Los 4 mayores problemas relacionados con el software a los que se enfrenta el personal de salones de belleza y spas

Con la evolución de las exigencias de los clientes y la necesidad de trabajar de forma más inteligente (¡no más dura!), el software empresarial se ha convertido en algo imprescindible para los salones de belleza y los spas actuales. Los días de las agendas de citas en papel han quedado atrás, y el sector utiliza ahora herramientas digitales para gestionar citas, ventas, marketing, informes y mucho más.

Sin embargo, no todos los programas informáticos son iguales. Y lo que es igual de importante, no todas las empresas utilizan el software adecuado para sus necesidades.

Una solución inadecuada y la falta de funcionalidades pueden provocar confusión, errores y, lo que es peor, un equipo de peluquería o spa frustrado que se ve obligado a dedicar tiempo a una tecnología complicada en lugar de ofrecer un servicio excepcional a los clientes.

Para saber cómo le está yendo a tu equipo, aquí tienes algunos de los problemas más habituales de las opciones de software actuales. No dudes en utilizar esta lista como referencia para evaluar tu propio software: ¿está a la altura de las expectativas?

1) El software es demasiado básico

Los salones de belleza y los spas son, por naturaleza, negocios complejos. Cada negocio tiene su propia combinación de clientes, servicios, salas y equipamiento. Una reserva para un corte de pelo, que a simple vista parece sencilla, puede no ser igual en dos negocios diferentes. Sin opciones de personalización, el personal se ve obligado a recurrir a soluciones provisionales en su software solo para garantizar una programación y una facturación precisas.

Piénsalo: ¿tiene tu marca acceso a opciones de personalización? ¿Puede tu software de reservas gestionar una amplia variedad de combinaciones de servicios y situaciones? Aquí tienes algunas opciones que mantendrán tu agenda de citas optimizada y precisa, y a tu personal satisfecho:

• Horarios de citas personalizables para el personal, los servicios y los clientes individuales.
• Todo tipo de reservas —individuales, grupales, servicios y complementos— disponibles tanto en línea como en la tienda.
• La posibilidad de combinar servicios y complementos, o de reservar dos servicios paralelos en una misma franja horaria. Para mayor precisión, la hora de la cita debe reflejarse cuando la combinación de dos servicios complementarios requiera menos tiempo que si se realizaran por separado, como en el caso de una manicura y una pedicura.

2) No hay asistencia disponible cuando la necesitas

He aquí un aspecto que a menudo se olvida en el uso del software: las personas que hay detrás. Cuando tu empresa se encuentre con un contratiempo en un día ajetreado, ¿tu equipo perderá minutos —o incluso horas— para volver a poner todo en marcha? Contar con un servicio de asistencia rápido, fiable y competente es fundamental para que tu negocio funcione sin problemas.

Piénsalo: las empresas de software más grandes y consolidadas suelen contar con equipos más amplios, mayor disponibilidad y más opciones de asistencia. A modo de ejemplo, estas son tres formas en las que Zenoti presta apoyo a más de 25 000 negocios del sector de la belleza y el bienestar:

• Atención al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, con oficinas en todo el mundo para garantizar que la asistencia esté siempre disponible cuando se necesite.
• Una plataforma integral de formación y asistencia para ayudar a cada miembro del equipo a familiarizarse con nuestro software y adquirir destreza en su uso.
• Consultores con amplia experiencia en el sector de los salones de belleza y los spas, con un único objetivo: ayudar a los salones de belleza, los spas y los spas médicos a sacar el máximo partido a su software. Nuestro equipo de éxito del cliente ayuda a las empresas a establecer objetivos realistas, a elaborar planes para alcanzarlos y a garantizar el máximo crecimiento empresarial y de ingresos.
  

3) Preocupaciones en materia de seguridad y estabilidad

Al igual que con cualquier tecnología, el software para salones de belleza y spas puede presentar problemas técnicos. Esto puede afectar al funcionamiento diario —por ejemplo, a la capacidad de tu equipo para gestionar reservas y cobrar pagos— y generar frustración tanto en el personal como en los clientes. Un problema grave —quizás uno de los más peligrosos— es utilizar un software que no sea seguro. Esto pone en riesgo los datos de tus clientes (y la reputación de tu negocio), ya que los datos personales suelen ser el objetivo de los piratas informáticos.

Ten en cuenta lo siguiente: asegúrate de conocer bien las características de seguridad de tu software. ¿Se basa el sistema en tecnologías sólidas? ¿Cumple con la normativa aplicable, como la HIPAA? ¿Cuál es el tiempo de actividad del sistema (el porcentaje de tiempo que funciona sin interrupciones)?

Así es como Upguard, una empresa externa de evaluación de seguridad, califica los sistemas de software más populares del sector de la belleza y el bienestar:

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4) El sistema de software carece de integraciones

Muchos salones de belleza y spas utilizan una combinación de herramientas de software: sistemas de punto de venta, plataformas de marketing y gestión de inventario. Cuando estos sistemas no se comunican entre sí —cuando no están «integrados»—, a menudo se producen errores y hay que recurrir a soluciones alternativas que requieren mucho tiempo. Por ejemplo, si quieres poner en marcha una campaña de marketing segmentada, es posible que tu personal tenga que importar y exportar datos de clientes desde (y hacia) diferentes programas. Si tu equipo simplemente quiere volver a pedir productos al por menor, es posible que tenga que introducir los datos de inventario manualmente en una plataforma de pedidos.

Piénsalo: algunos salones de belleza y spas no aprovechan al máximo las herramientas que ofrece su software de gestión porque están acostumbrados a un determinado sistema o proceso. Aprovecha siempre todo lo que te ofrece tu software. Entre las funciones más útiles se incluyen:

• Las API (interfaces de programación de aplicaciones), que permiten que diferentes sistemas se comuniquen entre sí.
• Integraciones listas para usar con herramientas populares de terceros (por ejemplo, de nóminas o contabilidad) o con proveedores.
• Funcionalidades totalmente integradas en la plataforma de software. Por ejemplo, el software Zenoti combina la gestión de citas, ventas, marketing, informes, inventario, gestión de personal y mucho más: es la plataforma más completa del sector. No es necesario cambiar de sistema.

Conclusión

Utilizar un software inadecuado para salones de belleza y spas puede provocar confusión, errores y tareas manuales que requieren mucho tiempo. Tu personal dedica horas al día a utilizar el software, y es probable que sea quien más sufra las consecuencias.

¿Cuál es el primer paso para evaluar los problemas que te plantea el software? Pide opiniones a los usuarios más habituales de tu equipo. Haz una lista de las funciones que les gustaría tener o utilizar: ¿están disponibles en tu plataforma actual o quizá en otra?

La fuente de reseñas G2 señala a Zenoti como líder del sector en software para spas y salones de belleza. Consulte todos los detalles.

Para ver Zenoti en acción, ponte en contacto con nuestro equipo.