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Logiciel de gestion des plannings pour salons de coiffure : créez des plannings qui conviennent à tout le monde
Le logiciel de gestion des plannings du personnel de salon Zenoti regroupe en un seul endroit les plannings, les demandes de congés et les disponibilités de votre équipe, le tout directement relié à vos réservations et à votre gestion de la paie.
Reconnu par les salons qui connaissent la plus forte croissance au monde
Les inconvénients de la gestion manuelle des plannings dans les salons
La plupart des salons commencent par utiliser un tableur ou un groupe de discussion. Ça marche… jusqu'à ce que ça ne marche plus.
Les problèmes liés à la gestion manuelle des plannings s'accumulent rapidement. Un coiffeur signale son indisponibilité par SMS, mais le tableau Excel n'est pas mis à jour. Un planning change et quelqu'un se retrouve avec deux réservations simultanées. Une demande de remplacement de dernière minute atterrit dans la boîte de réception du propriétaire sans que le reste de l'équipe n'en soit informé. Au moment où la semaine de travail commence, le planning sur papier ne correspond souvent plus à la réalité.
Pour le personnel d'accueil et les responsables, cela implique une tâche quotidienne consistant à vérifier qui est prévu au planning, qui est disponible pour les réservations et qui s'est déclaré malade — avant même que la journée de travail ait commencé. C'est une approche réactive, qui prend beaucoup de temps et qui est pratiquement impossible à mettre en œuvre au-delà d'un seul site.
Un logiciel de gestion des plannings du personnel résout ce problème en offrant à votre équipe un système commun et mis à jour en temps réel. Les disponibilités, les horaires de travail et les demandes de congés sont tous gérés au même endroit. De plus, comme le logiciel de gestion des plannings de Zenoti fait partie intégrante de votre logiciel de gestion de salon, le planning est automatiquement synchronisé avec vos disponibilités de réservation et vos registres de paie.
Fonctionnalités du module de gestion des plannings du personnel de salon de Zenoti
Le logiciel de gestion des plannings du personnel de Zenoti est spécialement conçu pour les salons de coiffure : création de plannings par glisser-déposer, règles de disponibilité par employé, modèles de plannings récurrents et processus de validation des congés qui informe les responsables et met à jour le calendrier de rendez-vous dès qu'une demande est approuvée.
Générateur de planning par glisser-déposer
Créez et modifiez vos plannings de manière visuelle grâce à un outil de planification intuitif. Copiez le planning d'une semaine à l'autre sans avoir à le recréer à chaque fois. Pour les modifications au niveau des rendez-vous, utilisez la fonction glisser-déposer directement dans l'agenda : les changements sont répercutés dans tout le système dès que vous les enregistrez.
Règles relatives à la disponibilité du personnel
Chaque membre de l'équipe peut disposer de ses propres paramètres de planning définis au moment de l'établissement des horaires, notamment les jours de travail, les jours de congé hebdomadaires et le tableau de service. Lorsqu'un service est attribué en dehors de la plage horaire de disponibilité d'un membre du personnel, le système envoie une alerte afin que les responsables puissent détecter les problèmes avant la mise en ligne du tableau de service.
Processus de demande de congés
Les employés soumettent leurs demandes de congés directement via le système ou via l'application pour coiffeurs sur leur téléphone. Les responsables reçoivent la demande, évaluent son impact sur le planning et l'approuvent ou la refusent depuis la même plateforme. Pas d'e-mails, pas de discussions de groupe, aucune demande ne passe entre les mailles du filet.
Plans de travail et horaires récurrents
Configurez des modèles d'horaires récurrents pour le personnel à temps plein, à temps partiel et en rotation. Une fois le modèle configuré, le planning se remplit automatiquement pour autant de semaines à l'avance que vous le souhaitez. Les exceptions — un jour de congé ponctuel, un échange entre collègues — peuvent être intégrées sans perturber le modèle de base.
Gestion du personnel sur plusieurs sites
Dans le cas des groupes de salons, le personnel peut être affecté à différents sites dans le planning. Les responsables de chaque site consultent le planning de leur propre équipe, tandis que les responsables au niveau du groupe peuvent visualiser l'ensemble des sites à partir d'un tableau de bord unique. Les membres du personnel qui travaillent sur plusieurs sites apparaissent correctement dans le planning de chaque site.
Exportation des heures de paie
À la fin de chaque période de paie, Zenoti génère un récapitulatif des heures travaillées par chaque membre du personnel, en tenant compte de ses horaires de travail prévus, de ses congés approuvés et de tout ajustement effectué au cours de la période. Ce fichier d'exportation est compatible avec les systèmes de paie courants, ce qui évite d'avoir à calculer manuellement les heures.
Planification des horaires du personnel et prise de rendez-vous
Un planning qui n'est pas synchronisé avec votre système de réservation crée un vide que votre réception doit combler manuellement : vérifier qui est présent avant de confirmer un rendez-vous, ou ne découvrir une double réservation qu'à l'arrivée du client.
