Effectifs spécialisés en IA
Nouvelles mises à jour en décembre
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) a été mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 2 décembre. Nous avons ajouté des fonctionnalités puissantes telles que la possibilité d'inclure des produits en vente au détail dans un forfait ou de les rendre obligatoires pour bénéficier d'un forfait, la prise en charge de programmes de remises sophistiqués, la possibilité d'imposer la clôture de caisse en fin de journée, un nouveau système de tarification par niveaux […]
Emily Martin
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) a été mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 2 décembre. Nous avons ajouté des fonctionnalités puissantes telles que la possibilité d'inclure des produits en vente au détail dans un forfait ou de les rendre obligatoires pour bénéficier d'un forfait, la prise en charge de programmes de remises sophistiqués, la possibilité d'imposer la clôture de caisse en fin de journée, un nouveau programme de points de fidélité à plusieurs niveaux, de nouveaux rapports et bien plus encore.
Administration
Créer des catégories personnalisées pour les services et les produits
Les catégories et sous-catégories servent à organiser les services et les produits. Vous pouvez utiliser nos catégories et sous-catégories par défaut, ou créer les vôtres. Les catégories personnalisées peuvent permettre un regroupement plus intuitif de vos services et produits, ce qui facilite notamment la navigation sur votre site web. Pour créer des catégories personnalisées, assurez-vous d'être dans la vue Organisation et accédez à l'écran Admin. Cliquez sur le lien Services ou Produits sous Catégories : vous verrez alors apparaître un bouton Ajouter pour créer une catégorie personnalisée.
Ajouter des produits de détail à un colis
Vous pouvez désormais soit inclure des produits de vente au détail dans un forfait, soit les rendre obligatoires pour l'achat d'un forfait. La configuration d'une condition préalable vous permet de déterminer quels produits doivent être vendus avec le forfait au moment de la facturation. Par exemple, vous pouvez proposer un forfait de soins de la peau comprenant 6 séances de traitement au laser et un produit de soin de la peau en vente au détail comme condition préalable.
Vous pouvez également proposer une offre groupée qui nécessite l'achat de trois produits : un produit de la catégorie « Soins correcteurs » et deux de la catégorie « Nettoyants ». Vous pourrez sélectionner des produits individuels, des catégories de produits ou un ensemble de produits à l'aide de balises. De plus, vous pouvez définir la quantité de produits à acheter dans le cadre de cette offre groupée.
Pour créer un nouveau pack dont les produits de vente au détail constituent une condition préalable, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, puis accédez à l'écran Administration. Cliquez sur le lien « Packs » sous « Ressources », puis sur le bouton « Ajouter » dans le panneau de droite.
Imposer le rachat des services du forfait dans un ordre précis
Configurez un forfait en série de manière à ce que les prestations soient utilisées dans un ordre précis. Par exemple, un forfait de soins de la peau comprenant 5 séances de traitement au laser et 3 séances de microdermabrasion exige que le client ait terminé les traitements au laser avant de commencer les séances de microdermabrasion. Le système alertera la réception si un client tente de réserver une séance de microdermabrasion avant d'avoir terminé toutes les séances de traitement au laser.
Suivre les revenus supplémentaires générés par les abonnements arrivés à expiration
Il arrive souvent que les clients n'utilisent pas tous les services compris dans un forfait. Vous pouvez suivre les revenus générés par les forfaits expirés, tant au niveau de chaque centre que de l'ensemble de l'organisation. Pour activer cette fonctionnalité, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation » et cliquez sur le lien « Admin ». Accédez à « Organisations > Paramètres » et développez le dossier « Forfaits ». Cochez la case « Considérer le solde des forfaits expirés comme un revenu ».
Veuillez noter qu'en cochant cette case, vos rapports de chiffre d'affaires pour l'organisation et les centres seront mis à jour avec une nouvelle colonne intitulée « Forfaits expirés ». Celle-ci indiquera le chiffre d'affaires généré par les services qui n'ont pas été utilisés avant l'expiration du forfait. Ces rapports sont automatiquement mis à jour lorsqu'un forfait expire. Si vous prolongez la durée de validité du forfait, les rapports ne tiendront pas compte de ce forfait.
