Cómo encontrar el mejor sistema de historias clínicas electrónicas para tu centro de medicina estética

Es un día ajetreado en tu centro médico-estético. Los teléfonos no paran de sonar, hay varios pacientes esperando en recepción para rellenar los formularios y aún no has recibido la firma del médico para varios documentos que deben tramitarse con urgencia.

Tu sistema de historia clínica electrónica (HCE) debería facilitar las cosas. Por desgracia, la mayoría de los sistemas de HCE no satisfacen las necesidades de un centro médico-estético con mucha actividad y pueden complicar aún más las cosas.

Según la Asociación Médica Americana, los profesionales sanitarios dedican casi dos horas a sus sistemas de historias clínicas electrónicas (EMR o EHR) por cada hora que pasan con un paciente. Además, muchos de estos sistemas obligan a los médicos a navegar por múltiples páginas y pestañas antes de encontrar la información que necesitan.

En el ámbito de los centros de medicina estética, los sistemas de historias clínicas electrónicas (EMR) rara vez ofrecen una facilidad de registro que resulte útil tanto para los profesionales sanitarios como para los pacientes. Pero no tiene por qué ser así.

Lo que todo sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) para spas médicos necesita

Aunque un centro de crioterapia puede funcionar de manera diferente a un negocio de maquillaje permanente, todos los spas médicos pueden beneficiarse de las funciones de los historiales médicos electrónicos (EMR), que simplifican los procesos de trabajo, reducen el tiempo dedicado a la documentación y permiten a los profesionales sanitarios dedicar más tiempo de calidad a los pacientes.

A continuación, te indicamos algunas cosas que todo centro médico-estético debería esperar de su sistema de historias clínicas electrónicas.

Reducción significativa del papeleo

Los spas médicos gestionan los formularios de admisión, los formularios de consentimiento para los procedimientos y otra documentación, que debe circular sin problemas del paciente al esteticista, al médico y viceversa.

La ventaja de un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) es que permite convertir esa tarea abrumadora en un proceso digital. Pero si el EMR resulta complicado de usar, incluso rellenar e intercambiar esos formularios de forma digital se convierte de repente en una tarea que requiere mucho tiempo.

Para agilizar el proceso, el mejor sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) para spas médicos incluirá una amplia biblioteca de formularios de admisión, consentimiento y tratamiento que se puedan clonar y adaptar rápidamente a las necesidades de cada spa médico. La modificación de un formulario debe ser sencilla, de modo que el personal pueda organizar rápidamente los cuadros de texto, los menús desplegables, las casillas de verificación y otros campos según sus necesidades para cada formulario específico.

Por supuesto, el mejor sistema de gestión de pacientes (EMR) para centros de medicina estética facilita la recogida de formularios de los pacientes incluso antes de que estos crucen la puerta. Los centros de medicina estética pueden enviar a los pacientes un enlace a los formularios necesarios —por ejemplo, en un correo electrónico de recordatorio— para que los rellenen cuando les resulte más conveniente.

Dado que casi todo está en formato digital, todas las historias clínicas de los pacientes, las fotos del antes y el después y las notas de tratamiento deben almacenarse de forma segura en una base de datos centralizada que cumpla con la HIPAA y a la que se pueda acceder desde cualquier lugar. El sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) también debe utilizar geovallas que restrinjan el acceso a los datos de los pacientes al interior del propio centro médico-estético, protegiendo tanto a los empleados como a los clientes.

Revisión del formulario simplificado para médicos

La aprobación médica es un requisito que garantiza tanto la calidad de la atención como el pleno cumplimiento de la normativa. Sin embargo, con demasiada frecuencia, este proceso requiere mucho tiempo y puede llegar a desbordar a todas las personas implicadas.

Cada vez más, los médicos se sienten frustrados por la cantidad de campos que deben rellenar y el tiempo que les lleva firmar múltiples formularios. Para ellos, la «fatiga del clic» es una realidad, y puede resultar agotadora.

