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Choisir le meilleur logiciel pour salons de beauté et spas – 6 étapes essentielles
Un logiciel qui vous aide à gérer votre salon ou votre spa est, à l'instar des autres outils de votre métier, un facteur essentiel à la réussite de votre entreprise. Avec le bon logiciel, vous pouvez augmenter votre chiffre d'affaires, fidéliser davantage votre clientèle, réduire vos coûts et gérer vos activités plus facilement. Trouver le logiciel qui vous convient peut être […]
Emily Martin
Un logiciel qui vous aide à gérer votre salon ou votre spa est, à l'instar des autres outils de votre métier, un élément essentiel à la réussite de votre entreprise. Avec le bon logiciel, vous pouvez augmenter votre chiffre d'affaires, fidéliser davantage votre clientèle, réduire vos coûts et gérer plus facilement vos activités. Trouver le logiciel qui vous convient peut sembler une tâche ardue, mais cela n'est pas une fatalité.
Dans cet article, j'ai résumé le processus en six étapes qui vous permettront de savoir comment évaluer le logiciel de gestion de salon ou de spa le mieux adapté à votre entreprise.
ÉTAPE 1 : Déterminez si le logiciel de votre salon ou spa doit être une solution cloud
Les technologies disponibles pour la gestion d'un salon de coiffure ou d'un spa ont considérablement évolué au cours de la dernière décennie. Le changement le plus marquant a été le passage des logiciels de bureau (logiciels installés sur votre propre ordinateur) à l'utilisation de logiciels dans le cloud.
Si vous ne l'avez pas encore remarqué, les solutions cloud sont partout. Si vous utilisez Gmail ou Yahoo, vous utilisez un logiciel cloud.
Les solutions cloud sont similaires aux logiciels proposés par les solutions de bureau, mais elles sont hébergées sur Internet plutôt que sur votre ordinateur local. Cette seule différence a un impact considérable sur votre entreprise.
Avec un logiciel dans le cloud, vous bénéficierez de nombreux avantages, notamment la possibilité de :
- Accédez à votre compte où que vous soyez et à tout moment. Lorsque le logiciel est hébergé sur Internet, vous bénéficiez de la flexibilité nécessaire pour vous connecter à votre compte même lorsque vous n'êtes pas au salon ou au spa. Cela signifie que vous pouvez, même en déplacement, consulter vos rapports financiers, suivre le planning des rendez-vous pour la semaine (ou le mois) à venir, prendre des rendez-vous directement depuis votre téléphone portable, ou savoir quand un client quitte votre établissement mécontent afin de pouvoir assurer un suivi immédiat.
En bref, vous gardez le contrôle de votre entreprise sans avoir à vous rendre physiquement sur place. Si cela ne sautait pas déjà aux yeux, les logiciels cloud offrent de nombreuses fonctionnalités accessibles depuis les appareils mobiles.
- Faites des économies. La maintenance des logiciels et du matériel nécessaire coûte cher. Avec un logiciel en cloud, vous n'avez pas besoin d'acheter du matériel coûteux, et les sauvegardes de données, les analyses antivirus et l'installation des mises à jour sont toutes prises en charge pour vous. De plus, vous n'avez plus besoin de recruter du personnel informatique ni de faire appel à des prestataires. Il vous suffit d'une connexion Internet et d'un ordinateur de bureau standard.
- Restez à la page grâce à des mises à jour automatiques et gratuites. Ainsi, votre logiciel de gestion de salon et de spa reste à jour et compétitif.
- Réduisez votre investissement initial au minimum. Grâce à des mensualités modiques et à des contrats sans engagement, vous ne payez que tant que le logiciel vous apporte une valeur ajoutée.
- Gérer une entreprise multi-sites. Si vous disposez de plusieurs sites, les logiciels cloud répondent à vos besoins au-delà des opérations au niveau central. Par exemple, vos clients peuvent facilement se rendre dans n'importe quel site pour profiter de leurs avantages d'adhésion, utiliser leurs cartes-cadeaux et bénéficier de la même expérience hautement personnalisée.
Tous vos établissements (devraient) avoir accès à un profil client unique, afin que chacun puisse prendre en compte les avantages liés à l'adhésion d'un client, ses cartes-cadeaux, le solde de ses forfaits, etc. (En réalité, très peu de logiciels pour salons et spas, qu'ils soient basés sur le cloud ou sur ordinateur, prennent en charge ces fonctionnalités. C'est donc un point à examiner lors de la troisième étape de votre processus d'évaluation.)
