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Le 29 janvier, vous découvrirez de nouvelles fonctionnalités dans votre compte. Poursuivez votre lecture pour découvrir ce qui a changé. Administration Balises Les balises permettent de regrouper des clients, des services, des produits, des employés, des forfaits ou des abonnements en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez créer une balise « Elite » et l'attribuer aux clients concernés. Vous pourrez ensuite sélectionner tous les clients portant cette balise lorsque […]
Emily Martin
Le 29 janvier, vous découvrirez de nouvelles fonctionnalités dans votre compte. Poursuivez votre lecture pour découvrir ce qui a changé.
Administration
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Les balises permettent de regrouper des clients, des services, des produits, des employés, des forfaits ou des abonnements en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez créer une balise « Elite » et l'attribuer aux clients concernés. Vous pouvez ensuite sélectionner tous les clients portant cette balise lorsque vous créez un segment cible. La création et l'utilisation des balises s'effectuent en trois étapes.
- Dans l'écran d'administration (dans la vue Organisation), définissez une balise.
- Attribuez un client, un service, un produit, un employé, une formule ou un abonnement à ce tag depuis les pages de profil.
- Vous pouvez utiliser les profils marqués de l'une des manières suivantes.
- Les balises d'invité permettent de créer un segment cible personnalisé.
- Les balises d'employés permettent de filtrer les noms des employés qui apparaissent dans l'agenda.
- Filtrer les rapports de vente par balises sur les services, les produits, les offres groupées ou les abonnements
Nouvelles notifications par e-mail et SMS
Vous pouvez, si vous le souhaitez, activer et mettre à jour le texte par défaut de trois nouvelles notifications depuis l'onglet Admin > Organisation > E-mail/SMS.
- Joyeux anniversaire – Activez cette notification pour envoyer un e-mail ou un SMS à votre client le jour de son anniversaire. Cette notification ne sera déclenchée que si une date d'anniversaire (dans le champ « Anniversaire ») est indiquée dans le profil du client.
- Conditions générales d'adhésion – Cette notification vous permet de numériser vos conditions générales d'adhésion. Une fois activée, le système enverra la notification dès le paiement de l'adhésion. Vous devez inclure vos conditions générales dans la notification, ainsi qu'un lien sur lequel votre client devra cliquer pour les accepter.
Le système mettra alors automatiquement à jour le profil du client pour indiquer qu'il a accepté les conditions générales. Si le client n'accepte pas les conditions générales, l'activation de l'adhésion n'est pas bloquée. Vous pouvez toutefois choisir d'activer une alerte qui vous enverra par e-mail ou par SMS la liste de toutes les acceptations en attente afin que vous puissiez y donner suite en fin de journée. Pour activer cette alerte, rendez-vous dans Admin > Organisations > Alertes. Modifiez l'alerte « Clients n'ayant pas accepté les conditions générales d'adhésion » et définissez les destinataires de cette alerte. Vous pouvez renvoyer la notification des conditions générales au client directement depuis son profil.
Pour configurer cette notification :
- Activez la notification « Conditions d'adhésion » dans l'onglet Admin > Organisation > E-mail/SMS.
- Veillez à mettre à jour chaque profil d'adhésion en y indiquant les conditions générales qui doivent s'afficher dans la notification, ainsi que le message de remerciement ou de confirmation qui apparaît une fois que le client a accepté ces conditions. Effectuez ces modifications dans les champs « Conditions générales » et « Message d'acceptation des conditions générales » de chaque profil d'adhésion. Pour ce faire, rendez-vous dans Marketing > Adhésion > Cliquez sur une adhésion spécifique et effectuez les modifications dans l'onglet Général.
- Confirmation de rendez-vous – Réservation en ligne – Activez cette notification pour envoyer un e-mail ou un SMS de confirmation aux clients lorsqu'ils prennent rendez-vous en ligne. Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet Admin > Organisation > E-mail/SMS et activez l'e-mail « Confirmation de rendez-vous – Réservation en ligne ».
Par défaut, les notifications de confirmation de rendez-vous sont envoyées aux clients ayant pris rendez-vous au moins 90 minutes avant l'heure du rendez-vous. Si vous souhaitez que la confirmation de rendez-vous soit envoyée à tous les clients, quel que soit le moment où ils ont pris rendez-vous, modifiez ce paramètre sur « 0 minute » ; vous pouvez également augmenter ce délai. Pour modifier ce paramètre, rendez-vous dans Admin > Organisation > Paramètres > Carnet de rendez-vous et recherchez le paramètre « Envoyer une confirmation de rendez-vous ».
Suivi des reçus des clients
Pour faciliter la comptabilité, vous pouvez, si vous le souhaitez, configurer le système pour qu'il envoie une copie de chaque reçu à l'adresse e-mail de votre choix. L'e-mail est envoyé dès qu'une facture est clôturée. Pour configurer cette option, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation », puis accédez à Admin > Centres > Nom du centre > Paramètres > Factures / Reçus. Pour activer l'envoi d'e-mails, il vous suffit de saisir l'adresse e-mail appropriée dans le champ « Envoyer le reçu ».
