4 formas de evitar las ausencias sin previo aviso y las cancelaciones de última hora en tu salón de belleza o spa

Como propietario de un salón de belleza o un spa, sabes lo costoso que resulta que los clientes no se presenten o cancelen a última hora: supone una disminución de los ingresos para tu negocio, una infrautilización del personal y la pérdida de comisiones y propinas para tus empleados.

Aunque las ausencias y las cancelaciones de última hora son algo habitual en cualquier negocio de servicios, estas sencillas estrategias pueden ayudarte a reducir el número de ausencias y cancelaciones en tu salón de belleza o spa.

1. Enviar recordatorios automáticos de citas

En el ajetreado mundo actual, es muy habitual que los clientes se confundan con la fecha o la hora de su cita, o incluso que se olviden por completo de ella.

Si vuelves a programar citas con un mes de antelación, es aún más probable que tus clientes se olviden de ellas.

El envío de recordatorios automáticos de citas es una forma sencilla de ayudar a tus clientes a recordar sus citas.

Más información sobre: softwarede gestión de citas parasalones debelleza

Recordatorios por correo electrónico

Considera la posibilidad de enviar recordatorios de citas por correo electrónico 72 horas antes de las citas programadas y utiliza las herramientas de marketing integradas en tu software de reservas para automatizar los recordatorios de citas.

Recordatorios por mensaje de texto

Con demasiada frecuencia, los recordatorios por correo electrónico se pierden entre el montón de mensajes de la bandeja de entrada. Los mensajes de texto destacan entre el resto y pueden llamar la atención de tus invitados incluso cuando están fuera de casa.

Prueba a enviar recordatorios por mensaje de texto dos días antes de la cita para reducir las ausencias y las cancelaciones, tanto para tu negocio como para tus clientes: así tendrán tiempo para ajustar su agenda y poder acudir, y tú seguirás teniendo tiempo para cubrir esa franja horaria si finalmente cancelan.

2. Utiliza confirmaciones automáticas de citas

Enviar recordatorios de citas por correo electrónico o mensaje de texto es un buen primer paso, pero utilizar herramientas automatizadas para confirmar las citas de los clientes es aún mejor. Las confirmaciones automatizadas pueden evitar una parte importante de las ausencias y las cancelaciones de última hora, y son fáciles de configurar y gestionar.

Confirmaciones por correo electrónico

Utiliza tu software de reservas para enviar un correo electrónico en el que se pida a los huéspedes que confirmen sus próximas citas.

Cuando los clientes hacen clic en el enlace del correo electrónico para confirmar sus citas, sus respuestas actualizan automáticamente el estado de la cita a «confirmada» en la agenda.

Confirmaciones bidireccionales por mensaje de texto

Los mensajes de texto bidireccionales son otra forma totalmente automatizada de confirmar las citas de los huéspedes.

Utiliza tu software de reservas para enviar mensajes de texto automáticos solicitando la confirmación. Para confirmar, los huéspedes solo tienen que responder «Sí» al mensaje de texto de confirmación.

Descubre las 13 cosas que deberías hacer en tu próxima cita en el spa

3. Si todo lo demás falla, llama por teléfono

Si ya envías confirmaciones de citas por correo electrónico o mensaje de texto, al personal de recepción le resultará muy fácil ponerse en contacto con cualquier persona cuya cita no haya sido confirmada al menos un día antes de la fecha prevista.

Si en recepción no da tiempo a ponerse en contacto con todos los clientes sin confirmar del día, plantéate contactar solo con aquellos que suelen no presentarse. Dirígete a ellos de forma educada diciendo: «No se presentó a su última cita y le llamo para confirmar si vendrá hoy a su cita de las 4. ¿Debo confirmar su cita?».

Esa interacción en persona es una forma estupenda de presionar al cliente para que te dé una respuesta sincera.

4. Aplicar las políticas de cancelación y de no presentación

Muchos spas y salones de belleza cobran a los clientes tasas por no presentarse o por cancelar con poca antelación. Estas tasas suelen ser una cantidad fija en dólares, pero algunos negocios que ofrecen servicios a precios más bajos optan por cobrar, en su lugar, un porcentaje del importe de los servicios que el cliente había reservado.

Asegúrate de abordar las políticas de cancelación como un proceso de dos pasos:

• Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes de la cita para que los clientes puedan cambiarla si lo desean.
• Cobrar una tarifa si no se acude a la cita o si se modifica sustancialmente en las 24 horas previas a la hora de la cita.

Publica tu política de cancelación en tu sitio web, en el sistema de reservas online y en la recepción, para que nunca suponga una sorpresa desagradable para tus huéspedes.

No tengas miedo de limitar a los clientes reincidentes a citas sin cita previa o incluso de eliminarlos por completo de tu lista de clientes. Una política de «tres faltas y fuera» puede parecer dura, pero piensa en cuánto están costando a tu negocio y a tu personal esos clientes que habitualmente no acuden a las citas.

Más información sobre: programa de fidelización de salones de belleza

La solución integral de Zenoti ayuda a los propietarios de salones de belleza y spas a reducir las ausencias y las cancelaciones mediante la automatización de los correos electrónicos y mensajes de texto de recordatorio y confirmación. Haz clic aquí para obtener más información sobre las funciones de nuestro gestor de citas.