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C'est l'heure de la mise à jour du mois d'août
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) sera mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 20 août. Poursuivez votre lecture pour découvrir les nouveautés de cette mise à jour. Agenda des rendez-vous et point de vente Un agenda des rendez-vous repensé et plus rapide Nous avons apporté plusieurs améliorations à notre agenda des rendez-vous, pour une expérience nettement plus fluide. Voici les changements à noter : 3x […]
Emily Martin
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) sera mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 20 août. Poursuivez votre lecture pour découvrir les nouveautés de cette mise à jour.
Agenda et point de vente
Un agenda de rendez-vous nouveau et plus rapide
Nous avons apporté plusieurs améliorations à notre agenda, qui est désormais beaucoup plus rapide. Voici les changements que vous constaterez :
- Un temps de réponse trois fois plus rapide dans l'agenda, que ce soit pour prendre un nouveau rendez-vous, effectuer des modifications ou générer des rapports
- Zoomez et dézoomez facilement sur le calendrier
- Choisissez l'affichage qui vous convient le mieux : vous pouvez afficher les prestataires de services en haut du planificateur ou sur le côté
- Un simple clic suffit pour agrandir le calendrier afin que toutes les colonnes s'affichent à l'écran.
- Imprimer le programme du jour
- Imprimer l'horaire hebdomadaire d'un employé
Si vous êtes passé au nouvel agenda et que vous souhaitez revenir à l'ancien, il vous suffit d'un simple clic.
Pour passer au nouveau carnet de rendez-vous, assurez-vous d'être dans la vue du niveau « Centre », accédez à Admin > Centres > Paramètres > Carnet de rendez-vous, puis modifiez le planificateur par défaut en sélectionnant « Nouveau (Bêta) ».
Imprimer le solde de l'abonnement sur les reçus
Évitez les malentendus et faites gagner du temps à la réception en imprimant le solde du compte d'adhésion sur le ticket de caisse de chaque client. Le solde est imprimé à chaque fois qu'un client effectue un achat ou utilise un service dans le cadre de son adhésion. Pour activer cette fonctionnalité, assurez-vous d'être au niveau « Centre », accédez à Admin > Centres > Paramètres > Facture et ticket de caisse, puis cochez la case « Imprimer le solde du compte d'adhésion sur le ticket de caisse ».
Imprimer des reçus en plusieurs langues
Imprimez les reçus en indiquant les noms des articles en anglais ainsi que dans votre langue locale. Si vos centres sont situés dans différents pays ou régions, adaptez chaque centre à la langue locale. Pour imprimer les articles dans la langue locale, assurez-vous d'être au niveau du centre, accédez à Admin > Centres > Paramètres > Facture et reçu, puis cochez la case « Imprimer les articles vendus dans la langue locale ». Vous devrez ensuite choisir la langue pour chaque centre. Pour ce faire, accédez à Admin > Centres > Général et sélectionnez la langue.
Recherche avancée pour les clients
Auparavant, vous aviez la possibilité de rechercher des visiteurs au sein de votre centre ou sur l'ensemble de votre réseau. Pour les grandes organisations, vous pouvez désormais limiter la recherche à une région géographique ou à une zone. Par exemple, créez une zone intitulée « New York ». Tous les centres de New York pourront limiter la recherche de visiteurs aux centres de New York, ce qui accélérera la recherche. Pour activer la recherche de visiteurs entre les zones, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, accédez à Admin > Organisations > Paramètres > Carnet de rendez-vous, cochez la case « Rechercher des visiteurs dans tous les centres » et sélectionnez « Zone ».
Évitez de créer des invités en double
Le système vous permettra de créer deux profils d'invité utilisant le même prénom ou le même numéro de téléphone (dans le cas où deux personnes partagent un même numéro). Toutefois, si vous essayez de créer un profil d'invité alors qu'il en existe déjà un avec le même prénom et le même numéro de téléphone, le système vous en avertira afin d'éviter la création d'un profil d'invité en double. Le système utilisera vos paramètres de recherche d'invités (au niveau de l'organisation ou de la zone) pour rechercher les profils d'invités lors de la vérification des doublons.