Agenda et point de vente
Nous avons ajouté de nouvelles fonctionnalités au carnet de rendez-vous afin de faciliter la gestion générale, comme suit.
Définir et consulter rapidement les préférences en matière de demande de thérapeute
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet d'indiquer si un client a demandé un thérapeute spécifique, une thérapeute ou un thérapeute lors de la prise de rendez-vous. Le carnet de rendez-vous affichera une barre colorée sur la case du rendez-vous pour indiquer le type de demande de thérapeute. Cet indicateur visuel doit être utilisé par la réception si elle souhaite réattribuer le rendez-vous à un autre thérapeute. Cette fonctionnalité ne verrouille pas le rendez-vous. Vous disposez toujours de la fonctionnalité « verrouiller le rendez-vous » si vous souhaitez empêcher la réception de transférer le rendez-vous à un autre thérapeute. Le bloc de rendez-vous indiquera la préférence à l'aide d'une barre colorée qui apparaîtra sur le côté droit du bloc.
Mise à jour du code couleur
La couleur associée à un client enregistré dans vos créneaux de rendez-vous est passée de l'orange au jaune.
Afficher les rendez-vous en lecture seule
Vous pouvez désormais afficher le carnet de rendez-vous tout en empêchant toute interaction ou modification du planning. Cette fonctionnalité est utile si vous disposez d'écrans dans votre spa ou votre salon qui affichent le planning du jour. L'écran s'actualise automatiquement toutes les 100 secondes. Pour utiliser cette fonctionnalité de consultation du carnet de rendez-vous en mode lecture seule, créez un nouveau profil d'employé et attribuez-lui le rôle « Écran ». Vous pouvez ensuite vous connecter à Zenoti avec ce profil d'employé.
Recueillir rapidement des adresses e-mail
Saisissez rapidement les adresses e-mail des nouveaux clients directement depuis le carnet de rendez-vous ou l'écran du point de vente. Le champ « Adresse e-mail » n'apparaît dans le panneau de prise de rendez-vous que lors de la création d'un nouveau rendez-vous.
Factures annulées
Vous avez désormais la possibilité d'annuler une facture, ce qui la supprime des rapports relatifs aux ventes, à la comptabilité, au chiffre d'affaires et aux recouvrements. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris dans votre agenda et sélectionnez « Ventes du jour ». Vous verrez alors apparaître un lien intitulé « Annuler » à côté des services déjà payés, ainsi qu'à côté des forfaits et des abonnements.
Employé
Calculer la paie sur la base d'un salaire horaire
Vous pouvez désormais saisir un salaire horaire pour vos employés dans leur profil. Pour ce faire, rendez-vous sur le tableau de bord Employés. Cliquez sur le lien « Employés ». Modifiez la fiche d'un employé existant en cliquant sur son nom. Dans l'onglet « Général », mettez à jour le champ « Taux horaire ».
Définir le nombre maximal d'heures de travail
Un nouveau champ intitulé « Heures de travail maximales » vous permet de définir le nombre maximal d'heures qu'un employé peut travailler. Lors de la création ou de la copie d'un planning d'employé, le système vous avertira si le nombre maximal d'heures de travail de l'employé est dépassé. Pour mettre à jour le nombre maximal d'heures de travail d'un employé, assurez-vous d'être dans la vue « Centre ». Accédez au tableau de bord Employés, puis cliquez sur le lien Employés. Modifiez les informations d'un employé existant en cliquant sur son nom. Dans l'onglet Général, mettez à jour le champ « Heures de travail maximales ».
Fidélité
Procéder au remboursement des services
Vous pouvez désormais rembourser les paiements liés à un service. Cette fonctionnalité s'ajoute à la possibilité existante de rembourser les produits et les abonnements. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer le paramètre correspondant. Pour ce faire, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation ». Allez dans Admin > Gérer l'organisation > Paramètres > Carnet de rendez-vous et sélectionnez « Autoriser les remboursements sur les services ». Pour rembourser un paiement, ouvrez le profil du client et cliquez sur l'onglet Rendez-vous. Vous verrez un lien « Remboursements », qui permet de rembourser le montant du service sous la forme d'une carte prépayée.
Automatiser la création de tickets
Notre système de gestion des incidents vous permet de créer et de suivre tous les incidents signalés par les clients ou par le personnel interne. Parmi les deux nouvelles fonctionnalités, on trouve la possibilité de créer automatiquement un incident si :
- Un client attribue une note faible dans son formulaire de commentaires. Vous définissez à partir de quelle note un ticket doit être créé. Cela permet à la direction d'assurer un suivi rapide auprès de tous les clients mécontents.
- Un client soumet un commentaire via le formulaire de commentaires. Cela permet aux responsables de suivre les commentaires reçus et d'assurer le suivi des mesures prises.
Pour activer ces fonctionnalités, assurez-vous d'être dans la vue « Org », puis accédez à Admin > Organisation > Paramètres > Automatiser la création de tickets. Saisissez une note minimale pour le paramètre « Créer un ticket si une note est inférieure à ». Cochez ensuite la case « Créer un ticket si un commentaire est soumis » pour activer ce paramètre.
Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.