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C'est l'heure de la mise à jour d'octobre
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) a été mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 28 octobre. Découvrez les nouveautés de cette mise à jour. Boutique en ligne et applications mobiles : ajout d'une adresse de livraison et des frais d'expédition pour les achats en ligne Permettez à vos clients d'ajouter une adresse de livraison et de calculer les frais d'expédition pour leurs achats en ligne. Les frais d'expédition sont calculés en fonction de la livraison […]
Emily Martin
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) a été mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 28 octobre. Découvrez les nouveautés de cette mise à jour.
Boutique en ligne et applications mobiles
Ajouter une adresse de livraison et les frais d'expédition pour les achats en ligne
Permettez aux clients d'ajouter une adresse de livraison et de calculer les frais de port pour leurs achats en ligne. Les frais de port sont calculés en fonction du mode de livraison, de l'adresse de livraison et des produits achetés.
Le système prend en charge plusieurs modes de livraison et peut traiter les demandes d'expédition à l'international.
Vous pouvez également proposer la livraison gratuite lorsqu'un client atteint un montant d'achat minimum. Au moment du paiement, cette offre lui est rappelée, ce qui devrait vous aider à augmenter le montant total des achats en ligne.
Calcul automatique des taxes en fonction de l'adresse de livraison
Si vous expédiez des produits aux États-Unis ou au Canada, le système calculera automatiquement les montants de taxes applicables en fonction de l'adresse de livraison.
Pour plus d'informations sur la configuration, veuillez contacter le service d'assistance.
Centralisez vos ventes en ligne
Si vous gérez une chaîne comptant plusieurs centres, vous devrez décider si vous souhaitez que les ventes en ligne (produits, abonnements, forfaits et cartes-cadeaux) soient directement versées au siège social ou à un centre spécifique. Si vous centralisez les ventes en ligne au siège social, la comptabilisation des recettes est gérée de manière centralisée. Le rapprochement des recettes lors des utilisations est ainsi facilité. Par exemple, si un client se rend sur votre site web pour acheter une carte-cadeau, c'est le siège social qui encaisse la recette. Lorsque cette carte cadeau est utilisée dans n'importe quel centre, le siège social peut transférer le montant utilisé vers ce centre. Souvent, les forfaits, les abonnements et les cartes cadeaux ne sont pas entièrement utilisés, auquel cas les recettes inutilisées restent au siège social. Pour configurer votre boutique en ligne au niveau du centre, accédez à Admin > Centres > Catalogue au niveau du centre et sélectionnez les articles que vous souhaitez vendre dans chaque centre.
Nouvelles pages sur votre boutique en ligne
Votre boutique en ligne dispose désormais de nouvelles pages consacrées aux services, aux produits, aux forfaits, aux abonnements et aux cartes-cadeaux. Vous pouvez personnaliser ces pages en y affichant des bannières, des services ou produits nouveaux et recommandés, des forfaits journaliers, et bien plus encore. Pour mettre à jour ces pages, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation », accédez à Admin > Organisations > Catalogue > Contenu à afficher, puis sélectionnez les éléments que vous souhaitez afficher sur chacune de ces pages d'accueil.
Répertoriez tous vos services sur une seule page
La plupart des spas et des salons proposent une grande variété de soins ; dans ce cas, regrouper les prestations par catégories aide le client à trouver ce qu'il recherche. Toutefois, si votre offre est limitée, vous préférerez peut-être présenter l'ensemble de vos prestations sur une seule page.
Pour activer cette fonctionnalité, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation », accédez à Admin > Organisations > Catalogue > Contenu à afficher, puis cochez la case « Afficher tous les éléments en cliquant sur un groupe de balises ». Assurez-vous d'avoir désactivé les catégories et les groupes de balises.
Plus de contrôle sur les liens de navigation
Auparavant, votre boutique en ligne avait une mise en page fixe : bouton d'accueil, barre de menu, barre de recherche, panier et tout le reste. Vous pouviez modifier les couleurs, mais la mise en page était prédéfinie.
Grâce à cette nouvelle flexibilité, vous avez toute latitude pour choisir l'emplacement de vos liens de navigation, de votre barre de recherche, etc. Cela vous permettra d'offrir à vos clients une transition fluide lorsqu'ils passent des pages de votre site web à la boutique en ligne.
Une procédure d'inscription simple pour vos clients en ligne
Lorsque vos clients visitent votre boutique en ligne (site de commerce électronique) pour la première fois, ils doivent s'inscrire pour pouvoir effectuer un achat. Pour faciliter le processus d'inscription, vous pouvez rendre facultatifs certains champs, tels que le numéro de téléphone portable et le sexe.
Pour rendre le champ du numéro de téléphone facultatif dans le formulaire d'inscription, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation », accédez à Admin > Organisations > Paramètres > Invités, puis cochez la case « Le numéro de téléphone portable n'est pas obligatoire ». Cela rendra également le champ du numéro de téléphone facultatif dans votre agenda.
