Prepárate para la mayor actualización hasta la fecha

Tu cuenta de Zenoti (antes ManageMySpa) se actualizó con las últimas funciones el 3 de junio. Sigue leyendo para ver las novedades de esta actualización. Administración: nuevas notificaciones por correo electrónico y mensajes de texto (SMS). Activa las nuevas notificaciones si lo deseas. Puedes acceder a las notificaciones desde la vista de la organización, yendo a Admin > Organización > pestaña Correo electrónico/Mensajes de texto. Si activas […]

Emily Martin

Marca y noticias

25 de diciembre de 2015|15 minutos de lectura|

Prepárate para la mayor actualización hasta la fecha

Tu cuenta de Zenoti (antes ManageMySpa) se actualizó con las últimas funciones el 3 de junio. Sigue leyendo para descubrir las novedades de esta actualización.

Administración

Nuevas notificaciones por correo electrónico y mensaje de texto (SMS)

Si lo desea, active las nuevas notificaciones. Puede acceder a las notificaciones desde la vista de la organización, yendo a «Admin» > «Organización» > pestaña «Correo electrónico/Mensajes de texto». Si activa alguna notificación, le recomendamos que revise y modifique el texto del mensaje según sus necesidades.

Aviso sobre la función de miembros adicionales: A partir de ahora, los miembros principales recibirán una notificación cuando se añada un miembro secundario a su suscripción. Esta notificación sirve para evitar abusos, de modo que solo los miembros secundarios autorizados puedan disfrutar de las ventajas de la suscripción. Puedes modificar el texto predeterminado para adaptarlo a tus necesidades específicas.
Eliminación de un miembro adicional: Al igual que en la notificación anterior, este correo electrónico o mensaje de texto se enviará cada vez que se elimine a un miembro adicional de la suscripción de un cliente.
Recordatorio de vencimiento de la suscripción: configura un recordatorio que se active antes de que la suscripción esté a punto de vencer. Esta notificación te ayuda a aumentar las renovaciones de suscripción. Tienes la posibilidad de definir cuándo debe enviarse el correo electrónico o el SMS, es decir, 45 días, 30 días o 7 días antes de la fecha real de vencimiento de la suscripción. Si utilizas la tienda online para vender suscripciones, puedes animar a los clientes a explorar las opciones de suscripción y a adquirir una nueva suscripción (si dispones de pago automático) desde tu tienda online.
Confirmación del pedido: Si decides vender productos en tu tienda online, se enviará a tu cliente una confirmación del pedido para que lo valide.
Confirmación de envío del producto: Si has activado la opción de envío para la venta de productos en tu tienda online, esta notificación enviará una confirmación de envío del producto cuando el estado del pedido cambie a «enviado».

Agenda de citas y punto de venta

Crear un servicio que incluya el tiempo de procesamiento y los segmentos

Ahora puedes crear un servicio que incluya varios pasos o segmentos. Por ejemplo, tu servicio de retoque de color podría incluir los siguientes segmentos: lavado, secado, coloración, tiempo de actuación del producto y lavado y secado. Cuando un cliente reserve este servicio, cada segmento aparecerá como un bloque independiente en la agenda de citas. Esto te permite asignar a diferentes empleados para cada segmento y reservar al peluquero para otra cita durante el tiempo de actuación del producto. El sistema ajusta automáticamente las comisiones y la utilización.

Esta función también se puede utilizar para asignar varios profesionales al mismo servicio. Por ejemplo, puedes definir un masaje para parejas con dos segmentos. En el libro de citas, solo tienes que asignar cada bloque de segmento a dos profesionales diferentes. Para definir segmentos para un servicio, ve a Admin > Servicios y selecciona el servicio. En la pestaña «General», haz clic en el botón «Definir segmentos del servicio». Añade cada segmento en el orden correcto.

Reservas de grupo y facturas de grupo

Hemos simplificado y agilizado la reserva de citas para grupos. Esta función también permite realizar pagos individuales y grupales. Para reservar una cita para un grupo, haz clic con el botón derecho del ratón en un hueco libre del calendario de citas y selecciona «Nueva cita para grupo». Se abrirá una nueva ventana en la que podrás introducir los datos de los clientes y de los servicios. Añade todas las citas del grupo desde la misma pantalla.

