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Préparez-vous à la plus grande mise à jour jamais réalisée
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) a été mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 3 juin. Poursuivez votre lecture pour découvrir les nouveautés de cette mise à jour. Administration Nouvelles notifications par e-mail et SMS Vous pouvez activer ces nouvelles notifications si vous le souhaitez. Vous pouvez accéder aux notifications depuis la vue « Organisation » en vous rendant dans Admin > Organisation > onglet E-mails/SMS. Si vous activez […]
Emily Martin
Votre compte Zenoti (anciennement ManageMySpa) a été mis à jour avec les dernières fonctionnalités le 3 juin. Poursuivez votre lecture pour découvrir les nouveautés de cette mise à jour.
Administration
Nouvelles notifications par e-mail et SMS
Vous pouvez, si vous le souhaitez, activer de nouvelles notifications. Pour accéder aux notifications, rendez-vous dans la vue « Organisation », puis sélectionnez « Admin > Organisation > Onglet E-mails/SMS ». Si vous activez une notification, nous vous recommandons de vérifier et de modifier le texte du message en fonction de vos besoins.
- Alerte concernant les membres supplémentaires : les membres principaux recevront désormais une notification lorsqu'un membre secondaire est ajouté à leur adhésion. Cette notification permet de prévenir les abus, afin que seuls les membres secondaires approuvés puissent bénéficier des avantages liés à l'adhésion. Vous pouvez modifier le texte par défaut pour l'adapter à vos besoins spécifiques.
- Suppression d'un membre associé : à l'instar de la notification précédente, cet e-mail ou ce SMS sera envoyé chaque fois qu'un membre associé sera supprimé de l'abonnement d'un client.
- Rappel d'expiration d'abonnement : configurez un rappel qui s'enclenche avant l'expiration d'un abonnement. Cette notification vous aide à augmenter le taux de renouvellement des abonnements. Vous pouvez définir quand l'e-mail ou le SMS doit être envoyé, par exemple 45 jours, 30 jours ou 7 jours avant l'expiration effective de l'abonnement. Si vous utilisez la boutique en ligne pour vendre des abonnements, vous pouvez encourager les clients à consulter les options d'abonnement et à souscrire un nouvel abonnement (si vous disposez d'un système de paiement automatisé) depuis votre boutique en ligne.
- Confirmation de commande : si vous choisissez de vendre des produits sur votre boutique en ligne, une confirmation de commande sera envoyée à votre client pour valider la commande.
- Confirmation d'expédition du produit : si vous avez activé l'option d'expédition pour les ventes de produits dans votre boutique en ligne, cette notification enverra une confirmation d'expédition du produit lorsque le statut de la commande passera à « expédié ».
Agenda et point de vente
Créer un service incluant le temps de traitement et les segments
Vous pouvez désormais créer un service comprenant plusieurs étapes ou segments. Par exemple, votre service « Retouche de couleur » pourrait inclure les segments suivants : lavage, brushing, coloration, temps de pose, lavage et brushing. Lorsqu'un client réserve ce service, chaque segment apparaîtra sous forme de bloc distinct dans le carnet de rendez-vous. Cela vous permet d'affecter différents employés à chaque segment et de réserver le coiffeur pour un autre rendez-vous pendant le temps de pose. Le système ajuste automatiquement les commissions et le taux d'utilisation.
Cette fonctionnalité permet également d'attribuer plusieurs prestataires à un même service. Par exemple, vous pouvez définir un massage en couple comprenant deux segments. Dans le carnet de rendez-vous, il vous suffit d'attribuer chaque segment à deux prestataires différents. Pour définir les segments d'un service, rendez-vous dans Admin > Services et sélectionnez le service. Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton « Définir les segments du service ». Ajoutez chaque segment dans le bon ordre.
Réservations de groupe et factures de groupe
Nous avons simplifié et accéléré la prise de rendez-vous pour les groupes. Cette fonctionnalité prend également en charge les paiements individuels et collectifs. Pour prendre un rendez-vous de groupe, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un créneau libre dans le carnet de rendez-vous et sélectionnez « Nouveau rendez-vous de groupe ». Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, dans laquelle vous pourrez saisir les informations relatives aux clients et aux prestations. Ajoutez tous les rendez-vous du groupe à partir de ce même écran.
Cette fonctionnalité vous permet de vérifier facilement les disponibilités des thérapeutes pour un groupe. Pour encaisser les paiements, vous pouvez procéder comme d'habitude auprès de chaque client du groupe. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner « Encaisser le paiement (groupe) » pour accepter un paiement pour l'ensemble du groupe.
