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5 razones por las que el nuevo sistema de planificación de turnos de Zenoti está diseñado para los gerentes de salones de belleza y spas
¿Cómo elaboran realmente los responsables de centros de belleza y bienestar los horarios? Esa pregunta nos llevó a replantearnos desde cero la experiencia de la gestión de horarios de los empleados, desde las acciones masivas y los flujos de trabajo de borradores hasta la visibilidad entre centros y el seguimiento integrado de las vacaciones. A continuación, te presentamos cinco cambios que vale la pena conocer.
Gita Mani
A simple vista, la gestión de horarios del personal parece sencilla. Eliges a una persona, le asignas un turno y repites el proceso. Pero cualquiera que haya dirigido un salón de belleza, un spa o un centro de bienestar con mucha actividad sabe que la realidad es mucho más complicada: horarios que se solapan, cambios de última hora, varias sedes y un calendario que debe estar perfecto antes de que llegue el primer cliente.
Pasamos meses hablando con los gerentes que utilizan a diario las herramientas de programación de Zenoti. Lo que nos contaron no tenía que ver con la falta de funciones, sino con las dificultades de uso: demasiados clics para realizar tareas rutinarias, pérdida de contexto al cambiar de vista y poca visibilidad de lo que ocurre en los distintos centros. La programación contenía la información, pero a los gerentes les costaba demasiado trabajo acceder a ella.
La nueva experiencia de planificación de turnos para empleados es nuestra respuesta. Como figura clave en esta iniciativa, Saikumar Boda, director sénior de Gestión de Productos, dirigió sesiones informativas internas y debates entre equipos para garantizar que la nueva experiencia reflejara tanto los comentarios de los clientes como la orientación a largo plazo del producto.
Los 5 cambios más importantes y por qué son relevantes
1. Una experiencia, cada perspectiva
Antes, cambiar entre las vistas diaria, semanal y mensual era como pasar de una herramienta a otra, cada una con controles, patrones de edición y hábitos de uso distintos. Para los responsables que cambiaban de vista decenas de veces al día, esa falta de coherencia se acumulaba.
Ahora, las tres vistas comparten los mismos patrones de interacción, diseños y controles. Si creas un turno en la vista diaria, ya sabes cómo hacerlo en la vista semanal. El resultado es una menor necesidad de reorientarse, menos errores derivados del cambio de contexto y un flujo de trabajo notablemente más rápido, especialmente para los nuevos responsables que aún están familiarizándose con el sistema.
2. Acciones masivas que se ajustan a la forma en que se crean los horarios
Aunque los turnos de trabajo se mantuvieran constantes de una semana a otra, los responsables tenían que volver a crearlos manualmente: fijando los horarios de cada empleado por separado, copiando las entradas una a una y repitiendo los mismos pasos en todos los días y centros.
Esta nueva experiencia incorpora acciones masivas diseñadas teniendo en cuenta la forma en que trabajan realmente los responsables. Selecciona varios empleados y aplica los turnos de una sola vez. Copia patrones de turnos completos para aplicarlos a días, semanas o meses posteriores, conservando horarios, estados y asignaciones de salas. Corta y pega para reorganizar sin tener que empezar de cero. La función de introducción de horas más inteligente sugiere horas lógicas de inicio y fin, y los filtros permanecen activos mientras trabajas. Para las empresas con horarios estables, lo que antes llevaba casi toda una mañana ahora se puede hacer en cuestión de minutos.
3. Redacta, comparte y publica los horarios del personal
Publicar un calendario solía ser un acto de fe. No había forma de compartir el trabajo en curso con el equipo antes de su publicación, por lo que los responsables pulsaban «publicar» y, al instante, se veían inundados de preguntas, solicitudes de cambios y correcciones.
Ahora los responsables pueden elaborar horarios en modo borrador, compartirlos con los empleados a través de myZen, la aplicación móvil para el personal, y recabar opiniones antes de que se publiquen. Los empleados pueden consultar los próximos turnos y señalar posibles conflictos o solicitar ajustes directamente. Los horarios en borrador se distinguen visualmente en el calendario —marcados y enmarcados— para que nunca haya confusión sobre qué es definitivo y qué está aún en proceso. Cuando el responsable está listo, la publicación se realiza con un solo clic, respaldada por las opiniones reales del equipo.
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4. Visibilidad entre centros sin necesidad de cambiar de pestaña
Para las marcas con varios establecimientos, una de las principales dificultades era averiguar si alguien ya tenía un turno programado en otro lugar. Las soluciones provisionales (cambiar de centro, abrir varias ventanas o simplemente preguntar a los compañeros) resultaban lentas y poco fiables.
La nueva interfaz muestra los turnos entre centros directamente en el calendario. Cuando se asigna a un empleado a otra sede, aparece un indicador visual en su entrada del horario. Basta con pasar el cursor por encima para ver al instante los detalles de la sede y el turno. Sin cambiar de pestaña, sin conjeturas: solo la información que los responsables necesitan para evitar las reservas duplicadas y planificar la cobertura con total confianza.
5. Horas no laborables incluidas directamente en el horario
El seguimiento de las vacaciones, la formación y otros permisos remunerados solía suponer pasos adicionales fuera del flujo de trabajo de planificación de turnos. Los responsables tenían que acceder a páginas distintas, introducir las horas día a día y confiar en su memoria para volver atrás y completar los datos que faltaban antes de que se cerrara la nómina.
Ahora los responsables pueden planificar las horas no laborables directamente en el calendario. Las bajas por enfermedad, las vacaciones y otros tipos de tiempo remunerado se pueden aplicar a varios días, copiarse al futuro como los turnos habituales y consultarse junto con el resto de la disponibilidad del equipo. Todo en un solo lugar para garantizar la precisión en la programación y la nómina.
De cara al futuro
Además de estos cinco cambios, la experiencia renovada presenta un sistema visual más limpio con indicadores codificados por colores, una leyenda integrada y alertas optimizadas, además de una estructura diseñada para adaptarse de forma fiable a medida que tu equipo crece.
Esta actualización sienta las bases para lo que está por venir: recomendaciones más inteligentes, gestión predictiva de personal y una mayor automatización. Sin embargo, todo empieza aquí, con una experiencia de programación más rápida y clara, diseñada en función de cómo trabajan realmente los equipos de belleza y bienestar.
Ya estamos implementando la nueva experiencia de planificación de horarios para los empleados. Seguiremos escuchando vuestras opiniones y seguiremos mejorando la herramienta.
¿Listo para ir más allá de la simple gestión de horarios? Descubre cómo Zenoti te ayuda a desarrollar, motivar y hacer crecer a tu equipo, todo desde un único panel de control.
Escrito por
Gita Mani, especialista sénior en contenidos
Como experta en redacción, Gita se especializa en estrategias para blogs y en la narración de historias que potencian la marca, con el fin de destacar las soluciones de Zenoti, sus clientes y los eventos del sector. Aporta su pasión personal por el bienestar a la misión de la empresa de potenciar este tipo de negocios en todo el mundo.