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¿Tu software está preparado para el GST?
Tenga en cuenta que este artículo es relevante para las empresas que operan en la India. Por fin se ha puesto en marcha el GST. Se trata de un gran paso adelante para el país y es una de las implantaciones del GST más complejas a nivel mundial. Aunque la racionalización fiscal y la facilitación de la actividad empresarial en toda la India se han presentado como las principales razones para impulsar […]
Emily Martin
Tenga en cuenta que este artículo es relevante para las empresas que operan en la India. Por fin se ha puesto en marcha el GST. Se trata de un gran paso adelante para el país y es una de las implementaciones del GST más complejas a nivel mundial. Aunque la racionalización fiscal y la facilitación de la actividad empresarial en toda la India se han promocionado como las principales razones para impulsar esta reforma fiscal, el Gobierno de la India está aprovechando esta oportunidad para digitalizar las empresas, al obligar a que la declaración de impuestos se realice de forma digital y exigir un nivel de detalle en la presentación que prácticamente obliga a las empresas a utilizar software para sus transacciones y facturación.
Aunque la racionalización fiscal y la facilitación de la actividad empresarial en toda la India se han presentado como las principales razones para impulsar esta reforma fiscal, el Gobierno de la India está aprovechando esta oportunidad para impulsar la digitalización de las empresas, al obligar a que la presentación de declaraciones fiscales se realice por vía digital.
Las empresas del sector de la belleza y el bienestar deben evaluar ahora su grado de preparación y actuar en consecuencia. ¡Ignorar por completo la complejidad de la implementación puede acarrearles problemas!
Principales repercusiones de la implantación del GST
Estos son los cambios clave a los que deben prepararse las empresas: se han racionalizado los tipos impositivos. Los productos y servicios se han clasificado en códigos armonizados (SAC y HSN) y los tipos se fijan a este nivel. Esto implica modificar los tipos impositivos de los productos y servicios y asignarles los códigos correctos.
Es imprescindible respetar estrictamente los números de serie de las facturas fiscales. Si tu empresa acepta pagos parciales, anticipos u ofrece instrumentos canjeables (como tarjetas regalo, abonos o paquetes), existen muchas situaciones complejas que deben tenerse en cuenta a la hora de presentar la declaración de impuestos, ya que cada una de ellas se trata de forma diferente y, por lo tanto, es necesario presentar declaraciones independientes para cada una.
Los bienes están sujetos al impuesto del lugar de destino. Por lo tanto, al adquirir bienes, es necesario llevar un control muy riguroso de los impuestos aplicables a cada entrega y recabar información detallada de los proveedores (incluidos los números de referencia de la presentación de la factura fiscal en el portal del GST); de lo contrario, resultará difícil obtener las deducciones del impuesto soportado.
Las declaraciones del GST requieren datos detallados a nivel de transacción y la correspondencia de las transacciones entre las distintas declaraciones (por ejemplo: si cobraste un anticipo por un servicio en julio y prestaste el servicio en septiembre, la declaración de septiembre de esa transacción debe vincularse a la declaración del anticipo que presentaste en julio), por lo que es necesario que tus sistemas recojan este nivel de detalle.
Es necesario modificar los formatos de los recibos y las facturas para que incluyan mucha más información de la que se exige actualmente.
Estar preparado
La preparación para el GST tiene dos vertientes: la preparación de los procesos empresariales y la preparación de los sistemas informáticos. Dado que el GST hace especial hincapié en la presentación electrónica y la declaración de transacciones, es fundamental que la infraestructura informática esté preparada. Este artículo se centra en el aspecto informático y recomienda una serie de pasos clave para determinar si tu actual software de gestión de peluquería te puede ayudar a cumplir fácilmente con el GST. Dada la cantidad de informes que se exigen, si no utiliza ningún software, es hora de que se haga con uno, ya que le resultará extremadamente difícil cumplir con la normativa.
Evaluación de software
Sería una buena idea centrarse en estas seis áreas y comprobar si tu software actual te puede ayudar de forma eficaz. Si eres propietario de una franquicia, pregunta al propietario de la franquicia o solicita hablar con el proveedor del software. Además, pide a tu proveedor que te muestre cómo funcionan estas nuevas funcionalidades.