Pour rendre le champ « Sexe » facultatif, assurez-vous d'être dans la vue « Organisations », accédez à Admin > Organisations > Catalogue > Contenu à afficher, puis cochez la case « Afficher le sexe dans la boutique en ligne ».
<h3 id="">Collect More Data With Registration Forms</h3>
<p id="">In our September upgrade, we added the ability to send registration forms to a guest before their appointment. You could customize these forms by adding custom fields to a set of standard fields.
Nous avons désormais ajouté d'autres champs standard, tels que la date de naissance, l'adresse, la source de référence, etc. Vous pouvez toujours ajouter vos propres champs personnalisés, par exemple pour recueillir des informations détaillées sur les antécédents médicaux du client, ses habitudes alimentaires, ses allergies, etc.
Mettez en œuvre vos politiques d'annulation plus efficacement
Il est plus facile d'éviter les annulations de dernière minute et les absences lorsque vous avez défini des règles claires pour ces cas de figure. Et pour mettre en œuvre des règles prévoyant de facturer aux clients leur absence à un rendez-vous ou une annulation de dernière minute, vous devrez recueillir les détails de leur carte de crédit avant le rendez-vous. Notre nouvelle mise à jour vous permet d'obliger vos clients à fournir les détails de leur carte de crédit avant de réserver leur rendez-vous. Le système stocke ces informations en toute sécurité et vous permet d'appliquer les frais de pénalité lorsque cela est nécessaire. Pour obliger vos clients à fournir leurs informations de carte de crédit avant de réserver un rendez-vous, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, accédez à Admin > Organisations > Paramètres > Carnet de rendez-vous et sélectionnez le bouton radio « Bloquer si non enregistré » pour « Exiger une carte de crédit pour la réservation de rendez-vous ». Vous pouvez également sélectionner « Avertir si non enregistré » pour permettre à vos clients de prendre des rendez-vous tout en avertissant votre réception s’ils ne fournissent pas leurs coordonnées bancaires. Cela rappellera à votre personnel d’accueil de recueillir ces informations lors de la confirmation des rendez-vous par téléphone.
Agenda et point de vente
Prescriptions améliorées
Tirez le meilleur parti des ordonnances et des ensembles d'ordonnances.
- Attribuer des ordonnances à un médecin. La réception peut attribuer les ordonnances au médecin traitant.
- Demandez au médecin d'apposer une signature électronique. Après avoir vérifié l'ordonnance, le médecin peut la signer à l'aide d'une signature électronique.
- Verrouiller les ordonnances après signature. Une fois qu'un médecin a signé l'ordonnance, celle-ci est verrouillée par le système. Une ordonnance ne peut plus être modifiée une fois qu'elle a été verrouillée.
La réception peut créer des ordonnances à partir des modèles d'ordonnance disponibles dans le système et désigner un médecin. Ce dernier en sera informé par e-mail ou par SMS.
Le médecin peut ouvrir le rapport des ordonnances depuis le carnet de rendez-vous, filtrer les ordonnances qui lui ont été attribuées et qui n'ont pas encore été signées, puis les signer après les avoir examinées. Pour signer une ordonnance, le médecin devra confirmer sa signature à l'aide d'identifiants valides.
Pour activer la signature des ordonnances, assurez-vous d'être au niveau du centre, puis accédez à Admin > Centres > Paramètres > Général et cochez la case « Activer la signature des ordonnances ». Vérifiez que vous avez bien activé les ordonnances à la fois au niveau du centre et au niveau de l'organisation pour votre organisation.
Vous devrez définir quels médecins sont autorisés à signer des ordonnances. Pour autoriser un médecin à signer une ordonnance, rendez-vous dans le module « Employés » au niveau du centre et cliquez sur le lien « Employés » dans la colonne de gauche. Sélectionnez l'employé ou le médecin, puis cochez la case « Autoriser la signature d'ordonnances » dans l'onglet « Général ».
Imprimer les ordonnances dans un format standard
Le modèle standard d'ordonnance a été mis à jour afin d'inclure des informations telles que le numéro d'enregistrement DEA du médecin, son numéro de licence d'État, les adresses de livraison et de facturation, ainsi que des instructions.
Pour modifier le format de l'ordonnance, assurez-vous d'être dans la vue « Organisations », accédez à Admin > Organisations > E-mails/SMS, puis cliquez sur le lien Modifier correspondant au modèle « Ordonnance standard ».
Envoyez les ordonnances par e-mail à vos patients
Si vous passez au zéro papier, vous pouvez envoyer les ordonnances par e-mail. Une fois que le médecin désigné a signé l'ordonnance, la réception peut l'envoyer par e-mail au patient.
