Zenoti vs GoHighLevel : le problème lié à l'utilisation de deux systèmes, expliqué

Vous comparez donc GoHighLevel et Zenoti et vous vous demandez lequel correspond le mieux au fonctionnement de votre centre de médecine esthétique ?

GoHighLevel est une plateforme d'automatisation du marketing conçue pour les agences : elle ne dispose ni de moteur de prise de rendez-vous, ni de fonctionnalité de saisie de dossiers médicaux, ni de dossier médical électronique (DME). La conformité à la norme HIPAA est proposée sous forme de module complémentaire payant ; par conséquent, chaque centre de médecine esthétique qui l'utilise doit également exploiter un deuxième système clinique en parallèle.

Zenoti est une plateforme complète dédiée aux centres de médecine esthétique, où le marketing, la prise de rendez-vous, la gestion des dossiers médicaux, les abonnements et les paiements sont gérés à partir d'un seul dossier patient. Choisir l'une ou l'autre revient à choisir entre un seul système et deux.

Zenoti : l'ensemble du parcours du patient dans un seul dossier

Zenoti couvre toutes les fonctionnalités de GoHighLevel (GHL) en matière de marketing, sans nécessiter l'utilisation d'un deuxième système comme c'est le cas avec GHL.

Imaginons qu’un prospect voie la publicité de votre centre de médecine esthétique sur Instagram, clique dessus et remplisse le formulaire. Plus tard, il appelle en dehors des heures d’ouverture pour prendre rendez-vous pour un soin au laser. Dans un environnement fragmenté, toutes ces interactions se déroulent sur des systèmes distincts, ce qui génère un surcroît de travail manuel pour votre cabinet et augmente le risque de perte de contexte.

Avec Zenoti, votre centre de médecine esthétique peut relier tous les points. AI Lead Manager répond aux demandes provenant de tous les canaux en quelques secondes, 24 heures sur 24. Le système « AI Receptionist » ne se contente pas de récupérer tous les appels manqués : il le fait en adoptant le ton propre à votre centre et inscrit directement l'appelant dans un véritable agenda de rendez-vous. Ce processus s'effectue de manière fluide, car l'agenda de rendez-vous est intégré au système et ne repose pas sur une simple intégration.

À partir de là, le système continue de fonctionner. Il veille à ce que le prospect qui prend rendez-vous devienne un patient disposant d'un dossier médical.

Le dossier médical du patient est au cœur de la stratégie marketing. Par exemple, l’ Smart Marketing outil déclenche un rappel de Botox trois mois après la date réelle du traitement ; ou un rappel concernant une série de séances au laser est envoyé à un patient en fonction du nombre réel de séances effectuées ; ou encore, une campagne de reconquête est lancée à partir de la date réelle d’expiration du contrat afin de renouer la relation avec un patient.

Aucune exportation, aucune tâche de synchronisation et aucune base de données secondaire ne se retrouve jamais obsolète. Le solde de l'abonnement s'applique automatiquement lors du paiement. Les unités injectables sont déduites du stock lorsque le prestataire les consigne dans le dossier médical. Le tout dans un seul enregistrement.

Cela vaut aussi bien pour un cabinet disposant d'un seul établissement que pour un groupe. Boss Gal Beauty Bar, un spa médical ne comptant qu'un seul établissement, a entièrement géré son marketing depuis cette plateforme :

« « Grâce àZenoti, nous avons pu développer nos activités marketing sans effort. La possibilité de personnaliser les campagnes et les messages a vraiment fait la différence et a largement contribué à l’augmentation de 20 % de notre chiffre d’affaires total !» »

— Lance Keeney, associé gérant, Boss Gal Beauty Bar

Zenoti convient à : tout centre de médecine esthétique, qu'il s'agisse d'un établissement unique ou d'un groupe en pleine expansion, qui souhaite gérer le marketing, la prise de rendez-vous, la documentation clinique et les abonnements au sein d'un seul et même système, plutôt que d'utiliser un outil marketing greffé à une infrastructure clinique distincte.

GoHighLevel : une solution marketing qui nécessite toujours un deuxième système

GoHighLevel gère la collecte de prospects, les séquences SMS, les pipelines et les demandes d’avis, mais uniquement en tant que couche superposée à une infrastructure clinique, qu’il ne fournit pas. Cette contrainte détermine son adéquation, ou son inadéquation, avec un centre de médecine esthétique. Imaginons que le seul problème d’un centre de médecine esthétique soit de convertir les clics publicitaires en consultations réservées, et qu’il utilise déjà un système clinique complet qu’il n’a pas l’intention de remplacer. GHL pourrait répondre à ce besoin spécifique.

