Votre medspa utilise-t-il cinq plateformes différentes pour la planification, les photos, la prescription électronique, la communication avec les clients et les paiements ? C'est quatre de trop. Dans un secteur concurrentiel, la consolidation de votre technologie n'est pas seulement une question d'ordre, c'est une question de survie et de croissance. L'adoption d'une solution technologique unifiée peut rationaliser les opérations, réduire les coûts et permettre à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte le plus : l'expérience du client.
L'essentiel
Faire évoluer la technologie de manière à faciliter la vie et à stimuler la croissance.
- Preston Leslie, Lead Customer Success Manager, Zenoti
À Innergize 2025nous avons réuni les meilleurs experts du secteur pour discuter de la façon dont les medspas peuvent tirer parti de la technologie pour un succès évolutif. Le panel a partagé des expériences de première main et des conseils pratiques sur l'amélioration de l'efficacité, la personnalisation du parcours client et la navigation dans un paysage technologique en constante évolution.
Les experts :
Anne Marie Goodhart, spécialiste de la mise en œuvre de Zenoti et administrateur du DME chez Cosmetic Physician Partners
JaredCollins, gestionnaire des processus techniques, OVME Medical Aesthetics Studios
Preston Leslie, gestionnaire principal de la réussite des clients, Zenoti (modérateur)
Ce billet propose une feuille de route pour les cabinets qui cherchent à adopter la technologie pour plus d'efficacité et de rentabilité.
Par où commencer ? Unifier pour atteindre l'excellence opérationnelle
La première étape vers l'expansion de votre cabinet consiste à examiner vos activités actuelles. Les medspas accumulent souvent divers outils logiciels au fil du temps, ce qui conduit à des systèmes redondants et à des flux de travail manuels inefficaces.
Anne Marie Goodhart suggère un audit. "Je pense que les cabinets devraient commencer par examiner les différentes plateformes qu'ils utilisent, comment ils pourraient éventuellement consolider les plateformes redondantes ou celles qui ne les aident pas à croître, et éventuellement les consolider dans Zenoti, qui englobe la plupart des plateformes qu'ils utilisent actuellement", a-t-elle partagé.
L'adoption d'un système unique et complet peut simplifier les tâches quotidiennes et générer des économies.
Le cabinet économise 2 000 dollars par mois grâce à la rationalisation des logiciels
Anne Marie Goodhart a aidé un cabinet médical à consolider cinq plates-formes différentes - utilisées pour la planification, la gestion des photos, la prescription électronique et l'envoi de SMS - en un seul système. "Nous avons pu leur faire économiser plus de 2 000 dollars par mois", a-t-elle déclaré. Le cabinet a également amélioré de 35 % l'efficacité du flux de travail et a réduit la période d'intégration des employés de trois semaines à seulement quatre jours.
Jared Collins a ajouté un point de vue pratique : "Je commence toujours par vouloir évaluer les points douloureux actuels. Quelles sont les tâches manuelles qui prennent beaucoup de temps, celles qui dérangent les équipes et qui pourraient être améliorées ?" En identifiant ces processus frustrants et chronophages, vous pouvez établir des priorités.
Il recommande également d'examiner ce qui fonctionne bien et de tirer des enseignements des flux de travail réussis : "Puis-je prendre l'un de ces éléments et le migrer vers le point sensible afin de créer une solution à partir de l'architecture existante ?"
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Comment produire un impact important grâce à l'automatisation
Une fois que vous avez rationalisé vos plateformes, concentrez-vous sur l'automatisation pour obtenir des améliorations majeures.
Jared a détaillé la "planification de traitement holistique à 360 degrés" qui est la marque de fabrique de l'OVME. Auparavant, il s'agissait d'un travail manuel impliquant des documents imprimés et des notes manuscrites. Jared a créé une application personnalisée qui permet à OVME de s'intégrer directement à Zenoti. Nos prestataires peuvent effectuer des recherches dans la base de données du client pour en extraire toutes les informations, puis dire : "Je veux ce service, ce produit et ces forfaits"... présenter cela au client par le biais d'un courrier électronique automatique, qui est également téléchargé dans un référentiel sécurisé." Ce processus a permis de réaliser "environ 1 200 heures et 25 000 dollars d'économies annuelles".
