Logiciel de réservation en ligne pour spas : enregistrez des réservations 24 heures sur 24

Les visites au spa sont des expériences planifiées. Contrairement à une coupe de cheveux qu'un client peut réserver à la dernière minute, la plupart des rendez-vous au spa font l'objet de recherches et sont confirmés à l'avance, souvent plusieurs jours, voire plusieurs semaines à l'avance. Ces recherches ont lieu le soir, le week-end et pendant les moments de repos : précisément aux heures où la réception du spa n'est pas disponible pour répondre aux appels.

Les données du secteur montrent que 40 % des rendez-vous sont pris en dehors des heures d'ouverture, et que 50 % des clients fidèles des spas trouvent les horaires de réservation limités très ou extrêmement frustrants. Un client qui décide de s'offrir un massage en couple un dimanche soir et qui ne peut réserver qu'à partir du lundi risque de réserver ailleurs avant que ce lundi n'arrive.

La réservation par téléphone se heurte également à la complexité des réservations de soins. Une réservation de forfait comprenant quatre soins, deux personnes, un praticien spécifique et une salle de soins pour chaque prestation nécessite un appel téléphonique de cinq minutes. La même réservation prend moins de deux minutes dans un processus de réservation en ligne bien conçu, sans risque de malentendu sur ce qui est inclus.

Pour les spas d'hôtels et de complexes touristiques, l'attente d'une réservation en ligne est encore plus ancrée. Les clients qui ont réservé leur hôtel, organisé leurs transferts et réservé leurs tables au restaurant entièrement en ligne s'attendent à ce que le spa fonctionne de la même manière. Un processus de réservation uniquement par téléphone vient gâcher l'expérience.

Le logiciel de réservation en ligne pour spas de Zenoti résout tous ces problèmes : il permet au spa d'accepter des réservations en continu et transforme les visiteurs du site web, les abonnés sur les réseaux sociaux et les clients de l'hôtel en rendez-vous confirmés, sans aucune intervention manuelle de la part de l'équipe. De plus, comme les disponibilités de dernière minute peuvent être mises en avant instantanément par SMS et par e-mail grâce à un lien de réservation direct, la réservation en ligne pour les spas permet également de transformer en chiffre d'affaires des salles de soins qui, sans cela, resteraient vides.

Un rendez-vous manqué au spa coûte plus cher qu'une coupe de cheveux manquée. Les salles de soins restent vides, les thérapeutes sont rémunérés pour un temps qui ne génère aucun chiffre d'affaires, et il est rare que le créneau soit comblé à la dernière minute. Pour un spa proposant 40 soins par jour avec un taux d'absentéisme de 10 %, cela représente une perte de chiffre d'affaires équivalente à quatre soins par jour.

Le système de réservation en ligne de Zenoti pour les spas permet de réduire le nombre de non-présentations grâce à des outils qui interviennent à chaque étape du processus de réservation.

Le versement d'un acompte est la mesure la plus efficace qui soit. Les clients qui ont versé un acompte ne manquent presque jamais leur rendez-vous : cet engagement financier modifie complètement leur attitude vis-à-vis de la réservation. Pour les soins haut de gamme et les forfaits spa, exiger un acompte au moment de la réservation permet de garantir les rendez-vous les plus importants de l'agenda.

Les séquences de rappels automatisés — confirmation, rappel 48 heures avant et rappel le jour même — permettent aux clients de garder leur rendez-vous à l'esprit et leur offrent un moyen simple de confirmer, de reporter ou d'annuler leur rendez-vous dans le respect des conditions générales. Les rappels envoyés par SMS et par e-mail permettent de joindre les clients où qu'ils se trouvent.

La possibilité pour les clients de modifier eux-mêmes leurs rendez-vous dans le cadre d'une plage horaire définie permet de réduire les annulations de dernière minute. Les clients qui, autrement, annuleraient à la dernière minute choisissent plutôt de reporter leur rendez-vous — ce qui permet de remplir le créneau horaire — lorsque la procédure de report est rapide et simple.

L'application des frais d'annulation s'applique automatiquement en cas d'annulation tardive, si cette option est configurée. Cette politique est appliquée par le système, et non lors d'un échange à la réception, ce qui évite la gêne et les incohérences liées à une application manuelle.

Les spas Zenoti font état d'une baisse de 25 à 35 % du taux de non-présentation après avoir mis en place des rappels automatiques et le prélèvement d'un acompte pour les soins haut de gamme.

Les abonnements et les forfaits de soins comptent parmi les offres les plus rentables et les plus efficaces pour fidéliser la clientèle qu'un spa puisse proposer. Ils sont également à l'origine des plus grandes difficultés dans un système de réservation par téléphone : lorsque les clients appellent pour réserver une séance dans le cadre de leur abonnement, la réception doit vérifier leur solde, contrôler leurs droits et confirmer manuellement le créneau horaire.

Le système de réservation en ligne de Zenoti permet aux membres de gérer leur adhésion en toute autonomie. Les membres se connectent et réservent en ligne ; leurs avantages sont automatiquement pris en compte lors de leur arrivée ou de leur départ, sans appel téléphonique ni vérification manuelle. Le nombre de séances incluses dans leur forfait est mis à jour en temps réel, ce qui permet au client comme à la réception de savoir à tout moment combien de séances ont été utilisées et combien il en reste.

Pour les renouvellements d'abonnement, le processus de réservation peut inciter les membres dont l'abonnement arrive à expiration à le renouveler avant de finaliser leur prochaine réservation, ce qui permet de fidéliser la clientèle au moment où son engagement est le plus fort, plutôt que d'attendre que l'abonnement expire.

Les forfaits de soins achetés en ligne sont enregistrés et gérés de la même manière. Un client qui achète une série de six soins du visage et réserve le premier via le système de réservation en ligne verra les six séances enregistrées dans le module de gestion des abonnements du spa, chaque réservation étant automatiquement déduite du nombre de séances restantes.

Le résultat : une offre d'abonnements et de forfaits qui fonctionne entièrement sans intervention manuelle à la réception, ce qui est plus pratique pour les clients et plus efficace sur le plan opérationnel pour le spa.

Cette fonctionnalité fait partie de la plateforme logicielle complète de gestion de spa de Zenoti, qui regroupe les réservations, les abonnements, le point de vente et le marketing au sein d'un seul et même compte.