13 formas de dejar de usar papel con un software todo en uno

La digitalización te permite ahorrar dinero, tiempo, esfuerzo y un valioso espacio en tu spa, salón de belleza o centro médico-estético. Además, notarás un aumento de la productividad de tu personal y nunca perderás ni extraviarás datos importantes. Y, por si fuera poco, contribuyes a proteger el medio ambiente.

Descubre las 13 formas en que nuestros clientes eliminan el papel gracias a un software todo en uno.

1. Menú de servicios digitales

Cuando los clientes lleguen a su cita, entrégales un iPad o cualquier otra tableta. Navegar por un menú de servicios digitales que incluya elementos como imágenes, vídeos, servicios recomendados y opiniones entusiastas de otros clientes anima a los clientes a añadir servicios a su cita actual.

Un menú digital también te ayuda desde el punto de vista operativo: siempre dispondrás de un menú optimizado para la situación actual del negocio. Puedes añadir o eliminar servicios con la frecuencia que desees y probar diferentes precios en todos los establecimientos con muy poco esfuerzo y sin ningún coste.

Cualquier cambio que realices se refleja de inmediato, lo que significa que todos tus menús —tanto en tu centro como en tu sitio web y en las aplicaciones móviles— están siempre sincronizados.

2. Un proceso de admisión sin papel

La mayoría de los sistemas requieren que el cliente rellene un formulario en papel y, a continuación, se introducen los datos en un software de gestión de salones. Con el sistema de registro sin papel de Zenoti, el cliente puede introducir sus datos directamente en una tableta, y estos se guardan automáticamente como parte de su perfil.

Con los formularios digitales, el proceso de registro es más rápido y puedes exigir a los huéspedes que introduzcan datos como su dirección de correo electrónico o su fecha de nacimiento.

El software Zenoti ofrece tres métodos distintos para recopilar datos de estos formularios:

3. Formularios de consulta digitales

Con los formularios de consulta digitales, sus proveedores de servicios recogen y registran los datos de los clientes mediante una tableta.

Los expedientes de consulta son más fáciles de encontrar cuando los necesitas, el personal de recepción no tiene que buscar los registros y tus proveedores de servicios pueden pasar de un cliente a otro con los datos que necesitan en su tableta.

La seguridad integrada garantiza que el acceso esté restringido únicamente al personal autorizado.

Incluso puedes registrar el consentimiento y la firma del huésped respecto a los términos y condiciones directamente en la tableta.

4. Acceder a las instrucciones para el cuidado posterior y al historial de recetas

Los médicos u otros profesionales sanitarios pueden introducir las instrucciones de cuidados posteriores y las recetas directamente en el sistema. Para futuras visitas, los profesionales pueden consultar fácilmente el historial del paciente, junto con las instrucciones o recetas, directamente desde su dispositivo móvil.

5. Realizar un seguimiento de las notas sobre el tratamiento y los avances

Es fácil llevar un seguimiento de las notas y el historial de sesiones anteriores de un tratamiento. No obstante, solo el profesional sanitario correspondiente puede acceder a esta información. Por ejemplo, en el caso de un tratamiento con Botox, el médico puede registrar las unidades inyectadas en cada zona muscular, así como los resultados tras el tratamiento, para que las sesiones siguientes se puedan realizar con mayor precisión.

En los centros de medicina estética y adelgazamiento, es habitual que los clientes contraten un paquete de tratamientos con objetivos específicos. Por ejemplo, un cliente podría tener el objetivo de perder 9 kilos a lo largo de 5 meses. Con nuestro sistema de seguimiento digital, los profesionales pueden supervisar el progreso del cliente en cada visita directamente desde su smartphone o tableta.

Descubre cómo utilizar las notas clínicas digitales para mejorar la experiencia tanto de los clientes como del personal.

6. Un sistema de recibos sin papel

Envía los recibos por correo electrónico a los clientes e imprímelos solo si lo solicitan. Además de ahorrar papel y tinta, el envío de recibos por correo electrónico agiliza el proceso de pago. También puedes enviar una copia del recibo al departamento de contabilidad para su registro.

