Règles de la TVA applicables aux cliniques esthétiques : services médicaux et non médicaux. Ce que les propriétaires de cliniques britanniques doivent savoir

Points clés à retenir :

• Le HMRC examine de plus près les déclarations de TVA des cliniques esthétiques.
• Les inspecteurs ne considèrent plus ce secteur comme « à faible risque » en matière de conformité à la TVA.
• C'est la nature d'une prestation — et non la personne qui la fournit — qui détermine son régime de TVA
• Le seuil d'assujettissement à la TVA est fixé à 90 000 £, mais il ne s'applique qu'aux recettes imposables (provenant des produits cosmétiques) — et non au chiffre d'affaires total.
• Les cliniques peuvent s'adapter à ce nouveau régime grâce à une documentation rigoureuse et à de bonnes pratiques de gouvernance.
• L'utilisation d'un logiciel pour faciliter la gestion de votre cabinet au niveau des consultations peut vous aider à éviter des problèmes à l'avenir.

Certaines cliniques esthétiques ont récemment fait l'objet d'une attention accrue de la part de l'administration fiscale britannique (HMRC) en matière de conformité à la TVA.

Le HMRC estime que les cliniques d'esthétique pourraient demander des exonérations de manière erronée, ce qui justifie une attention particulière. Cela signifie que les cliniques et les praticiens doivent faire preuve d'une plus grande vigilance quant à ce qui est exonéré de TVA et ce qui ne l'est pas dans le cadre des soins prodigués à leurs clients.

Certaines entreprises ont reçu des factures de TVA rétroactives, voire des pénalités liées à des problèmes de TVA, et la réputation de votre entreprise risque d'être compromise si vous êtes mis en cause pour non-respect des règles fiscales. La bonne nouvelle, c'est que les cliniques peuvent éviter ces problèmes en comprenant bien la différence entre les prestations médicales (exonérées de TVA) et les prestations non médicales (soumises à la TVA).

La règle fondamentale relative à la TVA sur les produits médicaux au Royaume-Uni : usage médical ou usage esthétique

De nombreux exploitants de cliniques et esthéticiennes pensent que tout soin dispensé par une infirmière ou un médecin est automatiquement exonéré de TVA, car il s'agit d'un acte médical, mais ce n'est pas le cas. Conformément à la section 4.4 « Services esthétiques » de la circulaire TVA n° 70157, les règles britanniques en matière de TVA applicables aux actes médicaux sont les suivantes :

« Nous admettons généralement que les prestations esthétiques sont exonérées lorsqu'elles s'inscrivent dans le cadre d'un programme de soins de santé. En revanche, lorsque ces prestations sont fournies à des fins purement esthétiques, elles sont soumises au taux normal. »

C'est cette dernière phrase qui est importante. Tout service souscrit à des fins purement esthétiques doit être soumis au taux normal de TVA de 20 %.

En d’autres termes, ce sont la nature et l’objectif du traitement qui sont déterminants, et non le lieu où il est pratiqué ni la personne qui le réalise.Le Joint Council for Cosmetic Practitioners (JCCP) a fourni des orientations dans sa réponse de 2023 à des affaires récentes relatives à la TVA, soulignant la nécessité pour les praticiens esthétiques d’appliquer le « critère de l’objectif principal » — c’est-à-dire de s’assurer que le traitement est principalement motivé par des raisons médicales afin qu’il puisse être considéré comme exonéré de TVA.

Même en cas de justification médicale mineure, le traitement doit être soumis au taux normal de TVA si son objectif principal est d'ordre esthétique. Le JCCP recommande en outre à ses membres de veiller à étayer toute demande d'exonération de TVA en fournissant des justifications cliniques et des diagnostics clairs, ainsi que des dossiers bien documentés attestant de l'objectif thérapeutique.

Les traitements médicaux doivent être clairement définis et présentés comme des prestations thérapeutiques dans les supports marketing, tels que les brochures, ainsi que dans les documents administratifs, tels que les formulaires de consentement et les plans de traitement.

Ventilation des soins exonérés de TVA et soumis au taux normal

Il est souvent utile pour les cliniques d'évaluer au cas par cas chacun des traitements et thérapies proposés afin de s'assurer que l'application de la TVA est correcte. En résumé, un traitement esthétique ne peut être considéré comme exonéré de TVA que s'il repose sur une justification médicale solide et clairement documentée.

