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Mise à jour du logiciel Zenoti du mois d'août : les nouveautés
La mise à jour du mois d'août de Zenoti comprend des améliorations apportées au carnet de rendez-vous et aux fonctionnalités marketing, ainsi que de nouveaux indicateurs clés de performance (KPI) et tableaux de bord d'analyse des rendez-vous, entre autres.
Emily Martin
La mise à jour des produits du mois d'août comprend des améliorations apportées à l'agenda, au marketing, de nouveaux indicateurs clés de performance (KPI) et des tableaux de bord d'analyse des rendez-vous, et bien plus encore.
Agenda
Afficher les conflits pour les rendez-vous récurrents
Lors de la création de rendez-vous récurrents (également appelés « rendez-vous permanents »), Zenoti vérifie désormais automatiquement s'il existe des conflits. Le personnel d'accueil sera informé des conflits potentiels, qu'il devra résoudre.
Prendre des rendez-vous récurrents qui ne prennent pas fin
Les rendez-vous récurrents (permanents) sont des rendez-vous pré-réservés pour votre client pour une période donnée. Cette fonctionnalité permet, par exemple, de réserver facilement un rendez-vous chez le coiffeur tous les mois pendant les 5 prochains mois.
Nous améliorons le système des rendez-vous récurrents en y intégrant le concept de rendez-vous permanents. Cela vous permet de définir un nombre de rendez-vous futurs qui resteront actifs indéfiniment. Par exemple, une cliente peut choisir d'avoir toujours 5 rendez-vous pré-réservés dans son agenda. Lorsqu'elle aura terminé une visite, il lui restera encore 4 rendez-vous dans son agenda, et dès qu'une facture sera clôturée, Zenoti planifiera automatiquement le rendez-vous suivant. En effet, la cliente aura toujours 5 rendez-vous dans son agenda. Cela permettra à l'entreprise de fidéliser sa clientèle et de maintenir une fréquence de visites régulière.
Prenez rendez-vous en choisissant des créneaux horaires disponibles dans l'assistant de réservation
Auparavant, l'assistant de réservation vous obligeait à prendre rendez-vous pour des prestations se succédant sans intervalle. Vous pouvez désormais réserver une visite comprenant des prestations séparées par des intervalles. Cela permet de répondre aux besoins des clients qui souhaitent consulter des prestataires spécifiques dont l'agenda est très chargé.
Imprimer des cartes-cadeaux
Avec cette mise à jour, après la vente d'une carte cadeau, Zenoti permet aux entreprises d'imprimer les détails de la carte cadeau sur leurs modèles personnalisés afin d'offrir une expérience améliorée aux bénéficiaires.
Remarque: un administrateur doit activer l'option permettant d'imprimer des cartes-cadeaux dans les paramètres de l'organisation.
Identifier les dates disponibles dans l'assistant de réservation
Lorsque vous prenez rendez-vous via l'assistant de réservation, vous pouvez désormais identifier facilement les dates pour lesquelles des créneaux horaires sont disponibles. Dans le calendrier, les dates pour lesquelles des créneaux horaires sont disponibles pour le prestataire sélectionné sont surlignées en vert. Les dates sans disponibilité sont surlignées en rouge.
Sélectionnez les critères permettant d'alerter la réception des actions en attente
Auparavant, les créneaux de rendez-vous s'affichaient en rouge lorsque les commentaires du client n'avaient pas été recueillis, que les données de consommation n'avaient pas été saisies ou que les champs obligatoires du formulaire de données personnalisées du service n'avaient pas été remplis.
Il se peut que la réception n'ait pas le contrôle sur toutes ces opérations. Cela rendait difficile pour la réception d'identifier les réservations nécessitant une attention immédiate. Par exemple, les réservations pour lesquelles une saisie de consommation de produits est en attente peuvent nécessiter une attention immédiate, contrairement à d'autres réservations qui attendent les commentaires des clients.
Pour permettre à la réception de gérer efficacement les rendez-vous, Zenoti a mis en place un nouveau paramètre : « Alerter la réception en changeant la couleur du rendez-vous en rouge pour: »
- En attente de commentaires
- Saisie de consommation en attente
- Saisie de données personnalisées en attente de traitement
Vous pouvez choisir de configurer des alertes uniquement pour les critères qui nécessitent une intervention immédiate de la part de la réception.
Déplacez facilement vos rendez-vous vers d'autres créneaux horaires
Jusqu'à présent, pour déplacer un rendez-vous en mode Affichage hebdomadaire, le personnel d'accueil ne pouvait que le glisser-déposer. Désormais, il peut également déplacer le rendez-vous à partir du menu contextuel (en utilisant l'option « Déplacer le rendez-vous »).
Remarque: cette option n'est disponible que dans la vue hebdomadaire et pour les rendez-vous ne comprenant qu'un seul service.
Marketing
Empêcher les clients de recevoir trop de communications marketing
Les entreprises s'efforcent de créer des offres attrayantes et de les diffuser sous forme de campagnes par e-mail. Si vous utilisez la segmentation de la clientèle via Zenoti, vos clients peuvent se retrouver dans plusieurs segments cibles et, par conséquent, recevoir trop de communications de votre part.
Un nouveau paramètre vous permet de limiter la fréquence des communications marketing envoyées à un client.
Employé
Déconnecter les utilisateurs après une période d'inactivité
Vous pouvez désormais définir un délai de verrouillage pour les utilisateurs de Zenoti après une période d'inactivité. Cela vous permet de protéger les fonctionnalités et les données de votre système contre toute utilisation non autorisée.