Vous pouvez mettre en place un service de réservation centralisé, centraliser le marketing et effectuer de nombreuses autres tâches qui ne sont pas possibles avec une solution de bureau.
- Mieux vaut sécuriser vos données. Votre logiciel de gestion de salon et votre logiciel de gestion de spa constituent le cœur de votre activité et contiennent des données sensibles telles que les coordonnées de vos clients, les transactions financières et les informations relatives à vos employés. Les systèmes de bureau ne permettent tout simplement pas d'empêcher la manipulation ou le vol d'informations sensibles, car les données doivent être physiquement stockées sur un seul ordinateur, ce qui facilite leur copie. Pour sécuriser correctement vos données, il faut une expertise qui va au-delà des paramètres par défaut de votre ordinateur.
Une bonne solution basée sur le cloud sécurise vos données. D'une part, il n'y a aucun accès physique aux données. D'autre part, si les employés peuvent accéder au logiciel pour s'occuper de leurs clients, leur accès aux données est limité aux seules informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
Un bon logiciel de gestion de salon dispose également de fonctionnalités de sécurité supplémentaires. Il peut notamment permettre de s'assurer qu'un employé ne puisse accéder à son compte que depuis un poste spécifique. Par exemple, une réceptionniste ne devrait pouvoir accéder à son compte et au carnet de rendez-vous qu'à partir de son poste de travail à l'accueil. Cela l'empêche de se connecter à son compte depuis son domicile pour noter manuellement et voler votre liste de clients.
Il est évident que les logiciels en nuage présentent des avantages très convaincants. Mais quels sont les avantages des logiciels de bureau par rapport à ceux en nuage ? Je ne suis pas sûr qu'il y ait d'arguments convaincants en leur faveur. Si vous connaissez des avantages liés aux logiciels de bureau, n'hésitez pas à nous en faire part !
Les tendances observées au cours des dix dernières années montrent que les entreprises, grandes comme petites, migrent vers le cloud. Même si nous avions indiqué que la première étape pour trouver le meilleur logiciel de gestion de salon et de spa consistait à choisir entre une solution sur ordinateur et une solution cloud, il n'y a en réalité pas de choix à faire. Les logiciels cloud offrent en effet trop d'avantages par rapport aux solutions sur ordinateur.
ÉTAPE 2 - Déterminez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre logiciel pour spa et salon
Les logiciels de gestion de salons et de spas vont de la simple gestion des rendez-vouset de lafacturation à un ensemble complet de fonctionnalités couvrant tous les aspects de vos opérations et de votre activité.
Pour déterminer quel logiciel vous convient le mieux, vous devez bien cerner les défis auxquels vous êtes confronté et les objectifs que vous espérez atteindre grâce à ce logiciel. Par exemple, vous pourriez souhaiter que votre logiciel de gestion vous aide à :
- Faites en sorte que les clients reviennent plus souvent, en particulier ceux qui ne reviennent pas spontanément
- Mieux proposer des ventes incitatives aux clients afin d'augmenter le montant moyen des achats
- Accédez aux rapports sans délai et sans intervention manuelle
- Découvrez de nouvelles opportunités de revenus
- Suivez la satisfaction client grâce à la possibilité de recueillir plus facilement et de manière plus régulière les commentaires et d'assurer un suivi
- Offrir une expérience personnalisée à tous les clients, quelle que soit la personne qui se trouve à l'accueil
- Optimisez la disponibilité du personnel et des ressources les jours de forte affluence en réorganisant les rendez-vous
- Remplissez vos journées calmes de rendez-vous
- Adaptez-vous aux habitudes d'aujourd'hui grâce à des fonctionnalités telles que la réservation en ligne, les rappels de rendez-vous automatisés et les applications mobiles
- Gérez facilement les produits destinés à la vente au détail et à l'arrière-boutique, et réduisez le temps nécessaire pour passer les commandes et vérifier les niveaux de stock
- Motiver le personnel afin d'améliorer la fidélisation de la clientèle
Il est préférable de passer en revue tous les aspects de votre activité et de ne pas vous limiter à la prise de rendez-vous et à la facturation. La réussite de votre entreprise repose sur plusieurs domaines opérationnels, notamment l'accompagnement de l'expérience client dans son ensemble, la mise en place de programmes de fidélisation, la bonne gestion des stocks et la capacité à mener des campagnes marketing qui ne soient ni coûteuses ni fastidieuses à mettre en place.