Pour accéder au rapport au niveau du centre, assurez-vous d'être dans la vue « Centre » et rendez-vous dans l'écran « Admin ». Cliquez sur le lien « Rapports quotidiens » dans la section « Rapports », puis sélectionnez « Chiffre d'affaires du centre » dans le menu déroulant. Pour accéder au rapport au niveau de l'organisation, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation » et rendez-vous dans l'écran « Admin ». Cliquez sur le lien « Comptabilité » dans la section « Rapports », puis sélectionnez le rapport « Chiffre d'affaires de l'organisation » dans le menu déroulant.
Le rapport graphique sur le chiffre d'affaires de l'organisation affichera également le chiffre d'affaires généré par les abonnements arrivés à expiration.
Contrôle centralisé des prix des forfaits
Si vous gérez une chaîne de plusieurs centres, chaque centre peut définir une taxe et un prix pour chaque forfait. Si vos forfaits comprennent à la fois des produits et des services, vous devrez peut-être appliquer des taxes distinctes pour les produits et pour les services (par exemple, dans de nombreuses régions d'Asie, vous devrez appliquer la TVA en plus de la taxe sur les services). Pour les forfaits personnalisés, vous pouvez configurer un groupe de taxes par défaut dans chaque centre.
Pour configurer cette option, assurez-vous d'être dans la vue « Centres » et accédez à l'écran « Administration ». Cliquez sur « Centres », puis sur l'onglet « Paramètres ». Dans le dossier « Général », sélectionnez le « Type de taxe » pour les « Forfaits personnalisés ».
Agenda et point de vente
Appliquer la fermeture du registre
Il est important de respecter les procédures de fin de journée et de clôturer votre caisse chaque jour (découvrez pourquoi dans notre blog). En plus des alertes et rappels automatisés existants, un contrôle supplémentaire a été mis en place : il empêche la réception d'encaisser des paiements tant que la caisse de la veille n'a pas été clôturée. La réception peut toujours prendre des rendez-vous, valider des abonnements et des forfaits, ou ajouter des produits à une facture, mais elle ne pourra en aucun cas encaisser de paiements.
Pour activer cette nouvelle règle, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation » et accédez à l'écran « Administration ». Cliquez sur « Organisations », accédez à « Paramètres > Factures et reçus », puis cochez la case « Bloquer les paiements si la caisse n'a pas été clôturée la veille ».
S'assurer que toutes les factures sont clôturées avant la fermeture des caisses en fin de journée
Le chiffre d'affaires n'est comptabilisé qu'une fois la facture clôturée. Vous pouvez imposer que toutes les factures soient clôturées avant que la réceptionniste puisse procéder à la clôture de caisse en fin de journée. Vous pouvez également autoriser la réceptionniste à clôturer la caisse si toutes les factures relatives aux prestations sont clôturées. Cela permet de laisser des factures en cours pour les produits, les abonnements, les forfaits ou les cartes-cadeaux.
Si vous rencontrez fréquemment des cas de factures partiellement payées pour des colis, il est recommandé de limiter cette restriction aux seules factures liées aux services. Pour activer cette nouvelle règle, assurez-vous d'être dans la vue « Centre » et accédez à l'écran « Admin ». Cliquez sur le lien Centres, accédez à Paramètres > Carnet de rendez-vous et cochez la case « Autoriser la clôture en présence de tickets ouverts ». Sélectionnez les boutons radio « Tout » ou « Services » selon que vous souhaitez prendre en compte uniquement les factures liées aux services.
Mesures visant à prévenir les activités frauduleuses
Lorsqu'une facture est clôturée, votre réception peut toujours l'annuler, ce qui la supprime des rapports de vente, de comptabilité, de chiffre d'affaires et de recouvrement. Afin d'éviter toute activité frauduleuse, le système empêche l'annulation des factures une fois la caisse fermée pour la journée. Pour empêcher l'annulation d'une facture, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation » et accédez à l'écran « Admin ». Cliquez sur le lien Organisations, accédez à Paramètres > Factures et reçus, puis décochez la case « Autoriser l'annulation d'un paiement après la clôture de la caisse ».