Les administrateurs peuvent définir un délai d'expiration au niveau de l'organisation (Admin > Organisation > Organisations > Paramètres > Général > Déconnecter les utilisateurs inactifs après ___ minutes/heures).
Déduire les coûts de main-d'œuvre et d'atelier des commissions des employés
Vous pouvez définir que ces coûts de main-d'œuvre et d'atelier soient déduits du chiffre d'affaires des services avant de calculer les commissions des employés.
Les charges de personnel correspondent aux coûts supportés par l'entreprise pour ses employés dans le cadre de l'exécution d'un service, notamment les salaires et les avantages sociaux accordés aux employés. Les frais généraux comprennent notamment le loyer, l'accès à Internet, les factures de téléphone et les frais de marketing.
Vous pouvez choisir d'exprimer ces coûts sous forme de montants fixes ou de pourcentages.
Zenoti Analytics
Présentation d'un nouveau tableau de bord des indicateurs clés de performance
Zenoti Analytics propose désormais la prise en charge d'une gamme de tableaux de bord KPI (indicateurs clés de performance).
Pour consulter les indicateurs clés de performance (KPI), vous devez indiquer la période et le nom du centre, puis définir la colonne principale comme étant le nom de l'entreprise, le nom du centre ou le nom de l'employé. Le tableau de bord propose deux modes d'affichage : 1) Vous pouvez choisir d'afficher une série d'indicateurs clés de performance (KPI) tels que les ventes, le chiffre d'affaires, les recouvrements ou le nombre de clients, au niveau de l'entreprise, du centre ou de l'employé. 2) Vous pouvez choisir d'afficher des tableaux de bord par date pour les indicateurs clés de performance (KPI) que vous sélectionnez.
Si vous êtes utilisateur d'Analytics Plus, vous trouverez également ici la logique utilisée pour la conception des indicateurs clés de performance (KPI), ce qui vous permettra de créer vos propres rapports ou tableaux de bord.
Un nouveau tableau de bord d'analyse des rendez-vous
Analysez rapidement les données relatives aux rendez-vous grâce au nouveau tableau de bord d'analyse des rendez-vous. Vous pouvez par exemple consulter facilement :
- Différence en pourcentage (%) du nombre de rendez-vous entre l'année précédente et le mois, le trimestre ou l'année en cours. Il s'agit du nombre de rendez-vous, tel qu'il apparaît dans le tableau de bord des ventes. Supposons que vous souhaitiez consulter les détails d'un trimestre (T2 2018) : ce graphique présente les données du trimestre en cours par rapport à celles de l'année précédente pour le même trimestre (T2 2018 vs T2 2017). De même, vous pouvez choisir d'afficher les détails d'un mois particulier (février 2018 par rapport à février 2017) ou d'une année entière (2018 par rapport à 2017).
- Comparaison d'une année sur l'autre du nombre total de rendez-vous.
- Répartition des rendez-vous par sous-catégorie de service. Il s'agit du nombre de rendez-vous pris chaque mois pour chaque sous-catégorie de service, ce qui permet aux entreprises de comparer les performances de ces sous-catégories.
- Différence entre l'heure de la prise de rendez-vous et l'heure de la réservation. Ce graphique fournit des informations permettant à une entreprise de comprendre à quel moment les clients préfèrent prendre rendez-vous et à quel moment ils finissent par le réserver.
- Temps d'attente moyen après l'enregistrement.
Zenoti Mobile
Afficher les photos « avant » et « après » dans un carrousel (Android uniquement)
Nous ajoutons une vue « Galerie » au profil client (dans l'onglet « Formulaires unifiés ») de Zenoti Mobile (Android), qui vous permet de consulter facilement toutes les photos prises dans le cadre d'un formulaire d'accueil ou de prestation. Une vue en carrousel vous permet de parcourir rapidement toutes les images et d'en sélectionner deux pour les comparer côte à côte.
Remboursement ou annulation d'un paiement (iOS uniquement)
Désormais, grâce à Zenoti Mobile (iOS), vous pouvez rembourser les paiements effectués sur des factures en cours et clôturées.
- Remboursement ou suppression d'un paiement sur une facture en cours: Zenoti Mobile permet à la réception d'effectuer un remboursement sur la même carte que celle utilisée pour le paiement initial et de supprimer les autres modes de paiement de la facture en cours.
- Traitement des remboursements sur les factures clôturées: Zenoti Mobile permet à la réception de traiter un remboursement pour tous les types d'articles figurant sur la facture, soit directement sur la même carte ou via le même mode de paiement, soit en émettant une carte prépayée d'une valeur équivalente au montant de la facture.
Effectuer la clôture de fin de journée (iOS uniquement)
Un nouvel écran de clôture de caisse permet désormais de clôturer la caisse à la fin de chaque journée directement depuis Zenoti Mobile (iOS).
Permettre aux employés de gérer leur emploi du temps quotidien (Android et iOS)
Lorsque les employés ne sont pas rattachés à un centre spécifique, Zenoti leur offre la possibilité de gérer eux-mêmes leurs horaires (ajouter, modifier ou définir des plages d'indisponibilité).
Une nouvelle autorisation permet aux employés de gérer leur planning en modifiant leurs horaires de travail via Zenoti Mobile (iOS uniquement). Les employés peuvent ajouter ou modifier leurs horaires jour par jour. Ils ne peuvent modifier le planning du jour en cours que s'ils ne se sont pas encore pointés pour cette journée.
Pour activer cette fonctionnalité, accédez à Admin > Organisation > Rôles de sécurité > Autorisations > Responsable des employés > Autres paramètres, puis sélectionnez l'autorisation « Mon planning ».
Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.