13 cosas que deberías hacer en tu agenda

Tu agenda de citas para el salón es ideal, como es lógico, para concertar citas. Pero también ofrece muchas funciones que van más allá de la simple gestión de citas, para ayudarte a aumentar los ingresos y ofrecer una experiencia increíble a tus clientes.

Aquí tienes 13 consejos que creemos que te encantarán.

1. Maximizar la eficiencia

Arrastra y suelta los bloques de citas para realizar cambios rápidamente. Esto resulta útil en los días de mayor actividad, cuando hay que reorganizar las citas para aprovechar al máximo los horarios disponibles de los profesionales y aprovechar esos pequeños huecos entre servicios.

El registro de citas registra todos los movimientos, lo que te permite consultar rápidamente el historial de todos los cambios. Además, una barra codificada por colores indica si el cliente ha solicitado un profesional concreto, para que sepas que no debes modificar ese bloque de citas en particular.

2. Fusionar registros de huéspedes duplicados

Pueden crearse registros duplicados de huéspedes si un cliente utiliza un número diferente al de visitas anteriores o si la recepcionista escribe el nombre del cliente de forma distinta (por ejemplo, «Katy» en lugar de «Katie»).

El software que cuenta con esta función de fusión combina los dos registros, conservando intacto el historial de servicios, productos, paquetes, suscripciones y tarjetas regalo.

Puedes restringir la capacidad de realizar fusiones a un responsable, de modo que sea un proceso controlado.

3. Identifica rápidamente a los socios y a los invitados que tengan un paquete de series activo

Cuando un cliente reserve una cita a través del software de reservas online del salón, sabrás de inmediato si es socio o si tiene un paquete, y el servicio se le descontará en consecuencia.

El sistema de gestión de citas del salón también facilita la consulta y la reserva de servicios incluidos en un paquete de sesiones.

4. Realizar un seguimiento de las solicitudes de un empleado concreto

Cuando un cliente reserva una cita, puede solicitar que le atienda un empleado concreto. El registro de la cita reflejará esta solicitud, de modo que la recepcionista sabrá que no debe reasignar este servicio a ningún otro profesional.

El sistema también registra el número de solicitudes que recibe cada empleado. Esto es un buen indicador de su capacidad para fidelizar a los clientes. Puedes utilizar esta información para recompensar a los empleados, así como para establecer objetivos en cuanto al número de solicitudes que cada uno debe intentar alcanzar.

5. Establece el orden en que aparecerán tus empleados en la agenda de citas

Por defecto, tu software de reservas online para salones de belleza ordena a los empleados por nombre. Sin embargo, dispones de opciones adicionales para ordenar los nombres de los empleados. Puedes aprovechar esto para recompensar y motivar a los empleados, así como para facilitar el trabajo de la recepción. Para obtener más información sobre las diferentes formas de utilizar esta función, consulta esta publicación: software de reservas para salones de belleza.

6. Empleados de recepción y salida

Utilice un dispositivo biométrico (lector de huellas dactilares) para que el personal registre su entrada y salida. El sistema no solo realiza un seguimiento de estos datos con fines legales y para la gestión de nóminas, sino que también se utiliza para controlar la puntualidad, que forma parte de los objetivos de rendimiento que puede definir en el sistema.

7. Garantizar el cierre de la caja al final de la jornada

El personal de recepción debe cerrar la caja registradora todas las noches. El sistema te enviará automáticamente un mensaje de texto o un correo electrónico si no cierran la caja registradora.

8. Imprime tu horario del día

Mantén a tu personal informado. Si no utilizas una aplicación móvil para empleados, puedes imprimir el horario del día mediante el botón «Imprimir agenda» de tu agenda.

También puedes imprimir el horario semanal de cada profesional.

9. Consultar el historial de tratamientos de un huésped

A menudo, el proveedor de servicios necesita consultar el historial de un servicio. Por ejemplo, al realizar un masaje, el terapeuta debería poder consultar el formulario de consulta del cliente y sus preferencias de visitas anteriores.

Esto permite a un proveedor de servicios ofrecer una experiencia altamente personalizada a todos sus huéspedes.

10. Imprimir recetas e instrucciones para el cuidado en el hogar

Guarda las recetas o créalas sobre la marcha para cualquier paciente. Las recetas pueden incluir instrucciones para el cuidado en el hogar, así como medicamentos con la dosis y las instrucciones correspondientes.

La recepción puede crear recetas y asignarlas a un médico para que las apruebe y las firme. Una vez firmadas por el médico, las recetas quedan bloqueadas y no se pueden modificar. A continuación, estas recetas se pueden enviar por correo electrónico a la clienta o imprimir y entregarle antes de que abandone el centro. (Nota: si tus recetas son simples instrucciones que no requieren la aprobación de un médico, puedes desactivar ese paso).

11. Gestionar la caja chica

Si todavía utilizas un registro físico de caja chica, cámbialo por nuestro registro digital. Los asientos de caja chica se deducen automáticamente de tu registro, lo que facilita el cierre diario.

12. Reserva rápida para grupos

Ya sea un grupo de amigos o un evento de empresa, reserva citas para todo el grupo de forma fácil y rápida. Las facturas se pueden pagar individualmente o a través de una sola persona.

13. No reveles tu información financiera a los recepcionistas

Los datos de ventas y cobros del día están disponibles en la agenda de citas. Son útiles para localizar una factura, por ejemplo, si los importes del cierre diario no coinciden.

Puede optar por ocultar el acceso a los datos financieros desde la recepción; en ese caso, solo su responsable tendría acceso.

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