Ajoutez des informations supplémentaires sur vos factures et vos reçus
Vous pourriez avoir besoin ou souhaiter afficher des informations ou du texte supplémentaires sur vos factures et vos reçus. Nous avons désormais ajouté un nouveau champ dans lequel vous pouvez saisir du texte statique. Pour saisir ces données supplémentaires, assurez-vous d'être dans la vue « Centres », puis accédez à Admin > Centres. Sélectionnez un centre, rendez-vous dans Paramètres et développez le dossier « Factures et reçus ». Repérez le champ « Texte supplémentaire » et saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître.
Si vous vendez des produits en tant qu'entité distincte, vous pouvez également mettre à jour la fiche de votre produit en y ajoutant ces informations supplémentaires. Assurez-vous d'être dans la vue « Centres », puis accédez à Admin > Centres. Sélectionnez un centre, rendez-vous dans l'onglet « En-tête du produit » et saisissez vos informations dans le champ « Texte supplémentaire ».
Pour configurer le système afin qu'il imprime ces données sur les factures ou les reçus, assurez-vous d'être dans la vue « Organisation », puis accédez à Admin > Organisation > onglet E-mail/SMS. Dans le modèle de notification « En-tête du reçu par e-mail du client », insérez la macro [CenterAddData1] dans le texte. Cette macro extraira les données du champ « Texte supplémentaire » que vous avez défini. Cette modification s'appliquera aussi bien aux factures imprimées qu'à celles envoyées par e-mail.
Personnalisez l'apparence de vos blocs de services et de vos infobulles dans l'agenda
Par défaut, votre agenda affiche de nombreuses informations dans la zone de service et dans l'info-bulle qui apparaît lorsque vous passez la souris sur une zone de service. Vous pouvez désormais choisir les informations que vous souhaitez afficher.
Diviser rapidement les pointes
Il est facile de répartir les pourboires entre vos prestataires de services et vos autres employés. Cette fonctionnalité est utile lorsqu'un client bénéficie des services de plusieurs prestataires et demande que les pourboires soient répartis selon des montants précis. Vous pouvez également partager les pourboires avec des employés qui n'ont pas participé à la prestation. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous trouverez désormais un bouton « Répartir les pourboires » à côté du champ « Pourboires » dans le système de point de vente. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez notre blog >
Appliquer les frais d'annulation et de non-présentation
Vous pouvez désormais définir des frais d'annulation et de non-présentation dans Zenoti. Le système créera automatiquement une nouvelle facture si un rendez-vous est annulé ou en cas de non-présentation. La facture inclura les frais prédéfinis que vous aurez fixés.
Enregistrer les informations de carte de crédit dans le système de point de vente
Votre réceptionniste peut désormais enregistrer les informations de carte de crédit des clients dans le système de point de vente. Cela permet d'accélérer le processus de paiement pour les clients réguliers. Lorsque le client se présentera pour son prochain rendez-vous, la réceptionniste aura la possibilité de débiter la carte de crédit enregistrée ou d'accepter un nouveau moyen de paiement. Pour utiliser cette fonctionnalité, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Imposer le choix de la salle lors de la prise de rendez-vous
Si vous souhaitez imposer la sélection d'une salle lors de la prise de rendez-vous, activez ce paramètre. Assurez-vous d'être dans la vue « Centres », puis accédez à Admin > Centres et sélectionnez un centre. Allez dans Paramètres et développez le dossier « Agenda ». Cochez la case « Imposer la sélection d'une salle pour chaque service ». Cette fonctionnalité vous permet de suivre avec précision l'utilisation des salles.
Consulter le journal d'activité d'un rendez-vous
Consultez facilement l'historique de toutes les modifications apportées à un rendez-vous, ainsi que le nom de l'employé à l'origine de ces modifications. Le journal comprend les activités suivantes :
- Lorsqu'un nouveau rendez-vous est créé
- Lorsque la date de début ou de fin du rendez-vous est mise à jour
- Lorsqu'un nouveau thérapeute est désigné
- Lorsqu'une nouvelle salle est attribuée
- Lorsque des services sont ajoutés, supprimés ou modifiés
- Lorsqu'un client modifie sa préférence pour un thérapeute homme, une thérapeute femme ou un thérapeute en particulier
- Lorsque le statut d'un rendez-vous est modifié
Pour consulter le journal d'un rendez-vous, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous et sélectionnez « Afficher le journal du rendez-vous ».
