El secreto para una gestión más sencilla del inventario en salones de belleza y spas

Si alguna vez has pasado horas haciendo un recuento de existencias, sabes lo pesado que resulta. Tanto si diriges un equipo de expertos en ventas al por menor como si te encargas del uso diario de los productos, la gestión del inventario es una tarea habitual y necesaria en el día a día de un salón de belleza o un spa.

Según el Informe de referencia sobre belleza y bienestar de 2023, los spas y salones de belleza con mejores resultados incluían un producto de venta al por menor en más del 20 % de las facturas de servicios. Eso supone un volumen considerable de ventas adicionales.

Si las ventas al por menor constituyen una parte importante de tu estrategia de ingresos, vale la pena dedicar algo de tiempo a dominar la gestión de inventario; de lo contrario, corres el riesgo de convertirte en víctima de tu propio éxito y quedarte atrapado en el almacén.

Una gestión eficaz del inventario es fundamental para garantizar que dispongas de los productos adecuados en el momento oportuno y satisfacer así las necesidades de tus clientes. Gracias a la tecnología actual, que automatiza parte del proceso, la gestión del inventario en el comercio minorista resulta más sencilla que nunca.

En este artículo, analizamos tres estrategias para ahorrarle a tu equipo horas de trabajo en los recuentos de inventario, reducir los errores en los pedidos y maximizar los beneficios de tu negocio minorista. También descubrirás la historia de una marca de centros de medicina estética que reinventó su gestión de inventario con gran éxito.

Estrategia n.º 1: Establecer un sistema de pedidos eficaz

Realizar pedidos de existencias de la forma tradicional lleva mucho tiempo y es propenso a errores: el personal anota las existencias bajas en un sistema (o con lápiz y papel) y, a continuación, vuelve a introducir manualmente las cantidades necesarias al realizar el pedido al proveedor.

La tecnología puede agilizar el proceso. Utiliza un software de gestión para salones de belleza y spas para controlar los niveles de existencias y generar automáticamente órdenes de compra de los artículos necesarios. Un sistema de software integrado debería extraer la información directamente de tus niveles de inventario actuales, lo que elimina la necesidad de introducir los datos dos veces y reduce al mínimo el tiempo dedicado a comprobar si hay errores.

Para las empresas con varias sucursales, un sistema centralizado puede suponer un ahorro de horas cada mes. Gracias a los registros de inventario centralizados, el personal puede supervisar los inventarios de todas las tiendas desde un único lugar, revisar los pedidos de reposición, consultar los movimientos de stock y transferir existencias entre tiendas si en alguna de ellas se están agotando las existencias.

Así es como los salones de belleza y los spas utilizan Zenoti para ahorrar tiempo en la gestión del inventario:

• Generar órdenes de compra automáticamente.
• Enviar las órdenes de compra directamente desde su sistema al proveedor.
• Centralizar la gestión de inventario de varias sedes.

Estrategia n.º 2: Revisar periódicamente los niveles de inventario

Si dependes de que el personal, siempre tan ocupado, te avise cuando los productos se están agotando, corres el riesgo de que el suministro sea irregular. Las revisiones periódicas del inventario te ayudan a estar al tanto de posibles situaciones de escasez o exceso de existencias.

Para garantizar una gestión coherente del stock, prueba a designar a un empleado específico para esta tarea. También puedes elaborar un calendario rotativo entre tu personal para supervisar los niveles de inventario y realizar los pedidos.

Aprovecha la tecnología para ahorrar tiempo: hoy en día, la mayoría de los sistemas de software para salones de belleza y spas, como Zenoti, permiten llevar un control digital de tu inventario. Asegúrate de que tu sistema esté configurado para registrar tanto el uso de productos de venta al público como el de productos profesionales, y forma al personal para que registre con precisión las entradas y salidas de productos. Lo ideal es que el sistema de software utilice los datos de uso para predecir los niveles de existencias futuros y cuente con medidas de seguridad para avisar al personal cuando las existencias se estén agotando.

Así es como puedes ahorrar tiempo con Zenoti:

• Recibe alertas automáticas cuando las existencias se estén agotando.
• Utiliza los teléfonos inteligentes para escanear los artículos durante los recuentos de inventario.
• Actualiza automáticamente los niveles de existencias cuando haya una nueva entrega.
• Compara los niveles de existencias previstos con los reales y realiza un seguimiento de las áreas en las que se producen pérdidas.

Este mes de mayo, el libro mayor de existencias de Zenoti se convierte en un informe de inventario completo con filtros por proveedor, categoría, subcategoría, unidad de negocio, tipo de transacción, precio de compra y promedio perpetuo.

Estrategia n.º 3: Prepárate para el futuro

Una de las claves para una gestión eficaz del comercio minorista es disponer de la información necesaria para tomar decisiones fundamentadas sobre qué productos mantener, retirar o promocionar. Para ello, basta con analizar los datos de ventas y de uso de los productos con el fin de identificar tendencias, los productos más vendidos y los que menos se venden.

Es posible que observes patrones que indiquen fluctuaciones estacionales o cambios en la demanda de los consumidores, como un aumento en la venta de productos de protección solar durante los meses de verano. Esta información te ayuda a planificar con antelación para que no te quedes sin existencias cuando la demanda supere los niveles habituales.

Para mantenerte a la vanguardia, también debes establecer canales de comunicación claros con los proveedores, a fin de asegurarte de ser el primero en enterarte de cualquier cambio en la disponibilidad de los productos, los precios o los retrasos en los envíos. Las ventajas son dobles: podrás abordar de forma proactiva cualquier posible problema. Una buena relación con los proveedores podría reportarte ofertas exclusivas, descuentos y muestras de nuevos productos.

Así es como puedes ahorrar tiempo con Zenoti:

• Obtén informes detallados sobre las ventas de productos por tienda.
• Utiliza las herramientas de análisis para identificar tendencias y productos populares.
• Organiza campañas de marketing para promocionar los productos que se venden con dificultad.

Un caso de éxito en materia de inventario

Skin Renewal, un grupo de centros de medicina estética con 16 centros y en rápida expansión, tenía dificultades para gestionar su considerable inventario. El personal carecía de información sobre los niveles de existencias, lo que provocaba retrasos y problemas en la gestión de los pedidos.

Skin Renewal utilizó la plataforma integral Zenoti para centralizar la gestión de inventario, optimizar los procesos de pedidos y elaboración de informes, y simplificar el traslado de existencias entre sucursales.

El resultado: Skin Renewal ahorra 525 horas al mes en tareas relacionadas con el inventario, tiempo que ahora se dedica a atender a los clientes y a impulsar el negocio.

Conclusión

En los últimos años, el sector de la belleza y el bienestar ha experimentado una considerable innovación en la gestión de inventarios. Gracias al software de gestión empresarial, que automatiza parte del proceso, los equipos de salones de belleza y spas pueden por fin dejar atrás los interminables recuentos manuales de existencias y los pedidos de compra plagados de errores.

Si estás poniendo en marcha tu negocio desde cero, la configuración puede llevarte algún tiempo: tendrás que registrar tus productos con precisión en el sistema y formar adecuadamente a tu personal para que sepa gestionarlo. Pero una vez que la gestión del inventario se convierta en algo natural, los problemas con el inventario serán cosa del pasado.

Habla hoy mismo con un asesor de Zenoti.