Les 4 principaux problèmes liés aux logiciels rencontrés par le personnel des salons de coiffure et des spas

Face à l'évolution des attentes des clients et à la nécessité de travailler plus intelligemment (et non plus dur !), les logiciels professionnels sont devenus indispensables pour les salons et les spas d'aujourd'hui. L'époque des carnets de rendez-vous papier est révolue depuis longtemps, et le secteur utilise désormais des outils numériques pour gérer les rendez-vous, les ventes, le marketing, le reporting et bien plus encore.

Cependant, tous les logiciels ne se valent pas. De même, toutes les entreprises n'utilisent pas forcément le logiciel le mieux adapté à leurs besoins.

Un système mal adapté et un manque de fonctionnalités peuvent être source de confusion et d'erreurs, voire pire : une équipe de salon ou de spa frustrée, contrainte de passer du temps à gérer une technologie peu pratique au lieu d'offrir un service exceptionnel à ses clients.

Pour savoir où en est votre équipe, voici quelques-uns des écueils les plus courants des solutions logicielles actuelles. N'hésitez pas à vous en servir comme liste de contrôle pour évaluer votre propre logiciel : est-il à la hauteur de vos attentes ?

1) Le logiciel est trop basique

Les salons et les spas sont, par nature, des structures complexes. Chaque établissement possède sa propre combinaison de clients, de services, de salles et d’équipements. Une simple prise de rendez-vous pour une coupe de cheveux peut ne pas se présenter de la même manière dans deux établissements différents. Sans options de personnalisation, le personnel est contraint de recourir à des solutions de contournement dans son logiciel, simplement pour garantir la précision de la planification et de la facturation.

Posez-vous la question suivante : votre marque dispose-t-elle d’options de personnalisation ? Votre logiciel de prise de rendez-vous est-il capable de gérer une grande variété de combinaisons de services et de situations ? Voici quelques options qui vous permettront d'optimiser et de garantir la précision de votre agenda de rendez-vous, tout en satisfaisant votre personnel :

• Horaires de rendez-vous personnalisables pour le personnel, les services et chaque client.
• Tous les types de réservations – individuelles, de groupe, de services et d'options supplémentaires – sont disponibles aussi bien en ligne qu'en magasin.
• La possibilité de combiner des services et des options supplémentaires, ou de réserver deux services parallèles pour un même créneau horaire. Pour plus de précision, l'heure du rendez-vous doit correspondre au moment où la combinaison de deux services complémentaires prend moins de temps que si chacun était effectué séparément – comme une manucure et une pédicure.

2) L'assistance n'est pas disponible quand on en a besoin

Voici un aspect souvent négligé de l'utilisation des logiciels : les personnes qui les font fonctionner. Lorsque votre entreprise rencontre un problème lors d'une journée chargée, votre équipe perdra-t-elle quelques minutes – voire plusieurs heures – pour se remettre sur les rails ? Un service d'assistance rapide, fiable et compétent est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Réfléchissez-y : les grandes entreprises de logiciels bien établies disposent souvent d'équipes plus importantes, offrant une plus grande disponibilité et davantage d'options d'assistance. À titre d'exemple, voici trois façons dont Zenoti accompagne plus de 25 000 entreprises du secteur de la beauté et du bien-être :

• Un service client disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, avec des bureaux partout dans le monde pour garantir une assistance à tout moment en cas de besoin.
• Une plateforme complète de formation et d'assistance destinée à aider chaque membre de l'équipe à se familiariser avec notre logiciel et à en maîtriser les fonctionnalités.
• Des consultants expérimentés dans le secteur des salons de beauté et des spas, animés par un seul objectif : aider les salons, les spas et les spas médicaux à tirer le meilleur parti de leurs logiciels. Notre équipe dédiée à la réussite client aide les entreprises à définir des objectifs réalistes, à élaborer des plans pour les atteindre et à garantir une croissance maximale de leur activité et de leur chiffre d'affaires.
  

3) Préoccupations en matière de sécurité et de stabilité

Comme toute technologie, les logiciels destinés aux salons de coiffure et aux spas peuvent rencontrer des problèmes techniques. Cela peut perturber le fonctionnement quotidien – notamment la capacité de votre équipe à gérer les réservations et à encaisser les paiements – et être source de frustration pour le personnel et les clients. L'un des problèmes majeurs – peut-être même l'un des plus graves – est l'utilisation d'un logiciel qui n'est pas sûr et sécurisé. Cela met en danger les données de vos clients (ainsi que la réputation de votre entreprise), car les informations personnelles sont souvent la cible des pirates informatiques.

Posez-vous les questions suivantes : assurez-vous de bien comprendre les caractéristiques de sécurité de votre logiciel. Le système repose-t-il sur des technologies fiables ? Est-il conforme aux réglementations en vigueur, telles que la loi HIPAA ? Quel est le taux de disponibilité du système (le pourcentage de temps pendant lequel il fonctionne sans interruption)?

Voici comment Upguard, un organisme tiers d'évaluation de la sécurité, note les logiciels les plus courants du secteur de la beauté et du bien-être :

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4) Le système logiciel manque d'intégrations

De nombreux salons et spas utilisent une combinaison d'outils logiciels : systèmes de point de vente, plateformes marketing, gestion des stocks. Lorsque ces systèmes ne communiquent pas entre eux – lorsqu'ils ne sont pas « intégrés » –, cela entraîne souvent des erreurs et des solutions de contournement fastidieuses. Par exemple, si vous souhaitez lancer une campagne marketing ciblée, votre personnel pourrait devoir importer et exporter les données clients depuis (et vers) différents programmes. Si votre équipe souhaite simplement commander des produits au détail, elle devra peut-être saisir manuellement les données de stock dans une plateforme de commande.

Réfléchissez-y : certains salons et spas n'exploitent pas pleinement les outils proposés par leur logiciel de gestion, car ils sont habitués à un certain système ou à une certaine procédure. Prenez toujours le temps de découvrir tout ce que votre logiciel a à offrir. Voici quelques fonctionnalités utiles :

• les API (interfaces de programmation d'applications), qui permettent à différents systèmes de communiquer entre eux.
• Des intégrations prêtes à l'emploi avec des outils tiers courants (pour la gestion des salaires ou la comptabilité, par exemple) ou des fournisseurs.
• Des fonctionnalités entièrement intégrées à la plateforme logicielle. Par exemple, le logiciel Zenoti regroupe la gestion des rendez-vous, des ventes, du marketing, des rapports, des stocks, du personnel et bien plus encore : c'est la plateforme la plus complète du secteur. Plus besoin de passer d'un système à l'autre.

Conclusion

L'utilisation d'un logiciel de gestion de salon et de spa inadapté peut entraîner une certaine confusion, des erreurs et des tâches manuelles fastidieuses. Votre personnel passe chaque jour des heures à utiliser ce logiciel – et c'est sans doute lui qui en ressent le plus les inconvénients.

Par où commencer pour identifier les problèmes liés à vos logiciels ? Demandez leur avis aux utilisateurs les plus assidus de votre équipe. Dressez une liste des fonctionnalités qu’ils aimeraient voir ou utiliser : sont-elles disponibles sur votre plateforme actuelle, ou peut-être sur une autre ?

Selon le site d'avis G2, Zenoti est considéré comme le leader du secteur des logiciels pour spas et salons de beauté. Découvrez tous les détails.

Pour découvrir Zenoti en action, contactez notre équipe.