Esta función facilita la consulta de la disponibilidad de los terapeutas para un grupo. Para cobrar, puedes cobrar a cada cliente del grupo de la forma habitual. O bien, haz clic con el botón derecho y selecciona «Cobrar (grupo)» para aceptar el pago correspondiente a todo el grupo.

Introduce datos adicionales en tus facturas y recibos

Es posible que necesites o desees mostrar información o texto adicional en tus facturas y recibos. Ahora disponemos de un nuevo campo en el que puedes introducir texto fijo. Para introducir los datos adicionales, asegúrate de que te encuentras en la vista de centros y ve a Admin > Centros. Selecciona un centro, ve a Configuración y despliega la carpeta Facturas y recibos. Busca el campo «Texto adicional» e introduce el texto que desees que aparezca.

Si vendes productos como entidad independiente, también puedes actualizar la factura de tus productos con los datos adicionales. Asegúrate de que te encuentras en la vista de centros y ve a «Admin > Centros». Selecciona un centro, ve a «Encabezado del producto» e introduce la información en el campo «Texto adicional».

Para configurar el sistema para que imprima estos datos en las facturas o los recibos, asegúrate de que te encuentras en la vista «Organización» y ve a «Admin > Organización > pestaña Correo electrónico/SMS». En la plantilla de notificación «Encabezado del recibo por correo electrónico del cliente», inserta la macro [CenterAddData1] en el texto. La macro extraerá los datos del campo «Texto adicional» que hayas definido. Este cambio afectará tanto a las facturas impresas como a las enviadas por correo electrónico.

Personaliza el aspecto de los bloques de servicios y las descripciones emergentes en la agenda de citas

Por defecto, tu agenda muestra mucha información en el bloque de servicios y en la descripción emergente que aparece al pasar el cursor por encima de cualquier bloque de servicios. Ahora puedes controlar qué información quieres que se muestre.

Consejos para dividir rápidamente

Es fácil repartir las propinas entre los proveedores de servicios y el resto de empleados. Esto resulta útil cuando un cliente recibe servicios de varios proveedores y solicita que las propinas se repartan en cantidades específicas. También puedes repartir las propinas entre empleados que no hayan prestado el servicio. Para utilizar esta función, ahora verás un botón de reparto de propinas junto al campo «Propinas» en el punto de venta. Para obtener más información sobre esta función, lee nuestro blog >

Aplicar las tasas por cancelación y por no presentarse

Ahora puedes establecer tarifas por cancelación y por no presentarse en Zenoti. El sistema generará automáticamente una nueva factura si se cancela una cita o si el cliente no se presenta. La factura incluirá la tarifa predefinida que hayas establecido.

Guardar la información de la tarjeta de crédito en el punto de venta

Ahora, tu recepcionista puede guardar los datos de las tarjetas de crédito de los clientes en el punto de venta. Esto ayuda a agilizar el proceso de pago para los clientes habituales. Cuando el cliente acuda a su próxima cita, la recepcionista tendrá la opción de cobrar en la tarjeta de crédito guardada o de cobrar en una nueva. Para utilizar esta función, ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia.

Obligar a seleccionar una sala al reservar una cita

Si desea que la selección de salas sea obligatoria durante la reserva, active esta opción. Asegúrese de que se encuentra en la vista del centro, vaya a «Admin > Centros» y seleccione un centro. Vaya a «Configuración» y despliegue la carpeta «Libro de citas». Marque la casilla «Hacer obligatoria la selección de sala para cada servicio». Esta función le permite realizar un seguimiento preciso de la utilización de las salas.

Ver el registro de actividades de una cita

Consulte fácilmente un registro de todos los cambios realizados en una cita, junto con el nombre del empleado que los ha realizado. El registro incluye las siguientes actividades:

Cuando se crea una nueva cita
Cuando se actualiza la hora de inicio o de finalización de la cita
Cuando se asigna un nuevo terapeuta
Cuando se asigna una nueva habitación
Cuando se añaden, eliminan o modifican servicios
Cuando se modifica la preferencia de un cliente por un terapeuta hombre, mujer o concreto
Cuando se modifica el estado de una cita

Para ver el registro de cualquier cita, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la cita y selecciona «Mostrar registro de la cita».