Marketing
Nouveaux programmes de fidélité à plusieurs niveaux
Les programmes de fidélité sont un excellent moyen d'encourager vos clients à revenir et de remplir votre agenda. Nous proposons désormais un programme de fidélité à plusieurs niveaux, similaire au fonctionnement des programmes de fidélité des compagnies aériennes. Permettez à vos clients d'accumuler des points à chaque dollar dépensé et offrez-leur la possibilité d'échanger ces points contre vos services et produits. Incitez-les à augmenter leurs dépenses et à gravir les échelons pour bénéficier d'avantages supplémentaires. Définissez des niveaux avec un montant minimum de dépenses, ce qui permet aux clients d'accéder à un niveau. Par exemple, vous pourriez avoir un programme de fidélité à 3 niveaux : argent, or et platine, comme illustré ci-dessous.
Lorsqu'une cliente dépense 100 $ au cours d'une année, elle peut adhérer au niveau Silver. Une fois inscrite à ce programme, elle recevra 20 points pour chaque dollar dépensé dans votre centre. C'est vous qui déterminez comment les clientes gagnent des points, ce qu'elles peuvent acheter avec ces points et la valeur de chaque point – par exemple, un point peut valoir 1 $ ou 0,01 $.
Le système reclassera automatiquement une cliente vers un niveau supérieur ou inférieur en fonction de son éligibilité. Ainsi, si la cliente dépense plus de 500 $ cette année, elle passera au niveau Or et, dans cet exemple, gagnera 30 points pour chaque dollar dépensé. Lors du déclassement d'un client vers un niveau inférieur, le système vous permet de définir un délai de grâce. Ainsi, même si le client n'a pas dépensé 100 $ cette année, vous pouvez lui permettre de rester dans son niveau actuel pendant un mois supplémentaire avant de le déclasser.
Pour activer le nouveau programme de points de fidélité, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation » et accédez à l'écran « Admin ». Cliquez sur le lien « Organisations », accédez à Paramètres > Clients et cochez la case « Activer les points de fidélité à plusieurs niveaux ».
Pour en savoir plus sur la mise en place du nouveau programme de fidélité, contactez notre équipe d'assistance.
Davantage de conditions à remplir pour bénéficier de réductions
Vous pouvez désormais associer des produits ou des offres groupées à une condition préalable pour bénéficier d'une réduction. Par exemple, vous pouvez configurer la réduction « 30 % de réduction sur un soin du visage pour tout achat d'un produit de soin de la peau ». Vous pouvez également permettre aux clients de choisir des produits ou des forfaits regroupés dans une catégorie, une sous-catégorie ou même associés à un mot-clé. Par exemple, si vous lancez une nouvelle gamme de produits, vous pouvez simplement associer à chacun de ces produits le nom de la marque et permettre aux clients de choisir uniquement parmi cet ensemble.
Options de réduction avancées
En plus d'appliquer des réductions sur des services ou des produits, vous pouvez désormais proposer des réductions sur des services, des produits, des forfaits et des abonnements individuels, avec des montants de réduction différents. Par exemple, une seule promotion peut offrir 30 % de réduction sur une coloration et 5 % de réduction sur les shampoings et après-shampoings vendus au détail. Vous pouvez également proposer à vos clients l'offre suivante : « Achetez deux produits de notre nouvelle gamme de soins de la peau et bénéficiez de 10 % de réduction sur notre abonnement annuel et de 20 % de réduction sur deux produits de soins capillaires. »
Inventaire
Vendre des lots de produits au détail à différents prix
Si vous vendez au détail, vous devrez peut-être modifier les prix à chaque lot. Pour tenir compte de ces variations de prix, vous pouvez définir plusieurs prix de vente recommandés (MRP) pour un produit vendu au détail et permettre au personnel d'accueil de sélectionner le MRP en fonction du prix du lot actuel.
Pour configurer plusieurs MRP, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, puis accédez à l'écran Administration. Cliquez sur le lien Produits dans la section Ressources et sélectionnez le produit auquel vous souhaitez associer plusieurs MRP. Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton « + » à côté de MRP et ajoutez les différents MRP parmi lesquels la réception pourra faire son choix.
Configurer des codes-barres distincts pour chaque lot de produits
Lors de la gestion des stocks, vous devrez stocker différents lots d'un même produit. Les codes-barres constituent un moyen simple d'identifier ces produits. Vous pouvez désormais ajouter plusieurs codes-barres à un produit afin de prendre en compte ces différents lots. Les codes-barres peuvent être facilement imprimés depuis la page « Gérer les produits » ou depuis le rapport « Commandes d'achat et de transfert ». En cas de codes-barres multiples, le système vous permettra de sélectionner celui que vous souhaitez imprimer.