Mais le problème d’un centre de médecine esthétique ne se limite jamais à cela. Dès qu’un prospect prend rendez-vous, la couverture de GHL prend fin. Il n’y a pas d’agenda intégré : la prise de rendez-vous s’effectue via des intégrations avec des calendriers. Il n’y a ni dossier clinique ni dossier médical électronique (DME) : le dossier de traitement du patient est géré dans un système totalement distinct (Aesthetic Record, PatientNow ou un tableur). La conformité à la loi HIPAA est une option payante, et non la configuration par défaut. La gestion des abonnements et de la facturation récurrente n’a pas d’équivalent natif. La notion de stock de produits injectables n’existe tout simplement pas.

Cela se traduit concrètement par le problème des deux systèmes. Les données des patients sont stockées à deux endroits différents. Le personnel doit les synchroniser, soit manuellement, soit via des intégrations qui tombent en panne ou ne sont plus synchronisées. Les campagnes marketing ne peuvent effectuer de segmentation qu’à partir des données marketing : elles savent qu’une patiente a cliqué sur une publicité, mais ignorent qu’elle a subi un traitement au Botox il y a onze semaines et qu’elle doit revenir pour un contrôle.

Selon une analyse indépendante réalisée par US Tech Automations, les limites de GHL pour les centres de médecine esthétique à cabinet unique sont d'ordre structurel et ne relèvent pas de bugs. La plateforme a été conçue pour des agences gérant des dizaines de comptes clients ; sa facturation, son architecture et ses processus de travail en tiennent compte.

Des limites honnêtes

• Il n'y a ni moteur de planification intégré, ni système de saisie des données cliniques, ni dossier médical électronique. Chaque centre de médecine esthétique répertorié sur GHL utilise un deuxième système clinique.
• La conformité à la loi HIPAA est une option payante.
• Les campagnes ne peuvent pas utiliser de données cliniques (type de traitement, nombre de séances, délais de rappel).
• Pas de gestion des abonnements ni des facturations récurrentes.
• Pas de stock de produits injectables.
• Pas de gestion des photos.
• Une architecture axée sur les agences, dans laquelle la facturation et la structure des comptes sont conçues pour les agences qui gèrent les comptes clients. Cela crée des difficultés pour un cabinet indépendant à mesure qu'il se développe.

La plupart des centres de médecine esthétique se heurtent de plein fouet à ces obstacles dès qu'ils dépassent le stade du premier praticien ou du premier établissement.

Coupe GHL

GHL s'adresse aux cabinets qui disposent déjà d'un système clinique dont ils sont pleinement satisfaits, qui font appel à une agence pour gérer activement leurs entonnoirs de conversion et qui ont simplement besoin d'une couche d'automatisation marketing plus performante en complément. La plateforme convient aux cabinets prêts à accepter le coût lié à la coordination de deux systèmes comme le prix à payer pour ce choix.

La comparaison en un coup d'œil

Les calculs du deuxième système

Le coût lié à l'utilisation de deux systèmes apparaît rarement comme un poste distinct dans les comptes, ce qui explique pourquoi il est souvent sous-estimé. Il se traduit par des heures de travail consacrées au rapprochement des données, des prospects qui tombent à l'eau lors du transfert entre l'outil marketing et le système de prise de rendez-vous, des campagnes de rappel qui ne sont jamais lancées car l'outil marketing ne connaît pas la date du traitement, et des pertes de revenus liés aux abonnements dues au suivi manuel.

Silkor, qui opère sur 12 sites, a évalué les gains obtenus grâce à la consolidation sur une seule plateforme :

« «Zenoti a immédiatement permis de réduire de plus de trois heures le temps de travail quotidien de chaque responsable. Chaque mois, chaque marque économise 75 heures de temps de gestion. Et c'est du temps que nos responsables peuvent désormais consacrer au développement de l'entreprise.» »

— Amal Rashkidi, responsable des opérations chez Silkor

À grande échelle, la fragmentation coûte 75 heures par mois. Sur un seul site, ce chiffre est moins élevé, mais l'équipe qui doit y faire face est également plus réduite. Un cabinet individuel qui perd cinq heures par semaine à harmoniser deux systèmes perd une part plus importante de ses capacités qu'un groupe qui perd 75 heures réparties sur 12 sites.

Comment se décider ?

Il y a une question qui vous aidera à trancher ce dilemme et à prendre une décision : le rôle de votre logiciel prend-il fin ou commence-t-il lorsqu'un patient prend rendez-vous ?

Le rôle de GoHighLevel s'arrête à la prise de rendez-vous. Tout ce qui vient ensuite — la fiche client, le soin, la gestion des stocks, le rappel, l'abonnement et le paiement — relève d'un autre système.

C'est là que Zenoti entre en jeu ; en effet, la réservation, la fiche de soins et la campagne constituent un seul et même enregistrement. Si vous souhaitez que le service marketing de votre centre de médecine esthétique soit informé de ce qui se passe dans la salle de soins — ce qui est d'ailleurs le principe même du marketing dans ce secteur —, une plateforme comme Zenoti rend cela possible grâce à son architecture.

Foire aux questions