S'assurer que le personnel saisit les données de service
Avec Zenoti, vous pouvez créer des champs personnalisés pour saisir des informations importantes lorsque les champs standard ne suffisent pas. Par exemple, un forfait de soins amincissants peut nécessiter de noter le poids avant et après chaque séance. Le système affiche une alerte si le personnel tente de facturer le client avant d'avoir saisi les poids. Pour activer cette fonctionnalité, assurez-vous d'être au niveau du centre, accédez à Admin > Centres > Paramètres > Carnet de rendez-vous et cochez la case « Imposer la saisie obligatoire des données personnalisées du service avant le paiement ».
Contourner les restrictions de réservation
Si vous souhaitez accélérer la prise de rendez-vous dans certains de vos centres très fréquentés, vous pouvez éviter d'être soumis à des restrictions lorsqu'un client demande un homme, une femme ou un thérapeute en particulier. Vous pouvez choisir de désactiver les alertes à la réception dans les cas suivants :
- Lorsqu'un client demande un thérapeute en particulier qui est déjà pris, et que vous souhaitez créer un rendez-vous qui se chevauche pour ce thérapeute
- Lorsqu'un client demande une salle spécifique qui est déjà réservée et que vous souhaitez créer un rendez-vous qui se chevauche dans cette même salle
- Lorsqu'un client demande un thérapeute ou une salle en particulier, mais que vous le confiez à un autre thérapeute ou à une autre salle
Votre personnel devra veiller à éviter les conflits d'horaires lorsqu'il attribue deux rendez-vous à un thérapeute ou à une salle spécifique au même moment.
Pour désactiver ces alertes, assurez-vous d'être au niveau du centre, accédez à Admin > Centres > Paramètres > Agende des rendez-vous, puis cochez la case « Ignorer les restrictions de réservation ».
Supprimer les services « Forfaits » et « Abonnements » du menu « Services »
Si certains de vos services ne sont proposés que dans le cadre de forfaits ou d'abonnements, le système les masquera dans le menu. Par exemple, vous ne proposez peut-être jamais un simple lavage de cheveux, mais l'incluez toujours dans un forfait tel que « coupe, lavage et brushing ». Cela s'applique également aux services haut de gamme que vous pouvez proposer à des tarifs réduits dans le cadre d'un forfait ou d'un abonnement. Si vous vendiez un service à 100 $ à l'unité, vous n'attireriez probablement pas beaucoup de clients. Mais si vous pouvez proposer ce même service à 60 $ dans le cadre d'un abonnement comprenant 5 de ces services, vos ventes pourraient augmenter considérablement. Cette fonctionnalité incite votre personnel à vendre des abonnements et des forfaits avant de vendre des services spécifiques. Pour retirer un service de votre menu, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, accédez à Admin > Services, choisissez le service que vous souhaitez retirer de la liste et, dans l'onglet Général, décochez la case « Autoriser la réservation de ce service ».
Limiter les rachats de forfaits à certaines heures
Vous avez désormais la possibilité de créer des forfaits spéciaux qui ne peuvent être utilisés que pendant vos heures creuses. Par exemple, vous pouvez proposer un forfait classique de microdermabrasion permettant aux clients de prendre rendez-vous à n'importe quel moment de vos heures d'ouverture. Vous pouvez également créer un deuxième forfait à prix réduit dont les rendez-vous sont limités à des jours et des horaires spécifiques, c'est-à-dire vos heures creuses. Le système limitera l'utilisation des forfaits aux horaires que vous définissez. Pour définir les restrictions horaires des forfaits, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, puis accédez à Admin > Forfaits > onglet Général. Saisissez les heures de début et de fin de réservation pour le forfait.
Vendez davantage de forfaits à crédit
Vous pouvez désormais vendre plusieurs forfaits à crédit. Tout paiement effectué par votre client est réparti entre chaque forfait en fonction de sa valeur. Veillez à percevoir le montant restant auprès de vos clients lors de leur prochaine visite et à clôturer cette facture.
