13 façons de passer au zéro papier grâce à un logiciel tout-en-un

Le passage au zéro papier vous permet d'économiser de l'argent, du temps, des efforts et un espace précieux dans votre spa, votre salon de beauté ou votre centre de soins. Vous constaterez également une augmentation de la productivité de votre personnel et vous ne perdrez plus jamais de données importantes. En plus de tout cela, vous contribuez à la protection de l'environnement.

Découvrez les 13 façons dont nos clients passent au zéro papier grâce à un logiciel tout-en-un.

1. Menu des services numériques

Lorsque les clients arrivent pour leur rendez-vous, remettez-leur un iPad ou toute autre tablette. En parcourant un menu de services numériques comprenant notamment des images, des vidéos, des suggestions de services et des avis clients élogieux, les clients seront incités à ajouter des services à leur rendez-vous actuel.

Un menu numérique vous apporte également des avantages sur le plan opérationnel : vous disposerez toujours d'un menu adapté à la conjoncture actuelle. Vous pouvez ajouter ou supprimer des services aussi souvent que vous le souhaitez et tester différentes tarifications dans vos différents établissements, sans effort et sans frais.

Toute modification que vous effectuez est immédiatement prise en compte, ce qui signifie que tous vos menus – dans votre établissement, sur votre site web et sur les applications mobiles – sont toujours synchronisés.

2. Un processus d'admission sans papier

La plupart des systèmes exigent que le client remplisse un formulaire papier, après quoi vous devez saisir les données dans un logiciel de gestion de salon. Grâce au système d'enregistrement sans papier de Zenoti, le client peut saisir ses données directement sur une tablette ; celles-ci sont alors automatiquement enregistrées dans son profil.

Grâce aux formulaires numériques, les inscriptions sont plus rapides, et vous pouvez obliger les clients à saisir des informations telles que leur adresse e-mail ou leur date de naissance.

Le logiciel Zenoti propose trois méthodes distinctes pour collecter les données de ces formulaires :

3. Formulaires de consultation en ligne

Grâce aux formulaires de consultation numériques, vos prestataires de services consultent et enregistrent les données des clients à l'aide d'une tablette.

Les dossiers médicaux sont plus faciles à retrouver lorsque vous en avez besoin, votre réception n'a plus besoin de chercher les dossiers et vos prestataires de soins peuvent passer d'un client à l'autre avec toutes les données nécessaires sur leur tablette.

Le système de sécurité intégré garantit que l'accès est réservé uniquement au personnel autorisé.

Vous pouvez même enregistrer l'acceptation et la signature du client concernant les conditions générales directement sur la tablette.

4. Consulter les consignes de suivi et l'historique des ordonnances

Les médecins ou autres prestataires de soins peuvent saisir directement dans le système les consignes de suivi et les ordonnances. Lors des consultations suivantes, ils peuvent facilement consulter l'historique du patient ainsi que les consignes ou ordonnances directement depuis leur appareil mobile.

5. Suivre les notes de traitement et les progrès

Il est facile de consulter les notes et l'historique des séances précédentes d'un traitement. Toutefois, seul le prestataire concerné y a accès. Par exemple, pour un traitement au Botox, le médecin peut noter le nombre d'unités injectées pour chaque zone musculaire ainsi que les résultats obtenus après le traitement, afin que les séances suivantes puissent être réalisées avec plus de précision.

Dans les centres de bien-être et les centres d'amincissement, il est courant que les clients souscrivent à un forfait de soins assorti d'objectifs. Par exemple, un client peut se fixer comme objectif de perdre 9 kg sur une période de 5 mois. Grâce à notre système de suivi numérique, les prestataires peuvent suivre les progrès du client à chaque visite directement depuis leur smartphone ou leur tablette.

Découvrez comment utiliser les notes de soins numériques pour améliorer l'expérience client et celle du personnel.

6. Un système de reçus électroniques

Envoyez les reçus par e-mail aux clients et n'imprimez-les que sur demande. En plus de permettre d'économiser du papier et de l'encre, l'envoi des reçus par e-mail accélère le passage en caisse. Vous pouvez également envoyer une copie du reçu au service comptable à des fins de comptabilité.