Si vous avez besoin de fonctionnalités de base pour l'instant, mais que vous prévoyez de développer votre activité, envisagez une solution complète qui évoluera avec vous. Souvent, les logiciels cloud proposent une formule « allégée » qui offre les fonctionnalités de base et vous permet, lorsque vous serez prêt, de passer à un ensemble de fonctionnalités plus complet. Il s'agit là d'une solution élégante qui vous évitera d'avoir à investir du temps et de l'argent pour changer de logiciel par la suite.
ÉTAPE 3 – Évaluez les logiciels pour déterminer s'ils offrent les fonctionnalités qui répondent à vos objectifs
Une fois que vous avez identifié les solutions logicielles qui s'offrent à vous, l'évaluation proprement dite peut commencer.
En comparant les différents fournisseurs, vous constaterez que beaucoup vantent les mêmes avantages et proposent les mêmes longues listes de fonctionnalités. C'est à vous qu'il revient d'évaluer correctement les véritables capacités de chaque logiciel. Bon nombre des fonctionnalités proposées peuvent s'avérer inutiles ; vous devez vous concentrer sur ce qui est important pour vous aujourd'hui, ainsi que sur les fonctionnalités dont vous aurez besoin à mesure que votre entreprise se développe.
Dans la section suivante, j'ai répertorié les fonctionnalités essentielles les plus souvent requises pour un salon de coiffure ou un spa.
Gestion des rendez-vous et point de vente
- Un système de réservation en ligne compatible avec tous les navigateurs et appareils mobiles. Ce système doit être intégré au carnet de rendez-vous.
- Prendre des rendez-vous Cela vous permet d'identifier rapidement le personnel disponible et qualifié pour un service donné et d'accéder rapidement au profil du client.
- Personnalisez l'expérience client. Pour cela, le système doit être capable d'identifier intelligemment vos clients les plus précieux ou les plus fidèles ; vous devez pouvoir consulter rapidement les informations client, telles que l'historique des services, afin de répondre aux questions, et vérifier rapidement le solde des abonnements ou des forfaits. Les notes doivent permettre de consigner facilement les préférences ou les avertissements, et d'alerter la réception au moment opportun, que ce soit lors de la réservation, à l'arrivée ou lors de la facturation.
- Glissez-déposez les rendez-vous dans l'agenda pour optimiser les journées chargées
- Évitez les absences et les annulations grâce à des rappels et des confirmations automatisés
- Des fonctionnalités intégrées qui facilitent les ventes incitatives pertinentes
- Facturation intégrée pour des paiements rapides et pratiques
- Rachats automatisés et suivi des avantages liés à l'adhésion, des points de fidélité et des avantages des forfaits
- Acceptez plusieurs modes de paiement via le terminal de point de vente
- Suivi automatisé des commissions liées aux services, aux ventes au détail, aux ventes de cartes-cadeaux, aux pré-réservations, etc.
Marketing
- Une solution marketing intégrée qui vous permet de mettre en place des campagnes par e-mail et par SMS directement depuis le système. Vos fonctionnalités marketing doivent être intégrées à votre CRM (gestion de la relation client) afin de tirer pleinement parti de la richesse des données. De plus, vous devez être en mesure de suivre l'efficacité réelle de vos campagnes marketing. En d'autres termes, vous devez savoir quel chiffre d'affaires et combien de clients ont été générés grâce à la campagne. C'est ESSENTIEL pour pouvoir mettre en place des initiatives marketing continues qui soient efficaces et peu coûteuses.
- Ciblez vos promotions sur des clients spécifiques en fonction de l'historique de leurs visites, de leurs habitudes d'achat et de leurs données démographiques. Le ciblage des promotions est essentiel à leur succès, tout simplement parce qu'il vous permet de proposer la BONNE offre à vos clients. Vous bénéficiez en outre de l'avantage d'éviter les remises généralisées, qui peuvent nuire à votre activité à long terme.
- Facilitez la gestion des remises promotionnelles et des offres groupées
- Automatiser la promotion des ventes croisées, des ventes incitatives et de l'ajout de cartes de paiement ou de cartes-cadeaux en fonction des services souscrits
- Automatisez entièrement la gestion des abonnements et des formules, et combinez des services avec des produits pour proposer des offres telles que « 2 achetés, 1 offert ». Vous devrez également vous demander si un abonnement mensuel (où le client est facturé chaque mois et bénéficie de services sur une base mensuelle) est plus adapté à vos besoins qu'un abonnement annuel.
