Skin Renewal es un centro estético creado para ofrecer alternativas a los procedimientos cosméticos quirúrgicos tradicionales. A medida que se desarrollaban nuevos tratamientos con tecnologías láser, luz, radiofrecuencia y ultrasonidos, la fundadora de Skin Renewal, la Dra. Maureen Allem, vio la oportunidad de llevarlos a un amplio mercado de consumidores. La Dra. Allem abrió la primera clínica Skin Renewal en 2005. A principios de 2018, Skin Renewal contaba con 16 clínicas en cuatro ciudades de Sudáfrica. En la actualidad, la empresa opera bajo el paraguas del Renewal Institute, que incluye las clínicas Skin Renewal, Body Renewal, Health Renewal, Brain Renewal y Sleep Renewal, el Oasis Spa y una tienda online complementaria de productos para el cuidado de la piel. Skin Renewal implementó Zenoti por sus funciones de gestión centralizada del inventario, la reducción de las horas dedicadas al procesamiento del inventario y sus sólidas capacidades de procesamiento y generación de informes.
Retos:
- Centralizar la gestión del inventario
- Mejorar los procesos de pedidos y gestión de existencias.
- Mejora la visibilidad de la organización sobre los pedidos y los niveles de existencias.
- Implemente una solución de nivel empresarial.
Ventajas de Zenoti:
- Ahorra casi 525 horas al mes en la gestión del inventario.
- Elimina los errores en los pedidos y el stock causados por errores humanos.
- Optimiza la transferencia de existencias entre sucursales y la gestión de pedidos online.
- Proporciona acceso inmediato a informes sobre los costes y los niveles de existencias de toda la empresa.
- Libera a los gerentes de sucursal para que puedan centrarse en sus clientes y su personal.
La rápida expansión aumenta los retos relacionados con el inventario.
A medida que Skin Renewal crecía, también lo hacían sus retos en materia de inventario. Las sucursales realizaban un seguimiento de los pedidos de los proveedores en hojas de cálculo Excel independientes que debían conciliarse manualmente a nivel corporativo para determinar el coste total de los pedidos de los proveedores para la empresa.
Pedido manual
El pedido mensual de existencias requería dos procesos distintos: los consumibles de bajo valor eran pedidos mensualmente por los gerentes de las sucursales tras un recuento manual de existencias, mientras que los consumibles de alto valor y las existencias minoristas se calculaban y pedían a nivel corporativo utilizando los datos de los tres meses anteriores de ventas minoristas y existencias.
Gestión de existencias que requiere mucho tiempo
La gestión del stock era igualmente tediosa. No existía ningún vínculo entre los pedidos y las entregas a nivel de sucursal, lo que dificultaba que estas últimas pudieran garantizar la exactitud de sus entregas. Una vez que llegaba el stock, se introducía manualmente en el software de gestión de existencias, lo que daba lugar a un elevado número de errores. Las transferencias entre sucursales no estaban vinculadas, lo que dificultaba el seguimiento del stock entre ellas, y el proceso de caducidad del stock requería mucho tiempo.
Problemas con el cumplimiento de los pedidos online
Los pedidos online también se atendían desde el stock disponible en las sucursales, lo que añadía otro nivel de complejidad a la gestión de inventario de la empresa. La solución de software de Skin Renewal, Merlin by ikosoft, estaba diseñada para gestionar salones de belleza y spas. No proporcionaba la gestión centralizada de inventario que la empresa necesitaba para respaldar su rápido crecimiento y expansión. «Nuestro anterior proveedor de software nos dijo que estábamos en lo más alto de la gama de productos, por lo que nos preocupaba que no hubiera una solución que satisfaciera nuestras necesidades», afirma Petra Brandt, contable del grupo Skin Renewal. «Habíamos desarrollado soluciones alternativas, pero no eran muy eficaces y solían requerir mucho tiempo».
Las clínicas con múltiples ubicaciones exigen operaciones centralizadas.
Skin Renewal analizó las características de muchas soluciones de software diferentes para la gestión de spas y salones de belleza antes de decidirse por Zenoti. La empresa eligió Zenoti por su flexibilidad y su disposición a crear una solución personalizada de gestión de inventario centralizada a nivel empresarial. «Lo sorprendente fue que Zenoti no tenía el grado de centralización que necesitábamos al principio. Les pedimos que lo crearan y lo hicieron», dijo Brandt. «La capacidad de crear el software según nuestros requisitos fue inesperada y sorprendente. La actitud y la capacidad de Zenoti para adaptarse y escuchar nuestras preocupaciones fue fenomenal. Esa fue la gran ventaja para nosotros».
«La actitud y la capacidad de Zenoti para adaptarse y escuchar nuestras inquietudes fue fenomenal. Eso fue una gran ventaja para nosotros».
