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¿Estás asignando citas al azar?
¿Cómo decide tu recepción a quién asignar una cita? En lugar de asignar a los clientes a un profesional de forma aleatoria, puedes implementar un proceso que agilice las reservas y genere más ingresos. En esta publicación, te muestro cómo lograrlo simplemente clasificando a tus empleados de manera que tus mejores […]
Emily Martin
¿Cómo decide tu recepción a quién asignar una cita? En lugar de asignar a los clientes a un proveedor de servicios al azar, puedes implementar un proceso que agilice la reserva y genere más ingresos.
En esta entrada, te muestro cómo lograrlo simplemente organizando a tus empleados de tal manera que los mejores estén en contacto con la mayoría de los clientes, ofreciendo incentivos sólidos para que rindan más y garantizando que se les trate de forma justa.
Ordenar por puesto
Agrupa a los empleados por su puesto de trabajo; por ejemplo, todos los esteticistas aparecen juntos, seguidos de los masajistas, y así sucesivamente. Esto permite encontrar rápidamente la disponibilidad para nuevas citas. Agrupar a los empleados por puesto de trabajo también facilita aprovechar al máximo el tiempo de los empleados en los días de mayor afluencia. Gracias a la función de arrastrar y soltar, la recepcionista puede mover las citas para evitar huecos entre ellas.
En primer lugar se agrupan los esteticistas, seguidos de los terapeutas y, a continuación, otros puestos de trabajo; agruparlos por categorías facilita la búsqueda de disponibilidad.
Ordenar a los empleados por rendimiento
Algunos empleados se desenvuelven mejor que otros a la hora de garantizar la satisfacción del cliente, fidelizar a los clientes y generar ingresos. Para tu empresa, resulta beneficioso poner a tus mejores empleados en contacto con el mayor número posible de clientes. A su vez, esos empleados destacados obtienen mayores índices de ocupación y, por lo tanto, comisiones más elevadas.
Puedes ordenar a los empleados según su rendimiento: el empleado situado más a la izquierda es el que tiene mejor rendimiento, y el que aparece más a la derecha es el que tiene peor rendimiento. Puedes establecer un procedimiento por el que la recepción asigne las nuevas citas de izquierda a derecha, es decir, de los empleados con mejor rendimiento a los que tienen peor rendimiento.
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Con Zenoti (antes ManageMySpa), el sistema se encarga de realizar un seguimiento del rendimiento por ti. Los responsables pueden ordenar los nombres de los empleados según su rendimiento con solo pulsar un botón. Esto facilita cambiar el orden de clasificación cada trimestre, cada mes o incluso cada semana. Esto significa que los empleados tienen un periodo definido durante el cual se les recompensa y cuentan con un incentivo constante para mejorar su rendimiento.
Este sistema garantiza que la recepción utilice un proceso imparcial para asignar las citas.
En esta agenda de citas del salón, Jessica es la que tiene mejores resultados, seguida de Susie. La recepcionista sabe que debe dar prioridad a Jessica a la hora de concertar una nueva cita.
Ordenar por puesto y rendimiento
Combina lo mejor de ambos mundos y clasifica por índice de rendimiento dentro de cada puesto. De este modo, te aseguras de que las reservas se realicen con rapidez y de que recompenses a los empleados con mejor rendimiento asignándoles el mayor número de citas.
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Todos los servicios de estética se asignan primero a Susie, ya que es la primera de su grupo. A Marie solo se le asigna una cita si el cliente la ha solicitado o si Susie ya está ocupada a la hora solicitada.
Ordenar por ingresos previstos
Ordena a los empleados según quién esté más cerca o más lejos de alcanzar sus objetivos de ingresos. Esto permite a la recepción asignar los servicios de manera que se distribuyan y todos los empleados tengan una carga de trabajo más o menos equitativa.
En este ejemplo, la recepcionista sabe que debe asignar nuevas citas a Natasha para ayudarla a alcanzar su objetivo de ingresos. La recepcionista también podría valorar si la nueva cita corresponde a un servicio de bajo rendimiento o a uno de alto rendimiento que contribuiría en mayor medida a los ingresos de Natasha, y asignar las citas en consecuencia.
Al igual que con todas las opciones de ordenación, los responsables pueden cambiar el orden de clasificación con solo hacer clic en un botón. Esto significa que, si se realiza un seguimiento de los objetivos de ingresos mensuales, un responsable puede optar por cambiar el orden de clasificación semanalmente o incluso a diario, según sea necesario.
Natasha es la que más lejos está de su objetivo de ingresos, mientras que Tracy es la que más cerca está de alcanzarlo. La recepcionista sabe que debe asignar las nuevas citas primero a Natasha para que pueda alcanzar su objetivo de ingresos. Puedes invertir este orden de clasificación.
Ordenar por nombre
Ordena a los empleados alfabéticamente por nombre si todos ellos pueden prestar todos los servicios y solo necesitas una forma rápida de encontrarlos.
Definir manualmente el orden de clasificación
Si hay un orden concreto en el que quieres que aparezcan tus proveedores de servicios, también tienes la opción de definir manualmente el orden de clasificación.
Organizar tu agenda de citas te ayuda a adoptar un enfoque imparcial a la hora de asignarlas, agiliza el proceso de reserva, supone un incentivo para tus empleados y contribuye a mejorar tus resultados.
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Escrito por
Emily Martin, redactora publicitaria de Zenoti
Una devota lectora confesa a la que le apasionan los idiomas y tejer historias con palabras. Se siente más feliz cuando se sumerge en la naturaleza, ya sea a caballo o esquiando, o acurrucada con una buena novela de suspense. Los artículos de Emily se centran en compartir tendencias y perspectivas que influyen en el sector de la belleza y el bienestar.