un local al otro lado de la ciudad, cuyo propietario es totalmente distinto. Para ella, se trata de una misma marca y simplemente funciona. Entre bastidores, un propietario acaba de prestar un servicio que otro propietario vendió. ¿Quién le debe a quién y cuánto?
Multiplica eso por las cuotas de socio, las tarjetas regalo, los saldos prepagados y los puntos de fidelidad, repartidos entre miles de clientes y docenas de establecimientos, y el resultado es el problema financiero más complejo que existe en el sector de las franquicias. Cobrar un pago es fácil. Llegar a un acuerdo justo entre establecimientos de propietarios distintos cada vez que se produce un movimiento de valor no lo es —y no es algo para lo que la mayoría de las plataformas hayan sido diseñadas.
Zenoti se diseñó teniendo en cuenta este problema desde el principio. La gestión del flujo de caja de la franquicia forma parte de la plataforma, no es una función añadida a posteriori. Esto se refleja en tres aspectos que revisten una importancia enorme para una marca en expansión.
Cálculo de las regalías de una franquicia de salones de belleza que se realiza automáticamente
Empecemos por el flujo de dinero de los propietarios hacia la marca. Con el software de gestión de regalías de Zenoti, las normas sobre regalías se establecen una sola vez —como porcentaje de los ingresos o como tarifa fija— y pueden variar según se trate de servicios, productos de venta al por menor o suscripciones, ya que estas categorías generan ingresos muy diferentes. Una marca puede aplicar una tarifa para los servicios y otra para la venta al por menor, y Zenoti se encarga de gestionarlas correctamente.
A partir de ahí, la plataforma se encarga de todo. Calcula lo que debe cada establecimiento en función de sus ingresos reales durante el periodo, desglosa el total por categorías para que la cifra sea fácil de explicar y lo somete a un proceso de aprobación antes de que se transfiera el dinero. Los pagos se realizan mediante transferencia bancaria y, si alguna vez falla una, basta con volver a iniciarla, sin necesidad de tener que realizar un seguimiento manual.
La liquidación se realiza con una periodicidad constante —normalmente mensual o semanal— y cada periodo viene acompañado de un historial completo de transacciones. El cobro de regalías deja de ser un ritual estresante y propenso a errores para convertirse en una rutina con la que la marca puede contar y en torno a la cual los propietarios pueden planificar su flujo de caja.
Incorporar un local al flujo de caja: con todo en orden desde el principio
Para que todo esto funcione sin problemas, es necesario configurar correctamente cada centro, y ahí es donde unos buenos sistemas evitan discretamente posibles disputas futuras. En Zenoti, la incorporación de un centro al flujo de caja se gestiona desde el principio: se crea la cuenta bancaria de la organización, se registran y se aceptan las condiciones que rigen la relación, y se anota la fecha de inicio de cada centro para que las obligaciones comiencen en el momento adecuado.
Nada de eso tiene nada de glamuroso, pero es precisamente lo que protege a ambas partes más adelante. Cuando las condiciones se han aceptado en el sistema y las fechas de inicio quedan registradas, cualquier duda que surja meses después se resuelve consultando el registro, en lugar de tener que volver a discutir un acuerdo verbal.
Liquidación entre establecimientos: cuando el valor de un cliente traspasa los límites de la franquicia
Volvamos ahora a ese paquete canjeado al otro lado de la ciudad. Aquí es donde las herramientas que no están diseñadas para franquicias se quedan en silencio, porque no tienen en cuenta el valor que se debe entre los propietarios. Zenoti sí lo tiene en cuenta. Realiza un seguimiento de dónde se generó el valor, independientemente de dónde se utilizó, y liquida automáticamente la diferencia entre los propietarios.
Las suscripciones, los paquetes, las tarjetas regalo, las tarjetas de prepago y los puntos de fidelidad funcionan en toda la red, y el dinero llega discretamente a las manos adecuadas. Se abona el importe al establecimiento que vendió el producto o servicio; al establecimiento que prestó el servicio se le paga por ello. La clienta, por su parte, no se da cuenta de nada: simplemente disfruta de una marca que funciona allá donde vaya.