Pour envoyer l'ordonnance, cliquez sur la case de rendez-vous correspondant au patient, puis sélectionnez « Saisir les données de l'ordonnance ». Si l'ordonnance est verrouillée, vous pouvez cliquer sur le bouton « Envoyer un e-mail » pour l'envoyer au patient par e-mail.
Limiter la recherche des visiteurs dans tous les centres
Empêchez un centre d'accéder à la base de données clients d'un autre centre. Vous pouvez désormais désactiver la possibilité pour la réception de rechercher des clients dans d'autres centres de l'organisation. La recherche sera limitée aux clients ayant fréquenté leur propre centre. (Notez que cela limite la capacité d'un centre à offrir une expérience fluide aux clients ayant fréquenté un autre centre.)
Pour limiter la recherche des visiteurs à un seul centre, assurez-vous d'être dans la vue du centre, accédez à Admin > Centres > Paramètres > Carnet de rendez-vous et décochez la case « Activer la recherche des visiteurs dans tous les centres ».
Pour limiter la recherche de visiteurs à l'ensemble de vos centres, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation », accédez à Admin > Organisation > Paramètres > Carnet de rendez-vous et décochez la case « Rechercher les visiteurs dans tous les centres ».
Plus d'informations sur les clients en un clic
Dans notre dernière mise à jour, nous avons ajouté une méthode plus rapide pour consulter et imprimer l'historique des services et les données de soins d'un client. Désormais, vous pouvez également accéder rapidement à des informations telles que ses données d'inscription et l'historique de ses achats de produits.
Employés
Calculer les commissions après déduction des frais
Souvent, les prestations comprennent des produits coûteux. Par exemple, une prestation facturée 100 $ peut inclure des produits d'une valeur de 20 $. Vous pouvez choisir de verser une commission sur le prix de la prestation après déduction du coût des produits. La commission serait donc calculée sur une valeur de prestation de 80 $, plutôt que sur le prix total de 100 $.
Cette fonctionnalité vous permet d'identifier d'autres coûts liés à un service que vous souhaiteriez éventuellement déduire lors du calcul des commissions.
Pour configurer cette nouvelle structure de commissions, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, accédez à Admin > Organisation > Paramètres > Employés, puis cochez la case « Déduire les coûts internes des commissions des employés ».
Fidélité
Identifiez facilement les rendez-vous pour lesquels aucune ordonnance n'a été créée
Si vous souhaitez vérifier si une ordonnance a été établie pour un rendez-vous, vous pouvez consulter cette information dans le profil du patient.
Dans l'onglet « Rendez-vous » du profil de l'invité, vous verrez l'une des deux icônes suivantes :
Cela signifie qu'aucune ordonnance n'a été délivrée à ce patient lors de ce rendez-vous. Cliquez sur l'icône pour créer une ordonnance.
Indique que ce patient s'est vu prescrire un médicament lors de ce rendez-vous. Cliquez sur l'icône pour consulter l'ordonnance.
Marketing
Campagnes Always On™ améliorées
Always On Campaigns™ vous permet de mettre en place des campagnes marketing automatisées. Grâce à cette mise à jour, vous pouvez également demander au système de créer une nouvelle opportunité commerciale lorsqu'une communication est déclenchée.
Par exemple, si vous utilisez Always On Campaigns™ pour envoyer un e-mail de renouvellement d'abonnement 30 jours avant l'expiration de celui-ci, le système créera également une opportunité commerciale et lui attribuera un responsable. Cela garantit qu'une personne assurera le suivi du renouvellement d'abonnement, en plus de l'envoi de l'e-mail.
Ventes
Attribuer un centre à toute nouvelle opportunité
Si votre organisation compte plusieurs centres, vous pouvez attribuer une opportunité commerciale à un autre centre. Par exemple, si un client appelle votre centre de New York, mais qu'il a en réalité besoin d'un suivi de la part de votre centre du New Jersey, vous pouvez créer cette opportunité commerciale pour ce dernier.
Pour modifier le centre associé à une opportunité, assurez-vous d'être au niveau du centre, accédez à Ventes > Opportunités > Général, puis sélectionnez un autre centre dans le menu déroulant.
Lorsque vous modifiez le centre associé à une opportunité, le système vous demande si vous souhaitez également transférer le client vers le centre sélectionné. Vous pouvez cliquer sur « Annuler » si vous souhaitez uniquement transférer l'opportunité vers ce centre.
Rapports
Nouveaux rapports
Nous avons ajouté deux nouveaux rapports à vos rapports quotidiens : le « Résumé financier quotidien » et le « Résumé financier mensuel ». Ces rapports présentent un récapitulatif détaillé de toutes vos transactions financières pour la journée ou le mois.
Pour accéder à ces rapports, cliquez sur le lien « Rapports quotidiens » dans la page d'administration d'un centre, puis sélectionnez-les dans le menu déroulant.
Pour en savoir plus sur cette mise à jour, contactez le service d'assistance.
Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.