Suivre et rapprocher les produits consommés pour chaque service
Pour les prestations qui consomment des produits, vous devez suivre la quantité de produit utilisée pour chaque prestation. Le système vous permet de préciser la quantité de produit utilisée pour chaque prestation, mais cette information n'est pas toujours exacte. C'est pourquoi nous avons ajouté un nouveau rapport « Nomenclature » qui vous permet de comparer la quantité de produit qui devait être utilisée avec celle qui a été réellement utilisée.
Par exemple, pour la prestation « Lavage des cheveux », ce rapport indique que la quantité habituelle de shampoing utilisée pour cette prestation est de 20 ml, mais que la quantité réellement consommée au cours des 14 derniers jours s'élève en moyenne à 25 ml par prestation.
Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être dans la vue « Centre » et cliquez sur l'onglet « Inventaire ». Dans la section « Rapports », cliquez sur le lien « Nomenclature ». Sélectionnez « Nomenclature » dans le menu déroulant, indiquez la période pour laquelle vous souhaitez obtenir le rapport, puis cliquez sur « Actualiser ».
Suivi des modifications apportées aux produits professionnels (consommables) et aux produits de détail
Les produits professionnels ou consommables (ceux utilisés dans le cadre d'un service) et les produits de vente au détail sont gérés séparément dans Zenoti, mais, dans la pratique, ils sont souvent utilisés selon les besoins. Par exemple, si vous êtes à court de produits professionnels, votre personnel peut utiliser le même produit qui est comptabilisé comme un produit de vente au détail destiné à être vendu aux clients. Le rapport « Historique du produit » pour n'importe quel produit affiche désormais toutes les modifications que vous avez apportées à un produit existant, y compris sa conversion de produit de vente au détail en produit consommable ou vice versa.
Votre personnel peut convertir ces produits en produits consommables ou en produits au détail s'il dispose des autorisations nécessaires. Pour connaître la procédure étape par étape permettant de convertir des produits dans Zenoti, consultez notre article d'assistance intitulé « Conversion de la quantité des produits de la vente au détail vers les produits consommables et inversement ».
Veuillez noter que pour faire passer un produit de la catégorie « consommable » à « produit de vente au détail » ou inversement, vous devez d'abord configurer le produit à la fois comme « produit de vente au détail » et comme « consommable » lors de sa création, puis modifier le stock via le module « Inventaire ». Le simple fait de modifier la définition du produit sur la page « Modifier les produits » n'aura aucune incidence sur les niveaux de stock existants dans le système. Si vous avez besoin d'aide pour convertir des produits de vente au détail en consommables ou inversement, veuillez contacter le service d'assistance.
Employés
Attribuer des mandats à des consultants
Si vos ventes proviennent principalement de recommandations de médecins ou de consultants externes, vous pouvez leur verser des commissions. Nous avons désormais intégré la possibilité d'ajouter des consultants dans le système et de leur attribuer des commissions. Lors de l'encaissement d'un paiement auprès d'un client, vous pouvez répartir la commission entre le prestataire de services et le consultant.
La fonctionnalité « Commissions multiples pour les employés » de Zenoti vous permet de répartir les commissions entre le prestataire de services et le consultant, ou d'attribuer l'intégralité de la commission au consultant depuis l'écran de paiement. Pour suivre les commissions à verser aux consultants, consultez le rapport « Répartition des commissions des employés », qui vous permet de filtrer les factures correspondant aux rendez-vous générés par les consultants. Ce rapport indique les pourcentages de commission à verser aux consultants.
Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation », puis cliquez sur l'onglet « Employés ». Dans la section « Rapports », cliquez sur « Rapports de ventes » et sélectionnez le rapport « Commission partagée » dans le menu déroulant.
Suivez facilement les congés, les heures supplémentaires et les effectifs de vos employés
Grâce à des mises à jour importantes apportées aux rapports sur le personnel, nous vous avons facilité la gestion de vos équipes dans tous vos centres. Le nouveau rapport sur les congés du personnel vous permettra de suivre l'historique de tous les congés pris par vos employés ainsi que ceux prévus à l'avenir.
Le rapport sous forme de tableau « Heures supplémentaires des employés » affiche désormais également les heures supplémentaires effectuées pendant les week-ends et les jours fériés.