¿Por qué es esto tan importante? Porque, sin ello, la red penaliza su mejor comportamiento. Imagina un centro médico-estético que se convierte en el lugar donde se dan de alta la mayoría de los socios, mientras que muchos de ellos canjean sus servicios más cerca de casa. Sin un sistema de liquidación, ese centro está invirtiendo tiempo y dinero en captar socios de los que se benefician todos los demás, y tarde o temprano deja de vender. La liquidación automática hace que los incentivos de todos apunten en la misma dirección: se recompensa tanto la venta como la prestación del servicio. Así es como una red se mantiene sana a medida que crece.
Cuando se cuestiona una cifra, el registro da la respuesta
Las disputas son inevitables en cualquier franquicia y casi nunca se deben a mala intención, sino a una cifra que nadie puede explicar del todo. Un propietario ve una cifra de liquidación que le parece extraña, pregunta cómo se ha calculado y, en un sistema manual, la respuesta sincera suele ser un encogimiento de hombros y una hoja de cálculo reelaborada.
Zenoti cambia esa dinámica. Dado que cada regalía y cada liquidación entre establecimientos se calcula en el sistema, se desglosa por categoría y se almacena con un historial completo, la respuesta a la pregunta «¿cómo hemos llegado a esta cifra?» está ahí, a la vista de todos. Las dudas se resuelven con datos, en lugar de con discusiones, lo que mantiene una relación serena entre la marca y sus propietarios, incluso cuando las cantidades son importantes.
Un único motor, el mismo rigor en el cálculo de los derechos de autor y en la liquidación entre distintas ubicaciones
La liquidación entre propietarios no se lleva a cabo mediante un proceso secundario poco sólido. Utiliza los mismos mecanismos que las regalías: los mismos lotes periódicos, las mismas transferencias bancarias, los mismos periodos revisados y registrados. Se trata de un único mecanismo financiero que realiza ambas funciones con el mismo cuidado y el mismo registro documental.
Así pues, el dinero que se transfiere entre distintas ubicaciones porque un cliente ha cruzado una frontera se gestiona con el mismo cuidado que el dinero que fluye hacia la propia marca. Una red en expansión se mantiene libre de esos desequilibrios silenciosos y acumulativos que, con el tiempo, minan la confianza entre los propietarios.
Responsabilidad en materia de fidelización: una promesa que la cadena puede cuantificar
Hay otro aspecto relacionado con el dinero que es fácil pasar por alto hasta que se convierte en un problema: el valor que la red aún debe a sus clientes. Cada punto de fidelidad pendiente y cada saldo no canjeado de un paquete o una tarjeta regalo es una promesa que espera ser cumplida, y en una red esa promesa puede pasar de un propietario a otro a medida que los clientes cambian de proveedor.
Zenoti mantiene esta información a la vista. Ofrece informes sobre el valor pendiente que hay en el sistema y realiza un seguimiento de dónde se ha generado y dónde es probable que se gaste. De este modo, la marca conoce su verdadera situación en lugar de verse sorprendida por ella, y los propietarios pueden planificar en función del valor que acabarán por ofrecer.
Traspasos sin problemas cuando un local de franquicia cambia de propietario
Las franquicias cambian de manos. Los propietarios se jubilan, amplían el negocio, venden o abandonan la empresa, y un establecimiento pasa de un franquiciado a otro. En un sistema que no está preparado para ello, esa transición resulta complicada: hay que desentrañar manualmente la estructura financiera, los datos bancarios y el historial, y suele perderse algo por el camino.
Zenoti considera el cambio de propiedad como una transición ordenada y bien definida. La relación financiera del nuevo propietario se configura con claridad, mientras que el historial del propietario anterior se mantiene intacto y correctamente atribuido. Dado que la rotación es una parte normal de una red saludable, no se trata de un caso excepcional, sino de una funcionalidad que garantiza la coherencia de los registros de la marca cada vez que un establecimiento cambia de manos.
¿Qué distingue a Zenoti?