Cambiar el cliente en una factura pendiente

Cambia fácilmente el nombre de un cliente en una factura. Esto resulta útil si la cita de un cliente la ha reservado otra persona que no sea el propio cliente. Para utilizar esta función, haz doble clic en una cita en la agenda para abrir el panel inferior. Desplázate hacia abajo en los datos del cliente y haz clic en el enlace «Modificar cliente». En la ventana emergente podrás cambiar el cliente asociado a la cita.

Empleado

Añadir tipos de permisos para los empleados

De forma predeterminada, puedes asignar a un empleado un estado de baja como «Baja», «Baja especial» o «Día libre semanal». Si necesitas tipos de baja adicionales, por ejemplo, «Baja por enfermedad» o «Baja por maternidad», añádelos desde el panel de control de empleados. Asegúrate de que te encuentras en la vista de la organización, haz clic en «Tipos de baja» y añade tus tipos de baja personalizados. Aparecerán automáticamente en el planificador de empleados.

Mayor flexibilidad a la hora de definir las normas sobre comisiones

Hemos aumentado la flexibilidad de nuestras reglas de cálculo de comisiones. Con el modelo actualizado, podrás:

Asigna comisiones para cada servicio a nivel de puesto. Por ejemplo, concede a un estilista sénior una comisión del 30 % por todos los cortes de pelo, del 35 % por los peinados y del 25 % por los secados. Y concede a los estilistas junior, a los que se les asignaría otro puesto, valores de comisión más bajos por cada servicio. Puedes elegir entre introducir un porcentaje o una cantidad fija como valor de comisión. Para definir las comisiones a nivel de servicio, ve a Empleados > Puestos y selecciona un puesto. En la pestaña de servicios, asigna el porcentaje adecuado para cada servicio.
Si no asignas diferentes importes de comisión en función del puesto de trabajo de cada empleado, puedes configurar fácilmente unas reglas para asignar una comisión fija o un porcentaje del coste del servicio a todos los proveedores. Por ejemplo, quizá quieras asignar a cualquier peluquero una comisión fija del 40 % por un corte de pelo. En este caso, actualiza el perfil del servicio y, en la pestaña «General», busca la opción «Tipo de comisión». Aquí puedes seleccionar si deseas introducir un importe fijo o un porcentaje. De forma predeterminada, el tipo de comisión está configurado como «Configuración de comisiones definida en el perfil del puesto».
Conceder una bonificación adicional por comisión a determinados empleados. Estas bonificaciones por comisión pueden consistir en una cantidad fija o en un porcentaje sobre la comisión por servicio, y se utilizan para conceder a determinados empleados una comisión adicional a la prevista en la descripción del puesto.

Para conceder a un empleado una bonificación por comisión, asegúrate de que te encuentras en la vista central. En el panel de control de empleados, haz clic en «Empleados» y selecciona a un empleado. En la pestaña «General», marca la casilla «Elegible para bonificación adicional por comisión». Introduce el importe fijo o el porcentaje de la bonificación.

Períodos de nómina personalizados

Puedes definir la periodicidad de la nómina. Siempre hemos ofrecido la posibilidad de seleccionar una periodicidad quincenal o mensual, así como algunas opciones personalizadas. Hemos ampliado la funcionalidad para que puedas definir la fecha de inicio en un día concreto de la semana. Por ejemplo, puedes configurar la frecuencia de la nómina para que comience el primer martes de cada mes y, a partir de ahí, cada dos semanas durante el mes. Esto se repite cada mes. Para definir tus periodos de nómina, asegúrate de que te encuentras en la vista central y ve a Empleado > Configuración – Periodo de nómina. Selecciona «Personalizado» en el menú desplegable Frecuencia de pago.

Tiempo de descanso obligatorio para los empleados

Si debe hacer cumplir un tiempo de descanso para sus proveedores, ahora puede actualizar el perfil del empleado con el tiempo de descanso diario requerido. El sistema utiliza este dato para ajustar la nómina y las métricas de utilización del empleado. Deberá programar el tiempo de descanso desde la agenda de citas.

Inventario

Crear automáticamente órdenes de compra cuando los niveles de existencias sean bajos

Haz que Zenoti genere órdenes de compra automáticamente cuando los niveles de stock sean bajos. Para utilizar esta función, asegúrate de estar en la vista del centro y ve a Inventario > Pedidos. Verás un nuevo botón en la esquina superior derecha de la pantalla que dice «Añadir pedido (automático)». Al hacer clic en este botón, el sistema seleccionará todos los productos que se encuentren en el nivel de alerta o por debajo de él, junto con el proveedor anterior, y generará las cantidades de pedido en función del nivel de stock deseado. Ajusta los detalles del proveedor o del pedido y el sistema generará una orden de compra para cada proveedor de la lista.

