Effectifs spécialisés en IA
Skin Renewal économise 6 300 heures par an grâce à la centralisation de la gestion des stocks
Skin Renewal est un centre d'esthétique créé dans le but d'offrir des alternatives aux interventions de chirurgie esthétique traditionnelles. À mesure que de nouveaux traitements utilisant les technologies du laser, de la lumière, des radiofréquences et des ultrasons ont vu le jour, la fondatrice de Skin Renewal, le Dr Maureen Allem, a saisi l'opportunité de les proposer à un large public. Le Dr Allem a ouvert la première clinique Skin Renewal […]
Emily Martin
Skin Renewal est un centre esthétique créé dans le but d’offrir des alternatives aux interventions de chirurgie esthétique traditionnelles. À mesure que de nouveaux traitements utilisant les technologies du laser, de la lumière, des radiofréquences et des ultrasons voyaient le jour, la fondatrice de Skin Renewal, le Dr Maureen Allem, a saisi l’opportunité de les proposer à un large public. Le Dr Allem a ouvert la première clinique Skin Renewal en 2005. Début 2018, Skin Renewal comptait 16 cliniques réparties dans quatre villes d’Afrique du Sud. Aujourd'hui, l'entreprise opère sous l'égide du Renewal Institute, qui regroupe les cliniques Skin Renewal, Body Renewal, Health Renewal, Brain Renewal et Sleep Renewal, l'Oasis Spa, ainsi qu'une boutique en ligne dédiée aux soins de la peau. Skin Renewal a déployé Zenoti pour ses fonctionnalités de gestion centralisée des stocks, la réduction du temps consacré au traitement des stocks, ainsi que ses solides capacités de traitement et de reporting des stocks.
Défis :
- Centraliser la gestion des stocks
- Améliorer les processus de commande et de gestion des stocks
- Améliorer la visibilité de l'entreprise sur les commandes et les niveaux de stock
- Déployer une solution d'entreprise
Avantages de Zenoti :
- Permet de gagner près de 525 heures par mois en matière de gestion des stocks
- Élimine les erreurs liées aux commandes et aux stocks dues à des erreurs humaines
- Simplifie les transferts de stock entre les succursales et le traitement des commandes en ligne
- Permet d'accéder immédiatement aux rapports sur les coûts et les niveaux de stock à l'échelle de l'entreprise
- Permet aux responsables d'agence de se consacrer pleinement à leurs clients et à leur personnel
L'expansion rapide aggrave les problèmes liés aux stocks
À mesure que Skin Renewal se développait, ses difficultés en matière de gestion des stocks s'accentuaient. Les succursales consignaient les commandes fournisseurs dans des feuilles de calcul Excel distinctes, qu'il fallait ensuite rapprocher manuellement au niveau de la direction pour déterminer le coût total de ces commandes pour l'entreprise.
Commande manuelle
La commande mensuelle de stocks nécessitait deux processus distincts : les consommables de faible valeur étaient commandés chaque mois par les responsables d'agence après un inventaire manuel, tandis que les consommables de grande valeur et les stocks destinés à la vente au détail étaient calculés et commandés au niveau de l'entreprise à partir des données relatives aux ventes au détail et aux stocks des trois mois précédents.
Une gestion des stocks qui prend beaucoup de temps
La gestion des stocks était tout aussi fastidieuse. Il n'y avait aucun lien entre les commandes et les livraisons au niveau des succursales, ce qui rendait difficile pour celles-ci de s'assurer de l'exactitude de leurs livraisons. Une fois les stocks arrivés, ils étaient saisis manuellement dans le logiciel de gestion des stocks, ce qui entraînait un nombre élevé d'erreurs. Les transferts entre succursales n'étaient pas reliés, ce qui compliquait le suivi des stocks d'une succursale à l'autre, et le processus de gestion des stocks périmés prenait beaucoup de temps.
Problèmes liés au traitement des commandes en ligne
Les commandes en ligne étaient également traitées à partir des stocks disponibles dans les succursales, ce qui compliquait encore davantage la gestion des stocks de l’entreprise. La solution logicielle de Skin Renewal, Merlin by ikosoft, avait été conçue pour gérer les salons et les spas. Elle n’offrait pas la gestion centralisée des stocks dont l’entreprise avait besoin pour soutenir sa croissance et son expansion rapides. « Notre ancien fournisseur de logiciels nous avait dit que nous étions au sommet de la gamme de produits, nous craignions donc qu'il n'existe aucune solution capable de répondre à nos besoins », a déclaré Petra Brandt, comptable du groupe chez Skin Renewal. « Nous avions mis au point des solutions de contournement, mais elles n'étaient pas très efficaces et avaient tendance à prendre beaucoup de temps. »
Les réseaux de cliniques multi-sites nécessitent une gestion centralisée
Skin Renewal a examiné les fonctionnalités de nombreux logiciels de gestion de spas et de salons avant d’opter pour Zenoti. L’entreprise a choisi Zenoti pour sa flexibilité et sa volonté de créer une solution personnalisée de gestion centralisée des stocks, adaptée aux besoins des grandes entreprises. « Ce qui était incroyable, c'est que Zenoti ne disposait pas au départ du niveau de centralisation dont nous avions besoin. Nous leur avons demandé de le créer et ils l'ont fait », a déclaré M. Brandt. « La capacité à créer un logiciel répondant à nos exigences était inattendue et incroyable. L'attitude de Zenoti, ainsi que sa capacité à s'adapter et à écouter nos préoccupations, ont été phénoménales. C'était le gros plus de notre côté. »
« L'attitude de Zenoti, ainsi que sa capacité à s'adapter et à écouter nos préoccupations, ont été exceptionnelles. C'est ce qui a fait toute la différence pour nous. »
Simplification des processus de commande et de reporting
Avec Zenoti, toutes les commandes des points de vente sont centralisées dans un seul système. Les données sont importées en arrière-plan, ce qui élimine la saisie manuelle des commandes et le risque d'erreur humaine. La gestion centralisée des commandes permet au siège d'accéder instantanément aux coûts et aux rapports relatifs aux commandes à l'échelle de l'entreprise, et les bons de commande peuvent être envoyés au niveau de l'organisation en quelques clics.
