Skin Renewal est un centre esthétique qui a été créé pour offrir des alternatives aux procédures esthétiques chirurgicales traditionnelles. Au fur et à mesure que de nouveaux traitements étaient mis au point grâce aux technologies du laser, de la lumière, des radiofréquences et des ultrasons, la fondatrice de Skin Renewal, le Dr Maureen Allem, a vu l'opportunité de les proposer à un large marché de consommateurs. Le Dr Allem a ouvert la première clinique Skin Renewal en 2005. Début 2018, Skin Renewal comptait 16 cliniques dans quatre villes d'Afrique du Sud. Aujourd'hui, l'entreprise opère sous l'égide du Renewal Institute, qui comprend les cliniques Skin Renewal, Body Renewal, Health Renewal, Brain Renewal et Sleep Renewal, le spa Oasis et une boutique en ligne de soins de la peau. Skin Renewal a choisi Zenoti pour ses fonctions de gestion centralisée des stocks, la réduction du nombre d'heures consacrées au traitement des stocks, ainsi que pour ses solides capacités de traitement des stocks et de création de rapports.
Défis :
- Centraliser la gestion des stocks
- Améliorer les processus de commande et de gestion des stocks
- Améliorer la connaissance organisationnelle des commandes et des niveaux de stock
- Déployer une solution d'entreprise
Avantages de Zenoti :
- Gain de temps de près de 525 heures par mois pour la gestion des stocks
- Élimine les erreurs de commande et de stock dues à l'erreur humaine
- Rationalisation du transfert de stock entre les succursales et de l'exécution des commandes en ligne
- Accès immédiat aux rapports sur les coûts et les stocks à l'échelle de l'entreprise
- Libère les directeurs d'agence pour qu'ils se concentrent sur leurs clients et leur personnel
L'expansion rapide pose des problèmes d'inventaire
La croissance de Skin Renewal s'est accompagnée de problèmes d'inventaire. Les succursales suivaient les commandes des fournisseurs dans des feuilles de calcul Excel distinctes qui devaient être rapprochées manuellement au niveau de l'entreprise pour déterminer le coût total des commandes des fournisseurs pour la société.
Commande manuelle
La commande mensuelle des stocks nécessitait deux processus distincts : Les consommables de faible valeur étaient commandés chaque mois par les directeurs d'agence après un inventaire manuel, tandis que les consommables de grande valeur et le stock de détail étaient calculés et commandés au niveau de l'entreprise sur la base des données des trois mois précédents concernant les ventes au détail et les stocks.
Une gestion des stocks qui prend du temps
La gestion des stocks était tout aussi fastidieuse. Il n'y avait pas de lien entre les commandes et les livraisons au niveau de la succursale, ce qui rendait difficile pour les succursales de s'assurer que leurs livraisons étaient exactes. Une fois arrivé, le stock était saisi manuellement dans le logiciel de gestion des stocks, ce qui entraînait un grand nombre d'erreurs. Les transferts entre succursales n'étaient pas liés, ce qui rendait difficile le suivi des stocks entre les succursales, et le processus d'expiration des stocks prenait beaucoup de temps.
Problèmes d'exécution des commandes en ligne
Les commandes en ligne étaient également exécutées à partir des stocks des succursales, ce qui ajoutait un autre niveau de complexité à la gestion des stocks de l'entreprise. La solution logicielle de Skin Renewal, Merlin d'ikosoft, a été conçue pour gérer les salons de coiffure et les spas. Elle n'offrait pas la gestion centralisée des stocks dont la société avait besoin pour soutenir sa croissance et son expansion rapides. "Notre ancien fournisseur de logiciels nous avait dit que nous étions au sommet de la gamme de produits et nous craignions donc qu'il n'y ait pas de solution qui réponde à nos besoins", a déclaré Petra Brandt, comptable de groupe chez Skin Renewal. "Nous avions mis au point des solutions de contournement, mais elles n'étaient pas très efficaces et prenaient beaucoup de temps.
Les cliniques multi-sites exigent des opérations centralisées
Skin Renewal a examiné les caractéristiques de nombreuses solutions logicielles de gestion de spa et de salon de coiffure avant d'opter pour Zenoti. L'entreprise a choisi Zenoti pour sa flexibilité et sa volonté de créer une solution personnalisée de gestion centralisée des stocks au niveau de l'entreprise. "Ce qui est étonnant, c'est que Zenoti n'avait pas le degré de centralisation dont nous avions besoin au départ. Nous leur avons demandé de le créer et ils l'ont fait", a déclaré M. Brandt. "La capacité à créer le logiciel en fonction de nos besoins était inattendue et étonnante. L'attitude de Zenoti et sa capacité à s'adapter et à écouter nos préoccupations ont été phénoménales. C'est ce qui a été le plus important pour nous".
"L'attitude de Zenoti et sa capacité à s'adapter et à écouter nos préoccupations ont été phénoménales. C'est ce qui a été le plus important pour nous."