Casi cualquier sistema puede procesar una tarjeta. Muy pocos pueden realizar liquidaciones justas entre establecimientos de propietarios distintos cuando el valor de un cliente se desplaza por la red —y aún menos lo hacen siguiendo los mismos criterios rigurosos que se aplican al cobro de regalías, además de gestionar de forma clara los cambios de propiedad—. La gestión nativa de las regalías, el valor entre establecimientos y la fidelización es una de las diferencias más evidentes entre Zenoti y las herramientas que nunca se diseñaron para esto. En una franquicia, la confianza entre la marca y sus propietarios se basa en que las cuentas cuadren. Zenoti hace que todo el proceso sea automático, transparente y justo.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona el software de gestión de regalías para franquicias de salones de belleza?
El software de gestión de regalías para franquicias de salones de belleza calcula la obligación de pago de regalías de cada franquiciado en función de los ingresos reales del establecimiento, aplica la tasa configurada por categoría de ingresos —que suele variar según se trate de servicios, venta al por menor o cuotas de socio— y somete el pago a un proceso de aprobación antes de que se realice cualquier transferencia de fondos. Zenoti automatiza todo el ciclo de cálculo y pago según una periodicidad regular, con un historial completo de transacciones. No hay que realizar cálculos manuales, ni volver a elaborar hojas de cálculo, ni surgen dudas sobre cómo se ha obtenido una cifra.
¿Cómo se calculan las regalías en una franquicia de belleza o bienestar?
En una franquicia de belleza o bienestar, las regalías suelen calcularse como un porcentaje de los ingresos brutos, a veces con tipos diferentes para distintas categorías de ingresos, como los servicios, los productos al por menor y las cuotas de socio. Zenoti permite a las marcas franquiciadoras configurar estas reglas una sola vez —con tipos diferentes por categoría— y la plataforma calcula automáticamente la obligación de cada centro en cada periodo de liquidación, basándose en los datos reales de ingresos del mismo sistema que gestiona las reservas y el punto de venta.
¿Qué ocurre cuando un cliente de una franquicia canjea una suscripción en un establecimiento diferente?
Cuando un cliente de una franquicia canjea una suscripción, un paquete o una tarjeta regalo en un establecimiento distinto al que lo compró, Zenoti calcula la obligación financiera entre los dos propietarios de la franquicia y la liquida automáticamente en el mismo ciclo que los pagos de regalías. Se abona el importe al establecimiento vendedor, se paga al establecimiento prestador del servicio por su prestación y el cliente disfruta de una experiencia de marca fluida. Sin este mecanismo de liquidación, un propietario subvenciona de forma encubierta a otro, lo que, a la larga, deja de incentivar las ventas.
¿Puede el software para franquicias de salones de belleza realizar un seguimiento de las obligaciones pendientes en materia de programas de fidelización en todos los establecimientos?
Sí. Zenoti genera informes sobre cada punto de fidelidad no canjeado, cada saldo de paquete no utilizado y el valor pendiente de las tarjetas regalo en toda la red, haciendo un seguimiento de dónde se ha obtenido cada uno y dónde es probable que se canjee. Esto permite a la marca conocer su verdadero pasivo de fidelización en cualquier momento, en lugar de verse sorprendida por él, y permite a los propietarios de franquicias planificar el valor que, en última instancia, ofrecerán a los clientes que acudan desde otros establecimientos.
Escrito por
Sunayana Reddy, directora de marketing de productos
Con formación en informática, Sunayana aporta una amplia experiencia en estrategias de posicionamiento y comercialización en los sectores del SaaS, la tecnología financiera y la educación. Combina sus sólidos conocimientos técnicos con un agudo instinto para impulsar la adopción de productos.
Revisado por
Cheryl Cole, responsable de contenidos
Cheryl aprovecha su experiencia en periodismo para ayudar a las marcas a dar vida a sus historias únicas. Apasionada por la estrategia de contenidos, cuenta con una amplia experiencia al frente de publicaciones tanto impresas como digitales. Como redactora jefe de The Check-In, Cheryl se compromete a ofrecer a los profesionales del bienestar contenidos personalizados y de alta calidad, diseñados para ayudarles a hacer crecer sus marcas.