La bonne nouvelle, c'est qu'il est relativement facile d'appliquer les principes de l'exonération de TVA à vos offres spécifiques et de répertorier vos évaluations. Vous pouvez également soumettre votre liste et vos évaluations à un spécialiste de la TVA pour vérification.

Une liste des prestations et de leur régime de TVA pourrait inclure :

• La toxine botulique (Botox) est généralement soumise au barème standard lorsqu'elle est utilisée à des fins esthétiques, telles que le traitement des rides ou la lutte contre le vieillissement. En revanche, ce traitement bénéficie généralement d'une exonération lorsqu'il est utilisé pour traiter l'hyperhidrose.
• Les produits de comblement cutanés sont généralement destinés à un usage esthétique et sont donc soumis au taux normal.
• L'épilation au laser sera probablement soumise au taux normal, sauf dans de rares cas médicaux. Par exemple, si elle est utilisée pour traiter certains symptômes du syndrome des ovaires polykystiques (SOPK) ou une pilosité excessive au niveau des sinus.
• Les traitements contre l'acné sont souvent exonérés s'ils sont prescrits par un médecin, mais soumis au taux normal s'ils sont achetés sans ordonnance.
• Le traitement des cicatrices consécutives à une blessure peut être exempté si son objectif principal est de restaurer l'état de la peau ou des muscles tel qu'il était avant le traumatisme.
• Les peelings cutanés destinés au rajeunissement esthétique sont presque toujours soumis au taux normal.
• Les traitements destinés à la gestion du poids sont souvent exonérés lorsqu'ils sont suivis sous surveillance médicale, mais peuvent ne pas l'être lorsqu'ils sont motivés par des considérations esthétiques.

Exonération partielle : ce que cela signifie pour les cliniques proposant des services mixtes

Les cliniques proposant des prestations mixtes offrent souvent à la fois des services soumis au taux normal et des services exonérés de TVA, ce qui en fait des entreprises bénéficiant d'une exonération partielle. Cela peut s'avérer complexe, car il existe des règles et des directives spécifiques régissant la manière dont ces organismes peuvent se faire rembourser la TVA en amont et récupérer les frais de TVA auprès du HMRC.

Une clinique proposant à la fois des services médicaux et esthétiques peut récupérer directement la TVA en amont sur les coûts liés exclusivement aux services soumis au taux normal. Pour les frais généraux tels que le loyer, les charges et autres dépenses, vous devez recourir à un calcul de répartition. Par exemple, si 30 % de votre chiffre d'affaires provient de services esthétiques et 70 % de services médicaux thérapeutiques, vous ne pouvez généralement récupérer que 30 % de la TVA sur votre loyer ou votre facture d'électricité.

Vous pouvez demander le remboursement de ces montants selon deux méthodes principales définies par le HMRC :

La méthode standard :

« La méthode standard sert à calculer la part de votre TVA en amont résiduelle qui est imputable aux livraisons et prestations imposables et qui est donc récupérable. Vous devez utiliser la méthode standard, sauf si le HMRC vous a autorisé à appliquer une méthode particulière. »

La méthode spéciale :

« Une méthode particulière désigne tout mode de calcul, autre que la méthode standard, qui vous permet de déterminer le montant de la taxe en amont que vous pouvez récupérer. Elle ne doit vous permettre de récupérer la taxe en amont sur vos achats que dans la mesure où vous utilisez ces achats pour effectuer, actuellement ou à l'avenir, des livraisons ou prestations imposables plutôt qu'exonérées. »

Une méthode particulière est propre à votre entreprise, et vous pouvez la mettre au point pour l'adapter à votre situation spécifique. Toutefois, vous ne devez pas utiliser une méthode particulière, ni modifier une méthode particulière que vous utilisez déjà, sans l'accord écrit [du HMRC]. »

Certaines cliniques sont prises au dépourvu par l'obligation d'obtenir une autorisation écrite pour utiliser, voire modifier, leur méthode particulière ; il est donc important de solliciter nos conseils professionnels si vous choisissez cette option. Dans tous les cas, vous devrez déposer une déclaration rectificative annuelle afin de vous assurer que vous percevez et déclarez les montants de TVA appropriés, en fonction de la gamme de services proposés par votre clinique.

Les dossiers fiscaux des cliniques esthétiques sont souvent plus complexes que ceux d'autres secteurs. Demandez toujours conseil à un conseiller fiscal spécialisé en TVA pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.

