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Attribuez-vous les rendez-vous au hasard ?
Comment votre réception détermine-t-elle à qui attribuer un rendez-vous ? Plutôt que d'attribuer les clients à un prestataire de services au hasard, vous pouvez mettre en place un processus qui accélère la prise de rendez-vous et génère davantage de chiffre d'affaires. Dans cet article, je vous montre comment y parvenir simplement en classant vos employés de manière à mettre en avant vos meilleurs […]
Emily Martin
Comment votre réception détermine-t-elle à qui attribuer un rendez-vous ? Plutôt que d'attribuer les clients à un prestataire de services de manière aléatoire, vous pouvez mettre en place un processus qui accélère la prise de rendez-vous et génère davantage de chiffre d'affaires.
Dans cet article, je vous explique comment y parvenir simplement en répartissant vos employés de manière à ce que vos meilleurs éléments soient en contact avec le plus grand nombre de clients, en mettant en place des mesures incitatives efficaces pour les encourager à donner le meilleur d'eux-mêmes et en veillant à ce qu'ils soient traités équitablement.
Trier par poste
Regroupez les employés par fonction : par exemple, tous les esthéticiens apparaissent ensemble, suivis des masseurs, et ainsi de suite. Cela permet de trouver rapidement des créneaux disponibles pour de nouveaux rendez-vous. Le regroupement des employés par fonction facilite également l'optimisation de leur temps lors des journées chargées. Grâce à la fonctionnalité glisser-déposer, la réceptionniste peut déplacer les rendez-vous afin d'éviter les intervalles entre deux rendez-vous.
Les esthéticiennes sont classées en premier, suivies des thérapeutes, puis des autres professions ; ce classement par profession facilite la recherche de disponibilités.
Trier les employés par performance
Certains employés sont plus doués que d'autres pour garantir la satisfaction des clients, les fidéliser et générer du chiffre d'affaires. Il est donc dans l'intérêt de votre entreprise de mettre vos meilleurs employés en contact avec le plus grand nombre possible de clients. Ces employés, à leur tour, bénéficient d'un taux d'activité plus élevé et, par conséquent, de commissions plus importantes.
Vous pouvez classer les employés par ordre de performance : celui situé tout à gauche est le plus performant, et celui situé tout à droite est le moins performant. Vous pouvez mettre en place un processus dans lequel la réception attribue les nouveaux rendez-vous de gauche à droite, c'est-à-dire en commençant par vos employés les plus performants pour finir par les moins performants.
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Avec Zenoti (anciennement ManageMySpa), le système assure le suivi des performances à votre place. Les responsables peuvent trier les noms des employés par niveau de performance d'un simple clic. Il est ainsi facile de modifier l'ordre de tri tous les trimestres, tous les mois, voire toutes les semaines. Les employés bénéficient ainsi d'une période définie pour laquelle ils sont récompensés et disposent d'une motivation constante pour améliorer leurs performances.
Ce système garantit que la réception utilise une procédure impartiale pour attribuer les rendez-vous.
Dans ce carnet de rendez-vous du salon, Jessica affiche les meilleurs résultats, suivie de Susie. La réceptionniste sait qu'elle doit donner la priorité à Jessica pour les nouveaux rendez-vous.
Trier par poste et performances
Combinez le meilleur des deux approches et triez les résultats par indice de performance au sein de chaque poste. Cela garantit une prise de rendez-vous rapide et vous permet de récompenser les employés les plus performants en leur attribuant le plus grand nombre de rendez-vous.
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Tous les rendez-vous pour les soins de la peau sont d'abord attribués à Susie, car elle est la première de son groupe. Marie ne se voit attribuer un rendez-vous que si le client l'a spécifiquement demandée ou si Susie est déjà occupée à l'heure demandée.
Trier par chiffre d'affaires cible
Classez les employés par ordre de proximité ou d'écart par rapport à leurs objectifs de chiffre d'affaires. Cela permet à la réception d'attribuer les tâches de manière à ce qu'elles soient réparties et que chaque employé bénéficie d'une charge de travail relativement équilibrée.
Dans cet exemple, la réceptionniste sait qu'elle doit attribuer de nouveaux rendez-vous à Natasha afin de l'aider à atteindre son objectif de chiffre d'affaires. Elle peut également déterminer si le nouveau rendez-vous concerne un service à faible marge ou un service à forte marge, susceptible de contribuer davantage au chiffre d'affaires de Natasha, et attribuer les rendez-vous en conséquence.
Comme pour toutes les options de tri, les responsables peuvent modifier l'ordre de tri d'un simple clic. Cela signifie que si vous suivez les objectifs de chiffre d'affaires mensuels, un responsable peut choisir de modifier l'ordre de tri chaque semaine, voire chaque jour, selon les besoins.
Natasha est la plus éloignée de son objectif de chiffre d'affaires, tandis que Tracy est la plus proche de l'atteindre. La réceptionniste sait qu'elle doit attribuer les nouveaux rendez-vous à Natasha en priorité afin qu'elle puisse atteindre son objectif de chiffre d'affaires. Vous pouvez inverser cet ordre de tri.
Trier par nom
Triez les employés par ordre alphabétique si tous vos employés sont en mesure d'assurer l'ensemble des services et que vous avez simplement besoin d'un moyen rapide de les retrouver.
Définir manuellement l'ordre de tri
Si vous souhaitez que vos prestataires de services apparaissent dans un ordre précis, vous avez également la possibilité de définir manuellement cet ordre de tri.
Le classement de votre agenda vous permet d'adopter une approche impartiale dans l'attribution des rendez-vous, d'accélérer le processus de prise de rendez-vous, de motiver vos employés et d'améliorer vos résultats financiers.
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Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.