Comment trouver le meilleur DME pour votre centre de soins esthétiques

C'est une journée chargée dans votre centre de médecine esthétique. Les téléphones sonnent, plusieurs patients attendent à l'accueil pour remplir des formulaires, et vous n'avez toujours pas reçu la signature du médecin pour plusieurs documents urgents.

Votre système de dossier médical informatisé (DMI) devrait faciliter les choses. Malheureusement, la plupart des DMI ne répondent pas aux besoins d'un centre de médecine esthétique très fréquenté et peuvent même aggraver la situation.

Selon l'Association médicale américaine, les professionnels de santé consacrent près de deux heures à leur dossier médical électronique (DME) pour chaque heure passée avec un patient. De plus, de nombreux DME obligent les cliniciens à parcourir plusieurs pages et onglets avant de trouver les informations dont ils ont besoin.

Dans le cadre des centres de médecine esthétique, les dossiers médicaux électroniques offrent rarement une solution de saisie des données suffisamment intuitive pour être utile tant aux praticiens qu'aux patients. Mais cela n'est pas une fatalité.

Ce dont tout logiciel de gestion médicale (EMR) pour spa médical a besoin

Même si un centre de cryothérapie fonctionne différemment d'un salon de maquillage permanent, tout spa médical peut tirer profit des fonctionnalités d'un dossier médical électronique (DME) qui simplifient les processus de travail, réduisent le temps consacré à la saisie des dossiers et permettent aux praticiens de consacrer davantage de temps de qualité à leurs patients.

Voici quelques éléments que tout spa médical devrait attendre de son dossier médical électronique (DME).

Réduction considérable de la paperasserie

Les spas médicaux gèrent les formulaires d'admission, les formulaires de consentement aux interventions et d'autres documents, qui doivent circuler sans heurts entre le patient, l'esthéticienne et le médecin – et vice-versa.

L'intérêt d'un DME réside dans le fait qu'il permet de transformer cette tâche fastidieuse en une procédure numérique. Mais si ce DME est difficile à utiliser, même le fait de remplir et d'échanger ces formulaires par voie numérique devient soudainement une corvée qui prend beaucoup de temps.

Pour rationaliser le processus, le meilleur DME destiné aux spas médicaux comprendra une bibliothèque complète de formulaires d'admission, de consentement et de traitement pouvant être dupliqués et rapidement adaptés aux besoins de chaque spa médical. La modification d'un formulaire doit être simple, afin que le personnel puisse rapidement organiser les zones de texte, les menus déroulants, les cases à cocher et les autres champs selon les besoins spécifiques de chaque formulaire.

Bien sûr, le meilleur logiciel de gestion médicale pour les centres de médecine esthétique permet de recueillir facilement les formulaires des patients avant même qu'ils ne franchissent la porte. Les centres peuvent envoyer aux patients un lien vers les formulaires requis – par exemple dans un e-mail de rappel –, ce qui leur laisse le temps de les remplir à leur convenance.

Comme presque tout est désormais sous forme numérique, tous les dossiers médicaux, les photos avant/après et les notes de traitement doivent être conservés en toute sécurité dans une base de données centralisée conforme à la norme HIPAA, accessible depuis n'importe quel endroit. Le DME doit également utiliser une fonctionnalité de géorepérage qui limite l'accès aux données des patients à l'intérieur même du centre de médecine esthétique, protégeant ainsi tant les employés que les clients.

Examen simplifié des formulaires pour les médecins

La validation par un médecin est une exigence qui garantit à la fois la qualité des soins et le respect total des règles. Mais trop souvent, ce processus prend beaucoup de temps et risque de submerger toutes les personnes concernées.

De plus en plus, les médecins sont exaspérés par le nombre de champs qu'ils doivent remplir et par le temps qu'il leur faut pour signer tous ces formulaires. Pour eux, la « fatigue du clic » est bien réelle – et peut être accablante.