Gérer efficacement les abonnements récurrents
Lorsque vous vendez un abonnement récurrent, les prélèvements automatiques sur les cartes de crédit de vos clients peuvent parfois échouer. Dans ce cas, vous pouvez marquer l'abonnement comme « Annulé », « Suspendu » ou « Ignoré ». Vous pouvez vérifier le statut de chaque abonnement récurrent dans le rapport « Recettes du centre » dédié aux abonnements récurrents. Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être dans la vue Centre, accédez à Admin > Rapports quotidiens et sélectionnez le rapport « Recettes du centre – Abonnements récurrents ». Pour définir le nombre de tentatives avant de modifier le statut d'un abonnement, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, accédez à Admin > Organisations > Paramètres > Abonnements et modifiez les paramètres relatifs aux paiements récurrents.
Limiter le montant des remises que le personnel peut accorder
Limitez le montant des remises que le personnel peut accorder en fonction de son poste. Par exemple, autorisez les responsables à accorder jusqu'à 20 % de remise, tandis qu'un coiffeur ne pourra accorder que 10 % de remise sur une facture ou une prestation. Vous pouvez également limiter les remises maximales par service. Ainsi, un responsable pourrait accorder jusqu'à 25 % de remise sur tout soin du visage, mais seulement 15 % sur les manucures et les pédicures. Pour définir des limites de remise pour chaque service au niveau de la fonction, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, puis accédez à Employé > Fonctions > onglet Général. Sélectionnez « Service » pour la source de la limite de remise. Accédez à l'onglet Services et saisissez les limites de remise pour chaque service ou catégorie de services. Les limites de remise définies au niveau de la tâche s’appliquent aussi bien aux forfaits personnalisés qu’à la facturation standard dans le point de vente. Pour définir la valeur maximale de remise pour chaque tâche, assurez-vous d’être dans la vue Organisation, accédez à Employé > Tâches et sélectionnez une tâche. Dans l’onglet Général, saisissez la valeur de remise sous forme de pourcentage dans la zone de texte Limite de remise. Les restrictions de remise que vous appliquez au personnel et par service ne s’appliquent pas aux offres créées dans l’onglet Marketing.
Ajuster manuellement les remises sur le montant total de la facture
Avec cette mise à jour, vous pouvez appliquer une remise au niveau de la facture (plutôt que pour un service individuel). Voici comment cela fonctionne :
- Vous indiquez le montant de la remise sous forme de pourcentage
- Le système calculera le montant en fonction du prix net (le montant total hors taxes)
- Le système répartit ce montant de remise de manière égale entre tous les articles de la facture qui ne bénéficient pas déjà d'une remise
- Le montant de la taxe est calculé sur la base du montant total, après application de la remise.
Pour autoriser les remises manuelles, assurez-vous d'être dans la vue « Organisations », accédez à Admin > Organisations > Paramètres > Factures et reçus, puis cochez la case « Activer la remise sur le montant de la facture ».
Marketing
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Plus d'options dans les segments cibles
En plus des plus de 120 critères disponibles pour créer des segments de clientèle, nous avons ajouté quelques options de filtrage supplémentaires. Vous pouvez désormais créer des segments cibles en fonction :
- Source de parrainage – Par exemple, envoyez une offre spéciale aux clients qui sont venus une fois via Groupon et qui ne sont pas revenus au cours des trois derniers mois. Ou bien, récompensez vos clients qui ont parrainé plus de cinq personnes en leur offrant des points de fidélité supplémentaires.
- Date de la première visite – Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer un e-mail ou un SMS de suivi après une première visite, ainsi que de relancer les clients qui ne sont pas revenus dans les six semaines suivant leur première visite.
Employé
Arrivées et départs multiples
Le système enregistrera désormais les multiples arrivées et départs effectués au cours d'une période donnée. Le rapport de présence indiquera l'heure de chaque arrivée et de chaque départ.
Rapports et analyses
Nouveaux rapports
Nous avons ajouté cinq nouveaux rapports dans cette mise à jour :
- Encaissements liés aux services – Ce rapport présente un récapitulatif des encaissements provenant de la vente de services
- Détails des encaissements par service – Ce rapport présente les encaissements provenant de tous les modes de paiement pour chaque catégorie et sous-catégorie de service
- Collections de produits – Ce rapport présente un récapitulatif des recettes issues de la vente des produits
- Détails sur les encaissements par produit – Ce rapport présente les encaissements provenant de tous les modes de paiement pour chaque catégorie et sous-catégorie de produits
Pour accéder à ces rapports, assurez-vous d'être au niveau « Centre », accédez à Admin > Rapports quotidiens, puis sélectionnez ces rapports dans le menu déroulant.