Configuración
Algunos de los aspectos de la configuración de los datos maestros que deben modificarse son: los códigos correctos para los servicios (SAC) y los productos (HSN); las nuevas tarifas basadas en las recomendaciones del Consejo del GST; los formatos de factura y recibo pertinentes para su negocio; los datos adicionales de los proveedores; y los formatos de orden de compra y factura para sus suministros. Además, póngase en contacto con su proveedor de software para averiguar qué cambios se han realizado en las distintas áreas de configuración y cómo se actualizará la información existente.
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Gestión de la facturación de clientes
Tenga en cuenta aspectos como: ¿cómo se asegura de que se apliquen correctamente los impuestos sobre bienes y servicios (GST) cuando la recepción vende un servicio o un producto? ¿Cómo se gestionarán estos casos (según lo que sea aplicable a su negocio): pagos parciales, pagos por adelantado, tarjetas regalo, canje de anticipos en diferentes centros? ¿Qué formatos de recibo y factura se utilizarán en cada uno de los distintos escenarios de venta? ¿Cómo se asegura de que todas las facturas fiscales y los recibos sigan siempre una numeración secuencial en todos los casos?
Gestión de suministros
También habría que tener en cuenta lo siguiente: ¿qué datos se registran al recibir los suministros para poder solicitar fácilmente la deducción del impuesto soportado? ¿Cómo se garantiza que el proveedor haya registrado su factura en el portal del GST para poder solicitar la deducción del impuesto soportado? ¿Cómo se aplica el impuesto basado en el destino cuando un mismo proveedor abastece a varios centros (y, por lo tanto, potencialmente a varias regiones fiscales)?
Generar datos que faciliten la obtención de resultados
A partir de los datos disponibles en el maestro de datos, las transacciones de facturación y compras, y la lógica del GST para la elaboración de declaraciones, es necesario generar datos que puedan utilizarse para preparar las declaraciones que se presentarán en el portal del GST. Existen varios formatos de declaraciones del GST (hay unos ocho que pueden ser relevantes para su negocio) que debe consultar y preguntar a su proveedor de software si el sistema puede generar directamente estas declaraciones o, al menos, proporcionar toda la información necesaria para generarlas. Haga una lista de varios escenarios («vender un servicio», «vender un servicio y tres productos en la misma factura que tienen códigos diferentes», «reservar una cita y cobrar el pago por adelantado», «vender una tarjeta regalo en el centro de Andheri (Mumbai) en julio y el cliente la canjea por un servicio en el centro de Khan Market (Delhi) en septiembre», etc.) y pregunte qué debe incluirse en cada una de estas declaraciones.
Presentación de declaraciones
Puede elegir una de las siguientes opciones para presentar las declaraciones: recurrir a un contable que recopile los datos y las presente manualmente o utilice algún programa de contabilidad; utilizar un programa de contabilidad para pequeñas empresas de forma interna para generar las declaraciones, ya sea integrado con un programa de facturación o independiente; o utilizar un sistema ERP conectado al sistema de facturación. Una vez que haya decidido cómo va a presentar las declaraciones, compruebe si su programa puede proporcionar todos los datos necesarios para elaborarlas.
Gestión de reclamaciones y consultas
Dado que todos los registros se archivan digitalmente a nivel de transacción, las autoridades fiscales pueden plantear numerosas preguntas, por lo que es necesario contar con un sistema lo suficientemente eficaz como para responder a sus consultas puntuales de manera oportuna. Revisa las preguntas que te han planteado anteriormente las autoridades fiscales y consulta con tu proveedor de software o con tu asesor fiscal para comprobar lo fácil que resulta obtener las respuestas y los datos de respaldo.
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Resumen
Las empresas deben ser conscientes de su situación actual y tomar medidas para estar preparadas al 100 %. Los sistemas de software desempeñarán un papel fundamental en esta preparación, ya que el GST es una reforma fiscal digital y basada en Internet. En este artículo se han presentado algunos aspectos que puede analizar en su sistema o en el de su proveedor para asegurarse de que va por buen camino. Hay muchos más aspectos que examinar, pero esto debería servir como un buen punto de partida. También reiteramos que contar con un buen sistema de software es ahora más esencial que nunca.
El artículo se publicó originalmente en la edición de julio de la revista Salon International.
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Escrito por
Emily Martin, redactora publicitaria de Zenoti
Una devota lectora confesa a la que le apasionan los idiomas y tejer historias con palabras. Se siente más feliz cuando se sumerge en la naturaleza, ya sea a caballo o esquiando, o acurrucada con una buena novela de suspense. Los artículos de Emily se centran en compartir tendencias y perspectivas que influyen en el sector de la belleza y el bienestar.