Modifier le client sur une facture en cours
Modifiez facilement le nom d'un client sur une facture. Cette fonction est utile lorsque le rendez-vous d'un client a été pris par une autre personne que ce client. Pour utiliser cette fonction, double-cliquez sur un rendez-vous dans l'agenda afin d'ouvrir le panneau inférieur. Faites défiler la page vers le bas dans les détails du client et cliquez sur le lien « Modifier le client ». Vous pouvez modifier le client associé au rendez-vous dans la fenêtre contextuelle.
Employé
Ajouter des types de congés pour les employés
Par défaut, vous pouvez attribuer à un employé un statut de congé « Congé », « Congé spécial » ou « Jour de repos hebdomadaire ». Si vous avez besoin de types de congés supplémentaires, par exemple « Congé maladie » ou « Congé maternité », ajoutez-les depuis le tableau de bord Employés. Assurez-vous d'être dans la vue Organisation, cliquez sur « Types de congés » et ajoutez vos types de congés personnalisés. Ils s'afficheront automatiquement dans le Planificateur des employés.
Une plus grande souplesse dans la définition des règles relatives aux commissions
Nous avons assoupli davantage nos règles de calcul des commissions. Grâce à ce nouveau modèle, vous pouvez :
- Définissez les commissions pour chaque prestation au niveau du poste. Par exemple, attribuez à un coiffeur expérimenté une commission de 30 % sur toutes les coupes, de 35 % sur les coiffures et de 25 % sur les brushings. Et attribuez aux coiffeurs juniors, qui seraient affectés à un autre poste, des commissions moins élevées pour chaque service. Vous pouvez choisir de saisir soit un pourcentage, soit un montant forfaitaire pour les commissions. Pour définir les commissions au niveau des services, accédez à Employés > Postes et sélectionnez un poste. Dans l'onglet Services, attribuez le pourcentage approprié pour chaque service.
- Si vous n'attribuez pas de montants de commission différents en fonction du poste d'un employé, vous pouvez facilement définir des règles pour attribuer une commission forfaitaire ou un pourcentage du coût du service à tous les prestataires. Par exemple, vous pourriez souhaiter attribuer à tous les coiffeurs une commission forfaitaire de 40 % pour une coupe de cheveux. Dans ce cas, mettez à jour le profil du service et, dans l'onglet « Général », recherchez l'option « Type de commission ». Vous pouvez y choisir de saisir un montant forfaitaire ou un pourcentage. Par défaut, le type de commission est défini sur « Paramètres de commission définis dans le profil de poste ».
- Accorder une prime de commission supplémentaire à certains employés. Ces primes de commission peuvent prendre la forme d'un montant fixe ou d'un pourcentage s'ajoutant à la commission de service ; elles permettent d'octroyer à certains employés une commission supplémentaire par rapport à celle prévue dans la description de poste.
Pour attribuer une prime de commission à un employé, assurez-vous d'être dans la vue centrale. Dans le tableau de bord des employés, cliquez sur « Employés » et sélectionnez un employé. Dans l'onglet « Général », cochez la case « Éligible à une prime de commission supplémentaire ». Saisissez le montant forfaitaire ou le pourcentage de la prime.
Périodes de paie personnalisées
Vous pouvez définir la fréquence de la paie. Nous avons toujours proposé de choisir entre une paie bihebdomadaire ou mensuelle, ainsi que certaines options personnalisées. Nous avons étendu cette fonctionnalité afin que vous puissiez définir la date de début sur un jour de la semaine particulier. Par exemple, vous pouvez configurer la fréquence de paie pour qu'elle commence le premier mardi de chaque mois, puis toutes les deux semaines pour le reste du mois. Ce cycle se répète chaque mois. Pour définir vos périodes de paie, assurez-vous d'être dans la vue centrale et accédez à Employé > Paramètres – Période de paie. Sélectionnez « Personnalisé » dans le menu déroulant Fréquence de paie.
Pause obligatoire pour les employés
Si vous devez imposer une pause à vos prestataires, vous pouvez désormais mettre à jour le profil de l'employé en indiquant la durée de pause requise par jour. Le système utilise cette valeur pour ajuster la paie de l'employé et ses indicateurs de disponibilité. Vous devrez programmer cette pause à partir du carnet de rendez-vous.