7. Gérer facilement les commentaires des clients

Un logiciel peut gérer l'ensemble du cycle de commentaires, depuis la collecte jusqu'à la réponse, en passant par la promotion de votre entreprise.

En recueillant les commentaires des clients directement sur une tablette, vous constaterez que davantage de clients vous font part de leurs impressions alors qu'ils se trouvent encore dans votre établissement et que ces commentaires ne peuvent pas être falsifiés.

Des logiciels comme Zenoti attribuent même automatiquement des points de fidélité lorsque les clients soumettent leurs commentaires.

Si un client laisse un avis négatif, le système peut envoyer un SMS afin que vos responsables puissent réagir immédiatement. Il est tout aussi simple de tirer parti des avis positifs pour promouvoir votre salon ou votre spa. Partagez-les sur Facebook, Twitter ou votre propre site web d'un simple clic.

Votre service administratif a toujours accès aux commentaires, et vous pouvez suivre les tendances en matière de satisfaction client par prestataire de services, par centre, etc.

8. Accès aux horaires des employés

Les employés peuvent consulter leur planning depuis leur smartphone grâce à notre application mobile dédiée. Toute modification apportée au planning est immédiatement prise en compte.

9. Vérifiez les recettes de la journée

La gestion des recettes est simplifiée grâce aux clôtures journalières. La réception doit vérifier le montant des recettes encaissées. Une fois la journée clôturée, les rapports quotidiens de chaque centre vous sont envoyés par e-mail. Cette comparaison entre les recettes prévues et les recettes réelles de la réception constitue une mesure de sécurité contre le vol.

10. Enregistrer les mouvements de stock

Mettez en place un système de sortie électronique des stocks depuis votre arrière-bar. Non seulement c'est plus rapide, mais cela vous permet également de suivre facilement les mouvements de chaque produit afin d'identifier d'éventuels problèmes de pertes.

11. Accélérer le processus d'audit

Les inventaires sont chronophages et sources d'erreurs. Les inventaires numériques sont plus faciles à réaliser et permettent de gagner beaucoup de temps. Grâce à un logiciel, vous pouvez utiliser une tablette et un lecteur de codes-barres pour effectuer vos inventaires en toute mobilité. Ce processus rend les inventaires plus rapides, plus précis, inviolables et entièrement dématérialisés.

Découvrez comment automatiser le processus de commande pour une gestion efficace des stocks.

12. Marketing sans papier

Le support papier joue un rôle important dans la promotion de votre entreprise. Les logiciels vous aident à attirer davantage de clients grâce à des fonctionnalités telles que les coupons numériques, l'intégration avec Facebook et Twitter, ainsi que le soutien au marketing en ligne.

D'autres fonctionnalités vous aident à réaliser des ventes croisées et incitatives auprès de vos clients existants, notamment grâce à des campagnes d'e-mails ciblées et à des SMS.

Enfin, le logiciel devrait prendre entièrement en charge les adhésions sans support papier, avec des mécanismes intégrés permettant de vérifier l'identité des clients sans recourir à des cartes de membre.

13. Dépenses de petite caisse

Vous pouvez importer les registres de petite caisse dans votre logiciel. Vous, votre comptable, le responsable – ou toute autre personne ayant besoin d'accéder au registre et au solde – pouvez le faire où que vous soyez.

Les logiciels permettent non seulement aux entreprises de passer au zéro papier, mais ils apportent également une réelle valeur ajoutée. Si vous recherchez un logiciel capable de rationaliser vos opérations et d'améliorer vos résultats commerciaux, pensez à contacter des fournisseurs pour obtenir de l'aide ou à demander une démonstration gratuite afin de découvrir leurs fonctionnalités. Vous pouvez intégrer les registres de petite caisse à votre plateforme logicielle. Vous, votre comptable, le responsable – ou toute autre personne ayant besoin de consulter le registre et le solde – pouvez y accéder où que vous soyez.

Ce logiciel aide les clients à passer au zéro papier tout en apportant une réelle valeur ajoutée à leur entreprise. Si vous êtes propriétaire d'un spa, d'un salon de beauté ou d'un centre de médecine esthétique et que vous recherchez un logiciel capable de vous aider à améliorer vos résultats commerciaux, découvrez Zenoti dès aujourd'hui.