Heureusement, un DME bien conçu peut faire gagner beaucoup de temps aux médecins et aux esthéticiennes et leur éviter bien des tracas ; il devrait donc comporter des fonctionnalités de vérification des formulaires telles que celles-ci :

• Un accès « partout », permettant aux médecins de signer des formulaires même en dehors du centre de médecine esthétique
• La possibilité de filtrer les formulaires selon des critères spécifiques, tels que les signatures manquantes ou les types de traitement
• Fonctionnalité permettant aux médecins de consulter et de signer des formulaires en masse plutôt qu'un par un
• Une barre de progression indiquant le pourcentage de tous les formulaires traités

Lorsque les médecins peuvent accélérer le processus d'autorisation et de validation, ils permettent non seulement d'assurer la continuité des soins et de garantir le respect des directives, mais ils réduisent également la fatigue mentale et le risque d'épuisement professionnel.

Une meilleure communication et une plus grande transparence

Un DME destiné aux spas médicaux devrait également favoriser une meilleure communication entre les patients, les esthéticiennes et les médecins.

Grâce à un outil de gestion des dossiers médicaux électroniques (DME) et de gestion d'entreprise plus complet, les centres de médecine esthétique peuvent intégrer leur DME à leur agenda de rendez-vous. Cela permet d'envoyer facilement des rappels de rendez-vous automatisés, d'enregistrer les patients à leur arrivée et de partager par voie numérique des rappels et des instructions avant ou après une intervention.

Le personnel peut également utiliser un service de messagerie sécurisé bidirectionnel pour répondre aux questions courantes des patients, assurer le suivi après un traitement et communiquer avec eux de la manière qui leur convient le mieux. Les membres du personnel peuvent voir les modifications en temps réel, ce qui permet à tout le monde de rester informé.

Voyons maintenant comment choisir un DME doté d'un système de saisie des données pratique, utile et convivial pour les cliniciens.

Comment choisir le meilleur DME pour la saisie des dossiers médicaux : les critères à prendre en compte

Comme indiqué plus haut, la plupart des systèmes de DME ne sont pas conçus pour les centres de médecine esthétique. Dans certains cas, les fonctionnalités de saisie des dossiers médicaux sont largement superflues, et les critères d'éligibilité aux subventions pour les DME (aussi appelés « Meaningful Use ») peuvent ne pas correspondre aux interventions généralement pratiquées dans un centre de médecine esthétique.

Plutôt que d'acheter un logiciel de gestion de dossiers médicaux (DME) standardisé qui ne correspond pas à votre modèle d'entreprise, optez pour une solution de DME spécialement adaptée à vos besoins dans le secteur de la beauté et du bien-être.

Les fonctionnalités de gestion des dossiers suivantes sont particulièrement utiles pour les spas médicaux – et elles sont toutes intégrées à des logiciels tout-en-un destinés aux spas médicaux, tels que Zenoti.

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Expressions courantes pour les textes fréquemment utilisés

Plus l'équipe du centre de médecine esthétique est productive, plus les chances d'offrir d'excellents soins aux patients sont grandes. Une fonctionnalité de traitement par lots peut contribuer à réduire les tâches répétitives, favorisant ainsi une plus grande efficacité et productivité – et permettant de se concentrer davantage sur les patients.

Comment ça marche ? Pensez aux expressions que vous utilisez le plus souvent dans les notes SOAP ou ailleurs lors de la rédaction des dossiers médicaux, puis attribuez-leur une « phrase abrégée » sous forme de points.

Imaginons que vous disposiez d'une série d'instructions destinées aux patients traités au Botox. En saisissant une expression « dot phrase » prédéfinie, telle que .BOT, vos notes sur le Botox s'inséreront automatiquement dans le dossier médical. Non seulement les « dot phrases » sont plus rapides et pratiques, mais elles garantissent également une expérience plus précise et plus homogène pour vos patients et le personnel de votre centre de médecine esthétique.

Un bloc-notes d'annotation facile à utiliser

Un bloc-notes flexible est indispensable pour faciliter la prise de notes. Pour une fonctionnalité optimale, assurez-vous qu'il offre les fonctionnalités suivantes :

• Choisissez les couleurs et les styles de trait pour le dessin à main levée
• Ajouter les points d'injection ou indiquer les zones à traiter
• Répondre rapidement et avec précision
• Enregistrer et consulter rapidement les données des patients

Ce ne sont là que quelques exemples illustrant comment simplifier et optimiser le processus d'annotation.

Un outil complet de gestion des photos pour les centres de médecine esthétique

Veillez à la qualité et à la simplicité de la prise de vue. Un bon DME simplifie le processus ; un excellent DME vous offre des fonctionnalités supplémentaires, telles que la superposition d'images et les quadrillages, qui améliorent l'alignement des images et optimisent la consultation des dossiers.