Cette mini étude de cas montre comment les données et la technologie peuvent transformer les consultations des clients. En utilisant ces outils, les prestataires gagnent du temps tout en créant des plans de traitement personnalisés. Ces gains d'efficacité permettent de consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée, telles que l'établissement de relations avec les clients et la fourniture de soins exceptionnels.
Faire de l'adoption des technologies un travail d'équipe
L'introduction d'une nouvelle technologie peut se heurter à des résistances. Le changement n'est pas facile, surtout pour les équipes établies. Alors, comment gérer la transition et faire en sorte que votre personnel adopte les nouveaux systèmes ?
Jared suggère d'impliquer l'équipe dans le processus de conception. "Je veux parler à l'utilisateur. Je veux savoir comment ils vont interagir avec le système ou le processus, puis l'adapter à eux", explique-t-il. En organisant des programmes pilotes et en recueillant des commentaires, "l'idée devient presque la leur en vertu de leur contribution à cette solution". Cette approche augmente considérablement les taux d'adoption.
Anne Marie adopte une approche pratique pour comprendre les flux de travail et les problèmes propres à chaque cabinet : "Lorsque nous nous associons à un cabinet, la première chose que je fais est une visite préliminaire du site. Je détermine les plateformes qu'ils utilisent actuellement". Son équipe a mis au point un programme d'orientation et de formation à l'utilisation de Zenoti pour tous les sites de Cosmetic Physician Partners, suivi d'une semaine complète d'assistance à la mise en œuvre sur place. Pour les petits cabinets, c'est son approche : "Je trouve la personne qui comprend le mieux et je m'associe à elle pour m'aider à former le reste de l'équipe lorsque je ne suis pas sur place.
Comment distinguer le battage technologique de la valeur réelle
Le secteur de l'esthétique est inondé de nouvelles technologies. Savoir distinguer un objet brillant d'un outil de valeur réelle est une compétence essentielle pour tout propriétaire de cabinet.
Jared a mis en garde : "Il est très important de distinguer ce qui est nouveau de ce qui est utile et de choisir le bon moment... de ne pas se laisser éblouir par un bon argumentaire de vente et une présentation PowerPoint brillante. Je recommande toujours ... de lire les commentaires des utilisateurs, de parler à ceux qui l'utilisent, de travailler avec les parties prenantes pour comprendre exactement ce dont vous avez besoin ... Mesurez deux fois, coupez une fois. Et n'ayez pas peur de prendre le temps de bien vérifier les choses".
Anne Marie a mis l'accent sur les preuves : "Il s'agit de prouver au client et, en fin de compte, au patient, la valeur de ce que vous leur proposez, de leur montrer à quel point cela va faciliter leur journée, combien de temps ils vont gagner et à quel point l'expérience du patient va être meilleure".
Derniers conseils pour l'expansion de votre medspa grâce à la technologie
L'expansion d'un cabinet d'esthétique médicale passe par la mise en place d'un ensemble de technologies cohérentes qui soutiennent votre équipe et améliorent le parcours du client.
Sur la base des observations de nos panélistes, voici quelques points clés à retenir :
- Consolider et simplifier. Commencez par vérifier vos logiciels actuels et éliminez les plates-formes redondantes. Un système unifié permet d'économiser de l'argent, de réduire la complexité et d'améliorer l'efficacité.
- Impliquez votre équipe. Lors de l'introduction d'une nouvelle technologie, intégrez votre personnel au processus dès le début. Écoutez leurs commentaires et faites en sorte qu'ils aient l'impression de faire partie de la solution pour garantir une adoption réussie.
- Concentrez-vous sur le retour sur investissement. Qu'il s'agisse de gagner du temps, de réduire les coûts ou d'augmenter le chiffre d'affaires, tout investissement technologique doit être clairement rentabilisé. Calculez les économies potentielles réalisées grâce à l'automatisation pour justifier le coût initial du nouveau matériel ou logiciel.
L'adoption de la technologie n'est plus facultative pour les medspas en quête de croissance. En adoptant ces stratégies d'avant-garde, vous pouvez construire une pratique plus efficace, plus rentable et plus centrée sur le client, prête pour un succès évolutif.
Image en vedette : Preston Leslie, Anne Marie Goodhart et Jared Collins discutent des stratégies technologiques pour les medspas, Innergize 2025