Dans Zenoti, la liste du personnel et le calendrier des rendez-vous font partie du même système. Lorsqu'un coiffeur est en congé — qu'il s'agisse d'un jour de congé prévu à l'avance ou d'une demande de congé approuvée —, il est automatiquement retiré de la liste des disponibilités pour cette période.
Les clients qui réservent en ligne via l'application ou le widget de votre salon de coiffure, de beauté ou de manucure ne se verront pas proposer de créneaux horaires lorsque le prestataire n'est pas en service. L'attribution des places dans la file d'attente pour les clients sans rendez-vous respecte également le planning en temps réel, ce qui permet à la réception de toujours disposer d'une vue d'ensemble précise des disponibilités.
Le résultat est un calendrier de réservation qui reflète la réalité, sans que personne n'ait à bloquer manuellement des créneaux horaires ni à recouper les informations entre deux systèmes distincts.
Suivi des commissions et paie
La planification ne s'arrête pas à la fin du service : elle a un impact direct sur la manière dont votre équipe est rémunérée.
Zenoti suit les heures travaillées par rapport à l'horaire de chaque membre du personnel, en enregistrant avec précision le temps passé pour chaque service au cours de la période de paie. Parallèlement, les services fournis et les ventes réalisées sont attribués à la personne qui les a effectués ou traités, ce qui permet d'obtenir une vue d'ensemble de la contribution de chaque membre de l'équipe. Le calcul des commissions s'effectue automatiquement en fonction des taux que vous avez configurés — aucun tableur manuel n'est nécessaire.
Au moment de la paie, toutes ces données sont prêtes à être exportées : heures travaillées, prestations fournies, ventes au détail et commissions perçues, par employé, pour la période de votre choix. Grâce à l'intégration avec le reste de vos opérations — réservations, paiements et gestion des stocks du salon —, le tout sur une seule et même plateforme, la paie devient un simple rapport à générer plutôt qu'un calcul à effectuer de toutes pièces.
Foire aux questions
Un logiciel de gestion des plannings pour salons est un outil de planification conçu pour les salons de coiffure, les salons de manucure et les salons/spas, qui permet de gérer les plannings du personnel, les disponibilités et les demandes de congés en un seul et même endroit. Contrairement à un tableur ou à un outil RH généraliste, ce logiciel de gestion des plannings se connecte directement à votre calendrier de rendez-vous : ainsi, lorsqu'un coiffeur est en congé, il est automatiquement retiré de la liste des disponibilités visibles par les clients. La gestion des plannings du personnel de Zenoti est intégrée à la même plateforme que vos réservations, votre point de vente et votre gestion de la paie.
La solution la plus efficace consiste à utiliser un logiciel de planification qui s'intègre à vos systèmes de réservation et de paie, plutôt que de gérer les plannings séparément dans un tableur ou via un groupe de discussion. Avec Zenoti, vous créez le planning une seule fois à l'aide d'un générateur de plannings par glisser-déposer, vous définissez des modèles de rotation récurrents pour votre équipe permanente et vous gérez les demandes de congés via un processus de validation — le tout depuis un seul et même système. Les modifications sont répercutées en temps réel sur les réservations et les disponibilités.
Les outils généraux de gestion des plannings RH permettent de gérer les horaires et les quarts de travail, mais ils ne sont pas reliés au carnet de rendez-vous du salon. Vous devez donc toujours bloquer manuellement les disponibilités des coiffeurs dans votre système de réservation à chaque fois que le planning change, ce qui crée une faille propice aux doubles réservations et aux erreurs. Le logiciel de gestion des plannings du personnel de salon de Zenoti est intégré à la même plateforme que vos réservations ; ainsi, le planning et le calendrier sont toujours synchronisés automatiquement.
Dans Zenoti, tout changement de dernière minute — une intervention imprévue, un échange de poste en urgence — est directement mis à jour dans le planning. Dès qu'un poste est supprimé ou réattribué, la disponibilité du coiffeur concerné est automatiquement mise à jour dans le calendrier de réservation. Les rendez-vous déjà pris pour ce créneau sont signalés afin que la réception puisse contacter les clients et les reprogrammer. Vous gérez la situation en un seul endroit plutôt que de mettre à jour séparément un tableau de service, un système de réservation et un groupe de discussion.
La gestion des plannings du personnel de Zenoti est intégrée à la plateforme Zenoti et n'est pas vendue comme un module autonome. La tarification dépend de la taille de votre entreprise et des fonctionnalités dont vous avez besoin sur l'ensemble de la plateforme : réservations, point de vente, CRM, gestion des plannings et rapports. Le meilleur moyen d'obtenir un devis précis pour votre salon est de réserver une démonstration avec l'équipe Zenoti, qui pourra vous recommander la formule la mieux adaptée en fonction de la taille de votre équipe et du nombre de vos établissements.