- Intégrez vos comptes aux réseaux sociaux pour toucher vos clients et promouvoir votre entreprise de manière efficace.
Fidélisation de la clientèle
- Mettez en place un programme de fidélité intégré, entièrement automatisé et fonctionnant de manière autonome, afin de tenir les clients informés
- Accédez rapidement aux préférences des clients, à l'historique de leurs visites, à leurs dépenses, à leurs soldes, à leurs réclamations et à tout ce dont vous avez besoin pour répondre à leurs questions et personnaliser chaque interaction.
- Recueillez les commentaires des clients et assurez-en le suivi. Ce processus doit être simple et vous permettre de prendre contact avec les clients mécontents avant de les perdre au profit de la concurrence.
Applications mobiles
- Fidélisez vos clients grâce à une application mobile conçue pour faciliter leurs interactions avec vous et vous aider à leur proposer les services, les offres spéciales, etc. qui leur conviennent
- Favorisez la productivité de vos collaborateurs en leur offrant les outils dont ils ont besoin, qu'ils soient en déplacement (pour consulter leur planning, leurs commissions, etc.) ou en face d'un client
- Améliorez la productivité des responsables en leur permettant d'accéder aux rapports et à l'agenda, et en les tenant informés des problèmes critiques au salon ou au spa, où qu'ils se trouvent
- Les bornes en magasin utilisées pour améliorer l'expérience client : qu'il s'agisse de proposer un menu de services interactif sur un iPad ou une autre tablette, de saisir numériquement les informations d'inscription ou d'envoyer des commentaires par voie numérique
Gestion des stocks
- Bénéficiez d'une visibilité en temps réel et précise sur vos niveaux de stock. Pour ce faire, le système calcule les niveaux de stock prévisionnels et facilite les inventaires physiques. La seule façon d'y parvenir avec précision et en y consacrant un minimum de temps est de disposer d'un système d'inventaire mobile qui vous permet de scanner ou de saisir les références (SKU) sur un smartphone ou une tablette.
- Passez vos commandes plus facilement et plus rapidement. Une fois que vous aurez mis en place les bons outils de gestion des stocks pour votre salon, vous devriez viser à passer vos commandes toutes les deux semaines, ce qui vous permettra de maintenir des niveaux de stock adéquats (ni excédentaires, ni insuffisants).
- Maîtriser les pertes et le gaspillage liés aux produits de bar et aux produits vendus au détail.
- Stimuler les ventes au détail
- Système complet de rapports pour la gestion des commandes et la comptabilité
Gestion des employés
- Suivre les performances des employés, les objectifs de chiffre d'affaires et de ventes, la satisfaction des clients, la fidélisation de la clientèle, le taux d'utilisation, l'assiduité et la ponctualité
- Calculer automatiquement la paie en fonction des salaires, des commissions, des présences et des congés
- Créez les plannings des employés (avec les jours de congé et les jours fériés) à l'aide du carnet de rendez-vous
En savoir plus sur : logiciel de gestion du personnel
Rapports
- Un accès facile à des données précises et en temps réel
- Rapports comptables portant notamment sur les opérations financières, les salaires et les commissions, les dépenses et la valeur des stocks, etc.
- Suivre l'évolution des recettes et des résultats commerciaux quotidiens et mensuels par rapport aux prévisions
- Évolution du chiffre d'affaires et des ventes par catégorie de services, chiffre d'affaires moyen par client, par segment démographique
- Les tendances en matière de fidélisation de la clientèle qui permettent d'identifier les employés les plus efficaces pour fidéliser la clientèle, les catégories de services ou les services spécifiques les plus efficaces à cet égard, ainsi que la capacité à évaluer dans quelle mesure vous parvenez à transformer les nouveaux clients en clients fidèles
- Une efficacité marketing qui vous permet de prendre les bonnes décisions quant aux campagnes marketing à créer et à mettre en œuvre
- Si vous êtes une chaîne de salons ou de spas implantée dans plusieurs sites, vous avez besoin de rapports et de données agrégées qui vous permettent d'évaluer les performances de l'ensemble de votre organisation, ainsi que de la possibilité d'analyser ces données sous différents angles
En savoir plus sur : rapports sur les performances des salons
Si vous êtes une chaîne de salons ou de spas implantée dans plusieurs sites, vos besoins iront au-delà de ceux d'un simple établissement. Vous devrez notamment réfléchir à la manière d'offrir une expérience client fluide, de gérer votre croissance, de centraliser les fonctions administratives et marketing, etc.
