Fantastic Sams optimise la gestion de ses franchises

Jaine Cantu gère des salons Fantastic Sams en tant que franchisée indépendante : elle dirige 13 salons à San Antonio et deux à Katy, au Texas, et occupe le poste de responsable régionale pour San Antonio et Austin. Ayant plusieurs établissements à superviser, elle a constaté que son ancien système de point de vente ne lui permettait pas de suivre son activité de manière cohérente. Elle avait besoin d'une solution capable de générer des rapports pour l'ensemble de ses établissements et de l'aider à se concentrer sur les indicateurs clés de performance.

Lorsqu'elle a évalué Zenoti, la possibilité de tout visualiser en un seul endroit grâce aux objectifs et aux rapports a été un facteur déterminant dans sa décision. Elle a déployé Zenoti simultanément dans tous ses établissements, par étapes, ce qui a posé des défis de taille. Une fois qu'elle a réorienté son approche pour se concentrer sur ses indicateurs clés de performance (KPI) et sur la manière dont elle souhaitait gérer son entreprise, l'équipe de Zenoti lui a montré comment accéder aux mêmes informations via leur système.

Ayant déjà utilisé Super Salon et SalonUltimate, Cantu a trouvé que le processus d'intégration de Zenoti était nettement plus efficace que ce qu'elle avait connu auparavant. Auparavant, l'intégration se résumait à un bref appel de cinq minutes visant à expliquer les fonctions de base, tandis que Zenoti lui a fourni des mises à jour régulières. Elle apprécie également Zenoti University, qui permet aux nouveaux employés de suivre une formation avant leur premier jour, ce qui garantit qu'ils arrivent déjà familiarisés avec le système.

Cantu met en avant trois avantages principaux de Zenoti. Premièrement, les coiffeurs peuvent télécharger l’application pour consulter leurs prestations et leurs plannings depuis leur téléphone, suivre leurs revenus, surveiller leurs progrès par rapport à leurs objectifs et rester motivés pour développer leur activité. Deuxièmement, la plateforme en ligne lui permet d’accéder à tout à distance : elle peut se connecter pour prendre des rendez-vous, gérer les appels téléphoniques et aider son équipe de direction sans perturber le travail des coiffeurs. Enfin, les fonctionnalités de reporting et de définition d'objectifs lui permettent de fixer des objectifs de chiffre d'affaires mensuel pour chaque salon et de suivre des indicateurs tels que les ventes au détail et les taux de renouvellement de rendez-vous.

Zenoti a contribué à harmoniser ses salons en uniformisant les tarifs, les noms des prestations et les processus dans tous les établissements. Le fait d’ajouter de nouveaux produits simultanément dans tous les établissements, plutôt que de les saisir un par un, a permis de gagner un temps considérable. La plateforme a transformé son activité en donnant aux coiffeurs les moyens de mieux comprendre leurs prestations et leurs revenus prévisionnels. Les coiffeurs peuvent désormais suivre leurs plannings tout au long du mois et appeler les clients de manière proactive pour combler les créneaux disponibles, ce qui crée un engagement quotidien avec l'entreprise. Le système les soutient de manière constante, ce qui s'est avéré très efficace.

Sur le plan administratif, les responsables de district peuvent désormais gérer des tâches telles que le suivi des présences pour plusieurs sites, où qu'ils se trouvent, ce qui allège considérablement leur charge de travail. La gestion des salaires s'est considérablement simplifiée, et les rapports sont désormais facilement accessibles. L'amélioration du stockage des informations clients dans le système a incité les coiffeurs à collecter des données de manière plus régulière : Cantu constate aujourd'hui une augmentation du nombre d'adresses e-mail et de numéros de téléphone par rapport aux chiffres précédents.

Le suivi quotidien des objectifs a profondément transformé le quotidien des coiffeurs. Les responsables de district se réunissent chaque semaine avec eux pour discuter de leurs objectifs personnels, comme l'achat d'une voiture ou d'une maison, puis les traduisent en chiffres pouvant être suivis dans Zenoti plutôt que sur papier. Les coiffeurs ont appris à générer eux-mêmes des rapports et à se fixer leurs propres objectifs, visant souvent plus haut que ce que suggère la direction, car ils peuvent visualiser leurs progrès et s'en sentir motivés.

Zenoti a permis d'améliorer l'efficacité dans plusieurs domaines. L'application destinée aux clients permet désormais à ces derniers d'acheter des cartes-cadeaux directement via des codes QR, ce qui évite aux stylistes d'avoir à rechercher des cartes physiques et à les traiter manuellement. Les clients peuvent s'enregistrer eux-mêmes à l'aide d'iPads situés à l'accueil, ce qui permet à ceux qui préfèrent un minimum d'interaction de profiter pleinement de leur visite en toute simplicité.

Grâce à la réduction de la charge administrative, les responsables de district passent désormais plus de temps en salle avec les coiffeurs, se concentrant sur la croissance de l'activité, la formation, les stratégies de développement du chiffre d'affaires, le développement de la marque et la connaissance des produits. L'accent n'est plus mis sur la gestion administrative, mais sur l'excellence opérationnelle et le développement des collaborateurs.

L'objectif de Cantu est de donner à ses coiffeurs les moyens de devenir eux-mêmes propriétaires de salons Fantastic Sams. Elle considère Zenoti comme un élément essentiel de cette vision, car cette plateforme prend en charge les tâches administratives complexes que les coiffeurs préfèrent ne pas gérer, leur permettant ainsi de se concentrer sur la relation client et les prestations capillaires. Ce partenariat s'avérera inestimable pour l'accompagner dans la formation de ses coiffeurs en vue de leur permettre de devenir propriétaires et de développer leur activité, tandis que Zenoti se charge du marketing, des campagnes, de l'application et de la prise de rendez-vous.

San Antonio étant l'une des villes qui connaît la plus forte croissance aux États-Unis, Mme Cantu prévoit d'ouvrir 30 nouveaux établissements d'ici cinq ans. Elle estime que Zenoti rend l'accès à la franchise plus accessible, car la gestion administrative est simplifiée : les franchisés n'ont pas besoin de maîtriser des systèmes complexes, puisque Zenoti gère automatiquement le marketing, les campagnes, l'application et la prise de rendez-vous. Cela permet aux franchisés de se concentrer sur la compréhension de l'activité et le développement de leurs opérations.

Mme Cantu conseille aux autres de bien cerner leurs objectifs commerciaux avant de mettre en place Zenoti. Plutôt que de se préoccuper des détails techniques, les chefs d'entreprise devraient définir leur priorité principale et sélectionner trois à cinq indicateurs clés de performance (KPI), qu'il s'agisse d'ouvrir de nouveaux établissements ou d'atteindre des objectifs de chiffre d'affaires précis. Elle se dit convaincue que Zenoti peut les aider à atteindre ces objectifs, comme cela a été le cas pour son entreprise.