13 choses à faire dans votre agenda

Votre agenda de salon est idéal pour, eh bien, prendre des rendez-vous. Mais il offre également de nombreuses fonctionnalités qui vont au-delà de la simple gestion des rendez-vous et vous aident à augmenter votre chiffre d'affaires et à offrir une expérience client exceptionnelle.

Voici 13 conseils qui, selon nous, vont vous plaire.

1. Optimiser l'efficacité

Faites glisser et déposez les plages horaires pour apporter rapidement des modifications. Cette fonctionnalité est particulièrement utile les jours de forte affluence, lorsque vous devez réorganiser les rendez-vous afin d'optimiser les créneaux disponibles des prestataires et d'exploiter les petits intervalles entre deux prestations.

Le journal des rendez-vous enregistre toutes les modifications, ce qui vous permet de consulter rapidement l'historique de toutes les modifications. De plus, une barre de couleur indique si le client a demandé un prestataire en particulier ; vous savez ainsi qu'il ne faut pas déplacer ce créneau de rendez-vous.

2. Fusionner les enregistrements de clients en double

Des doublons peuvent apparaître dans les fiches clients si un client utilise un numéro différent de celui de ses visites précédentes ou si la réceptionniste orthographie son nom différemment (par exemple, « Katy » au lieu de « Katie »).

Les logiciels dotés de cette fonctionnalité de fusion combinent les deux dossiers tout en conservant l'historique des services, des produits, des forfaits, des abonnements et des cartes-cadeaux.

Vous pouvez réserver la possibilité d'effectuer des fusions à un responsable, afin que ce processus soit contrôlé.

3. Identifiez rapidement les membres et les invités disposant d'un forfait de série actif

Lorsqu'un client prend rendez-vous via le logiciel de réservation en ligne du salon, vous saurez immédiatement s'il est membre ou s'il dispose d'un forfait, et vous pourrez lui attribuer le service correspondant.

Le logiciel de prise de rendez-vous pour salons permet également de consulter et de réserver facilement des prestations comprises dans un forfait de soins.

4. Suivre les demandes concernant un employé en particulier

Lorsqu'un client prend rendez-vous, il peut demander à être pris en charge par un employé en particulier. Cette demande sera indiquée dans le planning des rendez-vous, afin que la réceptionniste sache qu'elle ne doit pas réattribuer cette prestation à un autre prestataire.

Le système recense également le nombre de demandes reçues par chaque employé. Cela constitue un bon indicateur de leur capacité à fidéliser la clientèle. Vous pouvez vous en servir pour récompenser les employés, mais aussi pour fixer des objectifs quant au nombre de demandes qu'un employé devrait viser.

5. Définissez l'ordre dans lequel vos employés apparaissent dans l'agenda

Par défaut, votre logiciel de prise de rendez-vous en ligne pour salon trie les employés par nom. Cependant, vous disposez d'autres options pour trier les noms des employés. Vous pouvez vous en servir pour récompenser et motiver vos employés, mais aussi pour faciliter le travail de la réception. Pour en savoir plus sur les différentes façons d'utiliser cette fonctionnalité, consultez cet article : logiciel de prise de rendez-vous pour salon.

6. Le personnel chargé de l'enregistrement et du départ

Utilisez un dispositif biométrique (lecteur d'empreintes digitales) pour permettre au personnel d'enregistrer son arrivée et son départ. Le système permet non seulement de consigner ces données à des fins légales et pour la gestion des salaires, mais sert également à suivre la ponctualité, qui fait partie des objectifs de performance que vous pouvez définir dans le système.

7. Veiller à la clôture de la caisse en fin de journée

Votre réception doit procéder à la clôture de caisse tous les soirs. Si cela n'est pas fait, le système vous enverra automatiquement un SMS ou un e-mail.

8. Imprimez votre programme de la journée

Tenez votre personnel informé. Si vous n'utilisez pas d'application mobile pour vos employés, vous pouvez imprimer le planning de la journée en cliquant sur le bouton « Imprimer le carnet de rendez-vous » dans votre carnet de rendez-vous.

Vous pouvez également imprimer l'emploi du temps hebdomadaire de chaque prestataire.

9. Consulter l'historique des soins d'un client

Il arrive souvent que le prestataire de services doive consulter l'historique d'un service. Par exemple, lorsqu'il effectue un massage, le thérapeute devrait pouvoir consulter le formulaire de consultation du client ainsi que ses préférences lors d'une précédente visite.

Cela permet à un prestataire de services d'offrir une expérience hautement personnalisée à tous vos clients.

10. Imprimer les ordonnances et les consignes de soins à domicile

Enregistrez les ordonnances ou créez-les à la volée pour n'importe quel patient. Les ordonnances peuvent inclure des consignes de soins à domicile ainsi que la liste des médicaments avec leur posologie et les instructions d'utilisation.

Votre réception peut créer des ordonnances et les transmettre à un médecin pour validation et signature. Une fois signée par le médecin, l'ordonnance est verrouillée et ne peut plus être modifiée. Ces ordonnances peuvent ensuite être envoyées par e-mail à la patiente ou imprimées et remises à celle-ci avant qu'elle ne quitte le centre. (Remarque : si vos ordonnances ne contiennent que des instructions simples ne nécessitant pas l'accord d'un médecin, vous pouvez désactiver cette étape.)

11. Gérer la petite caisse

Si vous utilisez encore une caisse de petite caisse physique, passez à notre version numérique. Les opérations de petite caisse sont automatiquement déduites de votre caisse, ce qui facilite la clôture de fin de journée.

12. Réservation rapide pour les groupes

Que ce soit pour un groupe d'amis ou un événement d'entreprise, réservez facilement et rapidement des créneaux horaires pour tout le groupe. Les factures peuvent être réglées individuellement ou par une seule personne.

13. Ne communiquez pas vos informations financières à vos réceptionnistes

Les données relatives aux ventes et aux encaissements de la journée sont disponibles dans le carnet de rendez-vous. Elles sont utiles pour retrouver une facture, par exemple si les montants de la clôture de fin de journée ne correspondent pas.

Vous pouvez choisir de restreindre l'accès aux données financières depuis votre réception ; dans ce cas, seul votre responsable y aura accès.

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