- Rapport « Factures et recettes » – Ce rapport présente les recettes encaissées en espèces, ainsi que les recettes comptabilisées initialement et mensuellement provenant des abonnements et des forfaits pour chaque facture.
Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être au niveau « Centre », accédez à Admin > Rapports sur les recettes, puis sélectionnez le rapport sous forme de tableau intitulé « Facture ».
- Rapport de paie – Ce rapport a été mis à jour et comporte désormais une colonne indiquant les heures à rémunérer, qui exclut les temps de pause entre les différents horaires d'arrivée et de départ
Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être au niveau « Centre », accédez à Employés > Paie, puis sélectionnez la période de paie pour laquelle vous souhaitez consulter le rapport de paie.
Analysez l'utilisation de votre personnel pendant les heures de pointe et les heures creuses
En utilisant le filtre « Heure » dans les rapports sur l'utilisation des employés et des salles, vous pouvez mesurer l'utilisation pour des plages horaires spécifiques de la journée. Analysez la manière dont votre personnel utilise son temps pendant les heures de pointe et en dehors de celles-ci, ainsi que l'utilisation de chacune de vos salles. Vous pouvez commencer à attribuer les salles inutilisées pendant les heures de pointe afin d'en augmenter le taux d'utilisation. Pour accéder au rapport sur l'utilisation des employés, assurez-vous d'être au niveau du centre, accédez à Employés > Rapports de performance et sélectionnez le rapport Utilisation. Pour accéder au rapport d'utilisation des salles, assurez-vous d'être au niveau du centre, accédez à Admin > Rapports divers et sélectionnez le rapport d'utilisation des salles. Pour filtrer le rapport sur des heures spécifiques, choisissez « Personnalisé » dans le filtre Date et heure de ces rapports et sélectionnez l'heure de début et l'heure de fin.
Nouveaux tableaux de bord dans Analytics
Nous avons ajouté trois nouveaux tableaux de bord dans Analytics :
Tableau de bord des commentaires : analysez les commentaires de vos clients et prenez les mesures nécessaires pour améliorer la qualité de vos services. Utilisez ce tableau de bord pour
- Analysez les notes attribuées par vos clients pour l'ensemble de vos centres
- Filtrer les évaluations par zone, par centre, par services ou catégories de services, par sexe, etc.
- Analysez vos services les plus et les moins recommandés
Tableau de bord des adhésions : analysez l'activité de vos membres et prenez des mesures pour augmenter vos ventes d'adhésions. Utilisez ce tableau de bord pour
- Analyser l'évolution des ventes d'abonnements au fil du temps
- Filtrer les ventes par centre, par type d'adhésion, etc.
- Analysez la fréquentation des membres dans vos centres
- Analysez les produits, services, forfaits et cartes-cadeaux les plus achetés par vos membres
Tableau de bord des tendances commerciales : analysez vos tendances commerciales et comparez-les aux mois précédents pour comprendre comment votre entreprise se développe. Utilisez ce tableau de bord pour
- Comparez l'évolution des ventes par rapport au mois précédent, au même mois de l'année précédente, au trimestre précédent, au même trimestre de l'année précédente, etc.
- Filtrer les ventes par centre, par service ou catégorie de services, par adhérent, par nouveau client, etc.
Boutique en ligne
Permettez à vos clients d'utiliser leurs cartes-cadeaux en ligne
Les clients peuvent prendre rendez-vous en ligne et payer avec une carte cadeau : c'est une expérience simple et rapide pour eux. Augmentez vos ventes de cartes cadeaux en les mettant en avant sur votre boutique en ligne. Utilisez nos modèles gratuits pour créer des bannières, des brochures, des chevalets, etc. – contactez notre service d'assistance pour recevoir gratuitement votre kit de promotion pour boutique en ligne et application mobile.
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Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.