Suivez l'effectif de votre personnel à tous les niveaux hiérarchiques dans chaque centre. Le nouveau rapport sur les effectifs vous permet de consulter le nombre d'employés par centre et par niveau hiérarchique.
Rapports et tableaux de bord
Personnalisez vos tableaux de bord pour afficher les collections
Vos tableaux de bord affichent les prévisions, les objectifs et les valeurs actuelles concernant les ventes et le chiffre d'affaires. Toutefois, si votre entreprise se concentre davantage sur les recouvrements que sur les ventes, vous pouvez modifier ce tableau de bord pour qu'il affiche les prévisions, les objectifs et les valeurs actuelles relatives aux recouvrements.
Nouveaux rapports
Nous avons ajouté de nouveaux rapports pour vous aider à mieux comprendre vos recouvrements.
- Encaissements par service : ce rapport présente les encaissements provenant de services individuels ou de catégories de services, pour différents modes de paiement tels que les espèces, les cartes, les chèques, etc.
- Collections de produits : ce rapport présente les encaissements provenant de produits individuels ou de catégories de produits, pour différents modes de paiement tels que les espèces, les cartes bancaires, les chèques, etc.
- Collectes de l'organisation par type : ce rapport présente les collectes issues des services, des produits, des abonnements, des forfaits et des cartes-cadeaux pour l'ensemble de l'organisation, sous forme de tableau et de graphique.
Boutique en ligne et applications mobiles
Limitez ce que vos invités peuvent consulter et modifier dans vos formulaires
Si vous utilisez des formulaires numériques (par exemple, des formulaires d'inscription ou de consultation), vous pouvez permettre à vos clients de les remplir en ligne depuis votre site web ou l'application mobile en magasin. Vous avez également la possibilité de contrôler les champs que le client peut voir et modifier.
Encore plus d'options de personnalisation pour une boutique en ligne attrayante
Lors de la dernière mise à jour, nous avons apporté plusieurs nouveautés à votre boutique en ligne pour la rendre plus attrayante : de nouvelles pages d'accueil, un meilleur affichage des articles, une nouvelle disposition des boutons de navigation, et bien plus encore. Pour rendre votre boutique en ligne encore plus exceptionnelle, nous avons ajouté quelques fonctionnalités supplémentaires…
- Des étiquettes personnalisables pour tous vos boutons. Certains souhaitent voir s'afficher « Réserver des services », tandis que d'autres préfèrent « Ajouter au panier ». Nous avons conçu ce système de manière personnalisable afin que vous puissiez y inscrire ce que vous voulez : « Réserver », « Ajouter au panier » ou « libro servicios ».
- Un paiement plus rapide grâce aux boutons « Passer à la caisse ». Si une cliente se rend sur votre site web pour racheter les produits qu’elle a achetés lors de sa dernière visite, elle souhaite que le processus d’achat soit simple et rapide. C’est pourquoi nous avons ajouté un nouveau bouton – « Passer à la caisse » ou « Acheter maintenant » – qui lui permettra d’accéder à la page de paiement d’un simple clic.
- Une nouvelle page pour présenter tous vos sites. Il est plus facile pour vos visiteurs de trouver le centre le plus proche lorsque les adresses et les coordonnées de tous vos sites sont regroupées au même endroit ; c'est pourquoi nous avons créé une nouvelle page et ajouté un lien dans la barre de navigation.
Toutes ces améliorations, associées à de nombreuses corrections de bugs mineurs, permettront d'améliorer l'expérience de vos clients lorsqu'ils se connectent pour prendre rendez-vous ou acheter un produit.
Embellissez l'application mobile de vos clients grâce à un carrousel d'images
Votre application mobile destinée à vos clients sera plus attrayante si vous ajoutez des images à son écran d'accueil. Découvrez comment certains de nos clients ont su embellir leurs applications mobiles destinées à leurs clients.
Permettre au personnel de suivre les pourboires depuis leur téléphone portable
Notre application mobile destinée aux employés affiche désormais les pourboires perçus par vos prestataires de services.
Veuillez noter que ces mises à jour n'auront aucune incidence sur vos paramètres actuels ni sur votre utilisation de Zenoti. Pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités ou pour les mettre en œuvre, contactez votre consultant ou appelez notre équipe d'assistance.
Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.