Comprendre le seuil d'assujettissement à la TVA

Le seuil actuel d'assujettissement à la TVA est fixé à 90 000 £, conformément à la décision prise en avril 2024. Toutefois, ce chiffre ne concerne que le chiffre d'affaires généré par vos soins esthétiques. Une entreprise dont le chiffre d'affaires s'élève à 120 000 £, mais dont seulement 89 000 £ sont soumis à la TVA, peut ne pas être tenue de s'immatriculer à la TVA.

Surveillez attentivement vos revenus afin de ne pas dépasser ce seuil par inadvertance.

Comment un logiciel adapté facilite la mise en conformité

La déclaration fiscale et la répartition de la TVA peuvent s'avérer complexes pour les cliniques esthétiques qui s'appuient sur une comptabilité manuelle. Cette approche peut être source d'erreurs et extrêmement chronophage. Des logiciels spécialisés tels que Zenoti, conçus pour faciliter la gestion des cliniques esthétiques, peuvent vous aider à gérer votre comptabilité et à calculer la répartition de la TVA avec une marge d'erreur réduite, tout en vous libérant du temps pour d'autres tâches.

La clé de la précision et de la conformité réside dans les données de chiffre d'affaires par traitement : il s'agit de comprendre exactement ce que vous avez dépensé, ce que vous avez facturé et comment vous pouvez évaluer plus clairement vos obligations en matière de TVA.

Zenoti est conçu pour les entreprises du secteur du bien-être et de l'esthétique ; ses rapports sont donc élaborés en fonction du fonctionnement réel des cliniques, et non pas adaptés à partir d'un modèle générique destiné au commerce de détail. Si vous souhaitez savoir comment les données financières au niveau des soins peuvent vous aider à mieux maîtriser la TVA, cela vaut la peine de vous pencher sur la question.

Le HMRC exige des organisations qu'elles fournissent une documentation claire et précise à l'appui de leurs demandes de remboursement. Pour cela, vous avez besoin d'un système fiable capable de :

• Suivre le chiffre d'affaires par type de traitement et par catégorie.
• Établir des rapports financiers clairs qui distinguent les revenus exonérés des revenus soumis au taux normal.
• Créer des documents conformes aux exigences d'audit concernant les consultations, les notes de soins et la facturation.

Des outils comme celui-ci allègent la charge administrative et permettent de s'assurer que la conformité ne passe pas à la trappe.

Si votre cabinet est assujetti à la TVA — ou s'il approche du seuil d'assujettissement —, Zenoti vous offre la visibilité financière nécessaire pour garder le contrôle sans avoir à vous prendre la tête avec des tableaux Excel. Découvrez comment cela fonctionne pour des cabinets comme le vôtre.

Ce que le HMRC attend de vous : liste de contrôle des pièces justificatives

Comme pour toute question fiscale, la meilleure protection pour votre entreprise réside dans une comptabilité claire et précise. Au-delà des reçus et du suivi des revenus, voici une brève liste de contrôle pratique à prendre en compte :

• Le dossier de traitement indique que :
  1. distinguer clairement les fins esthétiques des fins thérapeutiques
  2. consigner les prescriptions médicales et les conseils
  3. préciser qui a effectué le traitement
• Formulaires de consentement signés précisant l'indication clinique
• Une facturation claire précisant la nature de chaque prestation
• Une méthode écrite de répartition de la TVA

Il est toujours judicieux de consulter un conseiller spécialisé en TVA pour s'assurer d'avoir pris en compte tous les détails.

Se conformer à la réglementation en matière de TVA est plus simple qu'il n'y paraît

Les règles de la HMRC relatives à la TVA sur les traitements esthétiques soumettent les cliniques esthétiques à un contrôle plus rigoureux, mais heureusement, elles sont relativement simples. Les cliniques doivent procéder à une évaluation minutieuse de vos différentes options de traitement afin de mieux cerner ce qui est soumis à la TVA et ce qui en est exonéré.

Des registres clairs et précis des soins que vous dispensez, ainsi que de vos méthodes de calcul de la TVA due et des demandes de remboursement, permettront à votre clinique d'éviter tout problème avec le HMRC.

La conformité en matière de TVA ne se résume pas à un simple rendez-vous annuel avec un expert-comptable. Elle implique de tenir à jour vos registres et de documenter minutieusement vos processus. La mise en conformité est plus aisée lorsque vous disposez des systèmes adaptés. Zenoti est spécialement conçu pour les entreprises du secteur de l'esthétique et du bien-être : découvrez comment des cliniques comme la vôtre l'utilisent pour garder le contrôle de leurs chiffres.