La liste ci-dessus ne présente que quelques fonctionnalités clés. Mais l'objectif de cette étape est de s'assurer que le logiciel dispose des fonctionnalités dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs commerciaux.
ÉTAPE 4 – Évaluez la facilité d'utilisation du logiciel de gestion de salon et de spa
Votre réussite dépend de la manière dont votre personnel adopte le logiciel, de la rapidité avec laquelle les nouveaux employés peuvent commencer à l'utiliser et de la mesure dans laquelle vous êtes en mesure d'exploiter toutes ses fonctionnalités. Même si cela peut sembler évident, il est important d'évaluer la convivialité ou la facilité d'utilisation du logiciel.
À ce stade de votre processus d'évaluation, vous devriez tester ou visionner une démonstration en direct afin d'évaluer la facilité d'utilisation du logiciel.
L'un des principes fondamentaux de l'ergonomie logicielle consiste à évaluer la facilité avec laquelle on peut apprendre à effectuer une tâche spécifique. En d'autres termes, si vous deviez effectuer une tâche, comme prendre un rendez-vous, une seule fois, dans quelle mesure pourriez-vous reproduire ces étapes par vous-même sans difficulté ?
ÉTAPE 5 – Évaluez les antécédents du fournisseur de logiciels en matière d'assistance à la clientèle
Une fois que vous êtes certain que le logiciel répond à vos objectifs commerciaux, le dernier point à évaluer est la capacité du fournisseur à offrir un service client de qualité. L'assistance et la formation proposées peuvent déterminer votre capacité à adopter le logiciel et votre réussite globale avec celui-ci.
Étant donné que votre secteur connaît un taux de rotation du personnel de 30 % en moyenne, vous devez vous attendre à devoir former régulièrement de nouveaux employés.
Recherchez un logiciel de gestion de spa et de salon qui comprenne :
- Accès gratuit à un conseiller du service d'assistance en direct pour les problèmes urgents
- Une base de connaissances gratuite et facilement accessible contenant des documents de référence
- Une formation gratuite et complète
Le meilleur moyen de savoir quel type d'assistance vous allez recevoir est d'examiner comment l'entreprise s'est comportée jusqu'à présent avec ses autres clients. Vous pouvez certes contacter des clients de référence ou consulter les témoignages sur un site web, mais ceux-ci sont souvent contrôlés par l'éditeur du logiciel et ne reflètent pas nécessairement l'opinion de l'ensemble de la clientèle.
Toutes les entreprises de logiciels ont recours à des outils technologiques pour évaluer leurs propres performances en matière de service client et leurs taux de satisfaction client. Demandez à consulter les taux de satisfaction client réels des éditeurs de logiciels via l'outil qu'ils utilisent. Cela vous donnera une vision objective de leurs performances.
ÉTAPE 6 – Assurez-vous que le logiciel est fiable et accessible
Lorsque vous utilisez un logiciel en ligne, vous comptez sur l'éditeur pour assurer le bon fonctionnement de son logiciel afin que vous puissiez accéder à votre compte. Si vous utilisez Gmail ou Yahoo Mail, vous vous attendez à ce que votre compte soit toujours disponible. Vous devriez avoir la même attente vis-à-vis de votre logiciel de gestion de salon et de spa.
Au cours de cette dernière étape de l'évaluation, vous devez vous assurer que le logiciel cloud que vous choisissez présente les caractéristiques suivantes :
- Une disponibilité constante et sans faille. Cela signifie que le taux de disponibilité du site doit être supérieur à 99,5 % au cours de l'année écoulée au moins.
- Vérifiez qu'aucune interruption de service planifiée pour des mises à jour ou des opérations de maintenance n'a eu lieu pendant les heures de pointe au cours de l'année écoulée.
En conclusion
En adoptant la bonne approche, vous gagnerez du temps et trouverez le logiciel de gestion de spa et de salon le mieux adapté à votre entreprise. Si vous recherchez un logiciel pour votre salon ou votre spa, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous faire découvrir le logiciel en direct et de discuter avec vous de la manière dont nous pouvons répondre aux besoins de votre entreprise.
Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.