Inventaires automatisés
Les inventaires sont rationalisés et largement automatisés. Les consommables de grande valeur font désormais l'objet d'un suivi en fonction de leur consommation, ce qui rend superflus les inventaires quotidiens en agence. En cas de doute, l'entreprise peut consulter l'historique des transactions pour chaque article, ce qui facilite le contrôle et le rapprochement des écarts.
Transferts de stock simplifiés
Le processus de gestion des stocks entre les succursales, autrefois manuel chez Skin Renewal, a lui aussi été optimisé. Lorsqu’une succursale a besoin de stock, les responsables de succursale n’ont plus besoin d’intervenir. Grâce à Zenoti, l’entreprise peut organiser des transferts de stock depuis d’autres succursales au niveau de l’organisation, ce qui accélère le processus. Une meilleure visibilité, au niveau de l’organisation, sur les niveaux de stock des succursales a également facilité le traitement des commandes en ligne, puisque celles-ci sont expédiées à partir des stocks des succursales.
La gestion centralisée des stocks permet de gagner du temps
Depuis la mise en place de Zenoti, Skin Renewal a gagné près de 525 heures par mois rien que pour la gestion des stocks.
Gain de temps sur les commandes au détail : 244 heures
Grâce à Zenoti, la gestion centralisée des commandes pour les magasins s'est avérée plus rapide et plus précise que l'ancien processus manuel de l'entreprise. Cela a permis à l'entreprise de gagner environ quatre heures par mois. Le remplacement du processus manuel hebdomadaire de gestion des consommables à forte valeur ajoutée par un suivi de la consommation, qui a supprimé la nécessité de procéder à des inventaires quotidiens, a permis à chaque succursale de gagner 30 minutes par jour tout en réduisant le nombre d'erreurs.
Gain de temps dans la saisie des commandes : 8 heures
Le suivi des coûts des commandes pour l'entreprise est passé d'un fastidieux processus manuel consistant à compiler les données issues de 16 feuilles de calcul Excel au niveau des succursales à une vue instantanée générée en arrière-plan. Cela a permis à l'entreprise de gagner environ quatre heures par mois sur l'analyse des coûts. De même, l'envoi des bons de commande à plus de 50 fournisseurs est passé d'un long processus manuel à un simple clic de bouton au niveau de l'organisation, ce qui représente un gain de temps d'environ une demi-journée supplémentaire chaque mois. « Le processus est désormais beaucoup plus efficace », a déclaré M. Brandt. « Nous sommes en mesure d'extraire des données centralisées en une seule fois pour créer des commandes, de les charger en arrière-plan, puis de les valider. C'est une façon beaucoup plus rapide de traiter les commandes. »
Gain de temps sur les transferts de stock : 272 heures
Une fois les marchandises livrées, les succursales peuvent traiter les livraisons avec précision en consultant la commande d'achat sur Zenoti. Comme les succursales n'ont plus besoin de saisir les livraisons de marchandises, elles gagnent au moins 16 heures par succursale chaque mois sur le traitement de ces livraisons. Les transferts de stock entre les succursales sont également enregistrés dans Zenoti, ce qui élimine le besoin de traiter manuellement ces transferts, une tâche qui prenait auparavant environ huit heures par mois. Les stocks périmés sont également enregistrés dans Zenoti, ce qui évite de passer huit heures supplémentaires chaque mois à compiler ces informations.
Décisions fondées sur les données
Ces fonctionnalités de gestion centralisée des stocks permettent à Skin Renewal d'accéder instantanément à ses niveaux de stock, à ses bons de commande et aux coûts de vente au détail à l'échelle de l'entreprise, ce qui lui permet de prendre des décisions commerciales cruciales avec agilité. « Le fait de pouvoir générer des rapports centralisés nous fournit les données dont nous avons besoin pour prendre des décisions stratégiques », a déclaré M. Brandt.
Une expérience client améliorée
Grâce aux fonctionnalités centralisées de gestion des stocks de Zenoti, les responsables d’établissement passent moins de temps à recenser les niveaux de stock et à saisir les commandes, ce qui leur permet de mieux se concentrer sur les besoins de leurs clients et de leur personnel. « L'un des atouts de Skin Renewal est que nous mettons un point d'honneur à offrir une expérience personnalisée à nos clients », a déclaré M. Brandt. « Auparavant, les responsables d'agence passaient beaucoup de temps en coulisses à établir des rapports en raison de la charge administrative et des obligations de reporting. Désormais, ils sont beaucoup plus souvent en contact avec la clientèle, ce qui leur permet de garantir à nos clients une expérience plus personnalisée et individuelle. »
Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.