Voici un avantage de taille : optez pour un outil capable de prendre des photos, de les enregistrer immédiatement et de les taguer afin de les retrouver plus facilement par la suite. Une fois qu'elles se trouvent dans votre galerie d'images, vous pouvez rechercher les photos des patients en fonction des soins prodigués, de l'angle du visage ou de tout autre critère de votre choix.

Mais surtout, vous ne devriez pas avoir besoin d'un outil distinct pour prendre des photos. La tablette que vous utilisez pour consulter le profil et le dossier du patient pendant la consultation devrait être le même appareil que celui que vous utilisez pour prendre des photos, celles-ci s'affichant alors automatiquement dans le dossier.

Tout ce dont vous avez besoin pour la prise de photos doit être à portée de main, le tout dans une seule et même solution logicielle.

Pourquoi d'autres fonctions métier devraient être intégrées à votre logiciel

Les propriétaires et les responsables de centres de médecine esthétique accordent la priorité à la qualité des soins prodigués aux patients, mais ils doivent également gérer de nombreuses autres tâches : offrir aux patients un processus de prise de rendez-vous simple et fluide ; planifier les horaires du personnel et optimiser leur temps de travail ; gérer la paie ; mener des campagnes marketing… et la liste est encore longue.

Un DME – qui constitue le registre officiel de l'état de santé de vos patients – doit vous faciliter la tâche, et non vous en créer davantage. L'une des exigences en matière d'efficacité est que votre DME s'intègre parfaitement à votre CRM. Dans le cas contraire, cela ne fera qu'ajouter un casse-tête administratif supplémentaire à votre cabinet, susceptible d'avoir des répercussions sur la qualité des soins, en particulier entre deux consultations.

Cependant, si votre logiciel de gestion de centre de médecine esthétique intègre des fonctionnalités de dossier médical électronique (DME) de premier ordre, c'est un atout majeur.

Allier le confort des patients, la facilité de travail du personnel et la qualité des soins prodigués aux patients

Pour voir comment les différentes étapes du parcours patient peuvent s'articuler harmonieusement grâce à une seule et même solution logicielle, commençons par le processus de prise de rendez-vous. Voici à quoi devrait ressembler le parcours patient idéal dans un centre de médecine esthétique :

1. Un client effectue une réservation en ligne quand cela lui convient : via votre site web ou votre application mobile, sur vos pages de réseaux sociaux, ou directement depuis votre profil d'entreprise sur Reserve with Google.
2. Le système envoie automatiquement au patient une confirmation de rendez-vous par SMS.
3. Les formulaires d'admission et autres documents importants sont envoyés automatiquement – par SMS ou par e-mail – afin que le patient puisse les remplir avant son rendez-vous.
4. Lorsque le patient arrive dans votre établissement, il peut s'enregistrer via votre application personnalisée ou par SMS.
5. Une application destinée au personnel permet à vos praticiens et esthéticiennes de suivre facilement les heures d'arrivée des patients et de consulter leur dossier.
6. Si le patient bénéficie d'une couverture pour vos services, il peut utiliser votre application mobile pour suivre facilement ses prestations et consulter les détails de facturation.
7. La prestation ou l'intervention est réalisée, et le médecin peut facilement consigner les informations dans le DME.
8. Grâce à un terminal de paiement pratique, le patient peut régler par téléphone portable ou, ce qui est préférable pour votre établissement, via une carte de crédit enregistrée dans le système.
9. Grâce à l'application mobile, le patient peut acheter des produits complémentaires et même rédiger un avis pendant qu'il se trouve encore au centre de médecine esthétique.
10. Entre deux consultations, le personnel peut rapidement créer et envoyer des campagnes marketing personnalisées à chaque patient.

Dernières réflexions

Les centres de médecine esthétique obtiennent de meilleurs résultats lorsqu'ils n'ont pas à gérer plusieurs technologies. C'est pourquoi une plateforme tout-en-un qui combine des fonctionnalités de DME (dossier médical électronique) spécifiques aux centres de médecine esthétique avec des outils tels que la comptabilité, la gestion des stocks, l'analyse des données, le reporting, une application mobile pour les clients et une application pour les employés peut faire toute la différence.