Integración de códigos de barras para auditorías de inventario

Realiza auditorías de tu inventario más rápido y con menos errores gracias a nuestro sistema móvil de auditoría con códigos de barras y tabletas. Descubre más sobre esta función en nuestro blog >

Lealtad

Redondeo de puntos de fidelidad

Si has activado el programa de puntos de fidelidad integrado, debes decidir si deseas redondear al alza o a la baja los puntos de fidelidad obtenidos, al número entero más cercano. Para entender por qué es necesaria esta función, imagina el caso en el que se otorga 1 punto por cada 10 $ gastados en un servicio. Si un cliente gasta 15 $ en tu servicio, obtendrá 1,5 puntos de fidelidad.

El sistema redondeará esta cifra al alza hasta 2 puntos o a la baja hasta 1 punto, según la regla de redondeo que hayas establecido. Para definir tu preferencia de redondeo, asegúrate de que te encuentras en la vista de la organización, ve a Admin > Organización > Puntos y selecciona «Al alza» o «A la baja» en el menú desplegable «Redondear puntos».

Clasifica los problemas para facilitar la búsqueda

Cada incidencia se puede clasificar en una de estas categorías: «Comentarios de los clientes» u «Otros». A las incidencias que se crean automáticamente cuando un cliente envía valoraciones negativas se les asigna el tipo «Comentarios de los clientes». Esto te ayuda a realizar un seguimiento y a buscar incidencias con facilidad.

Marketing

Personaliza tus correos electrónicos de marketing

Siempre has tenido a tu disposición macros que te permitían personalizar al máximo las notificaciones. Ahora también puedes acceder a las macros en tus campañas habituales de correo electrónico y mensajes de texto. Actualmente, las macros te permiten personalizar el contenido utilizando el nombre del cliente, así como el nombre de tu organización, el nombre del centro, el número de teléfono y tu logotipo. Para personalizar un correo electrónico de marketing o un mensaje de texto, solo tienes que crear tu campaña de correo electrónico o de mensajes de texto como de costumbre. Ahora verás un panel con las macros que tienes disponibles en la pestaña General.

Limitar la frecuencia con la que se canjean las ventajas de la suscripción

Limita las formas en que tus clientes pueden canjear las ventajas de su suscripción mediante los siguientes modelos de canje.

Restricción de canje basada en la última visita: Este modelo es el que han seguido las suscripciones hasta la fecha. Este modelo calcula las restricciones de canje basándose en la última visita del cliente. Por ejemplo, si tu suscripción incluye un masaje gratuito al mes y tu cliente canjea un masaje el 6 de junio, no podrá canjear su siguiente masaje hasta el 6 de julio.
Limitar el canje en función de la frecuencia: este nuevo modelo calcula el canje basándose en el periodo de tiempo de la frecuencia que hayas definido, en lugar de en la última visita del cliente. Por ejemplo, si tu suscripción incluye un tratamiento facial cada mes y tu cliente acude a hacerse uno el 29 de mayo, podrá volver a hacerse otro el 1 de junio. Debes seleccionar qué modelo de canje deseas utilizar en la pestaña «General» del perfil de la suscripción.

Informes y análisis

Informes de rentabilidad

Hemos añadido informes de rentabilidad de servicios y productos, que muestran los beneficios y los márgenes de beneficio de cada servicio y categoría de servicios, así como de cada producto y categoría de productos, respectivamente. Estos informes te permiten comparar fácilmente las ventas con los costes de consumibles y los costes internos de cada servicio. Para acceder a este informe, asegúrate de que te encuentras en la vista central y ve a Admin > Informes – Ventas. En el menú desplegable, selecciona Rentabilidad – Servicio o Rentabilidad – Producto.

Informe de nuevas reservas por centro

Realiza un seguimiento de las ventas procedentes de nuevas reservas con este informe. Hemos añadido un filtro para que puedas consultar los datos históricos de este informe. Para acceder a este informe, asegúrate de que te encuentras en la vista central y ve a «Admin > Informes – Ventas». En el menú desplegable, selecciona «Gráfico – Ventas de nuevas reservas».