Afortunadamente, un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) adecuado puede ahorrar a los médicos y esteticistas mucho tiempo y frustraciones, y debería incluir funciones de revisión de formularios como estas:

• Acceso «desde cualquier lugar», para que los médicos puedan firmar los formularios incluso fuera del centro médico-estético
• La posibilidad de filtrar formularios según criterios específicos, como la falta de firmas o los tipos de tratamiento
• Funcionalidad que permite a los médicos ver y firmar formularios de forma masiva, en lugar de uno por uno
• Una barra de progreso que muestra el porcentaje de todos los formularios revisados

Cuando los médicos pueden agilizar el proceso de aprobación y autorización, no solo mantienen la continuidad de la atención y contribuyen a garantizar el cumplimiento normativo, sino que también reducen el agotamiento mental y el agotamiento profesional.

Mejora de la comunicación y la transparencia

Un sistema de historias clínicas electrónicas para centros de estética médica también debería facilitar la comunicación entre los pacientes, los esteticistas y los médicos.

Con una herramienta de gestión clínica y empresarial más integral, los centros de medicina estética pueden integrar su sistema de gestión clínica en su agenda de citas. Esto facilita el envío de recordatorios automáticos de citas, el registro de los pacientes a su llegada y el envío digital de recordatorios e instrucciones previos o posteriores a los tratamientos.

El personal también puede utilizar un servicio seguro de mensajes de texto bidireccionales para responder a las preguntas habituales de los pacientes, realizar un seguimiento tras el tratamiento y comunicarse con ellos de la forma que les resulte más cómoda. Los miembros del personal pueden ver los cambios en tiempo real, por lo que todos están al tanto de todo.

A continuación, veamos cómo elegir un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) que ofrezca un sistema de registro cómodo, útil y fácil de usar para los profesionales sanitarios.

Cómo elegir el mejor sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) para la elaboración de historiales: qué hay que tener en cuenta

Como se ha mencionado anteriormente, la mayoría de los sistemas de historias clínicas electrónicas (EMR) no se han diseñado pensando en los centros de medicina estética. En algunos casos, las funciones de registro de historiales son en gran medida irrelevantes, y es posible que los criterios de incentivos de los EMR (también conocidos como «Uso Significativo») no se ajusten a los procedimientos que se suelen realizar en un centro de medicina estética.

En lugar de adquirir un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) estándar que no se adapta a tu modelo de negocio, busca una solución de EMR que se ajuste a tus necesidades específicas en el sector de la belleza y el bienestar.

Las siguientes funciones de gestión de citas son especialmente relevantes para los centros de medicina estética, y todas ellas están integradas en un software integral para centros de medicina estética como Zenoti.

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Frases predeterminadas para textos de uso frecuente

Cuanto más productivo sea el equipo del centro médico-estético, mayores serán las posibilidades de ofrecer una atención excelente a los pacientes. Una función de frases predefinidas puede ayudar a reducir las tareas repetitivas, lo que fomenta una mayor eficiencia y productividad, y permite centrarse más en los pacientes.

¿Cómo funciona? Piensa en las expresiones más habituales que utilizas en las notas SOAP o en cualquier otro lugar durante el proceso de documentación, y asigna una «frase abreviada» a ese texto.

Imaginemos que tienes un conjunto de instrucciones para pacientes de Botox. Al escribir una frase con puntos asignada, como .BOT, tus notas predefinidas sobre el Botox se incluirán automáticamente en la historia clínica. Las frases con puntos no solo son más rápidas y prácticas, sino que también ofrecen una experiencia más precisa y uniforme tanto a tus pacientes como al personal del centro médico-estético.

Un bloc de notas fácil de usar

Un bloc de anotaciones flexible es esencial para facilitar la elaboración de historiales. Para obtener un rendimiento óptimo, asegúrate de que ofrezca las siguientes funciones:

• Elige colores y estilos de línea para dibujar a mano alzada
• Añadir marcas de inyección o indicar las zonas de tratamiento
• Comenta con rapidez y precisión
• Guarda y recupera rápidamente los datos de los pacientes

Estos son solo algunos ejemplos de cómo facilitar el proceso de anotación y hacerlo más eficiente.