Inventaire
Créer automatiquement des bons de commande lorsque les niveaux de stock sont bas
Configurez Zenoti pour qu'il génère automatiquement des bons de commande lorsque les niveaux de stock sont bas. Pour utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous d'être dans la vue « Centre » et accédez à Stock > Commandes. Vous verrez un nouveau bouton en haut à droite de l'écran intitulé « Ajouter une commande (Auto) ». En cliquant sur ce bouton, le système sélectionnera tous les produits dont le niveau de stock est égal ou inférieur au seuil d'alerte, ainsi que votre fournisseur habituel, et calculera les quantités à commander en fonction du niveau de stock souhaité pour chaque produit. Vous pouvez modifier les détails du fournisseur ou de la commande, et le système générera alors un bon de commande pour chaque fournisseur de la liste.
Intégration des codes-barres pour les inventaires
Effectuez vos inventaires plus rapidement et avec moins d'erreurs grâce à notre système d'inventaire mobile basé sur les codes-barres et les tablettes. Découvrez-en plus sur cette fonctionnalité sur notre blog >
Fidélité
Arrondir les points de fidélité
Si vous avez activé le programme de points de fidélité intégré, vous devez déterminer si vous souhaitez arrondir les points de fidélité gagnés à l'unité supérieure ou inférieure. Pour comprendre l'intérêt de cette fonctionnalité, prenons l'exemple suivant : vous attribuez 1 point pour chaque tranche de 10 $ dépensée pour un service. Si votre client dépense 15 $ pour votre service, il gagnera 1,5 point de fidélité.
Le système arrondira ce total à 2 points (en arrondissant vers le haut) ou à 1 point (en arrondissant vers le bas), selon la règle d'arrondi que vous aurez choisie. Pour définir vos préférences en matière d'arrondi, assurez-vous d'être dans la vue Organisation, accédez à Admin > Organisation > Points, puis sélectionnez « Vers le haut » ou « Vers le bas » dans le menu déroulant « Arrondir les points ».
Classer les problèmes pour faciliter la recherche
Chaque ticket peut être classé dans l'une des catégories suivantes : « Avis client » ou « Autres ». Les tickets créés automatiquement lorsqu'un client attribue une note négative sont classés dans la catégorie « Avis client ». Cela vous permet de suivre et de rechercher facilement les tickets.
Marketing
Personnalisez vos e-mails marketing
Vous avez toujours pu utiliser des macros pour personnaliser vos notifications. Vous pouvez désormais également y avoir recours dans vos campagnes habituelles d'e-mails et de SMS. Les macros vous permettent actuellement de personnaliser vos messages en utilisant le nom du client, ainsi que le nom de votre organisation, le nom de votre centre, votre numéro de téléphone et votre logo. Pour personnaliser un e-mail marketing ou un SMS, il vous suffit de créer votre campagne d'e-mails ou de SMS comme d'habitude. Vous verrez alors apparaître un panneau contenant les macros que vous pouvez utiliser dans l'onglet Général.
Limiter la fréquence des utilisations des avantages liés à l'adhésion
Limitez les modalités d'utilisation des avantages liés à l'adhésion par vos clients grâce aux modèles d'utilisation suivants.
- Limitation des avantages en fonction de la dernière visite : ce modèle correspond au fonctionnement actuel des abonnements. Il calcule les restrictions d'utilisation en fonction de la dernière visite du client. Par exemple, si votre abonnement comprend un massage gratuit par mois et que votre cliente utilise son massage le 6 juin, elle ne pourra pas utiliser son prochain massage avant le 6 juillet.
- Limiter l'utilisation des avantages en fonction de la fréquence : ce nouveau modèle calcule la fréquence d'utilisation en fonction de la période que vous avez définie, plutôt qu'en fonction de la dernière visite du client. Par exemple, si votre abonnement comprend un soin du visage par mois et que votre client vient pour un soin le 29 mai, il pourra revenir pour un autre soin dès le 1er juin. Vous devez sélectionner le modèle d'utilisation à utiliser dans l'onglet « Général » du profil d'abonnement.
Rapports et analyses
Rapports sur la rentabilité
Nous avons ajouté des rapports sur la rentabilité des services et des produits, qui indiquent respectivement le bénéfice et les marges bénéficiaires pour chaque service et chaque catégorie de services, ainsi que pour chaque produit et chaque catégorie de produits. Ces rapports vous permettent de comparer facilement le chiffre d'affaires avec les coûts des consommables et les coûts internes de chaque service. Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être dans la vue centrale, puis accédez à Admin > Rapports – Ventes. Dans le menu déroulant, sélectionnez Rentabilité – Service ou Rentabilité – Produit.
Rapport sur les nouvelles réservations par centre
Suivez les ventes issues des nouvelles réservations grâce à ce rapport. Nous avons ajouté un filtre qui vous permet de consulter les données historiques de ce rapport. Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être dans la vue centrale, puis accédez à Admin > Rapports – Ventes. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Graphique – Ventes issues de nouvelles réservations ».
