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5 raisons pour lesquelles le nouvel outil de planification du personnel de Zenoti est spécialement conçu pour les responsables de salons de coiffure et de spa
Comment les responsables des salons de beauté et de bien-être établissent-ils concrètement les plannings ? Cette question a conduit à repenser de fond en comble l'expérience de planification des horaires des employés, qu'il s'agisse des actions groupées, des workflows de brouillon, de la visibilité inter-salons ou du suivi intégré des congés. Voici cinq changements qu'il est bon de connaître.
Gita Mani
À première vue, la gestion des plannings du personnel semble simple. Choisir une personne, lui attribuer un service, et ainsi de suite. Mais quiconque a déjà géré un salon, un spa ou un centre de bien-être très fréquenté sait que la réalité est bien plus complexe : des disponibilités qui se chevauchent, des échanges de dernière minute, plusieurs sites, et un planning qui doit être parfait avant même que le premier client ne franchisse la porte.
Nous avons passé des mois à discuter avec les responsables qui utilisent quotidiennement les outils de planification de Zenoti. Ce qu’ils nous ont fait part ne concernait pas des fonctionnalités manquantes, mais plutôt des difficultés d’utilisation : trop de clics pour effectuer des tâches courantes, une perte de contexte trop importante lors du passage d’un affichage à l’autre, et un manque de visibilité sur ce qui se passe dans les différents sites. Les informations étaient bien présentes dans le planning, mais les responsables devaient fournir trop d’efforts pour y accéder.
La nouvelle interface de gestion des plannings du personnel est notre réponse à cette demande. En tant qu'acteur clé de ce projet, Saikumar Boda, responsable senior de la gestion des produits, a animé des présentations internes et des discussions inter-équipes afin de s'assurer que cette nouvelle interface tienne compte à la fois des retours des clients et de l'orientation stratégique à long terme du produit.
Les 5 changements les plus importants et pourquoi ils sont essentiels
1. Une seule expérience, toutes les perspectives
Passer d'une vue journalière à une vue hebdomadaire ou mensuelle donnait autrefois l'impression de naviguer entre trois outils distincts, chacun avec ses propres commandes, ses propres modes d'édition et sa propre logique d'utilisation. Pour les responsables qui passaient d'une vue à l'autre des dizaines de fois par jour, cette incohérence finissait par peser lourd.
Désormais, ces trois vues partagent les mêmes schémas d'interaction, les mêmes mises en page et les mêmes commandes. Si vous créez un planning dans la vue « Journée », vous savez déjà comment procéder dans la vue « Semaine ». Il en résulte moins de temps passé à se réorienter, moins d'erreurs liées au changement de contexte et un flux de travail nettement plus rapide, en particulier pour les nouveaux responsables qui sont encore en phase d'apprentissage du système.
2. Actions groupées correspondant à la manière dont les plannings sont établis
Même lorsque les plannings restaient inchangés d'une semaine à l'autre, les responsables devaient les recréer manuellement : définir les horaires un employé à la fois, copier les entrées une par une, répéter les mêmes étapes pour chaque jour et chaque site.
Cette nouvelle expérience propose des actions groupées conçues pour s'adapter au mode de travail réel des responsables. Sélectionnez plusieurs employés et appliquez-leur des plannings d'un seul coup. Copiez des plannings entiers pour les reporter sur plusieurs jours, semaines ou mois, en conservant les horaires, les statuts et les affectations de salles. Utilisez le copier-coller pour réorganiser sans tout recommencer. La saisie intelligente des horaires suggère des heures de début et de fin logiques, et les filtres restent actifs pendant que vous travaillez. Pour les entreprises dont les plannings sont stables, ce qui prenait auparavant la majeure partie d'une matinée peut désormais être effectué en quelques minutes.
3. Créer, partager puis publier les plannings du personnel
Autrefois, publier un planning relevait du pari risqué. Il n'y avait aucun moyen de partager une version en cours d'élaboration avec l'équipe avant sa mise en ligne ; les responsables cliquaient donc sur « publier » et devaient immédiatement faire face à une avalanche de questions, de demandes de modification et de corrections.
Désormais, les responsables peuvent établir des plannings en mode brouillon, les partager avec leurs collaborateurs via myZen, l'application mobile destinée au personnel, et recueillir leurs commentaires avant la mise en ligne. Les collaborateurs peuvent consulter les prochains horaires, signaler les conflits ou demander des modifications directement. Les plannings provisoires sont clairement identifiés sur le calendrier – marqués et encadrés – afin qu'il n'y ait jamais de confusion entre ce qui est définitif et ce qui est encore en cours d'élaboration. Lorsque le responsable est prêt, la publication se fait en un seul clic, sur la base des commentaires concrets de l'équipe.
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4. Visibilité entre les centres sans avoir à changer d'onglet
Pour les enseignes disposant de plusieurs sites, déterminer si un employé était déjà affecté ailleurs constituait un véritable casse-tête. Les solutions de contournement (changer de centre, ouvrir plusieurs fenêtres ou simplement se renseigner auprès des collègues) étaient lentes et peu fiables.
La nouvelle interface affiche directement dans le calendrier les affectations inter-sites. Lorsqu'un employé est affecté à un autre site, un indicateur visuel apparaît sur son horaire. Il suffit de passer la souris dessus pour voir immédiatement le site et les détails du poste. Plus besoin de changer d'onglet ni de deviner : les responsables disposent ainsi des informations nécessaires pour éviter les doubles affectations et planifier la couverture en toute confiance.
5. Les heures de repos sont directement intégrées au planning
Auparavant, le suivi des congés, des formations et des autres absences rémunérées nécessitait des étapes supplémentaires en dehors du processus de planification du personnel. Les responsables devaient se rendre sur des pages distinctes, saisir les heures jour après jour et se fier à leur mémoire pour revenir en arrière et combler les lacunes avant la clôture de la paie.
Les responsables peuvent désormais planifier les heures de repos directement dans le planning. Les congés payés, les vacances et les autres heures rémunérées peuvent être répartis sur plusieurs jours, copiés comme des gardes classiques et consultés en même temps que les disponibilités du reste de l'équipe. Un seul outil pour une gestion précise des plannings et de la paie.
Perspectives d'avenir
Outre ces cinq changements, cette nouvelle version propose une interface plus épurée, avec des indicateurs à code couleur, une légende intégrée et des alertes simplifiées, ainsi qu'une architecture conçue pour s'adapter de manière fiable à la croissance de votre équipe.
Cette mise à jour pose les bases de ce qui nous attend : des recommandations plus pertinentes, une gestion prévisionnelle des effectifs et une automatisation plus poussée. Tout commence ici, cependant, avec une expérience de planification plus rapide, plus claire et conçue en fonction du mode de fonctionnement réel des équipes du secteur de la beauté et du bien-être.
La nouvelle interface de gestion des plannings du personnel est en cours de déploiement. Nous resterons à l'écoute et continuerons à l'améliorer.
Prêt à aller au-delà de la simple gestion des plannings ? Découvrez comment Zenoti vous aide à développer, motiver et faire évoluer votre équipe, le tout depuis un seul tableau de bord.
Rédigé par
Gita Mani, Spécialiste principal du contenu
En tant que rédactrice, Gita est spécialisée dans la stratégie de blog et la narration axée sur la marque, qui mettent en avant les solutions de Zenoti, ses clients et les événements du secteur. Elle met sa passion personnelle pour le bien-être au service de la mission de l'entreprise, qui consiste à soutenir ces entreprises à travers le monde.