Una herramienta fotográfica completa para centros de medicina estética

Presta atención a la calidad y la sencillez de la captura de tus fotografías. Un buen sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) simplifica el proceso; uno excelente te ofrece funciones adicionales, como el efecto de «fantasma» en las fotografías y las líneas de cuadrícula, que mejoran la alineación de las imágenes y optimizan la revisión de los historiales.

He aquí una gran ventaja: busca una herramienta que permita capturar fotos, guardarlas al instante y etiquetarlas para poder recuperarlas más fácilmente después. Una vez que estén en tu galería de imágenes, podrás buscar las fotos de los pacientes por servicios prestados, ángulo del rostro o cualquier otro parámetro que elijas.

Lo más importante es que no deberías necesitar una herramienta de fotografía independiente. La tableta que utilizas para consultar el perfil y la historia clínica del paciente durante la visita debería ser el mismo dispositivo que utilizas para hacer fotos, de modo que estas aparezcan directamente en la historia clínica de forma automática.

Todo lo que necesitas para capturar fotos debe estar al alcance de la mano, todo ello en una única solución de software.

Por qué otras funciones empresariales deberían formar parte de tu software

Los propietarios y directores de centros de medicina estética dan prioridad a una atención al paciente excepcional, pero tienen muchas otras cosas de las que preocuparse: ofrecer a los pacientes una experiencia de reserva sencilla y sin complicaciones; gestionar los horarios del personal y optimizar su rendimiento, gestionar las nóminas, llevar a cabo campañas de marketing... y la lista sigue.

Un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) —el registro literal del estado de salud de tus pacientes— debe facilitarte el trabajo, no añadirte más problemas. Una de las exigencias actuales es que tu EMR se integre perfectamente con tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). De lo contrario, supondrá un problema administrativo más para tu negocio, uno que podría afectar a la atención sanitaria, especialmente entre visitas.

Sin embargo, si tu software de gestión para clínicas de medicina estética incluye una funcionalidad de historia clínica electrónica de primera categoría, eso supone una gran ventaja.

Combinar la comodidad del paciente, la facilidad para el personal y la atención al paciente

Para ver cómo los distintos componentes del recorrido del paciente pueden integrarse a la perfección en una única solución de software, empecemos por el proceso de reserva. Así es como debería ser el recorrido ideal de un paciente en un centro médico-estético:

1. El paciente reserva online cuando le resulte más conveniente: a través de tu sitio web o aplicación móvil, de tus perfiles en redes sociales o directamente desde tu perfil de empresa en Reserve with Google.
2. El sistema envía automáticamente al paciente una confirmación de la cita por mensaje de texto.
3. Los formularios de admisión y otros documentos importantes se envían automáticamente —ya sea por mensaje de texto o por correo electrónico— para que el paciente pueda rellenarlos antes de su cita.
4. Cuando el paciente llegue a su centro, podrá registrarse a través de su aplicación o por mensaje de texto.
5. Una aplicación para empleados facilita a tus profesionales sanitarios y esteticistas el seguimiento de las horas de llegada de los pacientes y la consulta de sus historiales.
6. Si el paciente tiene una suscripción a tus servicios, puede utilizar tu aplicación móvil para consultar fácilmente sus prestaciones y ver los detalles de facturación.
7. Se lleva a cabo el servicio o la intervención, y el personal médico puede registrar fácilmente los datos en la historia clínica electrónica.
8. Gracias a un práctico punto de venta, el paciente puede pagar con el móvil o, lo que resulta más conveniente para su negocio, mediante una tarjeta de crédito ya registrada en el sistema.
9. Con la aplicación móvil a mano, el paciente puede comprar productos complementarios e incluso escribir una reseña sin salir del centro de medicina estética.
10. Entre una visita y otra, el personal puede crear y enviar rápidamente campañas de marketing personalizadas a cada paciente.

Reflexiones finales

Los centros de medicina estética pueden alcanzar un mayor éxito cuando no tienen que gestionar múltiples tecnologías. Por eso, una plataforma integral que combine funciones de historia clínica electrónica específicas para centros de medicina estética con herramientas como contabilidad, gestión de inventario, análisis de datos, generación de informes, una aplicación móvil para clientes y una aplicación para empleados puede marcar una gran diferencia.