Pedidos y generación de informes optimizados
Con Zenoti, todos los pedidos minoristas de las sucursales se centralizan en un solo sistema. Los datos se importan en el back-end, lo que elimina la necesidad de introducir los pedidos manualmente y el riesgo de errores humanos. Dado que los pedidos se gestionan de forma centralizada, la empresa tiene acceso instantáneo a los costes y los informes de pedidos de toda la empresa, y los pedidos de compra se pueden enviar por correo a nivel de la organización con unos pocos clics.
Recuentos automatizados de existencias
Los recuentos de existencias se han optimizado y automatizado en gran medida. Ahora se realiza un seguimiento del consumo de los consumibles de alto valor, lo que elimina la necesidad de realizar recuentos diarios de existencias en las sucursales. Cuando surgen dudas, la empresa puede consultar las transacciones de cada artículo, lo que facilita la auditoría y la conciliación de las discrepancias.
Transferencias de existencias sencillas
El proceso manual que Skin Renewal utilizaba para mantener el nivel de existencias en todas las sucursales también se ha optimizado. Cuando una sucursal necesita existencias, los gerentes de las sucursales ya no tienen que intervenir. Con Zenoti, la empresa puede facilitar las transferencias de existencias desde otras sucursales a nivel organizativo, lo que agiliza el proceso de transferencia. Un conocimiento más profundo a nivel organizativo de los niveles de existencias de las sucursales también ha facilitado el cumplimiento de los pedidos en línea, ya que se envían desde las existencias de las sucursales.
La gestión centralizada del inventario ahorra tiempo.
Desde que implementó Zenoti, Skin Renewal ha ahorrado casi 525 horas al mes solo en la gestión del inventario.
Tiempo ahorrado en pedidos minoristas: 244 horas
Con Zenoti, los pedidos minoristas centralizados son más rápidos y precisos que con el proceso manual que utilizaba la empresa anteriormente. Esto le ha permitido ahorrar aproximadamente cuatro horas al mes. La sustitución del proceso manual semanal para los consumibles de alto valor por el seguimiento del consumo, que elimina la necesidad de realizar recuentos diarios de existencias, ha supuesto un ahorro de 30 minutos al día para cada sucursal, además de reducir el número de errores.
Tiempo ahorrado en la presentación de informes de pedidos: 8 horas
El seguimiento del coste de los pedidos para la empresa ha pasado de ser un tedioso proceso manual de recopilación de datos de 16 hojas de cálculo Excel a nivel de sucursal a una vista instantánea que se rellena en el back-end. Esto ha supuesto un ahorro para la empresa de aproximadamente cuatro horas de análisis de costes al mes. Del mismo modo, el envío de órdenes de compra a más de 50 proveedores ha pasado de ser un largo proceso manual a un simple clic en un botón a nivel organizativo, lo que supone un ahorro de aproximadamente medio día al mes. «Ahora es un proceso mucho más eficiente», afirma Brandt. «Podemos extraer datos centralizados de una sola vez para crear pedidos, cargarlos en el back-end y luego publicarlos. Es una forma mucho más rápida de procesar los pedidos».
Tiempo ahorrado en transferencias de existencias: 272 horas
Una vez entregado el stock, las sucursales pueden procesar con precisión las entregas accediendo a la orden de compra en Zenoti. Como las sucursales ya no necesitan registrar las entregas de stock, dedican al menos 16 horas menos por sucursal al mes al procesamiento de las entregas de stock. Las transferencias de existencias entre sucursales también se registran en Zenoti, lo que elimina la necesidad de procesar manualmente las transferencias de existencias, lo que antes llevaba unas ocho horas al mes. Las existencias caducadas también se registran en Zenoti, lo que elimina la necesidad de dedicar ocho horas adicionales al mes a recopilar esa información.
Decisiones basadas en datos
Estas capacidades de gestión centralizada del inventario proporcionan a Skin Renewal acceso inmediato a sus niveles de existencias, órdenes de compra y costes minoristas en toda la empresa, lo que le permite tomar decisiones empresariales críticas con agilidad. «El hecho de poder generar informes centralizados nos proporciona los datos que necesitamos para tomar decisiones empresariales estratégicas», afirma Brandt.
Mejora de la experiencia del cliente
Gracias a las funciones de gestión centralizada del inventario de Zenoti, los gerentes de las sucursales dedican menos tiempo a registrar los niveles de existencias y a informar sobre los pedidos, por lo que pueden centrarse mejor en las necesidades de sus clientes y su personal. «Uno de los puntos fuertes de Skin Renewal es que nos enorgullecemos de crear una experiencia íntima para nuestros clientes», afirma Brandt. «Los gerentes de las sucursales solían estar en la trastienda realizando un gran volumen de informes debido a la carga administrativa y de presentación de informes. Ahora están en la parte delantera con mucha más frecuencia, por lo que pueden garantizar que nuestros clientes tengan una experiencia más personal y individualizada».