Rationalisation des commandes et des rapports
Avec Zenoti, les commandes de détail de toutes les succursales sont centralisées dans un seul système. Les données sont importées en amont, ce qui supprime la saisie manuelle des commandes et le risque d'erreur humaine. La gestion des commandes étant centralisée, l'entreprise a un accès instantané aux coûts des commandes et aux rapports de l'ensemble de l'entreprise, et les bons de commande peuvent être envoyés au niveau de l'organisation en quelques clics.
Inventaires automatisés
Les inventaires sont rationalisés et largement automatisés. Les consommables de grande valeur sont désormais suivis par consommation, ce qui supprime la nécessité de procéder à des inventaires quotidiens dans les succursales. Lorsque des questions se posent, l'entreprise peut visualiser les transactions de chaque article, ce qui facilite l'audit et le rapprochement des écarts.
Transferts de stocks faciles
Le processus autrefois manuel de Skin Renewal pour maintenir le niveau des stocks dans les différentes succursales a également été optimisé. Lorsqu'une succursale a besoin d'un stock, les directeurs de succursale ne sont plus obligés de l'aider. Grâce à Zenoti, l'entreprise peut faciliter les transferts de stock depuis d'autres succursales au niveau de l'organisation, ce qui accélère le processus de transfert. Une meilleure connaissance des niveaux de stock des succursales au niveau de l'organisation a également facilité l'exécution des commandes en ligne, puisqu'elles sont expédiées à partir du stock de la succursale.
La gestion centralisée des stocks permet de gagner du temps
Depuis le déploiement de Zenoti, Skin Renewal a économisé près de 525 heures de temps par mois rien que pour la gestion des stocks.
Gain de temps pour les commandes au détail : 244 heures
Grâce à Zenoti, les commandes centralisées des détaillants ont été plus rapides et plus précises que le précédent processus manuel de l'entreprise. Cela a permis à l'entreprise de gagner environ quatre heures par mois. Le remplacement du processus manuel hebdomadaire pour les consommables de grande valeur par un suivi de la consommation, éliminant la nécessité de procéder à des inventaires quotidiens, a permis à chaque succursale de gagner 30 minutes par jour tout en réduisant le nombre d'erreurs.
Gain de temps pour l'établissement des rapports de commande : 8 heures
Le suivi du coût des commandes pour l'entreprise est passé d'un processus manuel fastidieux de compilation de données à partir de 16 feuilles de calcul Excel au niveau des succursales à une vue instantanée alimentée en amont. Cela a permis à l'entreprise d'économiser environ quatre heures d'analyse des coûts chaque mois. De même, l'envoi de bons de commande à plus de 50 fournisseurs est passé d'un long processus manuel à un simple clic sur un bouton au niveau de l'organisation, ce qui permet d'économiser une demi-journée supplémentaire chaque mois. "Le processus est devenu beaucoup plus efficace", a déclaré M. Brandt. "Nous sommes en mesure d'extraire des données centralisées en une seule fois pour créer des commandes, les charger dans le back-end et les publier. C'est un moyen beaucoup plus rapide de traiter les commandes.
Temps de transfert des stocks économisé : 272 heures
Une fois le stock livré, les agences peuvent traiter les livraisons avec précision en accédant au bon de commande sur Zenoti. Comme les agences n'ont plus besoin de saisir les livraisons de stock, elles passent au moins 16 heures de moins par agence à traiter les livraisons de stock chaque mois. Les transferts de stock entre agences sont également saisis dans Zenoti, ce qui élimine la nécessité de traiter manuellement les transferts de stock, ce qui prenait auparavant environ huit heures par mois. Les stocks périmés sont également enregistrés dans Zenoti, ce qui évite de consacrer huit heures supplémentaires chaque mois à la compilation de ces informations.
Des décisions fondées sur des données
Ces capacités de gestion centralisée des stocks permettent à Skin Renewal d'avoir un accès immédiat à ses niveaux de stock, à ses bons de commande et aux coûts de vente au détail à l'échelle de l'entreprise, ce qui lui permet de prendre des décisions commerciales cruciales avec agilité. "Le fait que nous soyons en mesure de produire des rapports centralisés nous fournit les données dont nous avons besoin pour prendre des décisions commerciales stratégiques", a déclaré M. Brandt.
Amélioration de l'expérience client
Grâce aux capacités de gestion centralisée des stocks de Zenoti, les directeurs de succursale passent moins de temps à saisir les niveaux de stock et à établir des rapports sur les commandes, ce qui leur permet de se concentrer sur les besoins de leurs clients et de leur personnel. "L'une des forces de Skin Renewal est que nous sommes fiers de créer une expérience intime pour nos clients", déclare M. Brandt. "Les directeurs de succursale étaient auparavant à l'arrière et faisaient beaucoup de rapports en raison de la charge administrative et de la charge de travail. Aujourd'hui, ils sont beaucoup plus souvent sur le terrain, ce qui leur permet de s'assurer que nos clients bénéficient d'une expérience plus personnelle et individuelle.