7. Gestiona fácilmente los comentarios de los clientes

El software puede gestionar todo el ciclo de comentarios, desde la recopilación hasta la respuesta y la promoción de tu negocio.

Al recopilar las opiniones de los clientes directamente en una tableta, verás que más clientes comparten sus comentarios mientras aún se encuentran en tu centro y que estos no pueden ser manipulados.

Programas como Zenoti incluso otorgan automáticamente puntos de fidelidad al enviar comentarios.

Si un cliente deja un comentario negativo, el sistema puede enviar un SMS (mensaje de texto) para que tus responsables puedan tomar medidas de inmediato. Además, es igual de fácil aprovechar los comentarios positivos para promocionar tu salón de belleza o spa. Compártelos en Facebook, Twitter o tu propia página web con solo hacer clic en un botón.

Tu oficina administrativa tiene siempre acceso a los comentarios de los clientes y puedes hacer un seguimiento de las tendencias en cuanto a la satisfacción de los clientes con respecto a los proveedores de servicios, los centros y otros aspectos.

8. Acceso a los horarios de los empleados

El personal puede consultar su horario desde su smartphone a través de nuestra aplicación móvil para empleados. Cualquier cambio en el horario se refleja de inmediato.

9. Comprueba los cobros del día

Las recaudaciones son fáciles de gestionar con los cierres diarios. La recepción debe verificar cuánto dinero en efectivo se ha recaudado. Tras cerrar la jornada, se te envían por correo electrónico los informes diarios de cada centro. Esta comparación entre la recaudación prevista y la recaudación real de la recepción ofrece una garantía contra los robos.

10. Registrar los movimientos de inventario

Implemente un sistema de control electrónico de las existencias de la trastienda. No solo es más rápido, sino que también le permite rastrear fácilmente el movimiento de cualquier producto para detectar posibles pérdidas.

11. Agilizar el proceso de auditoría

Las auditorías de inventario requieren mucho tiempo y son propensas a errores. Las auditorías digitales son más accesibles y permiten ahorrar mucho tiempo. Con el software, puedes utilizar una tableta y un lector de códigos de barras para realizar auditorías de inventario de forma móvil. Este proceso hace que las auditorías sean más rápidas, precisas, a prueba de manipulaciones y totalmente digitales.

Más información sobre cómo automatizar el proceso de pedidos para una gestión eficaz del inventario.

12. Marketing sin papel

El papel desempeña un papel fundamental en la promoción de tu negocio. El software te ayuda a atraer más clientes gracias a funciones como cupones digitales, la integración con Facebook y Twitter, y el apoyo al marketing online.

Otras funciones te ayudan a realizar ventas cruzadas y ventas de productos de mayor valor a tus clientes actuales mediante, por ejemplo, campañas de correo electrónico dirigidas y mensajes SMS (mensajes de texto).

Por último, el software debería ofrecer una gestión totalmente digital de las afiliaciones, con mecanismos integrados para verificar la identidad de los clientes sin necesidad de utilizar tarjetas de afiliación.

13. Gastos de caja chica

Puedes transferir los registros de caja chica a tu plataforma de software. Tú, tu contable, el responsable —o cualquier persona que necesite acceder al registro y al saldo— podéis hacerlo desde cualquier lugar.

El software no solo ayuda a las empresas a prescindir del papel, sino que también aporta un valor real. Si buscas un software que te ayude a optimizar las operaciones y a mejorar los resultados empresariales, plantéate ponerte en contacto con los proveedores para solicitar asistencia o pedir una demostración gratuita y conocer sus funciones. Puedes transferir los registros de caja chica a tu plataforma de software. Tú, tu contable, el responsable —o cualquier persona que necesite consultar el registro y el saldo— tendréis acceso desde cualquier lugar.

El software ayuda a los clientes a prescindir del papel y, además, aporta un valor real al negocio. Si eres propietario de un spa, un salón de belleza o un centro médico-estético y buscas un software que te ayude a mejorar los resultados de tu negocio, infórmate hoy mismo sobre Zenoti.