Informe de cobros a empleados

Realice un seguimiento de los cobros de cada empleado con este informe. Este informe resulta útil para la contabilidad de caja y para asignar comisiones a los empleados en función de los cobros. Puede consultar los cobros por efectivo, tarjeta de crédito, cheque, pago personalizado, cuota de socio o tarjeta prepago. Para acceder a este informe, asegúrese de que se encuentra en la vista central, vaya a «Empleado» > «Informes – Ventas» y seleccione el informe «Cobros de empleados» en el menú desplegable.

Informes de ventas y de actividad de los centros

Si estás acostumbrado a consultar el informe «Ventas del centro», hemos cambiado el nombre del informe a «Actividad del centro». El nuevo informe «Ventas del centro» ahora incluye solo las facturas cerradas y los pagos realizados únicamente con medios de pago en efectivo: efectivo, tarjeta de crédito, cheque o pago personalizado. Para acceder a estos informes, asegúrate de que te encuentras en la vista del centro, ve a Admin > Informes – Informes diarios y selecciona el informe «Ventas del centro» o «Actividad del centro» en el menú desplegable.

Informe de productividad de reservas

Este informe muestra el número de citas reservadas por cada empleado y el valor de dichas citas en el periodo de tiempo especificado. Para acceder a este informe, asegúrate de que te encuentras en la vista del centro, ve a «Empleados» > «Informes – Ventas» y selecciona el informe «Productividad de reservas» en el menú desplegable.

Móvil

Recopila los datos de los clientes directamente en un dispositivo móvil

Con esta función, puedes digitalizar por completo tus formularios de registro, de consulta y otros formularios de datos de clientes. En algunos casos, es posible que necesites que los clientes introduzcan los datos ellos mismos, en cuyo caso tendrías que disponer de iPads u otras tabletas. O bien, si necesitas que se rellene un formulario de registro antes de la cita, puedes pedirles que lo rellenen incluso antes de que lleguen. En el caso de formularios como los de consulta, tu personal puede introducir los datos y, al enviarlos, el formulario se guarda en el perfil del cliente.

Al registrar los datos de forma digital, los empleados también tienen acceso inmediato a la información que necesitan. Por ejemplo, un terapeuta podría consultar, directamente desde su smartphone o desde un dispositivo móvil en la sala de terapia, las preferencias de servicio de un cliente, su tipo de piel, su historial de servicios, etc. Los formularios y el resto de la información se crean a partir de los campos de datos personalizados de los servicios y de los clientes.

Los empleados pueden añadir servicios a la cita de un cliente

Si un terapeuta ofrece un servicio adicional a un cliente, puede introducirlo en tu agenda directamente desde su dispositivo móvil. La agenda de recepción se actualizará de inmediato, de modo que siempre se disponga de información precisa sobre la disponibilidad de los terapeutas. La facturación también es más rápida para el cliente. Tanto la aplicación móvil para gerentes como la aplicación móvil para empleados admiten esta función.

Tienda online

Traduce tu tienda online a varios idiomas

Puedes ofrecer un mejor servicio a tus clientes con una tienda online localizada. Por ejemplo, si tu empresa tiene su sede en Yakarta, muestra tu tienda online en bahasa indonesio. La tienda online también te permitirá ofrecer varios idiomas, de modo que el visitante pueda elegir el idioma que prefiera.

Venta de productos en la tienda online

Las ventas minoristas deberían constituir una parte importante de tus ventas totales. Nuestra tienda online permite a tus clientes consultar tu catálogo de productos y comprarlos por Internet (si tienes habilitado el pago automático). El sistema admite tanto la recogida por parte del cliente en tu establecimiento como la opción de envío. Las funciones administrativas adicionales te permiten realizar un seguimiento y gestionar todos los pedidos de forma eficiente. Para obtener más información sobre las nuevas funciones de esta actualización, ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia.

Escrito por

Emily Martin, redactora publicitaria de Zenoti

Una devota lectora confesa a la que le apasionan los idiomas y tejer historias con palabras. Se siente más feliz cuando se sumerge en la naturaleza, ya sea a caballo o esquiando, o acurrucada con una buena novela de suspense. Los artículos de Emily se centran en compartir tendencias y perspectivas que influyen en el sector de la belleza y el bienestar.