Rapport sur les recouvrements auprès des employés
Ce rapport vous permet de suivre les encaissements réalisés par chaque employé. Il est utile pour la comptabilité de caisse et pour le calcul des commissions des employés en fonction de ces encaissements. Vous pouvez consulter les encaissements par mode de paiement : espèces, carte de crédit, chèque, paiement personnalisé, adhésion ou carte prépayée. Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être dans la vue centrale, accédez à Employé > Rapports – Ventes, puis sélectionnez le rapport « Encaissements des employés » dans le menu déroulant.
Rapports sur les ventes et l'activité des centres
Si vous avez l'habitude de consulter le rapport « Ventes du centre », sachez que nous l'avons renommé « Activité du centre ». Le nouveau rapport « Center Sales » ne comprend désormais que les factures clôturées et inclut uniquement les paiements effectués par des moyens de paiement en espèces : espèces, carte de crédit, chèque ou paiement personnalisé. Pour accéder à ces rapports, assurez-vous d'être dans la vue « Center », accédez à Admin > Rapports – Rapports quotidiens et sélectionnez le rapport « Center Sales » ou « Center Business » dans le menu déroulant.
Rapport sur la productivité des réservations
Ce rapport indique le nombre de rendez-vous pris pour chaque employé ainsi que la valeur de ces rendez-vous pour la période indiquée. Pour accéder à ce rapport, assurez-vous d'être dans la vue « Centre », accédez à Employés > Rapports – Ventes, puis sélectionnez le rapport « Productivité des prises de rendez-vous » dans le menu déroulant.
Mobile
Saisir les données clients directement sur un appareil mobile
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez entièrement numériser vos formulaires d'inscription, vos formulaires de consultation et tout autre formulaire destiné à recueillir les données de vos clients. Dans certains cas, vous devrez peut-être demander aux clients de saisir eux-mêmes les informations ; vous pourrez alors mettre à leur disposition des iPad ou d'autres tablettes. Ou bien, si vous exigez qu'un formulaire d'inscription soit rempli avant le rendez-vous, vous pouvez leur demander de le remplir avant même leur arrivée. Pour les formulaires de consultation, par exemple, votre personnel peut saisir les données et, une fois soumis, le formulaire est enregistré dans le profil du client.
Grâce à la saisie numérique des données, les employés ont également un accès immédiat aux informations dont ils ont besoin. Par exemple, un thérapeute peut, directement depuis son smartphone ou un appareil mobile dans la salle de soins, consulter les préférences d'un client, son type de peau, son historique de soins, etc. Les formulaires et autres informations sont générés à partir des champs de données personnalisés relatifs aux soins et aux clients.
Les employés peuvent ajouter des services au rendez-vous d'un client
Si un thérapeute propose un service supplémentaire à un client, il peut l'ajouter directement à votre planning depuis son appareil mobile. Le planning de la réception sera immédiatement mis à jour, ce qui permet de disposer en permanence d'informations précises sur la disponibilité des thérapeutes. La facturation est également plus rapide pour le client. Cette fonctionnalité est disponible à la fois dans l'application mobile destinée aux responsables et dans celle destinée aux employés.
Boutique en ligne
Traduisez votre boutique en ligne en plusieurs langues
Vous pouvez offrir un meilleur service à vos clients grâce à une boutique en ligne localisée. Par exemple, si vous êtes basé à Jakarta, affichez votre boutique en bahasa indonésien. La boutique en ligne vous permettra également de prendre en charge plusieurs langues, et les visiteurs pourront choisir celle qu'ils préfèrent.
Ventes de produits sur la boutique en ligne
Les ventes au détail devraient représenter une part importante de votre chiffre d'affaires global. Notre boutique en ligne permet à vos clients de parcourir votre catalogue de produits et de les acheter en ligne (si vous avez activé le paiement automatisé). Le système prend en charge à la fois le retrait par le client dans votre établissement et l'option d'expédition. Des fonctions administratives supplémentaires vous permettent de suivre et de traiter toutes les commandes efficacement. Pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de cette mise à jour, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Rédigé par
Emily Martin, rédactrice chez Zenoti
Une passionnée de lecture qui avoue volontiers son amour des langues et du jeu des mots. Elle est comblée lorsqu'elle est en pleine nature, que ce soit à cheval ou à ski, ou bien blottie avec un bon thriller. Dans ses écrits, Emily s'attache à partager les tendances et les perspectives qui influencent le secteur de la beauté et du bien-être.